Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Dienst der Agentur für Arbeit

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1 Arbeitsanleitung Nr. 99 Fachbereich: Markt & Integration OrgZ.: X Gültigkeit: Ab sofort Sachstand: Änderungen sind farblich markiert Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Dienst der Agentur für Arbeit A. Ziel B. Checkliste zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Ärztlichem Dienst (ÄD) C. Prävention statt Gutachten D. Kontingente für die Teams E. Zuständigkeiten Inhalte A. Ziel Steigerung der Qualität der Gutachtenanträge Reduzierung der Rückläufe wegen fehlerhafter/unvollständiger Fragestellung Einhaltung der Kontingente Verkürzung der Laufzeiten Zielsetzung B. Checkliste zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Ärztlichem Dienst (ÄD) 1.Persönliche Beratung / Aufklärung des Kunden Kunden über die Notwendigkeit und das Verfahren der Begutachtung aufklären Kunde muss sich mit der Begutachtung einverstanden erklären Kunden bitten, den Gesundheitsfragebogen komplett auszufüllen und die Schweigepflichtentbindungen für die aktuelle oder zuletzt behandelnden Ärzte und Kliniken zu unterschreiben Kunden darauf hinweisen, dass die Abgabe des Gesundheitsfragebogens und der Schweigepflichtentbindung freiwillig ist Soweit sich der Kunde bereit erklärt die Schweigepflichtentbindung und den Gesundheitsfragebogen auszufüllen, so o soll der Kunde die geltend gemachten körperlichen und/oder seelischen Beschwerden möglichst präzise beschreiben und die behandelnden Ärzte und Kliniken vollständig angeben. Bei einer sehr langen Ärzteliste ist der aktuelle behandelnde Arzt bzw. der Arzt, der die AU- Bescheinigungen ausgestellt hat zu kennzeichnen. Beratung/ Aufklärung des Kunden Gesundheitsfragebo gen und Schweigepflichtentbindungen o Die Schweigepflichtenbindung ist zu unterschreiben. o Für jeden behandelnden Arzt und für jedes behandelnde Arbeitsanleitung Nr. 99 Seite

2 Krankenhaus ist jeweils eine gesonderte Schweigepflichtentbindung zu unterzeichnen. Sammelentbindungen sind datenschutzrechtlich nicht zulässig. Falls zutreffend, auch die Schweigepflichtentbindung für Rentenversicherungsträger, Reha-Kliniken, Berufsgenossenschaften, MDK, Sozial- und/oder Vormundschaftsgericht unterzeichnen lassen. Kunden bitten, die in seinem Besitz befindlichen ärztlichen Unterlagen in einem verschlossenen Umschlag dem ÄD zur Verfügung zu stellen und ggf. sich aktuelle Befunde (vom Hausarzt und wichtigsten Facharzt) zu besorgen. Beachte: Der Kunde hat ein Recht darauf, dass ihm die Befundunterlagen vom Arzt ausgehändigt werden. Fordert der ÄD diese beim Arzt an, so ist dies kostenpflichtig und es dauert länger. Dem Kunden muss verdeutlicht werden, dass die Unterlagen auch direkt an den Ärztlichen Dienst geschickt bzw. persönlich dort abgegeben werden können. Es darf aus der Perspektive des Kunden kein Zweifel daran bestehen, dass ausschließlich der Ärztlichen Dienst Kenntnis von den Unterlagen erlangen kann. Kunden darauf hinweisen, dass die Untersuchung des Ärztlichen Dienstes auch ohne die entsprechenden Unterlagen möglich ist Kunden bitte darauf hinweisen, dass er ggfalls zu einer persönlichen Untersuchung eingeladen wird Soweit mit dem Kunden eine EGV zur Abklärung der gesundheitlichen Situation geschlossen wird, muss in der EGV die Freiwilligkeit der Abgabe des Gesundheitsfragebogens, der Schweigepflichtentbindung und der ärztlichen Befundunterlagen verdeutlicht werden. Falls der Kunde die Unterlagen nicht abgibt, ist eine Sanktion unzulässig. Ärztliche Befundunterlagen Eingliederungsvereinbarung (EGV) 2. Welche Unterlagen benötigt der ÄD zur sozialmedizinischen Begutachtung? Es gibt drei Möglichkeiten der Einschaltung des ÄD: a. Der Kunde reicht die Unterlagen im Jobcenter ein: Die Einschaltung über VerBIS erfolgt erst, wenn Gesundheitsfragebogen, Schweigepflichtentbindungen und ggf. vom Kunden beigebrachte Krankheitsunterlagen vollständig vorliegen. Anschließend sind der Gesundheitsfragebogen, Schweigepflichtentbindungen und die Krankheitsunterlagen umgehend per Hauspost an den ÄD weiterzuleiten (aus Datenschutzgründen in einem verschlossenen Umschlag!). b. Der Kunde möchte die Unterlagen beim Ärztlichen Dienst persönlich einreichen: Dem Kunden ist zum Einreichen der Unterlagen beim Ärztlichen Dienst eine angemessene Frist zu setzen. Erst nach entsprechender Rückmeldung des Kunden, sollte die Einschaltung über VerBIS erfolgen, da anderenfalls unnötig Kontingente verbraucht werden. c. Der Kunde ist nicht bereit, die Schweigepflichtentbindung und den Gesundheitsfragebogen einzureichen: Die Einschaltung erfolgt direkt nach oder während der Beratung des Kunden. Abgabe der Unterlagen im JC Abgabe der Unterlagen beim ÄD Keine Unterlagen, entsprechende Notiz im Auftrag Dies ist unbedingt im Auftrag zu notieren, da der ÄD sonst vergeblich auf Unterlagen wartet. Bitte wirken Sie darauf hin, dass der Kunde die Unterlagen bei Ihnen abgibt. Dies hat den Vorteil, dass die Abklärung der gesundheitlichen Einschränkungen in einem angemessenen Zeitraum erfolgen kann. Ist Stornierung des Arbeitsanleitung Nr. 99 Seite - 2 -

3 die Einschaltung des ÄD mittels VerBIS erfolgt und gehen innerhalb von 5 Tagen keine Unterlagen beim ÄD ein, so storniert der ÄD diesen Auftrag. Dies geht zu Lasten unserer Kontingente. Auftrags 3. VerBIS-Formular Einschaltung Ärztlicher Dienst komplett ausfüllen und den Ärztlichen Dienst mit allen notwendigen Informationen versorgen (kurz und in Stichworten ist ausreichend) Wenn nach der Eignung für bestimmte Tätigkeiten gefragt wird, z. B. die zuletzt ausgeübte Tätigkeit oder eine vorgesehene Tätigkeit, müssen diese Tätigkeiten präzise beschrieben werden - einschließlich der körperlichen und psychischen Belastungen des Arbeitsplatzes. Hinweis: der ärztliche Gutachter ist kein berufskundiger Sachverständiger und kann nur bei Vorgabe des jeweiligen Anforderungsprofils zur Berufs- bzw. Tätigkeitseignung Stellung nehmen. Beschreiben Sie die körperlichen und/oder psychischen Beschwerden sowie die Einschränkungen der Belastbarkeit, die der Kunde geltend macht. Schildern Sie Ihren persönlichen Eindruck im Gespräch mit dem Kunden. Informieren Sie den ÄD, ob eine Schwerbehinderung vorliegt (ja/nein) und ggf. wie hoch der Grad der Behinderung (GdB) ist. Informieren Sie den ÄD über die konkrete Vermittlungs- bzw. Beratungsstrategie. Stellen Sie wenige Zielfragen (maximal 5 passgenaue Zielfragen) mit konkretem Bezug zur Fallgestaltung. Zur Durchführung einer Suchtdiagnostik (Alkohol? Drogen? Medikamente?) im Ärztlichen Dienst muss ein begründeter Verdacht vorliegen. Informieren Sie den ÄD, ob das Vormundschaftsgericht eine Betreuung veranlasst hat; Schicken Sie eine Kopie des Betreuerausweises oder Name/Anschrift/Telefon des Betreuers. Stellen Sie einen Antrag auf Nachbegutachtung nur in gut begründeten Fällen (Kunde kann erhebliche Verschlechterung seiner Leistungsfähigkeit glaubhaft machen z. B. durch Vorlage eines ärztlichen Attestes). Bei Nachbegutachtungen immer angeben, ob im Vorgutachten empfohlene Maßnahmen (z. B. Suchtberatung, Sucht- oder Entwöhnungsbehandlung) erfolgt sind. Falls nicht, nennen Sie den Grund? 4. Umgang mit komplexen Fällen/Verständnisschwierigkeiten Bei komplexen Fällen oder Verständnisschwierigkeiten bietet sich eine persönliche oder telefonische Fallvorbesprechung mit der Ärztin/dem Arzt der Agentur (siehe telefonische Sprechstunde unter Zuständigkeiten) an bevor die Einschaltung über VerBIS erfolgt. Das weitere Vorgehen kann so besser abgesprochen werden. 5. Bitte nicht vergessen, den ÄD zu informieren, wenn sich zwischenzeitlich nach erfolgter und noch laufender (VerBIS-) Beauftragung relevante Änderungen ergeben. Beratungsangebot bei schwierigen Fällen z. B. Kunde ist nicht mehr arbeitslos, Rentenantrag des Kunden wurde beschieden, Kunde befindet sich im Krankenhaus oder in einer Reha- Klinik. In diesen oder ähnlich gelagerten Fällen muss der Auftrag Bekanntgabe Arbeitsanleitung Nr. 99 Seite - 3 -

4 zurückgezogen und der ÄD darüber in Kenntnis gesetzt werden. 6. Ein medizinisches Gutachten ist nicht sinnvoll oder notwendig: Der Kunde macht gesundheitliche Einschränkungen geltend, befindet sich aber nicht in ärztlicher bzw. fachärztlicher Behandlung Abklärung einer gehäuften AU-Schreibung zu Einladungsterminen und Maßnahmen Renten- bzw. Reha-Leistungen, die das Vorliegen einer Erwerbsminderung voraussetzen, wurden vor weniger als sechs Monaten von einem anderen Sozialleistungsträger abgelehnt (Ausnahme: neue zusätzliche ärztlich dokumentierte Krankheit) Ein Antrag auf medizinische oder berufliche Rehabilitation (Leistung zur Teilhabe am Arbeitsleben), Erwerbsminderung oder Rente ist noch nicht entschieden Laufendes Klageverfahren gegen einen oder mehrere andere Sozialleistungsträger Eine Begutachtung durch den ÄD hat vor weniger als sechs Monaten stattgefunden (Ausnahme: Empfehlung zur Wiedervorstellung im Vorgutachten) Gutachten dient nur der Absicherung, obwohl Ermessensspielräume vorhanden relevanter Änderungen Gutachten nicht sinnvoll 7. Detaillierte Informationen zur Beauftragung des Ärztlichen Dienstes sowie zur Einschaltung des Psychologischen und des Technischen Beratungsdienstes sind den Anlagen der HEGA 09/ zu entnehmen. 8. Aufbewahrung Ärztlicher Gutachten Die Ablage von Unterlagen mit Gesundheitsdaten (u.a. ÄG) in von der IFK angelegte eigene Vermittlerordner ist in der Regel unzulässig. Die Ablage in eigenen Ordnern kann nur dann erfolgen, wenn dies seitens des Kunden gewünscht wird, in einem Vermerk dokumentiert ist und dieser vom Kunden unterschrieben wurde. ÄG dürfen nur in der Leistungsakte in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden. (siehe HA 03/2006 Anlage, Führung und Vernichtung von Akten zu den Leistungen des Sozialgesetzbuches II). C. Prävention statt Gutachten Kundinnen und Kunden haben als Versicherte der gesetzlichen Krankenkassen die Möglichkeit, Präventionsangebote zu nutzen. Die Krankenkassen bieten in diesem Bereich unterschiedliche Leistungen an, so dass sich die Kundinnen und Kunden im Einzelfall darüber informieren müssen. Die Finanzierung erfolgt durch die Krankenkasse entweder zu 100% oder anteilig. Ausführliche Informationen Ablage Präventionsangebote Weitere Informationen zu diesem Thema: Prävention durch Krankenkassen.docx Krankenkassenübersi cht.docx Arbeitsanleitung Nr. 99 Seite - 4 -

5 D. Kontingente für die Standorte Um die für Jobcenter team.arbeit.hamburg zur Verfügung stehenden Gesamt-Kontingente künftig einhalten zu können, sind die monatlichen Kontingente entsprechend der Anteile an elb auf die Standorte herunter gebrochen worden: Die Teamleitung ist für die Einhaltung der Kontingente verantwortlich. Ausnahme: Für die Teams des JC sbm gibt es keine Kontingente. Bei den Kontingenten handelt es sich um Kontingente für gestellte Anträge, nicht für erstellte Gutachten. Sobald ein Kunde seinen Termin nicht wahrnimmt, geht der Antrag an die Vermittlungsfachkraft zurück und ein Kontingent ist verbraucht. E. Zuständigkeiten Der ärztliche Dienst bietet telefonische Sprechstunden an und es gibt für jedes Job Center Ansprechpartner im ärztlichen Dienst, die auch in Teambesprechungen für fachliche Fragen zur Verfügung stehen. zuständige Ansprechpartner im ÄD Intranetseite des Ärztlichen Dienstes Hamburg Arbeitsanleitung Nr. 99 Seite - 5 -