MÜLLER Kilian Industriestrasse Möhlin Prozesseinheit. Import Auftragsabwicklung

Transkript

1 MÜLLER Kilian Industriestrasse Möhlin Prozesseinheit Import Auftragsabwicklung

2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt Seite 1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Vorgehensplan Seite 3 Flussdiagramm Seite 4 5 Auftragserteilung Auftrag möglich? Rücksprache Kunde Abholauftrag erstellen Abholung Verladung Vorspediteur Erfassung Verzollung Revision? Ware Revidieren Avis Dispositionsbereitstellung Zustellung der Ware Archivierung Praxisbericht Seite 6 7 Auswertungsbogen Seite 8 Quellen Seite 8 Musterdokumente Seite 9 10 Abholauftrag Deckblatt Müller Kilian 1. Prozesseinheit 2

3 Ziele und Prioritäten: Vorgehensplan Ich kann den Ablauf der Import Auftragsabwicklung genau beschreiben, sodass Dritte das Ganze verstehen. Dank dieser Prozesseinheit weiss ich was es alles für Arbeitsschritte für den Auftrag benötigt und was passieren kann, wenn ich einen Fehler mache. Datum Ziel Tätigkeit Zeitaufwand Beginn meiner 1. Prozesseinheit Thema für die 1. Prozesseinheit erhalten. 10 min Flussdiagramm Flussdiagramm erstellen. 60 min Vorgehensplan, Einleitung und Prozessbeschreibung Einleitung und Text zu den Teilschritten schreiben. 100 min Prozessbeschreibung und Besprechung Prozessbeschreibung und 2. Besprechung Text zu den Teilschritten schreiben und Besprechung mit dem Lehrlingsverantwortlichen. Text zu den Teilschritten schreiben und Besprechung mit Lehrlingsverantwortlichen. 15 min 60 min Titelblatt, Inhaltsverzeichnis Erstellen des Titelblatt und des Inhaltsverzeichnis. 60 min Prozessbeschreibung und 3. Besprechung Text zu den Teilschritten schreiben und Besprechung mit dem Lehrlingsverantwortlichen. 120 min Präsentation Prozesseinheit Präsentation der Prozesseinheit im Betrieb 90 min Präsentation Prozesseinheit Präsentation der Prozesseinheit bei der SPEDLOGSWISS 90 min Müller Kilian 1. Prozesseinheit 3

4 Flussdiagramm Start Auftragserteilung Rücksprache Kunde Auftrag Möglich? Nein Ja Abholauftrag erstellen Abholung Verladung Vorspediteur Erfassung Müller Kilian 1. Prozesseinheit 4

5 Verzollung Revision? Ja Ware revidieren Avis Nein Dispositionsbereitstellung Zustellung der Ware Archivierung Ende Müller Kilian 1. Prozesseinheit 5

6 Praxisbericht Einleitung: Bei meiner 1. Prozesseinheit handelt es sich um das Thema Import Auftragsabwicklung. In diesem Prozess beschreibe ich den kompletten Ablauf von der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Archivierung des Auftrages. Prozessbeschreibung: 1. Auftragserteilung Wir erhalten den Speditionsauftrag per Mail oder Fax erteilt. Es kommt vor, dass der Kunde uns im Voraus anruft und die Daten manuell mitteilt, nachträglich erhalten wir den Auftrag schriftlich. 2. Auftrag möglich? Es wird kontrolliert, ob die benötigten Angaben auf dem Auftrag vorhanden sind, z. B. Versender, Empfänger, Anzahl der Colis, Gewicht und Grösse. Auch halten wir mit der Dispo und dem Vorspediteur Rücksprache und klären ab ob z. B. die Sendung nicht zu gross ist oder das Zeitfenster bis zur Lieferung machbar ist. 3. Rücksprache Kunde Bei fehlenden Angaben kontaktieren wir den Kunden, um die benötigten Angaben zu erhalten. 4. Abholauftrag erstellen Ich öffne am Computer die Word Vorlage für den Abholauftrag, fülle die benötigten Angaben aus und sende ihn dann per E Mail oder Fax unserem Partner im Ausland zu. 5. Abholung Nachdem der Partner den Abholauftrag erhalten hat, organisiert er die Abholung und die benötigten Papiere, z. B. Handelsrechnung, T Dokumente und wenn benötigt EUR1. 6. Verladung Partner Nach erfolgreicher Abholung der Ware transportiert unser Partner die Ware mit den Papieren zu uns. Die meisten Sendungen sind eher klein und darum werden sie als Sammelgut versendet. Sammelgut sind verschiedene Sendungen die zusammengelegt werden, um somit die Ladefläche eines Lkw s komplett auszunutzen. 7. Erfassung Der Auftrag wird in unserem Speditionssystem PAS mit den benötigten Angaben manuell oder per Daten Fern Übermittlung (DFÜ), die wir von unserem Partner erhalten, erfasst. Unser Vorspediteur erfasst die Aufträge auf ein Bordero, dass er nach dem erfassen in eine Datei umwandelt und dann uns zusendet. Wir müssen dann nur noch im PAS die DFÜ in unser System übernehmen. Wenn die DFÜ übernommen ist drucken wir die Entladeliste und die Deckblätter, mit den Informationen über Absender, Empfänger, gewicht und Anzahl der Colis, und dann überprüfen wir die Aufträge mit den Zollpapieren ob alles richtig ist. Müller Kilian 1. Prozesseinheit 6

7 8. Verzollung Die Ware wird von unseren Deklaranten beim Zoll angemeldet und dann über eine Software namens e Dec verzollt. 9. Revision? Es gibt 3 Zoll Status. Frei ohne, Frei mit und Gesperrt. Frei ohne wird als status gesetzt, wenn der Zoll die Deklaration als korrekt empfindet und die Ware frei gibt. Der zweite status Frei mit wird gesetzt wenn der Zoll die Zollpapiere überprüfen möchte. Dann schicken wir dem Zoll die Zolldokumente zu damit Sie es überprüfen können. Der dritte und letzte status Gesperrt wird gesetzt wenn der Zoll die Ware kontrollieren möchte. Sobald der status Gesperrt gesetzt wurde hat der Zoll eine halbe stunde zur verfügung um sich bei uns anzumelden damit Sie die Ware überprüfen können. Wenn der Zoll sich angemeldet hat tritt die Revision ein und der Zöllner kann dann die Ware mit einem unserer Lagerarbeiter überprüfen. 10. Ware revidieren Ein Zöllner kommt zu uns aufs Lager und untersucht mit einem unserer Lagerarbeiter ob sich wirklich die angegebene Ware darin befindet und die richtige Tarifnummer gewählt wurde. 11. Avis Wir kontaktieren unseren Kunden um abzuklären, wann wir die Lieferung bei Ihm zustellen können. 12. Dispositionsbereitstellung Wir überprüfen ob auf dem Dossier Bemerkung wie Zustellung mit Hebebühne!, Anlage Lieferschein oder Zustellung bis 10Uhr notiert worden sind. Wenn alles gemacht ist und die Bemerkungen berücksichtigt worden sind, können wir den Auftrag im PAS einlesen und der Disposition übergeben. 13. Zustellung der Ware Als erstes werden die Sendungen anhand der Ladeliste auf den einzelnen Lagerstellplätzen (Relationen) geholt, dann gescannt damit man im System sieht das die Sendung in Zustellung ist. Nach dem Verlad stellt der Chauffeur die Sendungen den Kunden zu und die Dispo erstellt eine Rollkarte, darauf sind alle Sendungen die mit dem Touren Lkw unterwegs sind. Die Kunden müssen auf einem gerät namens F Com unterschreiben um zu bestätigen das Sie die Ware erhalten haben. Wenn man die Rollkarte mit der Ladeliste vergleicht sieht man ob alle Sendungen in zustellung sind oder es noch Sendungen gibt die nicht unterwegs sind. 14. Archivierung Die Ablieferbelege werden online archiviert und können via Internet abgerufen werden. Die Handelsrechnungen, Entladeberichte, EUR1 und T Dokumente werden in unserem Zollarchiv abgelegt. Die restlichen Dokumente wie Abholaufträge, E Mails und die Korrespondenzen werden im Direktarchiv archiviert. Schlusswort: Ich bin sehr zufrieden mit dem Thema Import Auftragsabwicklung, weil ich schon vieles über die Import Auftragsabwicklung wusste und auch neues dazulernen konnte. Das Erarbeiten des Prozesses machte mir viel Spass und ich konnte dadurch auch neue Sachen entdecken und dazulernen. Ich bin froh, dass ich auch in meinem Betrieb an der Prozesseinheit arbeiten konnte. Durch das bearbeiten des Prozesses kamen viele neue Herausforderungen auf mich zu. Zu begin war es recht schwierig für mich, aber mit der Zeit als ich ein wenig routine hatte wurde es ein bisschen einfacher. Müller Kilian 1. Prozesseinheit 7

8 Auswertungsbogen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich mich sehr auf meine erste Prozesseinheit gefreut habe. Während dem bearbeiten des Prozesses hatte ich viel spass und konnte auch viele neue sachen dazulernen. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil für mich noch alles neu war und ich erst mit der Zeit den Ablauf des Prozesses gut einarbeiten konnte. Zu beginn war es eine grosse herausforderung für mich, doch je länger ich daran Arbeitete und ich mich mehr bei Arbeitskollegen informiert habe, vfiel es mir immer leichter und ich konnte dadurch die herausforderungen gut meistern. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden zufrieden weil es meine erste Prozesseinheit ist, und ich sehr zufrieden damit bin. Zu beginn war mir noch alles fremd, doch mit der Zeit erlernt man immer mehr und es fällt einem viel leichter. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil es meine erste Prozesseinheit ist, kann ich diesen Prozess als Vorlage für die Weiteren benützen und sie somit wenn möglich verbessern. Quellen Tudisco Adriana 3. Prozesseinheit Streck Mitarbeiter Müller Kilian 1. Prozesseinheit 8

9 Musterdokumente Musterdokument 1 Der Abholauftrag Müller Kilian 1. Prozesseinheit 9

10 Musterdokument 2 Deckblatt Bemerkungen zur Sendung Müller Kilian 1. Prozesseinheit 10