Enterprise Vault - Der Weg ist das Ziel - Christian Buhn / cbuhn@hmk.de / HMK Open Day /

Transkript

1 Enterprise Vault - Der Weg ist das Ziel - Christian Buhn / cbuhn@hmk.de / HMK Open Day /

2 2 DIE SOFTWARE

3 IHRE ZIELE Nutzenoptimierung hier: Kommunikationssystem Unterbrechungsfreie Nutzung und Verteilung Verbesserter Zugang zu Information in der unstrukturierten Welt der s Verringerter Organisations- und Verwaltungsaufwand Lösungen, die ihr Unternehmen in die Zukunft begleiten. 3 Produktivitätssteigerung!

4 IHR PROBLEM SOFTWARE READY TO ? 4 Wie erreichen Sie diese Ziele nun mit Hilfe der Software?

5 Welche Fragen kommen auf? Fragen der Anwender: Was / Wann / Wie oft wird archiviert? Wie sind die Aufbewahrungszeiten für archivierte Inhalte? Wie schnell finde ich Informationen im Archiv? Wie sicher sind meine Daten im Archiv? In wie weit lassen sich Daten im Archiv organisieren? Finden Sie Antworten auf diese Fragen! 5

6 Antwortsuche im Kontext relevanter strategischer Erfolgsgrößen Anwender Orientierung Wie sehen Anwender die IT? Unternehmensbeitrag Wie sieht das Management die IT-Abteilung? Operative Expertise Wie effektiv und effizient sind meine IT Prozesse? Weichenstellung f. Zukunft Wie gut ist meine IT auf zukünftige Anforderungen vorbereitet? 6 Wie setzen Sie das um?

7 Methode Zielvereinbarung als Nutzenmatrix Wirkungsgrad Etwas Neues tun Etwas verbessern Etwas unterlassen INNOVATION EFFEKTIVITÄT EFFIZIENZ Finanziell Kosten Nachrichtenverteilung über Monate stabil trotz Wachstum Trennen von Informationsverteilung und Speicherung für bessere Steuerung Quantifizierbar Verkleinerung ExchangeStore für schnellere Wiederherstellung Messbar Schnellerer Informationszugriff durch kürzere Suche Weniger Anrufe im Call- Center für Anfragen zur Quota-Anpassung Beobachtbar 7 Auflösung PSTs für Steigerung Benutzerzufriedenheit

8 Zuweisen von Kennzahlen für Zielvereinbarung Größe Exchange Speicher Mittlere Größe der Mailbox Zeit bis zur Archivierung Notwendige Zeit für Wiederherstellung Exchange Die Aufgabe: 1. Finden geeigneter Kennzahlen 2. Zuweisen eines Ist- und Ziel Wertes 8

9 Zusammenhänge der Kennzahlen im Regelwerk Stellwert u = Zeit bis zur Archivierung; Sollwert w = Mittlere Größe der Postfächer Fall 1: u = 3 Monate => w = 90 MB => Exchange Store Größe y unverändert Fall 2: u = 6 Wochen => w = 45 MB => Exchange Store Größe y halbiert 9 Ein Beispiel für operativ bedeutsame Richtungsänderungen

10 Bsp. Ergebnis: Benutzer Policy Beschreibung Name Beschreibung Zeit bis zur Auslagerung Aufbewahrungszeit Direkten Verweis im Postfach behalten Suchgenauigkeit Einstellung Postfach Root Standard alle s 6 Wochen 6 Jahre 6 Monate Volle Indizierung 10

11 Benutzersicht: EV ein großes, aber optisch unaufälliges Werk 11

12 Ein wesentlicher Anwendernutzen liegt in der Schlagwort Suche 12

13 Die hierarchisch organisierte Suche im Archiv 13

14 Für das Offline Archiv gibt es die komfortable Desktop Suche 14

15 Es sind noch Themen übrig Fragen des Rechts SW Client Rollout und PST Migration Qualitätskontrolle Qualitätssicherung Etablieren Service begleitender Prozesse... aber das ist kein Grund zu erschrecken. 15

16 HMK kann helfen! Vollständiges Know How für Konzeption und Implementierung bis hin zu Pilot und Produktion Verkauf von Software, Hardware, Unterstützung Lieferung und Inbetriebnahme fehlender HW Integration der Lösung in die bestehende IT Inbetriebnahme der Lösung Schulung, Helpdesk, 1st und 2nd Level Support Betrieb der Lösung 16

17 Die Experten bei HMK bieten 6 Jahre Erfahrung mit Enterprise Vault 3 geschulte EV-Experten (Zertifikat) langjährige Erfahrungen im Umgang mit Daten und Speicherlösungen Geschäftsmodell entwickeln oder validieren Analysieren und Bewerten ihrer aktuellen IT Landschaft im Unternehmenskontext Kontinuierliche Verbesserungsprozesse Projektleitung und Service Management 17

18 Der Weg Start bei Vorstudie und Analyse Etappe Konzeption Etappe Implementierung Etappe Abnahme Etappe Inbetriebnahme Etappe Rollout Etappe PST Migration Zielankunft ILM Neue Reiseziele: Kontinuierliche Verbesserung 18

19 Dokumentiertes Ergebnis Vorstudie und Analysebericht Grobkonzept Pflichtenheft (SLOs) Abnahmedokumentation Service Level Vereinbarung (SLAs) Betriebshandbuch Handbuch zur Notfallvorsorge und Wiederherstellung Ergänzung der Betriebsregelungen Status und Betriebs-Berichte / Dashboard 19

20 Ihre Wegführung ist Wir benötigen von Ihnen: entscheidend! Ihr System Antworten auf Fragen während der Konzeptionsphase Ansprechpartner für System, Backup, Speicher, Datenbank Ansprechpartner in Betriebsrat und Rechtsabteilung Antwort auf die Frage nach dem Betriebsmodell Entscheidungen und Beschlüsse 20

21 Wegweiser Enterprise Vault für s Filesysteme Sharepoint Portal Server SMTP Lotus Notes Documentum usw. 21 Gehen Sie diesen Weg mit uns HMK!