eprocurement in der Kommunalverwaltung

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1 Informatik Stefan A. Jäger eprocurement in der Kommunalverwaltung Studienarbeit

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3 Hauptseminar: Logistik Thema: eprocurement in der Kommunalverwaltung Nummer des Themas: 8 von: Stefan Jäger aus Würzburg 1 Im Einkauf liegt der Gewinn Überblick Beschaffungsprozess Begriffsabgrenzung egovernment und eprocurement Anforderungen und Anwendungen des Public eprocurement Rahmenbedingungen und vorrangige Ziele Einsatzfelder des eprocurement in der Verwaltung Katalogbasierte Beschaffungssysteme Direct Purchasing evergabe Einkaufsgemeinschaften Public eprocurement Praxisbeispiel Nutzenpotentiale, Risiken und Hindernisse Nutzenpotentiale Risiken und Hemmnisse Ausblick...9 Quellenverzeichnis Im Einkauf liegt der Gewinn Jährlich vergeben öffentliche Auftraggeber aus Bund, Ländern und Kommunen nach Angaben des Bundesinnenministeriums Aufträge im Wert von circa 250 Milliarden Euro. Das entspricht 25 Prozent der Staatsausgaben und 13 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der Bundesrepublik Deutschland [GOER02, S. 5]. Angesichts dieser Tatsache gehören die öffentlichen Einrichtungen zu den größten Auftraggebern in Deutschland. In Anbetracht der schwierigen Haushaltslage wird der zwingend notwendige Reformbedarf öffentlicher Verwaltungen deutlich. Es wird langfristig nach einer praktikablen Lösung zwischen der Neuverschuldung und dem immensem Aufwand für Sparmaßnahmen gesucht [MODE03]. Der Einfluss des Electronic Business auf Handlungsalternativen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ist ernorm. Durch die Nutzung der Internettechnologien könnten durch Senkung der Einkaufspreise und des Verwaltungsaufwands nach ersten Schätzungen 15 bis 30 Milliarden Euro an Steuergeldern gespart werden [GEHR02, S. 14]. Durch den erfolgreichen Einsatz von eprocurement privater Unternehmen und auch einiger Pilotprojekte sind ebusiness und egovernment von einer zukunftsorientierten Verwaltung nicht mehr wegzudenken. So spart beispielsweise 1

4 die Stadt Grevenbroich (Nordrhein-Westfalen) durch den Einsatz von eprocurement jährlich circa , jedoch wurde nach einer Prozesskostenanalyse im Jahre 2002 ein Einsparungspotential von vorhergesagt [DURS02, S. 308]. eprocurement bedeutet mehr, als die Einführung einer Software, sondern darüber hinaus eine strukturelle Neuordnung der Beschaffungsprozesse. Ein erfolgreicher Einsatz erfordert eine integrierte Veränderung der Prozesse, der Organisation, der IT, sowie eine umfassende Einbindung der Mitarbeiter und Lieferanten [ALTS03, S 10]. Ziel dieser Hausarbeit ist es, einen Überblick über den Beschaffungsprozess (operativ/strategisch) zu geben und den Einsatz von eprocurement in der Kommunalverwaltung zu veranschaulichen. Im dritten Kapitel werden Methoden des eprocurement vorgestellt. Danach wird am Beispiel der Stadt Grevenbroich eine erfolgreiche Umsetzung von eprocurement in der Kommunalverwaltung aufgezeigt. Im Kapitel 6 wird dann auf Chancen, Risiken und Hemmnisse bei der Einführung von eprocurement eingegangen. Der abschließende Ausblick veranschaulicht, wie eprocurement in der Kommunalverwaltung effektiver und kostengünstiger umgesetzt und genutzt werden kann. 2 Überblick Dieses Kapitel gibt einen Überblick über den Beschaffungsprozess. Des Weiteren werden die Begriffe egovernment und eprocurement erläutert. 2.1 Beschaffungsprozess Ziel der Beschaffung ist die Maximierung des Beitrags zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele. Dies beinhaltetet sowohl die Sicherung der Versorgung zu geringstmöglichen Kosten, als auch den Aufbau von Potentialen, beispielsweise durch die Realisierung von Einkaufsgemeinschaften um Synergiepotentiale zu erreichen und die Verhandlungsmacht zu stärken. Der Beschaffungsprozess wird in einen strategischen und in einen operativen Prozess gegliedert. Bei dem operativen Beschaffungsprozess handelt es sich um einen Kreislauf, der den Zyklus der Beschaffung beschreibt. Abbildung 1 zeigt die wesentlichen Elemente des operativen Beschaffungsprozesses auf. 2

5 Bedarfsermittlung Zahlungsabwicklung Bestandskontrolle Transport & Lagerung Operativer Beschaffungsprozess Lieferantenauswahl Bestellüberwachung Bestellung Budgetfreigabe Abbildung 1: Operativer Beschaffungsprozess (in Anlehnung an [BOGA04, S. 49]) Der Bedarfsermittlung folgt die Feststellung des Nettobedarfs, die durch eine Bestandskontrolle in den Lagern ermittelt werden. In einem weiteren Schritt wird für die Bestellung der geeignetste Lieferant durch Bewertungskriterien identifiziert und je nach Budget durch den berechtigten Mitarbeiter freigegeben. Es folgt die Bestellung (per Fax, Telefon, WWW oder EDI) und deren Überwachung. Nach dem Transport und der Lieferung werden die betroffenen Güter gelagert oder direkt an dem benötigten Bedarfspunkt (Produktionsstätte) verbraucht. Wenn diese Schritte reibungslos abgelaufen sind, wird die Zahlung veranlasst und verbucht. Die strategischen Aufgaben der Beschaffung sind: Entwicklung von Beschaffungsstrategien, Gestaltung von Zuliefererstrategien, Beschaffungsmarktforschung, Aufbau von Wertschöpfungs- und Entwicklungsstrategien sowie der Strategische Einkauf [BOGA04, S ]. 2.2 Begriffsabgrenzung egovernment und eprocurement Unter dem Begriff egovernment versteht man die Integration aller digitalisierbaren Informationsaufgaben in Behörden, mit den Bürgern und den Unternehmen [THOM05, S. 2]. Im Bereich des egovernments ist die elektronische Beschaffung (eprocurement) ein wichtiger Teilaspekt. eprocurement ist die Integration der Informations- und Kommunikationstechnologie zur Unterstützung der operativen Tätigkeiten sowie der strategischen Aufgaben im Beschaffungsbereich in den Unternehmen [WIRT01, S. 309]. Vorrangige Ziele des eprocurement sind die Senkung der Prozesskosten und die Be- 3