MÜLLER Kilian Industriestrasse Möhlin Prozesseinheit. Wareneingang Logistik

Transkript

1 MÜLLER Kilian Industriestrasse Möhlin Prozesseinheit Wareneingang Logistik

2 Inhaltsverzeichnis Vorgehensplan Seite 3 Flussdiagramm Seite 4 5 Auftragserteilung Fremdspediteur? Abholauftrag erstellen Erfassung VAM anlegen Abholung Einlagerung im Hochregallager Einlagerung i.o.? Kontrollieren Einlagerung im Kundensystem Kunde informieren Archivieren Einleitung Seite 6 Praxisbericht Seite 6 8 Schlusswort Seite 8 Erfahrungsberichte Seite 9 Auswertungsbogen Seite 10 Quellen Seite 10 Musterdokumente Seite Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 2 von 14

3 Ziele und Prioritäten: Vorgehensplan Ich kann den Ablauf eines Wareneingangs in der Logistik beschreiben, so dass ein Dritter das Ganze versteht. Dank dieser Prozesseinheit kenne ich den Wareneingang Logistik um einiges besser und habe gelernt, was ein kleiner Fehler für Probleme anrichten kann. Datum Ziel Tätigkeit Zeitaufwand Beginn meiner 3. Prozesseinheit Thema für die 3. Prozesseinheit erhalten. 20 min Informationen beschaffen Informationen bei Streck Mitarbeitern sammeln 60 min Flussdiagramm (grob) Flussdiagramm provisorisch erstellt. 60 min Vorgehensplan, Einleitung und Praxisbericht Einleitung und Text zu den Teilschritten grob geschrieben. 80 min Besprechung Besprechung mit Betreuungsperson 30 min Inhaltsverzeichnis Inhaltverzeichnis erstellt 20 min Flussdiagramm und Praxisbericht verbessern Flussdiagramm und Praxisbericht verbessert und ergänzt 100 min Titelblatt Titelblatt entworfen 30 min Überarbeitung und Feinschliff Alles kontrolliert und alle Mängel bereinigt 50 min Besprechung Besprechung mit Betreuungsperson 30 min Präsentation Präsentation und Bewertung im Betrieb 30 min Präsentation Präsentation und Bewertung im ük Total = = 30 min 540 min 9 h 00 min Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 3 von 14

4 Flussdiagramm Start 1. Auftragserteilung 2. Fremdspediteur? Ja 3. Nein Abholauftrag erstellen 4. Erfassung 5. Abholung 6. VAM anlegen Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 4 von 14

5 7. Einlagerung im Hochregallager 8. Einlagerung i.o.? Nein Ja Einlagerung im Kundensystem Kontrollieren 11. Kunde Informieren 12. Archivierung Ende Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 5 von 14

6 Praxisbericht Einleitung: Bei meiner 3. Prozesseinheit handelt es sich um das Thema Wareneingang Logistik. In diesem Prozess beschreibe ich den Ablauf von der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Archivierung. Dieser Ablauf ist ähnlich wie ein normaler Auftrag von der Abholung, über die Zustellung, bis zur Archivierung. Der Unterschied ist, dass die Ware nicht verschickt, sondern in unserem Hochregallager eingelagert wird. Prozessbeschreibung: 1. Auftragserteilung Der Kunde schickt uns per Mail den Wareneingangsavis für die Abholung und die anschliessende Einlagerung. Auf dem Wareneingangsavis werden die benötigten Daten notiert: Abholadresse, Datum und Zeit der Abholung, Anzahl Paletten und Gewicht. Wenn nicht alle benötigten Angaben vorhanden sind, muss man den Kunden kontaktieren und ihn bitten, uns die genauen Daten zu schicken. 2. Fremdspediteur Es gibt 2 Abholmöglichkeiten, entweder holen wir, Streck Transport, oder ein Fremdspediteur die Ware ab. Der Kunde vermerkt auf dem Wareneingangsavis den Spediteur. Wenn wir Firma Streck die Ware abholen, Organisieren wir die komplette Abholung. Wenn ein Fremdspediteur die Ware abholt, fallen die nächsten Schritte aus, weil die Ware Direkt vom Fremdspediteur an unser Lager angeliefert wird und eingelagert wird. 3. Abholauftrag erstellen 1 Wir erfassen die Abholung für die Sendung in ALH4 2. Dabei sollte man darauf achten, dass alle wichtigen Daten erfasst werden damit die Disposition bescheid weiss und die Ware disponieren kann. 4. Erfassung 3 Nachdem die Abholung erfasst ist, können wir die Sendung in ALH4 erfassen. Wichtig dabei ist, dass man eine 2 im Feld Abholfahrzeug eingibt, damit die Disposition später den Subunternehmer 4 einträgt. So kann die Vergütung an den Unternehmer korrekt erfolgen. Zusätzlich muss man bei Abholkennzeichen eine 1 eingeben für Direktabholung. Dies müssen wir machen damit wir keine internen Umschlagskosten belastet bekommen, weil die Ware nicht durch die Umschlagshalle geht, sondern direkt nach dem Ablad ins Hochregallager. 1 Muster 1 2 Speditionsprogramm von Streck Transport 3 Muster 2 4 Kleinunternehmer die in ihrer Region Abholungen für Streck machen (Vorlauf). Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 6 von 14

7 5. VAM anlegen In SuPCIS 5 werden dann die Voranmeldungen (VAM) angelegt. Für die Voranmeldung werden die Chargen, Artikelnummern und die Menge der Ware benötigt. Diese machen wir, damit die Lagermitarbeiter die Ware schneller einlagern können und nicht alles manuell eingeben muss. 6. Abholung Unsere Disposition teilt den Chauffeur für die Abholung ein. Der Chauffeur holt die Ware beim Kunden ab und liefert sie bei uns an. Die Lagermitarbeiter laden die Ware ab, machen eine Wareneingangsscannung und bringen sie ins Hochregallager. 7. Einlagerung im Hochregallager Die Lagermitarbeiter suchen in ihrem Scanner die Voranmeldung zu den einzelnen Paletten und kontrollieren die Chargen, Artikelnummern und Menge. Wenn alles stimmt, wird ein Barcode abgescannt und dann an die Palette geklebt. Sobald der Wareneingang abgeschlossen ist, werden die Paletten mit dem Hochregalstapler ins Hochregallager einlagert. Die Palette wird dann in einem freien Stellplatz abgestellt und der Barcode der Palette wird mit dem Stellplatzbarcode abgescannt. Dadurch wird die Palette im System mit dem Stellplatz verknüpft. Dadurch kann man im System nachvollziehen auf welchem Platz sich die Palette befindet. 8. Einlagerung i.o.? Zur Sicherheit wird kontrolliert, ob die Ware korrekt eingelagert wurde, damit keine Fehler offen bleiben. Im Lagerverwaltungssystem suchen wir die einzelnen Chargen und Artikelnummern und drucken den Wareneingang aus. Danach vergleichen wir den Eingang mit dem Wareneingangsavis. Stimmt alles überein, wird der Ausdruck mit dem Auftrag zusammengeheftet. Wenn es nicht übereinstimmt, müssen wir kontrollieren, wo der Fehler liegt. 9. Kontrollieren Wir machen eine Kopie des Wareneingangsavis und geben es unseren Lagermitarbeitern, welche dann den Fehler suchen und ihn beheben. Wenn sie den Fehler gefunden haben, teilen sie es uns mit und wir kontrollieren den Wareneingang nochmals und legen es dann ab. 10. Einlagerung im Kundensystem Danach wird die Ware in unserem System eingelagert. Zu jeder Charge wird die Menge eingetragen und dann eingebucht 6. Es ist sehr wichtig, dass man dann die Einbuchungsnummer 7 auf dem Wareneingangsavis notiert. 5 Lagerverwaltungssystem das von Streck genutzt wird 6 Muster 3 (Teil 1) 7 Muster 3 (Teil 2) Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 7 von 14

8 11. Kunde informieren Sobald alles erledigt ist, schicken wir den Wareneingangsavis mit der Eingangsbuchungsnummer an unseren Kunden. Dies tun wir, damit der Kunde weiss, dass die Ware eingelagert ist. Der Wareneingang wird komplett an dem Tag erledigt an dem die Ware abgeholt wurde, ausser die Ware kommt zu spät ans Lager, dann wird der Wareneingang erst am nächsten Arbeitstag abgeschlossen. 12. Archivierung Wenn alles erledigt ist können wir die Papiere Archivieren. Die Papiere werden zuerst in Archivschachteln abgelegt und später mit anderen Archivschachteln auf eine Palette geladen und im Hochregallager eingelagert. Schlusswort: Das Thema Wareneingang Logistik gefiel mir gut, weil es sehr spannend und herausfordernd war. Um den ganzen Ablauf kennen zu lernen, bin ich einen Tag lang in unserem Lager arbeiten gegangen. Die Arbeit auf der Seite der Lagermitarbeiter ist hart aber spannend und ich konnte vieles dazulernen. Da ich relativ spät mit der Bearbeitung anfing, war es ein holpriger Start, jedoch ging es gegen Ende besser. Beim Erstellen meiner dritten Prozesseinheit, konnte ich vieles über den Wareneingang in der Logistik lernen. Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 8 von 14

9 Erfahrungsberichte Situation 1: Bei einem unserer Kunden, der Ölfässer produziert, erhält jeder Kunde pro bestelltes Fass einen Bon für die Entsorgung des Altöls. Leider habe ich vergessen den Bon in das Couvert zu legen und als der Kunde die Fässer erhielt, war er verärgert und reklamierte prompt. Schlussfolgerung: Seitdem kontrolliere ich die Couverts immer, ob ich einen Bon pro Fass hineingelegt habe. Situation 2: Wenn man einen Auftrag erfasst hat, muss die Sendung immer im System eingelesen werden, damit die Disposition weiss, dass die Ware bereit zum Versand ist. Jedoch habe ich vergessen, die Sendung einzulesen und die Ware wurde nicht verschickt. Da die Ware dadurch erst einen Tag später beim Kunden eintraf, war er verärgert. Schlussfolgerung: Seither achte ich bei jedem Auftrag darauf, dass ich die Sendung eingelesen habe, damit keine Sendung mehr stehen bleibt. Situation 3: Bei einem unserer Kunden müssen wir für die Packstücke Etiketten ausdrucken. Auf den Etiketten muss man neben einigen Details auch das Nettogewicht eines Packstückes angeben. Leider habe ich dort das Nettogewicht der bestellten Charge eingegeben. Da die meisten Sendungen Übersee waren, ging es eine Weile, bis der Kunde über die fehlerhaften Etiketten reklamierte und der Fehler entdeckt wurde. Im Nachhinein mussten wir neue Etiketten drucken und zum Kunden schicken. Schlussfolgerung: Bevor ich die Etiketten ausdrucke, kontrolliere ich immer nochmals, ob alles korrekt ist, damit so ein Vorfall nicht mehr vorkommt. Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 9 von 14

10 Auswertungsbogen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich so mehr über das Thema Wareneingang erfahren konnte. Das Thema ist sehr kompliziert und komplex, was die Arbeit um einiges erschwert, aber genau das macht das Thema spannend. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich täglich mit dem Ablauf eines Wareneinganges konfrontiert wurde. Um den Ablauf auch von der Seite der Lagerarbeiter zu sehen, bin ich einen Tag im Lager gewesen und habe mitgearbeitet. Es ist einfacher, etwas zu beschreiben, wenn man es selber schon gemacht hat. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden zufrieden weil ich die Prozesseinheit innerhalb kürzester Zeit fast komplett beendet habe und ich denke, dass es mir sehr gut gelungen ist. Da ich recht spät angefangen habe, war die Zeit knapp. Es hat aber trotzdem gut gereicht. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil diese Prozesseinheit schon meine dritte und letzte ist, werde ich keine Prozesseinheiten mehr schreiben. Jedoch wenn ich wieder einmal einen Prozess oder ähnliches beschreiben muss, werde ich sicher auf diese Prozesseinheit zurückgreifen. Quellen Streck Mitarbeiter Eigene Erfahrungen Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 10 von 14

11 Musterdokumente 1. Abholauftrag erstellen Abholdatum und zeit Empfänger Anzahl + Gewicht Abholort Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 11 von 14

12 2. Auftragserfassung Direktabholung Gewicht Datum Anzahl Paletten Versender/Empfänger/Zahler Abholfahrzeug Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 12 von 14

13 3. Einlagerung im Kundensystem (Teil 1) Menge Charge Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 13 von 14

14 3. Einlagerung im Kundensystem (Teil 2) Einbuchungsnummer Müller Kilian 3. Prozesseinheit Seite 14 von 14