Direktionsübergreifende Prozesse als Erfolgsfaktor bei der Einführung von Konsul

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1 Staatskanzlei Kanton Bern Direktionsübergreifende Prozesse als Erfolgsfaktor bei der Einführung von Konsul Bruno Huwyler Müller, Generalsekretär CMI Fachtagung vom Mittwoch, 6. April 2011, in Zürich Bruno Huwyler Müller, Staatskanzlei Kanton Bern

2 Agenda 1. Ausgangslage 2. Meilensteine 3. Mengengerüst und Zahlen 4. Lösungsübersicht und Ausblick 5. Nutzen und Vorteile 6. Schwierigkeiten, Lösungswege und Erfolgsfaktoren 2

3 Ausgangslage. Auftrag Prüfauftrag des Parlaments Elektronisch abrufbare Informationsangebote für Öffentlichkeit und Behörden Internet als zentrale Plattform Internet als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für die Tätigkeit und Aufgabenerfüllung des Parlaments Umfassendes Informationsangebot Umfassendes Informationsangebot für das Parlament, seine Organe und Mitglieder sowie für weitere kantonale Behörden 3

4 Ausgangslage. Verwaltung Kanton Bern Zweisprachigkeit Starke Autonomie der sieben Direktionen IT-Strategie der koordinierten Dezentralisation Kein einheitliches GEVER Wenig Management Attention für GEVER-Fragen Papierprimat Generationenwechsel im zuständigen Sekretariat 4

5 Ausgangslage. Instrumente Veralteter Webauftritt des Parlaments (Grossratsinformationssystem GRIS) Veraltete Anwendung für die Bearbeitung der Regierungs- und Grossratsgeschäfte (REGRO, nur Metadaten, keine Dokumente, Eigenentwicklung) Wunsch, die interne Verarbeitung von Informationen und Dokumenten zeitgemäss zu organisieren. 5

6 Ausgangslage. Anforderungen Starkes Bedürfnis nach elektronischer Unterstützung der Informationsverwaltung und -verarbeitung Elektronischer Versand der Unterlagen Elektronische Unterstützung der Kommissionsarbeit Speicherung, Verwaltung und Archivierung aller Parlamentsunterlagen in digitaler Form Zweisprachigkeit Einfache Form der Internetpublikation 6

7 Ausgangslage. Vision Unser langfristiges Ziel ist ein Parlament, das die Ratsgeschäfte und Unterlagen in digitaler Form erhält, das mit den Behörden und mit den Bürgerinnen und Bürgern digital kommunizieren kann und das seine Geschäfte in digitaler Form bearbeitet, verwaltet und archiviert. (Zitat aus Auftrag Parlament) Behörden und Verwaltung arbeiten medienbruchfrei zusammen. 7

8 Meilensteine. Staatskanzlei April 2005 Prüfauftrag des Parlaments August 2006 Analysebericht 2006 / 2007 Evaluation Konsul November 2007 Kreditbeschluss Konsul Januar 2008 Start Reorganisationsprojekt 8

9 Meilensteine. Staatskanzlei August 2009 Kreditbeschluss webgr April 2010 Einführung Konsul August 2010 Einführung webgr September 2010 Kreditbeschluss webrr März 2011 Einführung webrr 9

10 Meilensteine. Konsul im Ratssekretariat Oktober 2010 Konsul für Sekretariate der Aufsichtskommissionen 2011 / 2012 Extranet für GR und Kommissionen 10

11 Zahlen. Regierungs- / Grossratsbetrieb Dienststelle RR-/GR-Geschäfte: 3 Personen 45 Sitzungen des Regierungsrates 5 Sessionen des Grossen Rates bis RRB 500 bis 700 GR-Geschäfte Vorstossmanagement (rund 300 Vorstösse pro Jahr) GR-Versand (5 Tonnen Papier, Seiten) Publikation ca Dateien / Jahr 11

12 Zahlen. Konsul / webgr / webrr Fast 5 Jahre Laufzeit mit diversen Projekten Beteiligung bis zu 10 Mitarbeitende Projektleiter teilweise vollzeitlich beschäftigt Externe Kosten: über 1 Mio. Franken (Konsul, webgr und webrr) (ohne Personalaufwand) 12

13 Ergebnis Analyse 2006 Prüfauftrag zielte auf verbesserte Informationsangebote im Internet sowie geeignete Unterstützung der Kommissionsarbeit. Der grösste Handlungsbedarf bestand in der Reorganisation der internen Abläufe sowie in der Einführung eines Instruments für eine systematische und umfassende Geschäftverwaltung für alle elektronischen Daten und Dokumente. 13

14 Lösungsübersicht Konsul Einführung von Konsul für Verwaltung der Regierungs- und Grossratsgeschäfte in der Staatskanzlei mit 30 Lizenzen: - Sekretariat RR und GR - Übersetzungsdienst - Kommunikationsdienste - Protokollführende für GR Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung GR Einführung Konsul für Sekretariate der ständigen Kommissionen 14

15 Lösungsübersicht webgr ( Umfassende Überarbeitung des Internetangebotes für den Grossen Rat: - Alle Verhandlungsunterlagen elektronisch im Internet - Sessionsprogramm online: Verknüpfung von traktandierten Geschäften mit Unterlagen - Verknüpfung von Geschäften mit GR-Mitgliedern - Geschäftsdetails mit allen Unterlagen - Archiv mit umfassenden Suchmöglichkeiten Webpublikation direkt aus Konsul 15

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17 Lösungsübersicht webrr ( Neues Internetangebot mit Publikation aller öffentlichen Beschlüsse Stärkung des Öffentlichkeitsprinzips Verwendung Konzeption und Technologie webgr Chronologie der Geschäfte Abbildung der Sitzungen (Geschäfte/Beschlüsse) Archiv mit umfassenden Suchmöglichkeiten 17

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19 Fazit Konsul wurde erfolgreich und ohne Probleme eingeführt. Konsul läuft einwandfrei. Zweisprachigkeit und Web-Publikation überzeugen. Staatskanzlei ist sehr zufrieden mit dem Produkt. Konsul ist die zuverlässige Datenquelle und Grundlage für die Publikation auf webgr und webrr. Grosses Potenzial für medienbruchfreie Zusammenarbeit. 19

20 Ausblick 2011 Pilotversuch Konsul für 2 Direktionen 2011 Grundlagenarbeiten für Langzeitarchivierung 2011 / 2012 Extranet für GR und Kommissionen 2012 Integration der Protokollierung im GR in Konsul (geschäftsbezogen) 2012 Überarbeitung Richtlinien für RR-/GR- Geschäfte (Ablösung Papierprimat) 2013 Ausweitung Konsul auf Direktionen 20

21 Nutzen und Vorteile Erstellen von RR-Traktandenlisten und Sessionsprogrammen (in 2 Sprachen) auf Knopfdruck. Alle Daten und Dokumente auf einen Blick. Stand eines Geschäftes ersichtlich. Verknüpfung von Personen- und Gruppendaten mit Geschäften. 21

22 Nutzen und Vorteile Systematische Verwaltung aller elektronischen Beschlussdokumente für Regierung und Parlament. Professionelles Vorstossmanagement in beiden Amtssprachen: Automatische Reports aus Konsul Daten werden nur noch einmal gepflegt, aber mehrfach genutzt. Metadaten werden aus Konsul in Geschäftsunterlagen übernommen: geringerer Aufwand bei besserer Qualität. 22

23 Nutzen und Vorteile Grundlage für Internetpublikation für Regierung und Parlament. Internetpublikation von Sachbearbeitenden aus gewohnter Arbeitsumgebung ohne Beteiligung von anderen Fachdiensten. Voraussetzung geschaffen, um medienbruchfrei zu arbeiten 23

24 Schwierigkeiten Keine zentralen Zuständigkeiten Keine GEVER-Strategie Teilweise fehlendes Problembewusstsein: Papierbetrieb funktioniert doch. Parallelbetrieb verursacht Ressourcenprobleme. Kulturveränderung: Ablösung Papierprimat Ausweitungsstrategie von Konsul fällt zeitlich in ein schwieriges finanzpolitisches Umfeld (Entlastungspaket) 24

25 Lösungswege / Erfolgsfaktoren Organisation ist (fast) alles Grösster Aufwand sind Organisationsfragen. Technische Aufgabenstellungen machen nur ca. 20 Prozent aus. Change- und Kulturprojekt Umsetzung von Veränderungsprojekten ist mit grossem Aufwand verbunden. 25

26 Lösungswege / Erfolgsfaktoren Konzernperspektive verankern Daten, die ich einmal erfasse, nützen anderen in späteren Prozessschritten. Gemeinsame Datenbearbeitung erfordert Regeln Gemeinsames Arbeiten mit derselben Basis an Daten und Dokumenten stellt hohe Anforderungen an organisatorische Regelungen: Daten, die ich erfasse, werden auch von anderen Stellen, in anderen Kontexten benutzt. Konsequente Umsetzung der Regeln Erarbeiten von gemeinsamen Spielregeln als Erfolgsfaktor, aber auch als grosse, zeitintensive Herausforderung. 26

27 Lösungswege / Erfolgsfaktoren Partner und Verbündete schaffen Prozessüberprüfung muss gemeinsam mit Direktionen erfolgen. Die Direktionen müssen zu Beteiligten gemacht werden. Sie müssen vom Nutzen überzeugt werden. Bewusstsein schaffen Dies benötigt Zeit, viele Gespräche und geschickte Überzeugungsarbeit. Es braucht Projektmarketing. Gutes Personal / Mitarbeiterselektion / Ausbildung Eine moderne, elektronische Informationsbearbeitung braucht gut ausgebildete Mitarbeitende. 27

28 Haben Sie Fragen? Sie erreichen mich unter: Bruno Huwyler Müller Generalsekretär der Staatskanzlei 28