Wir schaffen Lösungen für den Mittelstand professionell, individuell!

Transkript

1 Jahresabschluss in der Office Line 2013 Bereich Warenwirtschaft Wir schaffen Lösungen für den Mittelstand professionell, individuell!

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Allgemeine Arbeiten zum Jahresabschluss Voraussetzungen für den Jahresabschluss Anlage eines neuen Geschäftsjahres Arbeiten in der Warenwirtschaft Ergänzungen zum Jahreswechsel ges. Änderungen Gelangensbestätigung Ausstellung von Rechnungen / Gutschriften Pro Active GmbH Seite 2 von 12

3 1. Allgemeine Arbeiten zum Jahresabschluss Mit Hilfe dieses Dokumentes können Sie Schritt für Schritt den Jahresabschluss in der Office Line vorbereiten bzw. durchführen. 1.1 Voraussetzungen für den Jahresabschluss In der Office Line gibt es keinen Jahresabschluss im Sinne eines endgültigen Abschlusses. Es wird lediglich ein neues Geschäftsjahr eröffnet, das dann an einigen Stellen eingerichtet wird. Daher gibt es auch keine speziellen Vorbereitungen die vorher durchgeführt werden müssen. 1.2 Anlage eines neuen Geschäftsjahres Der erste Schritt für den Jahresabschluss ist die Anlage eines neuen Geschäftsjahres. Dieser Schritt kann jederzeit durchgeführt werden ohne dass es dadurch irgendwelche Nachteile gibt. Während der Anlage des Geschäftsjahres werden diverse Vorgaben abgefragt. Es sollten alle Einstellungen i.d.r. so übernommen werden. Einzig die Anzahl der Buchungsperioden für Jahresabschlussarbeiten sollte man sich überlegen und ggf. ändern Pro Active GmbH Seite 3 von 12

4 ACHTUNG!!!: Ebenfalls wird die Besteuerungsform eingestellt. Hier kann zwischen Soll- und Ist-Versteuerung gewählt werden. Diese Einstellung hat erhebliche Auswirkung auf die Umsatzsteuervoranmeldung! Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich! Sollte trotzdem die falsche Besteuerungsart ausgewählt werden, so kann dies nur durch eine Rücksicherung behoben werden. Zur Hilfe wird hier immer die Versteuerung aus dem letzten Geschäftsjahr vorgeschlagen. Ohne Rücksprache mit dem Steuerberater sollte diese Einstellung nicht verändert werden. Wenn alle Fragen beantwortet wurden, wird das neue Geschäftsjahr angelegt und eröffnet. Dieses Geschäftsjahr kann nicht ohne Weiteres wieder gelöscht werden! 2013 Pro Active GmbH Seite 4 von 12

5 1.3 Arbeiten in der Warenwirtschaft Nach der Anlage des neuen Geschäftsjahres können in der Warenwirtschaft diverse Einstellungen vorgenommen werden. Diese Schritte werden nun im Einzelnen erklärt Nummernkreise ändern. Die Nummernkreise können unter dem folgenden Menüpunkt angepasst werden: Grundlagen Grundlagen Auftragsbearbeitung Reiter Nummernkreise. Hier können dann die Nummernkreise für das neue Geschäftsjahr individuell eingestellt werden Pro Active GmbH Seite 5 von 12

6 1.3.2 Inventur Für alle Anwender, die mit Lagerbeständen arbeiten, gehört die Durchführung einer Inventur ebenso zum Jahresabschluss. Unter dem Menüpunkt Lagerwirtschaft Lagerinventur ist der Menüpunkt Stichtagsinventur zu finden. Im Prinzip werden die Menüpunkte der Reihe nach abgearbeitet. Danach ist die Inventur abgeschlossen. Bei der Durchführung der Inventur ist zu beachten, wie und wann die Inventur durchführt wird. Es gibt die Möglichkeit, während der Inventur weiter zu verkaufen oder das zu inventierende Lager zu sperren Pro Active GmbH Seite 6 von 12

7 Sperrung des Lagers Die einfachste Methode ist die Sperrung eines Lagers. Hierdurch ist sichergestellt, dass keine Artikel fälschlicherweise verkauft werden. Nachteil dieser Methode ist der Faktor Zeit. Erst nach der Inventurübernahme ist die Erfassung eines neuen Lieferscheins im Verkauf bzw. eines Wareneinganges im Einkauf möglich. Inventur ohne Lagersperre Diese Methode ist die flexibelste Methode um eine Inventur durchzuführen. Die Office Line merkt sich während der Erfassung die verkauften und eingekauften Waren und verrechnet diese bei der Übernahme. Theoretisch könnte man so eine Inventurübernahme erst im Juli durchführen. Trotzdem müssen bei dieser Methode einige Punkte beachtet werden. Nach der Inventureröffnung bis zum Zählen der Artikel darf kein Lieferschein bzw. Wareneingang erfasst werden. Erst wenn die Artikel gezählt und diese zumindest in Papierform (Zählliste) erfasst wurden, können im Verkauf und Einkauf wieder Belege erfasst werden. Diese Bewegungen werden später Verrechnet. Buchbestände aktualisieren Dieser Menüpunkt aktualisiert die mit der Inventureröffnung ermittelten Buchbestände. Dies wird dann benötigt, wenn die Zähllisten im Voraus gedruckt wurden und vor der eigentlichen Zählung die Soll- Bestände erneut aktualisiert werden müssen. Inventurerfassung Bei der Inventurerfassung werden anhand der vorher ausgedruckten Inventurzähllisten die Artikel erfasst. Es muss bei allen Artikeln - egal ob sie einen Bestand haben oder nicht - ein Bestand eingetragen werden. Auch wenn es sich hierbei um den Bestand 0 handelt! Hilfen zur Erfassung findet man in den Optionen. Hier kann man sich z. B. alle noch nicht erfassten Artikel anzeigen lassen. Inventurübernahme Nachdem alle Artikel erfasst, das Zähldatum eingegeben wurde und alle Auswertungen gedruckt sind, kann die Inventur übernommen werden. Nun werden alle in der Zwischenzeit erfassten Lagerbewegungen (wenn das Lager nicht gesperrt war) verrechnet und der dann aktuelle Lagerbestand übernommen. Somit ist die Inventur abgeschlossen Pro Active GmbH Seite 7 von 12

8 Online-Hilfe zur Inventur Über die bekannte Online-Hilfe ( Taste F1 ) aufrufbar Druck des Rechnungsausgangsbuches Wenn im alten Jahr alle Rechnungen geschrieben und korrekt ausgedruckt wurden, sollte man das Rechnungsausgangsbuch in der Druckvariante Endgültigen Druck drucken. Hiermit werden alle Rechnungen so festgesetzt, dass keine Änderungen an den alten Rechnungen mehr möglich sind. Das Rechnungsausgangsbuch muss aus dem alten Geschäftsjahr aufgerufen werden. Sollte bei dem Ausdruck die Meldung erscheinen, dass keine Daten für den Druck vorliegen bzw. der Druck hört einfach auf, so liegt das immer daran, dass die nächste Rechnung nach Änderungen nicht ausgedruckt worden ist. Um das weitere Drucken des Rechnungsausgangsbuches zu ermöglichen, muss die entsprechende Rechnung aufgerufen und gedruckt werden Pro Active GmbH Seite 8 von 12

9 2. Ergänzungen zum Jahreswechsel / gesetzliche Änderungen In den beiden Seminar-Bereichen Rechnungswesen und Warenwirtschaft gibt es naturgemäß Überschneidungen was die rechtlichen Neuerungen angeht. In dem Bereich Warenwirtschaft wird hier auf die Neuerungen eingegangen, die Einfluss auf die Arbeitsabläufe haben können. 2.1 Gelangensbestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Rechtliche Grundlage Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung Die Verordnung tritt ab dem 01.Oktober 2013 in Kraft, bis zum 31. Dezember 2013 gilt jedoch eine Übergangsregelung. 17a UStDV Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hat der Unternehmer nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Die Voraussetzung muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Als eindeutig und leicht nachprüfbar gilt insbesondere ein Nachweis, der wie folgt geführt wird: Durch das Doppel der Rechnung ( 14 und 14a des Gesetzes) und Durch eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung). Überblick zum BMF-Einführungsschreiben bzgl. 17a UStDV vom 16. September 2013 Regelungsinhalt: der Unternehmer hat bei innergemeinschaftlicher Lieferung durch Beleg nachzuweisen dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet versendet oder befördert wurde Inhalt der Gelangensbestätigung (zusätzlich zum Doppel der Rechnung): Name und Anschrift des Abnehmers Menge und Gegenstand der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung der Ware Ort und Monat des Erhalts der Lieferung im übrigen Gemeinschaftsgebiet oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten 2013 Pro Active GmbH Seite 9 von 12

10 Im Falle einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Alternativen: In Versendungsfällen der Versendungsbeleg (z. B. Frachtbrief) Bescheinigung des beauftragten Spediteurs Umsetzung in der Office Line: Sie können unter Stammdaten/Gruppen und Grundlagen/Textbausteine einen entsprechenden Textbaustein anlegen, den Sie im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung im Beleg (Rechnung oder Lieferschein) auswählen und zusätzlich drucken. Den unterschriebenen Beleg können Sie dann entweder in Papierform abheften, oder elektronisch in der Sammelmappe des Kunden oder im DMS System ablegen Pro Active GmbH Seite 10 von 12

11 Belegdruck aus der Office Line (Beispiel) 2013 Pro Active GmbH Seite 11 von 12

12 2.2 Ausstellung von Rechnungen / Gutschriften Rechtliche Grundlage BMF Schreiben vom 25. Oktober 2013 bzgl. der Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses Maßgebend ist das Recht des Mitgliedstaates, in dem die Leistung erbracht wird. Rechnet der Leistungsempfänger über den Umsatz ab, muss die Rechnung die Angabe Gutschrift enthalten. Stornierungen bzw. Korrekturen sind keine Gutschriften i. S. d. UStG (handelsrechtliche Gutschrift); die Verwendung des Begriffs Gutschrift ist steuerlich jedoch auch in diesen Fällen unschädlich, d. h. kein Fall des 14c UStG (kein unberechtigter Steuernachweis). Ausstellung einer Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Realisierung des Umsatzes, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum 15. Tag des Folgemonats ( 14 Abs. 2 UStG) Bei einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Ein Hinweis hierauf, hat auf der Rechnung zu erfolgen ( 13b UStG). Konkretisierung der Formulierung durch BMF. Hinweis! Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendwelcher Art verbunden. Pro Active übernimmt folglich keine Verantwortung und wird keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht Pro Active GmbH Seite 12 von 12