19 Zentral- und Filialdokumente

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1 19 Zentral- und Filialdokumente Dieses Kapitel deckt folgende Punkte aus dem ECDL-Syllabus AM3 Textverarbeitung advanced ab: 2.1.1, und Bei der Erstellung umfangreicher Texte (mit vielen speicherplatzintensiven Abbildungen) gelangt man bald an die Grenzen der Übersichtlichkeit und der Leistungsfähigkeit des Programms. Die Funktion des Zentraldokuments erlaubt es nun, solch große Texte aus einer Folge von einzelnen, eigenständigen Dokumenten zusammenzustellen. Diese Filialdokumente (Unterdokumente) lassen sich separat wie jedes Word-Dokument natürlich auch von unterschiedlichen Personen bearbeiten, sie werden nur über das Zentraldokument verwaltet. Vom Zentraldokument aus lassen sich dann übergreifende Funktionen ausführen, z.b. die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses oder Index. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ein Zentraldokument (Masterdokument) erstellen Filialdokumente (Unterdokumente) innerhalb eines Zentraldokuments erstellen und Filialdokumente in ein Zentraldokument einfügen und löschen können 19.1 Zentraldokument und Filialdokumente Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Sie verfahren müssen, wenn Sie eine Reihe einzelner Word-Dokumente als Filialdokumente in ein Zentraldokument einfügen. Stellen Sie sich vor, ein Verlag will ein neues Kochbuch herausbringen und bittet ausgewählte Personen, Word-Dateien zu senden, in denen ihr Lieblingsrezept beschrieben ist. Zunächst muss eine neue Datei erstellt werden, die als Zentraldokument dienen soll, aus dem heraus die Filialdokumente verwaltet werden können. Um ein Zentraldokument (Masterdokument) einzurichten: Erstellen Sie mit DATEI > Neu ein neues Dokument. Wechseln Sie mit ANSICHT > Gliederung in die Gliederungsansicht. Die Symbolleiste Gliederung wird eingeblendet. (Zur Arbeit in der Gliederungsansicht siehe Kap. 13.) Zentraldokument Die Symbolleiste Gliederung steht in der Gliederungsansicht zur Verfügung und kann im Dokument frei positioniert werden. Die Schaltflächen in der dritten Reihe sind für die Bearbeitung von Zentral- und Filialdokumenten vorgesehen. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokument einfügen, um das Dialogfenster Unterdokument einfügen aufzurufen. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Dateien befinden, die als Unterdokumente eingefügt werden sollen, markieren Sie die gewünschte Datei durch Anklicken und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Öffnen. Die Datei wird als Filialdokument eingefügt. Textverarbeitung advanced 123

2 19 Zentral- und Filialdokumente Setzen Sie den Mauszeiger an das Ende des Dokuments und wählen Sie erneut den Befehl Unterdokument einfügen. Bestimmen Sie im Dialogfenster Unterdokument einfügen die Datei, die als weiteres Filialdokument eingefügt werden soll. Ein weiteres Filialdokument wird über das Dialogfenster Unterdokument einfügen hinzugefügt. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle einzufügenden Filialdokumente. Sind alle benötigten Filialdokumente eingefügt, wählen Sie DATEI > Speichern. Das Zentraldokument ist nun eingerichtet Filialdokumente erstellen Im vorherigen Beispiel wurde gezeigt, wie Sie eine Reihe von Einzeldokumenten als Filialdokumente in ein Zentraldokument einbinden. Nun werden Sie erfahren, wie Sie den Inhalt eines Einzeldokuments so aufteilen, dass eine Reihe von Unterdokumenten entsteht und dabei das ursprüngliche Einzeldokument zum Zentraldokument wird. Stellen Sie sich vor, ein Verlag bittet eine bekannte Persönlichkeit, ihre drei Lieblingsrezepte in Form eines Word-Dokuments (also eines Einzeldokuments) zu senden. Aus diesem Einzeldokument sollen drei Filialdokumente erstellt werden. Tipp: Word richtet sich bei der Aufteilung des Einzeldokuments in Unterdokumente nach dem ersten Überschriftenformat, das innerhalb des markierten Bereiches liegt. Bei unserem Beispiel sind die Namen der Gerichte mit dem Standard-Format Überschrift 1 formatiert. Sooft nun Word innerhalb des markierten Bereichs auf das Format Überschrift 1 trifft, wird ein neues Filialdokument erzeugt. D.h.: Immer dann, wenn die Erzeugung eines neuen Filialdokuments gewünscht ist, muss das Format Überschrift 1 vorliegen; und es darf nirgendwo im markierten Bereich das Format Überschrift 1 festgelegt sein, wo nicht die Erzeugung eines neuen Filialdokuments gewünscht ist. Aufteilung in Filialdokumente Der Aufteilung in Filialdokumente geschieht auf folgende Weise: Öffnen Sie das Ausgangsdokument und wechseln Sie mit dem Befehl ANSICHT > Gliederung in die Gliederungsansicht. 124 Textverarbeitung advanced

3 19 Zentral- und Filialdokumente Kontrollieren Sie, ob überall dort, wo ein neues Filialdokument erstellt werden soll, das Format Überschrift 1 festgelegt ist (und dass vor dem ersten Vorkommen von Überschrift 1 kein anderes Überschriftenformat verwendet wurde). Dort, wo der Beginn eines neuen Filialdokuments sein soll, wird jenes Überschriftenformat festgelegt, das die Erzeugung eines Filialdokuments auslöst. In der nebenstehenden Abbildung ist der Text Kalbsschnitzel auf Gemüserösti mit Überschrift 1 formatiert. Dadurch wird das neue Filialdokument mit diesem Text beginnen. Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN > Alles markieren STRG A, da der Inhalt des gesamten Dokuments in Filialdokumente unterteilt werden soll. Wählen Sie auf der Symbolleistung Gliederung die Schaltfläche Unterdokument erstellen, um das Ausgangsdokument aufzuteilen. Die Aufteilung wird durchgeführt. Damit Sie den Überblick über die Filialdokumente nicht verlieren: Klicken Sie innerhalb der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente reduzieren. Bestätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster mit Ja, um die Änderungen im Zentraldokument zu speichern. Die reduzierten Unterdokumente scheinen nun im Zentraldokument als Hyperlinks auf. Mit Klick auf die Schaltfläche Unterdokumente reduzieren Filialdokumenten angezeigt. werden Hyperlinks zu den Um wieder den Inhalt der Unterdokumente einzublenden, klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern. Filialdokumente sperren Im Zentraldokument lässt sich festlegen, dass ein Filialdokument gesperrt wird und im Zentraldokument nicht mehr geändert werden kann. (Direkt im Filialdokument können Änderungen durchgeführt werden, allerdings muss das Dokument unter einem anderen Dateinamen abgespeichert werden.) Die Sperre eines Filialdokuments wird durch das Symbol angezeigt. Textverarbeitung advanced 125

4 19 Zentral- und Filialdokumente In der reduzierten Ansicht scheint das Symbol für die Sperre immer auf, auch wenn es freigegeben ist. Nur in der erweiterten Ansicht bedeutet das Symbol, dass das Filialdokument gesperrt ist. Filialdokument sperren Um ein Unterdokument zu sperren: Öffnen Sie das Zentraldokument und klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern. Setzen Sie die Einfügemarke innerhalb des Zentraldokuments in das Unterdokument, das gesperrt werden soll. Wählen Sie auf der Symbolleiste Gliederung den Befehl Dokument sperren. Vor der Überschrift des gesperrten Dokuments wird nun das Symbol für Sperre angezeigt. Ob ein Unterdokument gesperrt ist, kann nur in der erweiterten Ansicht an dem Symbol ersehen werden. Wenn ein Unterdokument gesperrt ist, kann es innerhalb des Zentraldokuments nicht geändert werden. Sperre aufheben Sperre aufheben Um die Sperre eines Unterdokuments aufzuheben: Öffnen Sie das Zentraldokument und klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern. Setzen Sie die Einfügemarke innerhalb des Zentraldokuments in das Unterdokument, dessen Sperre aufgehoben werden soll. Wählen Sie auf der Symbolleiste Gliederung den Befehl Dokument sperren. Vor der Überschrift des nun freigegebenen Dokuments wird das Symbol für Freigabe angezeigt Filialdokumente in das Zentraldokument einfügen Einem Zentraldokument können jederzeit weitere Filialdokumente hinzugefügt werden. Filialdokument hinzufügen Um ein weiteres Filialdokument hinzuzufügen: Öffnen Sie das Zentraldokument und wählen Sie den Befehl ANSICHT > Gliederung. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern. Setzen Sie die Einfügemarke dorthin, wo das Unterdokument eingefügt werden soll. Klicken Sie auf der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokument einfügen, um das Dialogfenster Unterdokument einfügen aufzurufen. Wählen Sie im Dialogfenster Unterdokument einfügen das Dokument aus, das als Unterdokument eingefügt werden soll und klicken Sie auf Öffnen. Das zuvor ausgewählte Dokument wird als Unterdokument eingefügt. Speichern Sie die Änderungen. 126 Textverarbeitung advanced

5 19 Zentral- und Filialdokumente Ein Klick auf die Schaltfläche Filialdokumente reduzieren zeigt, dass in unserem Zentraldokument das neu hinzugefügte Unterdokument als weiterer Hyperlink angezeigt wird. Mit der Tastenkombination STRG + Klicken wird das Unterdokument geöffnet. Ein Filialdokument entfernen Aus einem Zentraldokument können jederzeit Filialdokumente entfernt werden. Um ein Unterdokument aus dem Zentraldokument zu entfernen: Öffnen Sie das Zentraldokument in der Gliederungsansicht. Klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern. Filialdokument entfernen Setzen Sie die Einfügemarke in das Filialdokument, das entfernt werden soll. Für den Fall, dass das Filialdokument gesperrt ist, betätigen Sie auf der Symbolleiste Gliederung den Befehl Dokument sperren. Vor der Überschrift des nun freigegebenen Dokuments wird das Symbol für Freigabe angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Unterdokumentsymbol neben der Überschrift Text des Unterdokuments wird daraufhin markiert.. Der Betätigen Sie die ENTF Taste. Das Unterdokument wird dadurch nur aus dem Zentraldokument entfernt, physisch bleibt es jedoch auf der Festplatte erhalten. Speichern Sie die Änderungen im Zentraldokument. Textverarbeitung advanced 127

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7 20 Gemeinsame Bearbeitung Dieses Kapitel deckt folgende Punkte aus dem ECDL-Syllabus AM3 Textverarbeitung advanced ab: 1.4.1, 1.4.2, und Vor allem umfangreichere Texte werden gewöhnlich nicht von einer einzigen Person fertig gestellt, sondern müssen zur Weiterbearbeitung, Überarbeitung oder Korrektur an andere Personen weitergereicht werden. Das kann auf Papier erfolgen: Das Dokument wird ausgedruckt, an den Bearbeiter geschickt, der die Korrekturen, Änderungen und Ergänzungen händisch anbringt und die korrigierte Fassung zurückschickt, woraufhin die Änderungen eingetippt werden. Word bietet für das Redigieren jedoch eine zeitund Kosten sparende Alternative: Man kann sich den Ausdruck auf Papier ersparen und die Änderungen und Änderungsvorschläge direkt am Bildschirm unter Zuhilfenahme von Hervorhebungen und Kommentaren durchführen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Textkommentare einfügen, bearbeiten und löschen Text hervorheben um Änderungen im Dokument zu verfolgen und vorgeschlagene Änderungen annehmen oder verwerfen können 20.1 Textkommentare Mit Hilfe von Kommentaren können Sie zu einzelnen Textstellen im Dokument Anmerkungen machen, die nicht direkt im Text aufscheinen, sondern sich ein- und wieder ausblenden lassen. Für das Erstellen und Bearbeiten von Kommentaren bietet Word eine eigene Symbolleiste, auf der sich die Schaltflächen mit den notwendigen Befehlen befinden. Sie können diese Symbolleiste mit dem Befehl ANSICHT > Symbolleisten > Überarbeiten einblenden. Kommentar einfügen Um einen Kommentar einzufügen: Markieren Sie den Text oder das Objekt, zu dem Sie einen Kommentar einfügen wollen, und klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Neuer Kommentar. Kommentar einfügen Einen Kommentar über die Symbolleiste Überarbeiten einfügen. Textverarbeitung advanced 129

8 20 Gemeinsame Bearbeitung Im unteren Teil des Bildschirmes wird das Überarbeitungsfenster eingeblendet. Kommentare werden nach dem Zeitpunkt der Erstellung gereiht. Der Name des Bearbeiters wird über dem Kommentar angezeigt. In das Kommentarfenster werden die Kommentare eingegeben. Geben Sie den Kommentar in das Kommentarfenster ein. Klicken Sie in das Dokument um die Bearbeitung fortzusetzen. Um das Überarbeitungsfenster zu schließen, klicken wählen Sie auf der Überarbeitungsleiste den Befehl. Der Kommentar wird im Dokument farbig hervorgehoben. Sobald der Mauszeiger über den Kommentar geführt wird, wird der Text des Kommentars als Quickinfo eingeblendet. Der Kommentartext wird als Quickinfo eingeblendet. Der kommentierte Text wird in eckigen Klammern sichtbar gemacht. Damit Kommentare mit farbiger Unterlegung und der Text des Kommentars als Quickinfo angezeigt werden, müssen unter EXTRAS > Optionen > Ansicht im Gruppenfeld Anzeigen die Kontrollkästchen Hervorheben und Quickinfo aktiviert sein. Kommentaranzeige in der Ansicht Seitenlayout Wenn Sie die Seitenlayout- Ansicht gewählt haben, werden Kommentare am rechten Bildschirmrand angezeigt. Linien verbinden kommentierten Text mit dem Kommentartext. Kommentare ausblenden Auf der Symbolleiste Überarbeiten finden Sie den Befehl Anzeigen. Hier können Sie die Kommentare ausblenden, indem Sie den Eintrag Kommentare deaktivieren. Im Überarbeitungsfenster kann der Kommentartext weiterhin eingesehen werden. Kommentar bearbeiten Kommentar bearbeiten Um einen Kommentar zu bearbeiten: Setzen Sie die Einfügemarke in den Kommentar. 130 Textverarbeitung advanced

9 20 Gemeinsame Bearbeitung Wählen Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten den Befehl Kommentar bearbeiten. (Alternative: Kommentierten Text anklicken und KONTEXTMENÜ > Kommentar bearbeiten) Im Überarbeitungsfenster steht die Einfügemarke beim zu bearbeitenden Kommentar. Führen Sie im Überarbeitungsfenster die Änderungen im Kommentartext durch. Kommentar löschen Um einen Kommentar wieder zu entfernen: Setzen Sie die Einfügemarke in den Kommentar. Klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Kommentar löschen. Der Kommentar wird entfernt. (Alternative: KONTEXTMENÜ > Kommentar löschen.) Kommentar löschen 20.2 Hervorhebung von Änderungen Wenn Sie an einem ausgedruckten Manuskript Korrekturen, Änderungen oder Streichungen durchführen und das überarbeitete Exemplar dann weitergeben, so sieht der nächste Bearbeiter nicht nur das Ergebnis Ihrer Bearbeitung, sondern auch den ursprünglichen Zustand (den falsch geschriebenen, den gestrichenen Text). Das hat den großen Vorteil, dass der Bearbeiter nachvollziehen kann, wo und was Sie geändert haben. Würden Sie die Korrekturarbeit einfach direkt am Bildschirm durchführen, so ginge die ursprüngliche Fassung verloren, Sie würden sie mit den Änderungen überschreiben und die Bearbeitung wäre für andere nicht mehr nachvollziehbar. Aus diesem Grund bietet Word einen Überarbeitungsmodus an: Wenn Sie in diesem Modus Text löschen, werden die Streichungen nicht aus dem Dokument entfernt, sondern lediglich durchgestrichen dargestellt, Hinzufügungen werden automatisch farbig und unterstrichen dargestellt usw. Anzeige der Änderungen festlegen Sie können festlegen, auf welche Weise die von Ihnen im Zuge einer Überarbeitung eingefügten, geänderten oder gelöschten Textstellen im Dokument hervorgehoben werden. Damit die Änderungen am Bildschirm angezeigt werden, müssen Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten die Anzeige von Änderungen aktivieren. Aktivieren Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten den Befehl Anzeigen > Einfügungen und Löschen. Anzeige der Änderungen Die Anzeige von Änderungen kann über den Befehl Anzeigen > Einfügungen und Löschen aktiviert und deaktiviert werden. Textverarbeitung advanced 131

10 20 Gemeinsame Bearbeitung Formatierung Formatierung der Hervorhebungen Sie können festlegen, auf welche Weise überarbeitete Textstellen hervorgehoben werden sollen. Aktivieren Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten den Befehl Anzeigen > Optionen. Dialogfenster EXTRAS > Optionen > Änderungen verfolgen. Im Dialogfenster Änderungen verfolgen lässt sich nun festlegen, auf welche Weise geänderter Text dargestellt wird. Im Gruppenfeld Markierungsoptionen bestimmen Sie, wie Zeilen, in denen Änderungen durchgeführt wurden, gekennzeichnet werden. Standardmäßig wird dies durch eine äußere Rahmenlinie dargestellt. Eingefügter Text wird standardmäßig unterstrichen dargestellt, gelöschter Text durchgestrichen. Klicken Sie auf OK. Die Überarbeitungen werden hervorgehoben: Geänderte oder gelöschte Textstellen sind durchgestrichen dargestellt, Einfügungen sind unterstrichen und Absätze mit Änderungen weisen außen eine Rahmenlinie auf. Änderungen im Überarbeitungsmodus eingeben Überarbeitungsmodus Nachdem Sie festgelegt haben, wie Änderungen angezeigt werden sollen, können Sie nun daran gehen, das Dokument zu überarbeiten. Dazu müssen Sie in den Überarbeitungsmodus wechseln. Um im Überarbeitungsmodus Änderungen durchzuführen: Klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf die Schaltfläche Änderungen verfolgen. Sie befinden sich nun im Überarbeitungsmodus. Führen Sie die Änderungen durch. Die Auswirkungen werden gemäß Ihren Festlegungen am Bildschirm angezeigt. Wenn Sie die Überarbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Änderungen verfolgen um den Überarbeitungsmodus zu beenden. 132 Textverarbeitung advanced

11 20 Gemeinsame Bearbeitung Text, den Sie jetzt eingeben, wird nicht mehr hervorgehoben dargestellt, sondern vom Programm als normaler Text erkannt Änderungen annehmen bzw. verwerfen Wenn Sie ein Dokument erhalten, in dem Änderungen durchgeführt wurden, müssen Sie entscheiden, ob Sie die vorgeschlagenen Änderungen annehmen oder ablehnen. Änderungen zur Gänze annehmen oder ablehnen Wenn Sie sämtliche Änderungen eines Dokuments annehmen oder ablehnen wollen, so können Sie dies auf folgende Weise bewerkstelligen: Blenden Sie die Symbolleiste Überarbeiten ein und stellen Sie über den Befehl Anzeigen sicher, dass alle Änderungen angezeigt werden. Änderungen annehmen / verwerfen Wenn Sie alle Änderungen annehmen wollen, klicken Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten auf den Listenpfeil neben der Schaltfläche Änderungen annehmen. Wählen Sie den Befehl Alle Änderungen im Dokument annehmen. Die Ablehnung aller Änderungen erreichen Sie, indem Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten die Liste Änderungen ablehnen öffnen. Klicken Sie auf den Listeneintrag Alle Änderungen ablehnen. Welche Befehle in den Listen Änderungen annehmen und Änderungen ablehnen aktiv sind, hängt davon ab, welche Änderungen im Dokument vorgenommen wurden bzw. angezeigt werden. Änderungen prüfen Wenn Sie die Änderungen nicht pauschal annehmen oder ablehnen wollen, müssen Sie bei jeder Änderung entscheiden, ob Sie diese annehmen oder ablehnen wollen. Setzen Sie die Einfügemarke an den Beginn des Dokuments. Auf der Symbolleiste Überarbeiten finden Sie die Schaltflächen Weiter und Zurück. Klicken Sie auf Weiter um die erste Änderung zu markieren. Änderungen prüfen Textverarbeitung advanced 133

12 20 Gemeinsame Bearbeitung Änderungen annehmen Wählen Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten den Befehl Änderung annehmen. Wenn es sich bei der Änderung um eine Einfügung handelt, wird die kennzeichnende Markierung (rot und unterstrichen) ausgeblendet. Zu löschender Text wird aus dem Dokument endgültig entfernt. Änderungen ablehnen Wählen Sie auf der Symbolleiste Überarbeiten den Befehl Änderung ablehnen. Wenn es sich bei der abgelehnten Änderung um eine Einfügung handelt, wird diese aus dem Dokument entfernt. Text, der zur Löschung vorgesehen war, verliert seine Kennzeichnung (rot durchgestrichen) und verbleibt im Text. Wechseln Sie mit den Schaltflächen Weiter und Zurück zwischen den Änderungen und entscheiden Sie, ob die jeweilige Änderung angenommen oder abgelehnt werden soll. Änderungen verfolgen über Kontextmenü Markieren Sie die vorgeschlagene Änderung über die Schaltflächen Weiter Zurück bzw. klicken Sie in den als Änderung gekennzeichneten Text. und Rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen Sie den gewünschten Eintrag. Änderungen verfolgen im Überarbeitungsfenster Im Überarbeitungsfenster sind alle Änderungen mit dem Namen des Bearbeiters und des Zeitpunktes der Änderung aufgelistet. Blenden Sie über die Schaltfläche Überarbeitungsfenster (sie befindet sich auf der Symbolleiste Überarbeiten) das Fenster mit den aufgelisteten Änderungen ein. Markieren Sie die Änderung im Überarbeitungsfenster und rufen Sie das Kontextmenü auf. Wählen Sie den benötigten Befehl. 134 Textverarbeitung advanced