4. OP AN - Pflegetag Klinikum der Universität München 16. März 2012 Umgang mit Leihinstrumentarium

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1 4. OP AN - Pflegetag Klinikum der Universität München 16. März 2012 Umgang mit Leihinstrumentarium Anke Carter, Consultant Health Care Anke.Carter@mmmgroup.com

2 Übersicht und Gliederung Thema Aktualität und Relevanz Problemanalyse QM Verbesserung der Abläufe Erstellen einer Ablaufbeschreibung War s das? Aufbereitungsanleitungen Aufbereitung von Leihinstrumenten

3 Aktualität des Themas Leihinstrumente werden in fast jedem Krankenhaus verwendet sehr häufig angefordert stetig variantenreicher inzwischen oft mit besseren Angaben zur Aufbereitung zur Verfügung gestellt als vor 5-10 Jahren

4 Problemanalyse Gibt es überhaupt noch Probleme im Umgang mit Leihinstrumenten? Bestellung Abholung - Rückgabe Lieferung - Annahme Aufbereitung Aufbereitung Nutzung

5 Problemanalyse OP Operateur ZSVA OP organisiert aktiv auf Durchführung der Operation hin OP, ZSVA, Lager, andere Keine Zusammenarbeit an den Schnittstellen ZSVA und andere Abteilungen handeln reaktiv, nach Information durch den OP

6 Ergebnis der Problemanalyse Der Umgang mit Leihinstrumenten folgt oft keinem geregelten Ablauf Jede Abteilung hat ihre eigene Priorität und handelt entsprechend Verzögerungen im Ablauf entstehen häufig, insbesondere bei der OP-Planung und Durchführung Die Aufbereitung wird oft eilig und auf stetiges Drängen der OP-Abteilung durchgeführt Die Logistik der Leihinstrumente ist nicht festgelegt Der Umgang mit Leihinstrumenten ist nur im eigenen Bereich bekannt und nur selten schnittstellenübergreifend festgelegt

7 Optimierungspotential Im Rahmen von Qualitätsmanagement kann eine Verbesserung des Umgangs mit Leihinstrumenten erreicht werden Bildung eines Qualitätsteams Chefarzt OP-Abteilung OP-Leitung ZSVA-Leitung Zuständiger Mitarbeiter der Einkaufsabteilung Zuständiger Mitarbeiter der Internen Logistik Ziel > Erstellung eines verbindlichen Ablaufplans im Umgang mit Leihinstrumenten

8 Inhalt der Ablaufbeschreibung - Festlegung des Ablaufs von der Bestellung bis zur Abholung - in einem Flussdiagramm oder in Tabellenform - mit Festlegung der Verantwortung - mit Festlegung und Erstellung der notwendigen mitgeltenden Unterlagen - mit Freigabe durch oberste Leitung zur Gewährleistung der Verbindlichkeit Wer macht Was, Wann und Wie

9 Erstellen der Ablaufbeschreibung (1) Verfahrensanweisung (Prozessbeschreibung) 1. Zweck der Verfahrensanweisung Der Zweck dieser VA ist die einheitliche Regelung des Umgangs mit Leihinstrumenten, die kurzzeitig in der Klinik verbleiben, beginnend mit deren Bestellung und endend mit der Rückgabe an den Hersteller (Verleiher). 2. Ziel der Verfahrensanweisung Ziel ist die die Gewährleistung der nachweisbar qualitätssicheren Patientenversorgung durch termingerechte Bereitstellung sowie die anforderungskonforme Aufbereitung der Leihinstrumente. 3. Geltungsbereich OP-Abteilung, ZSVA, Einkauf, Logistik

10 Erstellen der Ablaufbeschreibung (2) 4. Mitgeltende Unterlagen Anweisungen, Formulare und Checklisten, die zur Durchführung des Umgangs mit Leihinstrumenten notwendig sind; z.b. Checkliste Bestellung Leihinstrumente Checkliste Kontrolle der Lieferung Checkliste Kontrolle vor Rückgabe Arbeitsanweisung Aufbereitung von Leihinstrumenten Arbeitsanweisungen zur Aufbereitung.

11 Erstellen der Ablaufbeschreibung (3) 5. Prozessbeschreibung (Muster) Bei unbekanntem Leihinstrumentarium erfolgt die Anlieferung in der ZSVA 2 Tage vor dem geplanten Eingriff Der Abschluss eines Leihvertrages liegt im Zuständigkeitsbereich des Operateurs, bzw. der OP Abteilung und dem Einkauf Ohne Dekontaminationsnachweis, Herstellerangaben, Pflege- und Aufbereitungsanleitungen, Anleitung oder Einweisung der Mitarbeiter der ZSVA und ohne Werkzeug für die Demontage kann keine Aufbereitung in der ZSVA durchgeführt werden Falls keine Bilddokumentation und/oder Sieblisten zur Verfügung stehen, werden vor der Aufbereitung durch Mitarbeiter der ZSVA Bilder und/oder Listen erstellt Wer macht Was, Wann und Wie

12 Erstellen der Mitgeltenden Unterlagen Checkliste Bestellung Leihinstrumente Checkliste Kontrolle der Lieferung Checkliste Kontrolle vor Rückgabe Arbeitsanweisung Aufbereitung von Leihinstrumenten

13 Optimierter Umgang mit Leihinstrumenten OP ZSVA Sonstige Zusammenarbeit bei der Erstellung der Dokumente zum Umgang mit Leihinstrumenten ist erforderlich zur Optimierung der Patientenversorgung der Aufbereitung der Logistik der Wirtschaftlichkeit

14 War s das? Nein! Wie können Anweisungen der Hersteller befolgt werden? Z.B.: Ein fraktioniertes Vakuumdampfverfahren wird zur Sterilisation empfohlen. Die Autoklaven müssen den Anforderungen der EN ISO genügen und entsprechend validiert werden. xxx hat einen Zyklus zur Sterilisation kompletter Instrumentenboxen oder Trays im Autoklaven validiert. Die folgenden validierten Prozessparameter kann xxx zur Sterilisation empfehlen: Methode: Dampfsterilisation gemäß EN ISO Zyklus: Fraktioniertes Vakuumdampfverfahren Haltezeit1: 4 Minuten (Die Haltezeit kann auf 18 Minuten verlängert ) Temperatur: 132 C C (270 F- 277 F) Trockenzeit²: Variiert je nach Beschickungskonfiguration, Verpackungsmethode und Material. Für xxx-trays muss mit einer Trockenzeit zwischen 8 und 35 Minuten bei fraktioniertem Trocknen gerechnet werden.

15 Umgang mit Angaben der Hersteller Wie wird mit dieser Angabe des Herstellers umgegangen? Gibt es ein solches Verfahren routinemäßig in den Dampfsterilisatoren in den Aufbereitungsabteilungen? Wenn nein, wird eine erneute Beurteilung aus besonderem Anlass durchgeführt? Oder wird eine Risikoanalyse für den Sterilisationsprozess der Leihinstrumente durchgeführt? Welche Maßnahmen müssen in der ZSVA getroffen werden und werden diese schon getroffen? Sicher haben Sie die Trocknungsprobleme, insbesondere bei Leihinstrumenten, die nicht in Metalltrays verpackt sind auch im OP-Alltag schon erlebt. - Was muss getan werden?

16 Was ist zu tun? ZSVA und Anwendern muss bewusst sein: die Aufbereitung von Leihinstrumenten ist fester Bestandteil des Leistungsspektrums einer ZSVA Leihinstrumente müssen wie klinikeigenes Instrumentarium betrachtet werden Ein Vorhandensein einer Ablaufbeschreibung reicht nicht aus, einen reibungslosen Ablauf für den Umgang mit Leihinstrumenten sicher zu stellen Ein Vorhandensein einer Aufbereitungsanleitung reicht nicht aus. Herstellerangaben können Anforderungen enthalten, die möglicherweise Änderungen von Prozessen erforderlich machen

17 Was getan werden muss Hersteller/Verleiher stellen Anweisungen zur Aufbereitung und Nutzung zur Verfügung. Diese müssen in Zusammenarbeit von OP und ZSVA genutzt werden um den Umgang mit Leihinstrumenten Der Schlüssel dazu die schnittstellenübergreifende Festlegung der Abläufe und die Schulung aller Beteiligten

18 Weitere Aspekte im Umgang mit Leihinstrumentarium Die Nutzung von Leihinstrumenten hat auf den ersten Blick viele Vorteile Schnelle Verfügbarkeit von Spezialinstrumenten die Anwendung neuester OP-Techniken ist durch den Einsatz von Leihinstrumenten in vielen Krankenhäusern möglich verbesserte Versorgung der Patienten Wirtschaftlichkeit ist ein oft gehörtes Argument für die Nutzung von Leihinstrumentarium <<Dabei ist zu beachten>>

19 wirtschaftliche Vorteile hinterfragt... Beispielrechnung Instrumente für Hüftendoprothese 6 Container - Leihgebühr: 100,00 (oft in Implantatkosten) - Transportkosten 150,00 - Annahme und Kontrolle Mitarbeiterkosten durch Zeitaufwand - Schulung OP-Personal Mitarbeiterkosten durch Zeitaufwand - Bearbeitung in der ZSVA Mitarbeiterkosten durch Zeitaufwand - Einpflegen in Dokumentation, Risikobewertung und Einstufung, Vorbereitung für die Aufbereitung (ca. 90 Minuten) - Ergänzungsvalidierung je nach Aufwand - Aufbereitung vor OP 180,00 für 6 StE - Aufbereitung nach OP 180,00 für 6 StE Berechnen Sie die Kosten auf Basis dieses Beispiels und überprüfen Sie die Wirtschaftlichkeit

20 Umgang mit Leihinstrumentarium Ich hoffe, ich konnte einen Stein ins Rollen bringen und Denkanstöße liefern - lichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit