Laga (Hrsg.) Handbuch E-Rechnung und E-Procurement. Rechtliche und technische Rahmenbedingungen

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1 Laga (Hrsg.) Handbuch E-Rechnung und E-Procurement Rechtliche und technische Rahmenbedingungen

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 7 Gerhard Laga Fünf Thesen zur E-Rechnung... 9 Axel Kutschera/Mario Mayr Rechtsgrundlage der elektronischen Rechnung Josef Bogad E-Rechnung in der Praxis Andrea Leutgeb/Johannes Wimmer Von der E-Rechnung zum E-Procurement Markus Schett/Wolfgang Schneider E-Procurement auf europäischer Ebene Andrea Leutgeb/Johannes Wimmer e-procurement in Österreich Andrea Leutgeb/Johannes Wimmer Fallstudie Michael Breitenfeld/Robert Ertl Der Einsatz elektronischer Medien im Vergaberecht Christian Huemer/Philipp Liegl/Marco Zapletal Eine Plattform für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten Domenic Dirnbacher Portale zur elektronischen Rechnung Anhang Autorenverzeichnis

3 1. Einleitung und Ausgangslage Rechtsgrundlage der elektronischen Rechnung Ein wesentlicher Aspekt im Zusammenhang mit dem E-Procurement ist die Rechtsgültigkeit der elektronischen Rechnung als Vertragsbestandteil und zur Inanspruchnahme des Vorsteuerabzuges. Die Frage der Gesetzeskonformität ist ein wichtiger Punkt, die praktische Anwendbarkeit entscheidet aber in jedem Einzelfall über die Sinnhaftigkeit der tatsächlichen Anwendung. Schon bisher war abseits der Ausstellung von Rechnungen auf Papier die Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Weg zulässig. Neben der Zustimmung des Empfängers zu dieser Art der elektronischen Übermittlung bislang an verhältnismäßig strenge technische Bedingungen zum Beispiel eine fortgeschrittenen elektronischen Signatur geknüpft 1. Nach 11 Abs. 1 UStG 1994 ist ein Unternehmer, der Umsätze im Sinne des 1 Abs. 1 Z 1 und Z 2 des UStG 1994 insbesondere einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, ausführt, verpflichtet, Rechnungen auszustellen 2. Die Rechnungsausstellung ist eine abgabenrechtliche Obliegenheit, deren Nichteinhaltung als Finanzordnungswidrigkeit nach 51 Abs. 1 lit. d FinStrG geahndet werden kann 3. Die Rechnung als Urkunde nimmt im Umsatzsteuerrecht aber auch und vor allem deshalb einen bedeutsamen Platz ein, weil ihr Besitz 4 in der Regel eine der Voraussetzungen für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs bei der Leistungsumsatzsteuer darstellt. Unionsrechtliche Grundlagen Die elektronische Rechnungsstellung soll nach Ansicht des Richtliniengebers den Unternehmen Kosten sparen und zur Steigerung ihrer Wettbewerbsfähigkeit beitragen. Die Änderungen der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG durch die Richtlinie 2010/45/EU im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung soll die bisherigen Hindernisse beseitigen. Durch die Neuerungen sollten Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen gleichbehandelt werden und der Verwaltungsaufwand bei der Ausstellung von Rechnungen auf Papier nicht zunehmen 5. Dabei sollte es den Wirtschaftsteilnehmern grundsätzlich freigestellt sein, welche technischen Mittel sie zur Ausstellung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen einsetzen. Entscheidend ist nach dem Richtlinienrecht, dass ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind 6. 1 Siehe 1 und 2 der VO BGBl. II 2003/583 idf. BGBl. II 2010/ Eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen gegenüber Nichtunternehmern besteht z.b. gemäß 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück. 3 Siehe Schuchter/Kollmann in Melhardt/Tumpel, UStG 11 Tz Z.B. EuGH C-152/02, Terra Baubedarf-Handel GmbH. 5 Vgl. Erwägungsgrund 8 der RL 2010/45/EU. 6 Erwägungsgrund 10 der Richtlinie 2010/45/EU. 37

4 Axel Kutschera/Mario Mayr 2. Umsetzung im UStG Normtext Die Regelung über die elektronische Rechnung des 11 Abs. 2 in der Fassung des AbgÄG 2012 BGBl. 2012/112 vom lautet: Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung im Sinne des Abs. 1 und Abs. 1a, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach diesem Bundesgesetz erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen jedenfalls erfüllt sind. Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein Grundgedanke der Neuregelung im UStG Abs. 2 zweiter Unterabsatz UStG 1994 bildet gemeinsam mit der gleichzeitig in Kraft getretenen Verordnung der Bundesministerin für Finanzen, mit der die Anforderungen an eine elektronische Rechnung bestimmt werden, BGBl. II 2003/ 583 idf. BGBl II 516/2012 (E-Rechnung-UStV), die umsatzsteuerrechtliche Grundlage für die Ausstellung elektronischer Rechnungen. Rechtzeitig vor dem Inkrafttreten der Neuregelung hat das BMF den Wartungserlass zu den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 veröffentlicht, der umfangreiche Ausführungen zur neuen elektronischen Rechnung enthält. Dies ist zu begrüßen, da hiedurch größere Rechtssicherheit in Bezug auf die Anwendung der Neureglung erreicht wird, wodurch die Inanspruchnahme der neuen Bestimmungen durch die Unternehmer und damit das Erzielen der erhofften Vorteile unterstützt wird 8. 7 GZ BMF /0288-VI/4/2012 vom Vgl. Robisch, Elektronische Rechnungstellung, UR 14/2012, 550, wonach die in Deutschland seit geltenden allerdings erst am verkündeten Vereinfachungen in der Praxis eher zögerlich genutzt wurden, weil offenbar Angst bestehe, der Vorsteuerabzug könnte aus rein formalen Gründen versagt werden. 38

5 Rechtsgrundlage der elektronischen Rechnung 2.3. Verhältnis der elektronischen Rechnung zur Papierrechnung Als Rechnung im Sinne des UStG 1994 gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Hierunter fallen Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die erforderlichen Rechnungsangaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird 9. Die elektronische Rechnung unterscheidet sich inhaltlich nicht von der Papierrechnung. So sind insbesondere keine anderen oder zusätzlichen Rechnungsmerkmale für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen vorgesehen. Enthält eine Urkunde nicht die in 11 UStG 1994 geforderten Angaben, ist sie nicht als Rechnung im Sinne dieser Gesetzesstelle anzusehen 10. Das gilt auch für die elektronische Rechnung. Ein wesentlicher Unterschied zwischen der elektronischen und der Papierrechnung ist, dass der Empfänger seine Zustimmung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen erteilen muss Begriff der elektronischen Rechnung Definition 11 Abs. 2 zweiter Unterabsatz UStG 1994 definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Rechnung muss daher in den Einflussbereich des Empfängers gelangen, um ihre Wirkung zu entfalten. Die Regelung der Übermittlung ist technologieneutral und stellt nicht auf die Verwendung vorgegebener besonderer Methoden und Verfahren ab 11. Zulässig ist daher eine Übermittlung unter Verwendung verschiedenster Technologien und Dateiformaten. Bei der Zugänglichmachung kann ein Dritter Dienstleister eingebunden sein, oder der Rechnungsaussteller bietet selbst einen Zugang zu einem Rechnungsarchiv für den Leistungsempfänger an 12. Dies kann z.b. im Einlangen auf dem Posteingangsserver des Empfängers oder bei einem mit dem Rechnungsempfang beauftragten Dritten bestehen Abs. 2 UStG VwGH , 2008/15/ Erläuterungen Mehrwertsteuervorschriften für die Rechnungsstellung (Richtlinie 2010/45/EU) A-2. Vgl. auch Huschens, Elektronische Übermittlung von Rechnung, NWB 33/2012, Vgl. dazu bereits Umsatzsteuerprotokoll 2007, BMF /0431-VI/4/2007 vom : Eine zentrale Archivierung der Rechnungs- und Prüfberichtsdaten beim Rechnungsaussteller ist zulässig, wenn jederzeitige getrennte Zugriffe sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers der Rechnung auf die unveränderten und unveränderbaren Daten gesichert und gewährleistet sind und sich der Server im Inland befindet. Sollte der Zugriff durch den Rechnungsempfänger auch aus Gründen, die nicht in seinem Verantwortungsbereich liegen nicht möglich sein, so geht dies zu seinen Lasten. 39

6 Axel Kutschera/Mario Mayr Form und Datenformat Es ist nicht entscheidend, in welchem elektronischen Format (Dateiformat) die Rechnung ausgestellt wird 13. Der Aussteller kann daher das Format grundsätzlich frei wählen. Dabei wird er in der Regel auf seine eigenen und die Bedürfnisses seines Kunden Bedacht nehmen. Die elektronische Rechnung kann z.b. mittels , als -Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (z.b. als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (z.b. XML oder EDIFACT) ausgestellt werden Papierausdruck und Telefax Das bloße Ausstellen einer Rechnung mit elektronischen Mitteln per se macht diese noch nicht zu einer elektronischen Rechnung. Mit Hilfe einer Fakturierungssoftware oder einem Textverarbeitungsprogramm in elektronischer Form erstellte Rechnungen, die in Papierform verschickt und empfangen werden, sind beispielsweise keine elektronischen Rechnungen. Wird hingegen eine auf Papier ausgestellte Rechnung vom Leistenden eingescannt und elektronisch versendet, so gilt das Einscannen als Ausstellung im elektronischen Format 14. Das Versenden der so gewonnenen (Bild)Datei an den Empfänger z.b. mit führt zum Vorliegen einer elektronischen Rechnung, denn die Rechnung wurde in einem elektronischen Format ausgestellt (= Einscannen und mit versenden) und empfangen (= Zustellung mittels ). Um eine elektronische Rechnung handelt es sich nach den UStR auch bei mittels Telefax versendeten Rechnungen, und zwar unabhängig davon, welcher technischer Natur das konkrete zum Versand bzw. zum Empfang genutzte Faxgerät ist. Da Telefaxrechnungen als elektronische Rechnungen gelten, sind auch die für elektronische Rechnungen vorgesehenen Aufbewahrungsvorschriften für sie anzuwenden, wobei sich gerade bei Standardfax auch die Aufbewahrung in Papierform (Ablegen des Telefax in einem Ordner) anbietet. Die Verwendung der Fax- Technologie ist jedoch immer an die Einbindung in ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren 16 gebunden Mehrere Dateien und Formatversionen Werden für ein und denselben Umsatz mehrere Papierrechnungen oder auch elektronische Rechnungen ausgestellt, kann die zweite und jede weitere Rechnung 13 Siehe auch Pichler, Umsatzsteuerrechtliche Neuerungen bei der elektronischen Rechnungsstellung, SWK 32/2011, S UStR Rz 1564c. 15 Rz 1564c. 16 Vgl. Kap. 4.1 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren. 40

7 Rechtsgrundlage der elektronischen Rechnung nach h.a. 17 zu einer Steuerschuld aufgrund der Rechnung führen. Bei Ausstellung eines Rechnungsduplikats muss dieses zur Vermeidung einer Steuerschuld nach 11 Abs. 12 UStG 1994 eindeutig als Duplikat oder Kopie erkennbar sein 18. Dies gilt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht, wenn inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen derselben Rechnung gemeinsam versandt werden (z.b. als PDF- und XML-Datei, gleichzeitiger Versand an mehrere -Adressen desselben Unternehmens) 19. Die Konvertierung der versendeten oder empfangenen elektronischen Rechnung für jeweils eigene (Archiv)Zwecke des Versenders oder Empfängers führt u.e. nicht zu einer Steuerschuld kraft Rechnungsstellung. Das mehrmalige Herunterladen einer Download-Rechnung durch den Abnehmer wird als Kopieren zur eigenen Verfügung anzusehen sein Zustimmung zur elektronischen Rechnung Die Ausstellung einer elektronischen Rechnung ist nur vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig 20. Die Zustimmung ist insbesondere deshalb notwendig, weil der Rechnungsaussteller nicht davon ausgehen darf, dass sein Gegenüber technisch in der Lage ist, elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten 21. Die Zustimmung des Empfängers bedarf keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch ausgestellt werden soll. Die Zustimmung kann z.b. in Form einer Rahmenvereinbarung, aber auch nachträglich erklärt werden. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen 22. Da die Zustimmung eine zivilrechtliche Erklärung ist, kann sie der Empfänger u.e. auch von Bedingungen abhängig machen. Beispielsweise kann es sich für den Empfänger aus organisatorischen Gründen und zum Nachweis anbieten, die Zustellung elektronischer Rechnungen nur an eine bestimmte elektronische Empfänger-Adresse zuzulassen 23. Ebenso kann er auf die Verwendung eines bestimmten Formats oder den Einsatz einer elektronischen Signatur drängen. 17 Vgl. Schuchter/Kollmann in Melhardt/Tumpel, UStG 11 Tz Ruppe/Achatz, UStG 4. Auflage 11 Tz UStR Rz Abs Satz. 21 Vgl. Erläuterungen Mehrwertsteuervorschriften für die Rechnungsstellung (Richtlinie 2010/ 45/EU) A Scheiner/Kolacny/Caganek, Kommentar zur Mehrwertsteuer 11 Anm. 47 zur identischen Frage im Zusammenhang mit auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen. 23 Siehe Robisch, Elektronische Rechnungstellung, UR 14/2012,