Mit Dokumenten arbeiten

Transkript

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2 Kapitel 1 Mit Dokumenten arbeiten Wenn Sie eine Office-Anwendung aufrufen, legt diese automatisch ein neues Dokument an. Sie können diese Dokumente anschließend als Dateien in Ordnern (z. B. im Ordner Dokumente bei Windows Vista/Windows 7 bzw. Eigene Dateien bei Windows XP) speichern. Nachfolgend finden Sie noch einige Hinweise, wie Sie mit diesen Dateien arbeiten bzw. wie Sie leere Office-Dokumente erstellen können. Office-Dokumente öffnen Beim Arbeiten mit den Microsoft Office-Programmen werden Sie auf Ihrer Festplatte oder auf anderen Datenträgern (USB-Sticks, Speicherkarten) entsprechende Dokumentdateien wie Briefe usw. ablegen. Weitere Office- Dokumente erhalten Sie vielleicht auf CDs/DVDs, per und so weiter. Microsoft Windows erkennt anhand der Erweiterung im Dateinamen, um welchen Dokumenttyp es sich handelt. Daher werden für die verschiedenen Office-Dokumente auch unterschiedliche Symbole in der Anzeige der Ordnerfenster verwendet. Zum Öffnen dieser Dokumente mit dem zugehörigen Office- Programm genügt ein Doppelklick auf das betreffende Dokumentsymbol. Hinweis Microsoft Office verwendet unterschiedliche Symbole und Dateinamenerweiterungen für die Dokumente. Einmal gibt es die Dateinamenerweiterungen.doc für Word,.xls für Excel und.ppt für PowerPoint. Diese Dateinamenerweiterungen weisen auf die von früheren Office-Versionen (Office 97 bis 2003) benutzten Dokumentformate hin. Ab Microsoft Office 2007 wird standardmäßig ein neues Dokumentformat verwendet, welches eigene Symbole sowie die Buchstaben x (.docx,.xlsx,.pptx) oder m (.docm,.xlsm,.pptm) in der Dateinamenerweiterung benutzt. Dateinamenerweiterungen mit dem letzten Buchstaben m deuten an, dass im Dokument sogenannte Makros also kleine Programme enthalten sind. Sie können mit Microsoft Office 2010 sowohl die älteren Dokumentformate speichern und lesen als auch mit den neuen Formaten arbeiten. Sind ältere Dokumente geladen, wird dies durch den in der Titelleiste eingeblendeten Text»[Kompatibilitätsmodus]«angezeigt. 34

3 Die Alternative besteht darin, die Dokumente direkt in der betreffenden Office-Anwendung zu laden. 1 Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie in der Backstage-Ansicht den gewünschten Befehl (hier Öffnen). Hinweis Wurde die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitert (siehe vorhergehende Seiten), können Sie auch das Symbol Öffnen wählen. Oder Sie drücken die Tastenkombination (Strg)+(O). Allerdings darf dann die Backstage-Ansicht nicht geöffnet sein. Sie können zudem den Befehl Zuletzt verwendet in der Backstage- Ansicht wählen, um ein dort aufgeführtes Dokument direkt zu öffnen (siehe Abschnitt»Zugriff auf zuletzt verwendete Dokumente«weiter vorne in diesem Kapitel). Das Programm zeigt dann das Dialogfeld Öffnen zur Auswahl der Dokumentdatei an. 35

4 Kapitel 1 2 Navigieren Sie zum Dokumentordner, markieren Sie die Dokumentdatei mit einem Mausklick und verwenden Sie die Schaltfläche Öffnen zum Laden des Dokuments. Dokumentdateien werden in Windows Vista bzw. Windows 7 standardmäßig im Ordner Dokumente bzw. in Unterordnern abgelegt. Sie können über die Navigationsleiste des Dialogfelds Öffnen zu den betreffenden Dokumentordnern wechseln. Hinweis Im Navigationsbereich der Dialogfelder Öffnen und Speichern unter finden Sie eine mit»microsoft Word«,»Microsoft Excel«etc. benannte Rubrik, in der Speicherorte für die Dokumente der geöffneten Anwendung aufgelistet werden. Durch Anwahl eines Ordnersymbols gelangen Sie dann direkt zum betreffenden Speicherort. Weiterhin hängen die im Dialogfeld angezeigten Dokumentdateien einmal von der gewählten Office-Anwendung ab. Zudem lässt sich im Dialogfeld das Listenfeld für den Dateityp öffnen. Dort können Sie den Filter zur Anzeige der gewünschten Dateitypen einstellen. Klicken Sie auf das Listenfeld, öffnet sich die Liste der unterstützten Dateiformate. Je nach Anwendung können Sie dann zwischen den Formaten wählen. Der Eintrag»Alle Word-Dokumente«listet z. B. sämtliche von Microsoft Word unterstützten Dokumentformate auf. Über weitere Einträge können Sie nur Dokumente im neuen Word 2007/2010-Format (.docx oder.docm) wählen oder Dateien im älteren Format für Word (.doc) laden. 36

5 Klicken Sie auf das Dreieck am rechten Rand der Schaltfläche Öffnen, erscheint das hier gezeigte Menü. Dort finden Sie Befehle, um ein Dokument schreibgeschützt zu öffnen oder beim Laden zu reparieren. Weiterhin gibt es unterhalb des Textfelds Dateiname noch die Menüschaltfläche Tools. Diese stellt Ihnen den Befehl zum Verbinden mit einem Netzlaufwerk bereit. Bei anderen Dialogfeldern (z. B. Speichern unter) finden Sie weitere Befehle im Tools-Menü. Arbeiten Sie unter Microsoft Windows XP mit Microsoft Office, werden Dokumentdateien in Windows XP im Ordner Eigene Dateien bzw. in dessen Unterordnern abgelegt. Zusätzlich können die Dialogfelder zum Öffnen, Speichern und Drucken etwas anders als hier gezeigt aussehen. Tipp Sie können ein Kontextmenü öffnen, indem Sie im Dialogfeld mit der rechten Maustaste auf den Dateibereich klicken. Das Menü enthält Befehle, um neue Ordner anzulegen oder markierte Ordner bzw. Dokumente zu löschen bzw. umzubenennen. Dies funktioniert nicht nur im Dialogfeld Öffnen, sondern auch im Dialogfeld Speichern unter (siehe Kapitel 2). Eine neue Dokumentdatei anlegen Beim Starten eines Office-Programms legt dieses automatisch ein neues Dokument im Anwendungsfenster an. Sie können aber, während Sie vielleicht noch an einem Dokument arbeiten, bereits ein zweites, neues Dokument anlegen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff lässt sich um eine Schaltfläche Neu erweitern. Klicken Sie diese Schaltfläche an, wird ein neues leeres Dokument erzeugt. Die gleiche Wirkung hat die Tastenkombination (Strg)+(N). 37

6 Kapitel 1 Häufig möchte man statt eines leeren Dokuments eine bestehende Vorlage (z. B. mit einem Briefkopf) verwenden. Microsoft Office ermöglicht Ihnen mit folgenden Schritten das Erzeugen von Dokumenten aus verschiedenen Vorlagen. 1 Öffnen Sie die Backstage-Ansicht, indem Sie auf den Registerreiter Datei klicken. 2 Wählen Sie in der linken Spalte der Backstage-Ansicht den Befehl Neu. Anschließend werden in der mittleren Spalte Verfügbare Vorlagen der Backstage-Ansicht die verfügbaren Vorlagenkategorien sowie die Vorlage Leeres Dokument eingeblendet. 3 Wählen Sie in der Spalte Verfügbare Vorlagen die Kategorie und dann die gewünschte Dokumentvorlage aus. 38