Einführung der Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover - Ein Erfahrungsbericht

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1 Einführung der Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover - Ein Erfahrungsbericht Dr. Reingis Hauck Dezernat Forschung und EU-Hochschulbüro, Technologietransfer

2 Dezernat Forschung und EU-Hochschulbüro, Technologietransfer 2 Aufgabenbereiche Forschungsförderung Beratung zur Europäischen Wissenschaftsförderung Beratung für alle Hochschulen im Raum Hannover/Hildesheim seit 1992 (EU- Hochschulbüro) Beratung zur nationalen Forschungsförderung seit Juli 2007 für die LUH Wissens und Technologietransfer Seit dem gehört unitransfer zum Dezernat 4 Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 2

3 Inhalt Was ist Trennungsrechnung? Das Konzept Einführung Wichtige Bestandteile: Gemeinkosten, Kalkulationsschema, Buchungsvorgänge Resumé Was ist gut gelaufen, wo lauern Probleme? Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 3

4 Was bedeutet Trennungsrechnung? Vorgabe des Gemeinschaftsrahmens für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation der EU vom (2006/C 323/01) Alle europäischen Universitäten müssen nachweisen, dass ihre wirtschaftlichen Leistungen (Auftragsforschung, Dienstleistungen) subventionsfrei erbracht werden. Dieser Nachweis erfolgt durch Trennungsrechnung Trennung der Kosten der wirtschaftlichen Tätigkeit von Ausgaben und Finanzierung der nicht-wirtschaftlichen Tätigkeit. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 4

5 Grundprinzip Trennungsrechnung Unterscheidung von Drittmittelprojekten in Projekte des wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Bereichs erforderlich. Bei Drittmittelprojekten, die dem wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen sind, müssen neue Vorgaben im Rahmen der Kalkulation und der Abwicklung dieser Projekte beachtet werden. Die Kalkulation und Abrechnung der Drittmittelprojekte im nicht-wirtschaftlichen Bereich erfolgt wie bisher. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 5

6 Handlungsbedarf Seit dem ist die Umsetzung der Trennungsrechnung verbindlich vorgeschrieben! Die öffentlichen Förderer verlangen zunehmend Erklärungen der Hochschulen, dass die Anforderungen der Trennungsrechnung umgesetzt sind. Stand der Umsetzung Niedersachsen: Umsetzung des Konzepts an allen Hochschulen im Jahr 2009 LUH: Konzept zur Umsetzung wurde am 8. Juli 2009 im Präsidium beschlossen. Seit dem 1. September 2009 müssen Drittmittelprojekte des wirtschaftlichen Bereichs nach den neuen Regeln kalkuliert und abgerechnet werden. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 6

7 Wer hat das LUH-Konzept erarbeitet? Seit 2008 arbeitet eine AG aus Mitgliedern der Dezernate: Organisationsentwicklung, Personal und Recht, Finanzen, Forschung und EU-Hochschulbüro und des Präsidialstabs an der Umsetzung des Konzepts in Abstimmung mit den anderen Hochschulen in Niedersachsen Das (Grund-) Konzept wurde von einem Wirtschaftsprüfer begleitet und der EU-Kommission erfolgreich vorgestellt. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 7

8 Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit Spezialausgabe uni intern Ab August/ September 2009 gab es 9 Schulungstermine Über 2000 Einladungen (breite Streuung über alle Statusgruppen) Über 600 Personen haben teilgenommen Internetportal zur Trennungsrechnung mit allen Infos & Unterlagen Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 8

9 Wichtige Bestandteile des Konzepts 1. Wann ist ein Projekt wirtschaftlich? 2. Wie sieht das Kalkulationsschema aus? 3. Wie werden die Gemeinkosten berechnet? 4. Wie sehen die Buchungsvorgänge aus? Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 9

10 Welche Drittmittelprojekte fallen in den Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit? Zuordnung eines Drittmittelprojekts erfolgt auf Grundlage der steuerrechtlichen Prüfung Steuerbar = i. d. R. mehrwertsteuerpflichtig= Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeit Beispiele für Projekte des wirtschaftlichen Bereichs Auftragsforschung Vermietung von Forschungsinfrastruktur Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 10

11 Hinweise zur Steuerpflicht Die Auftragsforschung staatlicher Hochschulen ist seit dem grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig! Was ist Auftragsforschung? Definition Auftragsforschung an der LUH Bei der Auftragsforschung handelt es sich um Aufträge Dritter, deren Ergebnisse in der Regel dem Geldgeber zur Verfügung und Verwertung gestellt werden müssen. Es gibt einen Leistungsaustausch und einen Wettbewerb zur freien Wirtschaft. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 11

12 Was bedeutet es, wenn ein Drittmittelprojekt dem wirtschaftlichen Bereich zugeordnet ist? Die in einem Drittmittelprojekt angebotene Leistung muss zu einem Preis angeboten werden, der sowohl sämtliche Kosten (Vollkosten) als auch eine angemessene Gewinnspanne enthält. Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 12

13 Kalkulation auf Vollkostenbasis Vollkosten = direkte Kosten + indirekte Kosten Direkte Kosten Können direkt einem Projekt zugeordnet werden Eingesetztes Personal, Verbrauchsmaterialien, Reisekosten, Indirekte Kosten = Gemeinkosten Können nicht direkt einem Projekt zugeordnet werden Gebäudekosten, Strom, Heizung, Kosten für zentrale Einrichtungen wie RRZN Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 13

14 Ermittlung Gemeinkostenzuschlag 2010 Gesamtkosten auf Endkostenstellen Gemeinkosten Gemeinkosten - Direkt auf den Kostenstellen gebuchte Aufwendungen - Anteil der nicht als lehrbezogen klassifizierten Gebäudekosten (Umlagen für Miete, Strom, Heizung, Wasser, etc.) Gemeinkosten - Umlage Fakultätskosten - Umlagen RRZN, UB = 72% Lehrbezogene Kosten Personalkosten Landesmittelpersonal Lehrbezogene Kosten: - Dezernat Studentische Angelegenheiten - Lehrbezogene Gebäudekosten - Einrichtungen ohne Servicebezug in der Forschung - Einrichtungen mit starkem Lehrbezug Personalkosten Drittmittelpersonal, Personalkosten Landesmittelpersonal Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 14

15 Hinweise zur Kalkulation des Personals Grundlage zur Kalkulation des Zusatzpersonals voraussichtliche IST - Kosten Grundlage zur Kalkulation des Landespersonals Durchschnittssätze für unterschiedliche Entgeltgruppen (jährliche Aktualisierung) Achtung! Arbeitszeitaufschreibung per Stundenzettel notwendig (NUR anteilige Arbeitszeit auf dem Projekt) Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 15

16 Kalkulationsschema Personalkosten Landespersonal (erforderlich! Prof & Sekretärin) Zusatzpersonal Sachkosten (Reisen, Material, ) Gemeinkosten (z. Zt. 72% der Gesamtpersonalkosten) Gewinnkostenzuschlag i. d. R. mindestens 3% auf Gesamtkosten Gesetzliche Mehrwertsteuer 19% Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 16

17 Wer ist zuständig für was? Beratung zur Kalkulation Dezernat Forschung und EU-Hochschulbüro, Technologietransfer (SG Nationale Forschungsförderung) Steuerrechtliche Fragen, Ermächtigungen für Vertragsabschlüsse Dezernat Finanzen Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 17

18 Buchungsvorgänge - + Projekt Kostenstelle Institut Zentraler Fonds Personalkos ten (Land * & Zusatz) Gemeinkosten Landespersonal * Verrechnung Landespersonal laut Stundenzettel 50% 50% Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 18

19 Projektabschluss Gewinn/ Verlust Gewinn verstärkt Sonderrücklage (SR) Verlust: Ausgleich ausschließlich (!) durch wirtschaftliche SR wirtschaftlich Bei Verwendung des Restbestandes im hoheitlichen Bereich Verschiebung in SR nicht wirtschaftlich sinnvoll Projektabschluss zeitnah erforderlich! Achtung? Körperschaftssteuer bei Dienstleistungen Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 19

20 Resumé Öffentlichkeitsarbeit hat sich gelohnt Kalkulationsschema wurde angenommen Rückgang Auftragsforschung? Antwort noch nicht möglich Probleme? Unteraufträge (BMBF- AAA) Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 20

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Trennungsrechnung an der Leibniz Universität Hannover Seite 21

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