Mit Offshore-Teams arbeiten ist ein Kinderspiel. Von Vikram Kapoor

Transkript

1 Mit Offshore-Teams arbeiten ist ein Kinderspiel Von Vikram Kapoor

2 Einführung Offshoring also Auslagern von Softwareentwicklung nach Indien ist nicht mehr einzigartig. Es ist ein übliches Geschäftsmodell geworden. Unserer Erfahrung nach ist jedoch der Erfolg zu weiten Teilen dadurch bestimmt, wie stark Offshore-Teams eingebunden werden. Je reifer die Beziehung zwischen beiden Seiten ist, desto fruchtbarer wird das Unterfangen für beide Seiten. Wie geht man also vor? In dieser Broschüre haben wir Wissenswertes aus unserer Erfahrung sowie Einblicke von Fachleuten gesammelt, die Experten im Arbeiten mit verteilten, dezentralen Teams sind. Wir haben 10 Tipps, Anleitungen und Tricks zusammengestelltwie man die Bindung von Offshore Teammitgliedern verbessert. Um die Tatsache zu unterstreichen, dass dies nicht schwierig ist, haben wir die Broschüre Mit Offshore-Teams arbeiten ist ein Kinderspiel genannt und Kinder in Europa und Indien gebeten, diese Botschaft in ihren einfachen, aber aussagekräftigen Zeichnungen zu vermitteln. 1. Flugzeug Das Flugzeug ist das wichtigste Instrument um das Engagement zu erhöhen. Weil es den Teammitgliedern ermöglicht, sich von Angesicht zu Angesicht kennenzulernen. Outsourcing ist mehr als nur Aufgaben auslagern, weil die Arbeit nämlich von Menschen erledigt wird. Darum ist es wichtig, eine persönliche Beziehung zu diesen Menschen zu haben. Eine persönliche Beziehung herzustellen, ist am besten möglich, indem man sich persönlich begegnet. Besonders am Anfang einer Arbeitsbeziehung ist es wichtig eine solide Grundlage für die weitere Zusammenarbeit zu schaffen. Unsere Tipps sind: Versuchen Sie sich vierteljährlich persönlich zu treffen Versuchen Sie sich an den verschiedenen Orten der jeweiligen Teammitglieder zu treffen Lernen Sie sich besser kennen, indem Sie sich auch außerhalb des Büros treffen Versuchen Sie mehr darüber zu erfahren, was jedes Teammitglied motiviert; erzählen Sie auch von Ihren eigenen Motivationen 2. Kultur Viel wird über kulturelle Unterschiede gesagt und geschrieben. Das meiste davon mit einem negativen Unterton. Unsere Erfahrung ist, dass wenn kulturelle Unterschiede bestehen, dies auch sein Gutes hat. Diese Unterschiede können aktiv in die Hand genommen werden. Es geht damit los, das Thema zu benennen, zu diskutieren und offen und fair darüber zu sprechen. Unsere Tipps sind: Verwenden Sie zu Beginn des Projekts Zeit, um über Kultur zu sprechen Sprechen Sie über Ähnlichkeiten, Unterschiede, Vor- und Nachteile kultureller Unterschiede Seien Sie bereit, die guten und schlechten Seiten der jeweiligen Kultur zu akzeptieren Vermeiden Sie sarkastische Kommentare über die gegenseitige Kultur Sprechen Sie über die jeweilige Firmenkultur, denn dies ist genauso wichtig wie die jeweilige Landeskultur Legen Sie eine Projektkultur fest: Welche Werte kann jeder unterschreiben? Legen Sie auch die Rituale fest, die zu diesen Werten gehören Besprechen Sie regelmäßig diese Punkte 3. Zusammenarbeit Offshoring funktioniert am besten, wenn man eng zusammenarbeitet. Echte Zusammenarbeit beruht auf Gleichheit, Offenheit und dem Fehlen von Formalitäten. Das heißt: Teamwork, das über die

3 formale Auftraggeber-Auftragnehmer-Grenze und rolle hinausgeht. Wie kommt man in den Zusammenarbeits-Modus? Versuchen Sie wenn möglich nur ein einziges verteiltes Team aufzustellen. Behandeln Sie alle gleich: wer reist, wer spricht etc. Verlagern Sie nicht allein die operativen Aufgaben, sondern binden Sie das Team auch in die strategischen Überlegungen mit ein Übergeben Sie Ihrem Offshore Team nicht nur die Altlasten, sondern auch die neuen spannenden Projekte 4. Gemeinsames Kick-off Ein gutes Kick-off erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Projektverlauf erheblich. Das Kick-off kann man mit dem Bauen eines Gebäudefundaments vergleichen. Ein gutes Kick-off stellt sicher, dass alle in die gleiche Richtung schauen. Die Teammitglieder wissen, was sie voneinander erwarten können und welche Spielregeln es gibt. Wie gelingt ein gutes Kick-off? Vorzugsweise befinden sich alle Teammitglieder am gleichen Ort Alle Stakeholder sind beim Kick-off dabei Stellen Sie den Projekthintergrund und umfang vor Legen Sie die Arbeitsweise fest und die Übergaben egen Sie die Projektkultur fest und geben Sie dem Team und Projekt einen passenden Namen 5. Gemeinsam feiern Nichts verbindet mehr als ein gemeinsames Feiererlebnis. Gemeinsam feiern verringert auch die Entfernung. Und Feiern unterstreicht den Erfolg und gibt damit Energie für weitere Erfolge. Was feiert man? Wann immer man etwas erreicht hat. Zum Beispiel einen großen Auftrag, einen Geburtstag, eine Deadline. Wie feiert man über eine Entfernung hinweg? Man braucht etwas mehr Vorbereitung, aber es funktioniert.

4 Es ist schön, mit den gleichen Dingen an allen Orten zu feiern. Wenn jemand an einem Ort mit Champagner und Kuchen feiern will, sollte er zusehen, dass die andere Seite das auch macht. Spenden Sie großzügig Applaus. Somit wird auch sichergestellt, dass keine peinlichen Pausen entstehen während man eine Feieratmosphäre entstehen lassen will. Lassen Sie alle Seiten zu Wort kommen 6. Erklären warum Es ist wichtig, dem Team zu erklären, was gemacht werden muss. Aber noch wichtiger ist es, zu erklären warum. Wir haben festgestellt, dass wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihrem Offshore-Team zu erklären, warum sie tun, was sie tun, eine höhere Motivation zum Projekterfolg entsteht. Unser Tipps sind: Sagen Sie allen Teammitgliedern, warum das Projekt für Ihr Unternehmen so wichtig ist. Vorzugsweise bitten Sie den Ranghöchsten um ein paar Minuten Erklärung Wenn das Projekt aufgesetzt ist, halten Sie das Team über Kunden-Feedback auf dem laufenden Nehmen Sie die Teammitglieder wenn möglich mit zu Ihren Kunden. Dadurch können diese selbst sehen, welche Wirkung ihre Arbeit hat Wenn Sie aus einem Produktionsunternehmen kommen, zeigen Sie den Teammitgliedern die Fertigung und lassen Sie sie mit den Anwendern sprechen 7. Vertrauen Vertrauen ist der Schmierstoff jeder erfolgreichen Offshore-Beziehung. Fehlgegangene Beziehungen erkennt man daran, dass man sich gegenseitig beschuldigt, Verträge / SLAs auf den Tisch legt oder einander droht, die Reißleine zu ziehen. Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, dass eine gute Offshore-Beziehung zu 80% aus Vertrauen und zu 20% aus dem Vertrag besteht. Wie kommt man zu dieser Arbeitsweise? Schenken Sie Ihrem Team Vertrauen. Kontrollieren Sie es nicht stündlich. Je mehr Sie geben, desto mehr bekommen Sie zurück. Besprechen Sie mit dem Team Verhaltensweisen, die Vertrauen aufbauen bzw. zerstören. Stellen Sie eine Liste mit Punkten aus beiden Perspektiven zusammen und diskutieren Sie diese individuell. Fangen Sie nicht mit Schuldzuweisungen an, sobald etwas schiefgeht. Versuchen Sie beim Problemlösen zu helfen. Werten Sie später aus. Bestimmen Sie genau, was Sie wollen. Die Definitionen Done und Ready sind in der Agile-Welt gebräuchlich. 8. Übergabe Tauschen Sie sich täglich mit Ihrem Team aus. Wenn das richtig gemacht wird, wissen Sie, was das Team an jedem Tag machen wird. In diesem Fall können über folgendes informiert bleiben:

5 Was machen Ihre Teammitglieder heute? Sind Hürden in Sicht und brauchen sie Hilfe? Welche Auswahl treffen sie in ihrer Arbeit und warum? Was haben sie am Ende des Tages getan? Am Ende eines Durchlaufs sollte das Team eine Demo von dem fertigen Ergebnis zeigen können, damit Sie es anschauen und testen können Geben Sie Feedback, was gut lief und wo das Team sich verbessern könnte Backlog Management und Statusübersicht Planung Kennziffern Agile Cockpit ist ein von uns entwickeltes Hilfsmittel, um verteilte, dezentral arbeitende Teams zu verbinden. Die enthaltenen Funktionalitäten sind u.a. Live Video Stream, Aufnahmemöglichkeit wichtiger Projektmeilensteine, Backlog Management oder Erfassung von Kennziffern. 9. Video Kommunikation ist der Schlüssel, um IT-Projekte offshore oder onshore durchzuführen. Im Falle von Offshoring ist Entfernung zunächst ein Nachteil. Der Nachteil vergrößert sich, wenn man sich nicht von Angesicht sieht. Deshalb sollte man jedes Meeting als Videokonferenz abhalten. Warum? Sie können den Gesichtsausdruck Ihres Gegenübers sehen Sie verringern das Gefühl der Entfernung Sie können Dokumente oder Whiteboards leichter einander zeigen 10. Benützen Sie das Agile Cockpit Wenngleich wir hier über unser eigenes Tool sprechen*, möchten wir dennoch den Einsatz von Hilfsmitteln unterstreichen, um Entfernungen zu überbrücken. Welche Art von Funktionalitäten sollten diese Hilfsmittel haben? Online Meetings Aufnahme dieser Meetings Sozialer Austausch und Projektaustausch