Schriftgut- und Informationsverwaltung. Anleitung BürgerTOP

Transkript

1 Schriftgut- und Informationsverwaltung Anleitung BürgerTOP 1. Systemvoraussetzung 2 2. Software starten 2 3. Funktionen Datei Hilfe Admin 3 Indivikar AG sekretariat@indivikar.ch Dottikerstrasse Hägglingen Suchen 4 5. Dokument aufrufen 5 6. Dokument hinzufügen 5 7. Datensicherung 5 8. Helpline 5

2 1. Systemvoraussetzung Das BürgerTOP kann wahlweise lokal (Client) oder auf einem Server deponiert werden. Damit das BürgerTOP einwandfrei läuft müssen folgende Voraussetzungen auf dem Client (Ausführender-Rechner) erfüllt sein: Betriebssystem: Windows XP, 7, 8, 8.1 Mac und Linux auf Anfrage Lese- und Schreiberechte auf Ablageordner Java JRE (Java Runtime Environment) (Ab Version 1.6.0) PDF-lesefähiges Programm (z.b. Adobe Reader) 2. Software starten Das entsprechende Tool befindet sich auf dem INDIVIKAR -USB-Stick oder auf dem von Ihnen gewählten Laufwerk. Die Grundeinstellungen werden durch einen INDIVIKAR-Mitarbeiter vorgenommen. Mittel Doppelklick auf das Icon öffnet sich folgendes Bild: September /5

3 3. Funktionen Suchfunktion Tool minimieren Tool beenden Namen Alphabetisch Dokumente 3.1 Datei Über den Menüpunkt «Datei» kann das Programm beendet werden. 3.2 Hilfe Im Menüpunkt «Hilfe» finden Sie Angaben, wie Sie mit uns in Kontakt treten können. Die jeweils aktuelle Version der Anleitung kann hier direkt von unserer Internetseite heruntergeladen werden. 3.3 Admin Der Bereich «Admin» ist Passwort geschützt. Änderungen können hier nur durch die INDIVIKAR vorgenommen werden. Dieser Punkt wird nur bei der Installation oder für das Hinzufügen weiterer Daten verwendet. September /5

4 4. Suchen Jedes Dossiers wurde in einem Dokument zusammengefasst. Die Ablage erfolgt alphabetisch nach dem Nachnamen. Zur besseren Übersicht wurden die einzelnen Dossiers in Ordner zusammengefasst. Als erste Stufe wurde der erste Buchstabe gewählt. So sind im Startbildschirm immer max. 26 Ordner sichtbar. Als zweite Stufe wurden die Nachnamen nach den ersten zwei Buchstaben geordnet. Die dritte Stufe ist der Ausgeschribene Name. In diesem Order befinden sich sämtliche Dossiers mit dem selben Nachnamen. Bindestrich-Namen wurden zur besseren Übersicht nicht zusätzlich aufgeteilt. So ist gewährleistet, das ganze Familien zusammen in einem Ordner abgelegt werden können. Durch Doppelklick auf den gewünschten Ordner öffnen sich die Unterordner. Alternativ kann die Suchfunktion verwendet werden. Hier kann wahlweise der ganze oder nur die Anfangsbuchstaben eines Nachnamens eingegeben werden. Nach Vornamen kann nicht gesucht werden. Mit Enter (oder durch klicken auf «suchen») werden im «Namen» sämtliche Varianten die den eingegeben Kriterien entsprechen, angezeigt. Der gewünschte Name muss mittels Doppelklick ausgewählt werden. Im «Alphabetisch» öffnet sich der entsprechende Ordner. Im «Dokumente» wird das Dokument angezeigt. Sind mehrere Dossiers im Ordner abgelegt (mehrere Personen mit dem gleichen Nachnamen) kann mittels der Scroll-Leiste auf der rechten Seite zur gewünschten Person gescrollt werden. Auf Gross-/Kleinschreibung muss nicht geachtet werden. September /5

5 Durch einen Doppelklick auf das Vorschaubild öffnet sich das entsprechende Dossier im PDF. Hier kann es nach belieben ausgedruckt oder per Mail verschickt werden. 5. Dokument aufrufen Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Vorschaubild öffnet sich das Dokument. (Adobe Reader oder anderes PDF-lesefähiges Programm muss installiert sein) Es spielt somit keine Rolle ob es sich um ein- oder mehrseitige Dokumente handelt. Die Unterlagen können so bei Bedarf jederzeit problemlos ausgedruckt werden. 6. Dokument hinzufügen Abgeschlossene Einbürgerungsfälle werden durch die INDIVIKAR mikroverfilmt. Die Diazokopien werden im Archiv dauernd aufbewahrt. Die digitalen Daten werden am Ende des Auftrages durch die INDIVIKAR eingelesen. Selber können keine Dokumente hinzugefügt / geändert werden. 7. Datensicherung Mit der Übergabe des USB-Sticks bzw. der Daten ist der Auftraggeber für die Datensicherung zuständig. Es empfiehlt sich den Ordner «BürgerTOP» regelmässig zu sichern. 8. Helpline Sollten Sie Fragen zu unserem BürgerTOP haben, erreichen Sie uns unter der Telefonnummer oder per Mail an sekretariat@indivikar.ch. September /5