Prozeßkostenrechnung und Workflow Management

Transkript

1 Dietmar Weiß Prozeßkostenrechnung und Workflow Management Konzeption und Umsetzung eines Schnittstellensystems Mit einem Geleitwort von Prof. Dr. Helmut Krcmar Technische Universität Darmstadt Fachbereich 1 Betriebswirtschaftliche Bibliothek Inventar-Nr.:..!&9±bß.(fi.. Abstell-Nr.: DeutscherUniversitätsVerlag

2 Inhaltsverzeichnis GELEITWORT VORWORT INHALTSVERZEICHNIS ABBILDUNGSVERZEICHNIS TABELLENVERZEICHNIS ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS V VII IX XVII XXI XXV 1 EINFÜHRUNG PROBLEMSTELLUNG ZIELSETZUNG DER ARBEIT AUFBAU DER ARBEIT : 5 2 PROZEßORIENTIERUNG ALS LEITMOTIV BEGRIFFSBESTIMMUNG "ABLAUF", "PROZEB", "VORGANG" PROZEßORIENTIERUNG IM CONTROLLING DARGESTELLT ANHAND DES PROZEßKOSTENMANAGEMENT PROZEßORIENTIERUNG IN DER ORGANISATION DARGESTELLT ANHAND DES WORKFLOW MANAGEMENT ZUSAMMENFASSUNG 25 3 VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEME ALS UNTERSUCHUNGSBEREICH FUNKTIONSWEISE UND FUNKTIONEN VON VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN Funktionsweise von Vorgangssteuerungssystemen Funktionen von Vorgangssteuerungssystemen ANWENDUNGSBEREICH UND EINSATZZIELE VON VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN Anwendungsbereich von Vorgangssteuerungssystemen Einsatzziele von Vorgangssteuerungssystemen EMPIRISCHE UNTERSUCHUNGEN Prognosen über Marktwachstum von Vorgangssteuerungssystemen Einsatzgebiete von Vorgangssteuerungssystemen 41 IX

3 3.3.3 Ziele der Vorgangssteuerungssysteme: Empirische Untersuchung des Institutes für Wirtschaftsinformatik am Institut für empirische Wirtschaftsforschung an der Universität des Saarlandes Untersuchungen über die Effektivität und Effizienz von Vorgangssteuerungssystemen Zusammenfassung und Bedeutung der Erhebungen ANWENDUNGSERFAHRUNGEN MIT DER VORGANGSSTEUERUNG Bankbetriebe Öffentliche Verwaltung Versicherungsunternehmen Ergebnisse der Fallstudien VORGANGSSTEUERUNG ALS "PRODUKTIONSPLANUNG UND -STEUERUNG IN DER VERWALTUNG" INSTRUMENTELLE SICHT: STAND UND TENDENZEN BEI VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN Klassifikation: Ergebnisse einer Markterhebung Stand bei Vorgangssteuerungssystemen mit betriebswirtschaftlichen Steuerungsfunktionen Eignung für eine betriebwirtschaftliche Vorgangssteuerung Kapazitätsbetreffende Funktionen Ausprägung der kostenorientierten Terminsteuerung Berichtsmöglichkeiten Ergebnisse Tendenzen bei den Vorgangssteuerungssystemen! EINSATZPROBLEME DER VORGANGSSTEUERUNG Organisatorisches Einsatzfeld: gut strukturierte, repetitive Vorgänge Technische und einsatzbedingte Probleme Betriebswirtschaftliche Probleme Zusammenfassung der Einsatzprobleme ZUSAMMENFASSUNG VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEME 89 4 PROZEßKOSTENRECHNUNGSSYSTEME FUNKTIONSWEISE UND ZIELE DER PROZEBKOSTENRECHNUNG : Funktionsweise der Prozeßkostenrechnung Bildung von Hypothesen über Hauptprozesse und Cost Driver Tätigkeitsanalyse und Ableitung der Teilprozesse 93 X

4 Kapazitäts- und Kostenzuordnung Hauptprozeßverdichtung und Kostensatzermittlung Sonderbetrachtung: Aufteilung von Teilprozessen auf mehrere Hauptprozesse Notwendige Daten für die Prozeßkostenrechnung Ziele der Prozeßkostenrechnung EMPIRISCHE UNTERSUCHUNGEN Empirische Untersuchung von Hauer Empirische Untersuchung von Weber Erhebung der Universität Bern über Kostenmanagement in der Schweiz Zusammenfassung und Bedeutung der Erhebungen ANWENDUNGSBEISPIELE DER PROZEBKOSTENRECHNUNG Bankbetriebe Öffentliche Verwaltung Versicherungsunternehmen Ergebnisse der Fallstudien ABGRENZUNG DER PROZEBKOSTENRECHNUNG Abgrenzung zum Activity-Based Costing Abgrenzung zum Ansatz von Vikas der prozeßorientierten flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis Zusammenfassung und Bedeutung der Abgrenzung INSTRUMENTELLE SICHT: STAND UND TENDENZEN BEI DEN PROZEBKOSTENRECHNUNGSSYSTEMEN Aufgaben der Prozeßkostenrechnungssysteme Komponenten von Prozeßkostenrechnungssystemen Merkmale der Prozeßbeschreibung Systemmerkmale der Prozeßkostenrechnungssoftware Ergebnisse einer Markterhebung Tendenzen bei den Prozeßkostenrechnungssystemen EINSATZPROBLEME UND LÖSUNGSMÖGLICHKEITEN DER PROZEBKOSTENRECHNUNG Einsatzprobleme Lösungsmöglichkeiten BEDEUTUNG DER UMFRAGE ÜBER BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE STEUERUNGSFUNK TIONEN BEI VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN FÜR DIE PROZEBKOSTENRECHNUNG ZUSAMMENFASSUNG 146 XI

5 5 KONZIPIERUNG EINES SYSTEMS ZUR VERBINDUNG DER VORGANGSSTEUERUNG MIT DER PROZEßKOSTENRECHNUNG PROBLEMBESCHREIBUNG UND ZIELSETZUNG : Problembeschreibung Zielsetzung MÖGLICHKEITEN ZUR VERBINDUNG VON PROZEßKOSTENRECHNUNGS- UND VORGANGSSTEUERUNGSSYSTEMEN Integrierte Stahdardsoftware Aufnahme der Vorgangssteuerungsfunktionen in die Prozeßkostenrechnung REMBA-Ansatz: Daten- und Methodenbank Aufnahme der Prozeßkostenfunktionen in die Vorgangssteuerung Integrierter Workflow-Ansatz von Derszteler Verbindung von Vorgangssteuerungs- und Prozeßkostenrechnungssystemen über ein Interface-Programm "VoProSys" Vergleich und Auswahl CHARAKTERISIERUNG DER SCHNITTSTELLE "VOPROSYS" ASPEKTE DER VERBINDUNG Abstimmung der Ablaufsichten und -begriffe Abstimmung des Verhältnisses von Vorgang und Prozeß bzw. Schritt und Teilprozeß Einführung des Hauptprozesses A "Akquirierung" Einführung des Hauptprozesses B "Prüfen" Berücksichtigung von Verzweigungen und Parallelitäten Zusammenfassung Überprüfung der Annahmen und Problembeschreibung Annahme 1: Identität von Schritten und Teilprozessen Annahme 2: Nicht-Berücksichtigung von lmn-teilprozessen Annahme 3: Vollständige Vorgangsbearbeitung ohne Stornierung Annahme 4: Anzahl der Hierarchiestufen = 2 ' Weitere Annahmen Verbindung der Ablaufdaten mit der Prozeßkostenrechnung Formen und Qualität der Ablaufdaten Von der Zeitmessung zu Teilprozeß-Kapazitäten 189 V ^ \ XII

6 5.5 MODELLENTWICKLUNG Leistungsumfang Unterstützung des Workflow Management Unterstützung des Prozeßkostenmanagement Unterstützung der Ablaufauswertung Unterstützung der Plananpassung Konzeptbeschreibung Merkmale des Vorgangssteuerungsmoduls Merkmale des Prozeßkostenrechnungsmoduls Merkmale des Kernmoduls Bedeutung der Unterschiede zwischen dem prozeßorientierten Plankostenrechnungsansatz von Vikas und der Prozeßkostenrechnung für VoProSys Datenmodell VoProSys Datenmodell der Vorgangssteuerung Datenmodell der Prozeßkostenrechnung Das VoProSys-Datenmodell Zusammenfassung DV-TECHNISCHE UMSETZUNG DES MODELLS ANHAND EINES FORSCHUNGSPROTOTYPS LEISTUNGSUMFANG ARCHITEKTUR SYSTEMUMGEBUNG Plattform Vorgangssteuerungssystem Exkurs: Darstellungsweise der Funktionen Prozeßkostenrechnungssystem Systembeschreibung Prozeßmanager von Horväth & Partner Systembeschreibung Promt von Plaut Controlling Systems AG Entwicklungswerkzeuge und Datenbanken PROGRAMMKOMPONENTEN VON VOPROSYS Grundkomponenten Anwenderunterstützung durch Hilfesystem, Icons, Befehlsknöpfe Datenbankfunktionalitäten Funktionenmodell 247 XIII

7 Funktionen des Vorgangssteuerungsmoduls Funktionendes Kernmoduls Funktionen des Prozeßkostenrechnungsmoduls Schnittstellenunterschiede zwischen Prozeßmanager und Promt Berücksichtigung der Spezifikation der Workflow Management Coalition DATENMODELL DES PROTOTYPS ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK ANWENDUNGSBEISPIEL: ERPROBUNG DES PROTOTYPEN ANHAND EINER FALLSTUDIE VORGANG "HAUSANSCHLUBWESEN" Organisatorische Beschreibung Technische Umsetzung des organisatorischen Modells HAUPTPROZEB "HAUSANSCHLUBWESEN" EINSATZ DES PROTOTYPS Deklaration des Vorganges und des Prozesses in VoProSys Einlesen der Ablaufdaten Kontrolle der Prozeßwerte Planung neuer Prozeßwerte Interpretation der Ergebnisse und deren Bedeutung für die Prozeßkostenrechnung ZUSAMMENFASSUNG DER FALLSTUDIE ERGEBNIS KONZEPTION Ergebnis für das Workflow Management Ergebnis für das Prozeßkostenmanagement und die Prozeßkostenrechnung Einheitliche Ablaufbeschreibung PROTOTYPEINSATZ AUSBLICK ANHANG 311 LITERATURVERZEICHNIS 319 XIV