Richtig delegiert, besser motiviert Wie Sie sich erfolgreich entlasten und Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und fördern

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2 Impressum Richtig delegiert, besser motiviert Wie Sie sich erfolgreich entlasten und Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und fördern experto Der Beraterverlag, ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Theodor-Heuss-Straße Bonn Telefon Telefax Internet: Autor: Claudius Enaux, Anne Sengpiel, Christoph Siebeck Produktmanagement: Véronique Sucansky Herausgeber: Britta Becker Herstellung: readbox publishing, Dortmund Alle Angaben in diesem E-Book wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Vervielfältigungen jeder Art sind nur mit Genehmigung des Verlages gestattet. ISBN: (PDF) 2013 Orgenda-Verlag für persönliche Weiterentwicklung, ein Unternehmensbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Amtsgericht Bonn HRB 8165 Vorstand: Helmut Graf Cover: experto - Der Beraterverlag Cover-Bild: Daniel Kaesler / 123RF

3 Einleitung Sehr geehrte Leser, Delegieren ist ein wichtiges Führungsinstrument. Das wissen Sie. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Machen Sie Dinge nicht lieber schnell selbst als sie einem Mitarbeiter mühsam zu erklären? Halten Sie an liebgewonnenen Aufgaben nicht allzu lange fest, obwohl sie längst einer aus Ihrem Team übernehmen könnte? Delegieren ist mehr als Arbeit zu verteilen. Es geht vielmehr um das Fingerspitzengefühl, für jeden Mitarbeiter die passende Aufgabe zu finden, die ihn herausfordert, aber nicht überfordert. Das verlangt ein wenig Zeit zum Nachdenken und das Wissen um die Fähigkeiten und Talente Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie in diesem Sinne typgerecht delegieren, zeigen Sie nicht nur Wertschätzung, sondern geben Ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit sich an Neuem auszuprobieren, zu lernen, sich zu entwickeln. Das motiviert. Erfahren Sie in diesem Buch, wie Sie durch richtiges Delegieren Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und sich selbst entlasten. Anne Sengpiel Chefredakteurin von sicherführen erfolgreich leiten und motivieren in der Praxis 3

4 Inhalt Kapitel 1: Voraussetzungen für sinnvolles Delegieren schaffen Von Christoph Siebeck, Geschäftsführer der EuraMedia Gesellschaft für Medienintegration mbh und langjähriger Autor von sicherführen erfolgreich leiten und motivieren in der Praxis. Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation S. 8 Schaffen Sie die Voraussetzungen für sinnvolles Delegieren S. 10 Selbst-Test: Sind Sie bereit zu delegieren? s. 10 Machen Sie Ihre Mitarbeiter fit für delegierte Aufgaben....S. 12 In 5 Schritten richtig delegieren s. 14 Schritt 1: Suchen Sie die Aufgaben heraus, die Sie delegieren können s. 14 Schritt 2: Finden Sie den richtigen Mitarbeiter S. 18 Schritt 3: Definieren Sie die Aufgabe und die Ziele S. 19 Schritt 4: Übertragen Sie Verantwortung S. 21 Schritt 5: Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt S Tipps, wie Sie typische Fallstricke bei der Delegation umgehen s. 23 Checkliste: So delegieren Sie richtig s. 27 4

5 Inhalt Kapitel 2: 7 Regeln, wie Sie strategisch richtig delegieren Von Christoph Siebeck Was richtige Delegation bedeutet s. 29 Selbst-Test: Wie gut nutzen Sie Delegation als Führungsinstrument? S. 33 Warum strategisches Delegieren für Ihre Mitarbeiter wichtig ist s. 35 Die richtige Aufgabe für den richtigen Mitarbeiter S Regeln zum richtigen Delegieren S. 39 Regel 1: Erläutern Sie die Bedeutung der Aufgabe......S. 39 Regel 2: Achten Sie auf Spielräume S. 40 Regel 3: Geben Sie einen klaren Auftrag S. 40 Regel 4: Klären Sie Ressourcen S. 40 Regel 5: Vereinbaren Sie Fristen und Zwischenergebnisse S. 41 Regel 6: Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung S. 41 Regel 7: Besprechen Sie gemeinsam das Ergebnis S. 41 Checkliste: Delegieren zur Motivation nutzen s. 43 5

6 Inhalt Kapitel 3: 8 Fehler, die Sie vermeiden können Von Christoph Siebeck Die 8 häufigsten Fehler beim Delegieren und was Sie dagegen unternehmen können s. 44 Fehler 1: Die falschen Aufgaben werden delegiert s. 45 Fehler 2: Es wird an die falschen Mitarbeiter delegiert.....s. 46 Fehler 3: Es ist nicht klar, was genau gemacht werden soll..s. 47 Fehler 4: Es wird keine Verantwortung übertragen s. 48 Fehler 5: Es werden ungeliebte Aufgaben abgeschoben.....s. 49 Fehler 6: Die Aufgabe wird immer weiter delegiert s. 49 Fehler 7: Misserfolge stehen im Mittelpunkt S. 50 Fehler 8: Die Einstellung stimmt nicht s. 51 Kapitel 4: Erfolgreich delegieren Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Von Claudius Enaux, Senior Consultant der Kienbaum Management Consultants GmbH, Gummersbach. Er berät große und mittelständische Unternehmen in Personal- und Unternehmensfragen. Warum Sie als Chef delegieren sollten s. 52 Selbst-Test: Wie gut delegieren Sie? S. 54 Delegieren Sie die richtigen Aufgaben S. 56 Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt zum Delegieren S. 57 Beauftragen Sie die geeigneten Mitarbeiter S. 58 Analysieren Sie Ihr Delegationsverhalten S. 60 Kontrollieren Sie den Erfolg Ihrer Delegation S. 60 Richtig delegieren in 5 Schritten S. 62 6

7 Inhalt Kapitel 5: Empowerment So fördern Sie Motivation, Kreativität und Einsatzfreude Ihrer Mitarbeiter Von Anne Sengpiel, Chefredakteurin von sicherführen erfolgreich leiten und motivieren in der Praxis. Sie weiß aus eigener Erfahrung als PR-Verantwortliche in mehreren Unternehmen, wie wichtig eine offene Kommunikationskultur ist. Bringen Sie Ihre Mitarbeiter zu unternehmerischem Denken? S. 65 Selbst-Test: Sind Sie bereit für das Empowerment? S Gründe, warum Sie Empowerment für Ihre Mitarbeiter einsetzen sollten s. 70 Mit diesen 4 Schritten gelangen Sie zum Empowerment für Ihre Mitarbeiter S. 72 Schritt 1: Schaffen Sie eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre S. 72 Schritt 2: Ermöglichen Sie einen freien Zugang zu Informationen S. 76 Schritt 3: Grenzen Sie klare Zuständigkeitsbereiche ab....s. 80 Schritt 4: Bilden Sie selbstgesteuerte Teams S. 81 Checkliste: Haben Sie bei der Umsetzung des Empowerments an alles gedacht? s. 84 Übersicht: Delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben...S. 86 7

8 Kapitel 1: Voraussetzungen schaffen 1. Kapitel: Voraussetzungen für sinnvolles Delegieren schaffen Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation Delegieren, aber richtig! Herr Möller ist Abteilungsleiter im Einkauf eines mittelständischen Unternehmens in Süddeutschland. In einer Woche soll er dem Vorstand ein neues Projekt vorstellen. Da es in den letzten Tagen im Tagesgeschäft einige Probleme gegeben hat, konnte Herr Möller sich kaum um die Präsentation kümmern. Um sich ein wenig Luft zu verschaffen, beschließt er, Frau Schmitz in die Vorbereitung der Präsentation einzubeziehen: Frau Schmitz, ich muss nächste Woche diese Präsentation zu unserem Projekt halten. Leider wird mir die Zeit ein wenig knapp und ich brauche dringend ein bisschen Hilfe. Sie wissen doch bei dem Projekt gut Bescheid. Fangen Sie schon mal an, die nötigen Sachen zu erstellen. Als Frau Schmitz nachfragt, was Herr Möller denn genau haben will, wird er ungeduldig: Wenn ich Ihnen das jetzt alles erklären muss, kann ich es auch gleich selber machen. Sie wissen doch, wie so was aussehen muss. Legen Sie erst mal los. Sobald ich Zeit habe, komme ich dazu. Als Herr Möller 2 Tage vor dem Termin die Ergebnisse bei Frau Schmitz abholen will, erlebt er eine böse Überraschung. Die Präsentation entspricht überhaupt nicht seinen Vorstellungen und er muss aufwändig nacharbeiten. 8

9 Kapitel 1: Voraussetzungen schaffen Als Führungskraft müssen Sie sich ständig neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen zusätzlich zum Tagesgeschäft. Irgendwann wird dann schlicht und einfach die Zeit zu knapp und Sie schaffen nicht mehr alles allein. Was liegt da näher, als Aufgaben abzugeben? Delegieren Sie Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter, fördern Sie deren Selbstständigkeit. Was sich zunächst sehr einfach anhört, birgt einige Tücken. Denn delegieren heißt nicht, anderen Aufgaben einfach kurzfristig aufzudrücken, weil Sie selbst keine Zeit haben. Und delegieren heißt auch nicht, andere unangenehme Aufgaben für sich erledigen zu lassen. Damit verschaffen Sie sich vielleicht im ersten Moment ein wenig Zeit und Luft, sorgen aber auf längere Sicht nur für Durcheinander und frustrierte Mitarbeiter. Richtig delegieren bedeutet: Sie geben Ihren Mitarbeitern eine längerfristige Aufgabe mit eindeutig definierten Zielen. Das heißt, Sie übertragen ihnen auch die Verantwortung für diese Aufgabe. Delegieren heißt also nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung abgeben. Das bringt Ihnen gleich 5 Vorteile: 1. Sie reduzieren Ihre eigene Arbeitsbelastung und haben mehr Zeit für Führungsaufgaben. 2. Sie geben Ihren Mitarbeitern Freiräume für selbstständiges Arbeiten und sorgen so für zusätzliche Motivation. 3. Sie schaffen Herausforderungen und geben Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. 4. Sie nutzen das vorhandene Fachwissen Ihrer Mitarbeiter optimal aus. 5. Sie sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe auch in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren. 9

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