Nutzung und Einstellung des Voic -Dienstes (Phon ) OpenScape Xpressions

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1 Nutzung und Einstellung des Voic -Dienstes (Phon ) OpenScape Xpressions (Anrufbeantworter und Fax für Teilnehmer an der neuen SIP-Telefonanlage) Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 1 von 24

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Wie werde ich Teilnehmer Kurzanleitung zum schnellen Einstieg Grundlegende Überlegungen Anmeldung an der Web-Schnittstelle Persönliche Konfigurationsänderung am Phon Sprachselektion Pfad für die Einstellung Startseite der Anwendung Pfad für die Einstellung Startansage eingeben Startansage auswählen Neue Aufnahme anlegen Herunterladen eigener Ansagetexte zur späteren Wiederverwendung Pfad für die Einstellung Zeitprofile auswählen Verhindern einer Sprachaufzeichnung Pfad für die Einstellung Einstellungen des Voic systems Änderung der PIN Mailboxoptionen Vereinfachte Begrüßungskonfiguration Pfad für die Einstellung Sinnvolle Einstellungen Sprachauswahl Startseite Startansage Auswahl der Ansage Keine Sprachaufzeichnung erlauben Weiterleitung der Gespräche an den Anrufbeantworter Abrufen eingegangener Meldungen am Telefon Abhören am Telefon Nach Abrufen der aufgezeichneten Daten über die Webschnittstelle Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 2 von 24

3 9 Weitere Einstellungen Ansagetexte zur Auswahl Standardansage ohne Namensangabe: Standardansage mit Namensangabe: voreingestellte Alternativansage (Standard Alternativ): Abbildung 1 Anmeldebildschirm... 7 Abbildung 2 Startbildschirm... 8 Abbildung 3 Sprachauswahl... 8 Abbildung 4 Speichern einer Änderung... 9 Abbildung 5 Bestätigung einer Speicherung... 9 Abbildung 6 Hauptseite Abbildung 7 Einstellung der Startseite Abbildung 8 Aufnehmen einer neuen Ansage Abbildung 9 neue Ansage anlegen Abbildung 10 Anlegen einer Alternativansage Abbildung 11 Methoden einer Ansage Abbildung 12 Auswahl eines Telefons zur Auszeichnung Abbildung 13 Starten und Anhalten einer Aufzeichnung Abbildung 14 Taste: Aufnehmen Abbildung 15 Taste: Anhalten Abbildung 16 Taste: Abspielen Abbildung 17 Taste: Beenden Abbildung 18 neue Ansage speichern oder verwerfen Abbildung 19 einfaches Zeitprofil Abbildung 20 erweitertes Zeitprofil Abbildung 21 Kontrollkästchen: keine Aufnahme erlaubt Abbildung 22 allgemeine Einstellungen am Phon Abbildung 23 Bedienerführung Kurz Abbildung 24 Sprachauswahl Abbildung 25 Sichern der Einstellungen Abbildung 26 Änderung der Startseite Abbildung 27 Anlegen einer Ansage Abbildung 28 Anlegen einer persönlichen Alternativansage Abbildung 29 Auswahl der Alternativansage Abbildung 30 Aufzeichnung unterbinden Abbildung 31 Kontrollkästchen: keine Aufnahme erlaubt Abbildung 32 OpenStage 15G SIP Abbildung 33 OpenStage 60 G SIP Abbildung 34 Symbol: Briefkasten Abbildung 35 Phon -Posteingang Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 3 von 24

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5 1 Einleitung Der Voic -Dienst ist eine Erweiterung zur Telefonie und stellt die Funktionen Anrufbeantworter und Fax für alle Teilnehmer zur Verfügung, die bei diesem Dienst eine Zugriffsberechtigung haben. Mit dem Voic Dienst, auch Phon genannt, bedienen und verwalten Sie Ihre Mailbox über das Telefon oder über eine Web-Schnittstelle. Dieser Dienst bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten verschiedener Typen (Sprachnachrichten, Faxnachrichten) abzufragen und zu verwalten. Ferner können Sie Sprachnachrichten für andere Teilnehmer aufnehmen und versenden. Verschiedene Sonderfunktionen, beispielsweise das direkte Verbinden mit dem Absender einer erhaltenen Nachricht, gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum. In den folgenden Abschnitten ist eine kurze Einführung in die Konfiguration mit Hilfe der Weboberfläche des Phon beschrieben. 1.1 Wie werde ich Teilnehmer Sie können Nutzer des Xpressions werden, indem Sie einen formlosen Antrag über das Ticket-System stellen. 2 Kurzanleitung zum schnellen Einstieg Um auf einfache und schnelle Weise den Anrufbeantworter nutzen können, sind nur wenige Schritte notwendig. Diese sind hier zusammengestellt und verweisen jeweils auf die dazu notwendigen Kapitel, wo eine ausführlichere Anleitung zu finden ist. Der Anrufbeantworter ist grundsätzlich sofort nutzbar. Es ist eine kurze Standardansage vorgegeben, die direkt nutzbar ist (Kapitel 10.3). 1. Rufumleitung am Telefon, damit der Anrufbeantworter angesprochen wird Kapitel 7 Weiterleitung der Gespräche an den Anrufbeantworter Anmeldung an der Webschnittstelle des Xpressions zur Konfiguration (und zum möglichen möglichen Abrufen eingegangener Nachrichten) Kapitel 0 Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 5 von 24

6 2. Anmeldung an der Web-Schnittstelle 3. Einstellen einer eigenen PIN, damit der Anrufbeantworter vom Telefon aus abgehört werden kann Hier ist beachten, dass am Telefon nach einem Passwort gefragt wird, aber die PIN gemeint ist. Kapitel 5.6 Einstellungen des Voic systems Kapitel Änderung der PIN 4. Änderung des Ansagetextes Kapitel Neue Aufnahme anlegen 3 Grundlegende Überlegungen Die Nutzung dieses Dienstes erlaubt es, dass Anrufe aufgezeichnet und Faxe empfangen und gesendet werden können. Diese Dienste werden dann nicht mit lokalen Geräten ausgeführt (Anrufbeantworter am Platz oder lokales Faxgerät) sondern über einen Server von der Telefonanlage zur Verfügung gestellt. Der Anrufbeantworter kann dann mit Hilfe einer Rufumleitung aktiviert oder auch deaktiviert werden. Die Nutzung der Faxdienste wird mithilfe einer Erweiterung der eigenen Rufnummer eingerichtet. Empfangene Informationen (Anrufbeantworter wie Fax) werden auf dem Phon gespeichert und können dort über eine Web-Schnittstelle abgerufen werden. Zusätzlich können die empfangenen Informationen auch mithilfe von s an ein Mail-Postfach weitergeleitet werden. Eine Kopie verbleibt dann auf dem Phon . Für das Faxsystem kann auch eine Softwareerweiterung für Outlook eingerichtet werden, so dass der Versand von Faxe ähnlich abläuft wie der Versand von s. Anhänge werden dann entsprechend umgewandelt und als Fax verschickt. Diese Erweiterung nennt sich Fusion. Das System kann nach Einrichtung sofort genutzt werden. Wenn Änderungswünsche, insbesondere beim Anrufbeantworter gewünscht sind, empfiehlt es sich, diese über die Web-Schnittstelle einzupflegen. So können individuelle Nachrichten im Phon gespeichert werden. Diese können bei Bedarf auch über ein Zeitprofil gesteuert werden. Für die Einstellung empfehlen wir die Web-Schnittstelle, da die einzelnen Positionen dort einfacher zu finden sind. Weiter halten wir folgende Punkte für eine erste einfache Konfiguration für wichtig, während die weiteren Einstellungen natürlich auch genutzt werden können, hier aber den Rahmen einer kurzen Beschreibung sprengen würden. Im Einzelnen sind es die Einstellungen Sprachselektion Startseite der Anwendung Startansage eingeben Startansage auswählen Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 6 von 24

7 Die Sprachansage wurde für alle Neuteilnehmer auf einen kurzen Ansagetext verändert. Die Originalansage wie der Kurztext ist am Ende dieser Beschreibung angegeben. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 7 von 24

8 4 Anmeldung an der Web-Schnittstelle Die Web-Schnittstelle ist über die Adresse erreichbar. Dort kann man sich bei aktiviertem Phon -Postfach mit seiner Uni-Kennung anmelden. Hierzu muss allerdings eine Notwendigkeit beachtet werden. Der Anmeldenamen, die Uni-Kennung, muss mit dem Präfix ad\ beginnen. Dieser Vorspann besagt, dass es sich um eine Anmeldeinformation handelt, die nicht lokal aufgelöst wird, sondern vom zentralen Anmeldedienst kontrolliert werden soll. Für den Benutzer mit der Kennung xpressions muss beim Login des Users angegeben werden: ad\xpressions Im nachfolgenden Bild ist die Anmeldeseite mit dem fiktiven Benutzernamen dargestellt. Sie müssen an dieser Stelle Ihre eigene Kennung angeben! Alle Nachfolgenden Bilder zeigen diesen fiktiven Benutzer und seine Einstellungen: Abbildung 1 Anmeldebildschirm Danach meldet sich das System in folgender Form: Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 8 von 24

9 Abbildung 2 Startbildschirm Das Bild hat zwei Bereiche, die Menüstruktur auf der linken Seite mit den Hauptpunkten und Detailansicht mit Änderungsmöglichkeit auf der rechten Seite. 5 Persönliche Konfigurationsänderung am Phon Wie oben angegeben werden nun die entsprechenden Einstellungen vorgenommen. 5.1 Sprachselektion Auf der Startseite kann die Sprache ausgewählt werden. Im Einrichtungsfall ist diese Englisch. Die Einstellung kann zwischen Deutsch und Englisch gewählt werden. Anschließend muss diese Änderung mithilfe des Knopfes gesichert werden. Die Auswahl sieht wie folgt aus: Abbildung 3 Sprachauswahl Die gewünschte Sprache kann ausgewählt werden und danach gesichert. Die Stellen sind im nachfolgenden Bild nochmals markiert. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 9 von 24

10 Abbildung 4 Speichern einer Änderung Wie bei allen Änderungen wird die Speicherung quittiert und es erscheint folgende Seite, welche hier mit quittiert werden muss: Abbildung 5 Bestätigung einer Speicherung Jetzt werden alle Seiten in der gewählten Sprache ausgegeben: Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 10 von 24

11 5.1.1 Pfad für die Einstellung 1. Persönliche Einstellungen a. Benutzerdaten i. Sprachauswahl Abbildung 6 Hauptseite 5.2 Startseite der Anwendung Es lässt sich ebenfalls die Startseite auswählen. Nachdem alle notwendigen Einstellungen vorgenommen wurden, ist es sinnvoll die Aufrufseite auf den Posteingang zu setzen um eingegangene Nachrichten direkt zu sehen. Diese Einstellung befindet sich am unteren Ende der Seite: Abbildung 7 Einstellung der Startseite Durch Auswahl des Punktes Posteingang und Speicherung wird nach erneuter Anmeldung immer zuerst der Posteingang im Bereich Mail Client angezeigt Pfad für die Einstellung 2. Persönliche Einstellungen Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 11 von 24

12 a. Benutzerdaten i. Startseite nach Anmeldung 5.3 Startansage eingeben 5.4 Startansage auswählen Das Phon kennt mehrere Ansagen. Diese werden unterschieden in Standardansage Alternativansage Einzelansagen Jede dieser Ansagen hat eine andere Bedeutung für das System. So ist eine Standardansage diejenige, welche das System automatisch generiert und bei Abruf vorspielt. Die Alternativansage nimmt alle eingestellten Ansagen zurück und es wird nur noch diese abgespielt. Die Einzelansagen erlauben eine gezielte Ansage je nach Anrufart oder auch nach Zeitprofilen. Hier soll nur eine alternative Ansage statt der vorgegebenen eingespielt und aktiviert werden. Dazu muss ein eigener Text aufgesprochen und gespeichert werden. Am einfachsten erfolgt die Aufzeichnung über das eigene Telefon. Im Detailbereich Abbildung 8 Aufnehmen einer neuen Ansage sind die Ansagen aufgelistet und können durch eigene Ansagen ergänzt beziehungsweise persönliche Ansagen können an dieser Stelle auch gelöscht werden Neue Aufnahme anlegen Wenn eine neue Ansage anleget werden soll, klickt man den Button erscheint folgendes Bild: und es Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 12 von 24

13 Abbildung 9 neue Ansage anlegen Nun muss dem Phon gesagt werden, welche Art von Ansage nun angelegt werden will. Dies kann die Namensansage sein (welche bei der Standardansage genutzt wird) oder es wird eine persönliche Ansage erstellt. Es gibt zwei Aufnahmetypen und fünf persönliche Ansagen: 1. Persönliche Namensansage 2. Persönliche Ansage a. Persönlich Außerhalb der Öffnungszeiten b. Persönlich Besetzt c. Persönlich Intern d. Persönlich Extern e. Persönlich Alternativ Die Alternativansage ist eine generelle Ansage und ersetzt alle anderen Ansagemöglichkeiten. Im einfachsten Fall wird hier eine persönliche Alternativansage angelegt. Die entsprechende Auswahl sieht folgendermaßen aus: Abbildung 10 Anlegen einer Alternativansage Zum Auszeichnen eines Textes gibt es zwei Methoden des Anlegens 1. über das Telefon 2. als Audio-Datei hochladen Sinnvollerweise sollte man sich einen entsprechenden Text vorab notieren und dann ablesen. Ein solcher Text könnte sein: Leider können Sie mich telefonisch nicht erreichen. Sie können jedoch nach dem Signal eine Nachricht hinterlassen. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 13 von 24

14 Guten Tag, mein Name ist Testanschluss. Leider bin ich aktuell nicht erreichbar. Sie können jedoch mach dem Signal eine Nachricht hinterlassen, ich werde mich dann umgehend bei Ihnen melden. Dies sollen nur zwei Beispiele sein Ansage als Datei hochlanden Nach der Auswahl der entsprechenden Methode Abbildung 11 Methoden einer Ansage Aufnahme per Telefon durchführen Nun kann die Auszeichnung über das Telefon erfolgen. Welches Telefon für die Aufzeichnung vom Phon angerufen wird, kann angegeben werden. Es erfolgt eine entsprechende Abfrage: Abbildung 12 Auswahl eines Telefons zur Auszeichnung Geben Sie die entsprechende Rufnummer an, wenn ein anderes Telefon dafür benutzt werden soll. Nach Drücker der Taste wird das Telefon angerufen und ein Text kann aufgezeichnet werden. Sobald die Verbindung hergestellt ist, erscheint die Abfrage, was Sie nun tun wollen: Abbildung 13 Starten und Anhalten einer Aufzeichnung Nachdem das Telefon vom Phon angerufen wurde, könne Sie die Ansage mit Drücken des Buttons Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 14 von 24

15 Abbildung 14 Taste: Aufnehmen starten. Sie hören einen kurzen Hinweiston und können nun Ihre Ansage aufsprechen. Zum Beenden der Aufzeichnung drücken Sie Mit dem Knopf Abbildung 15 Taste: Anhalten Abbildung 16 Taste: Abspielen können Sie auch die Aufzeichnung abspielen lassen. Sollte Aufzeichnung nun fertig sein, wird die Aufzeichnung durch Drücken der Taste gestoppt. Abbildung 17 Taste: Beenden Abbildung 18 neue Ansage speichern oder verwerfen Anschließend könne Sie angeben, ob die Aufzeichnung gespeichert wird oder ob diese nicht benutzt werden soll, also verworfen Herunterladen eigener Ansagetexte zur späteren Wiederverwendung Wie zu Beginn dieses Kapitels gezeigt (Abbildung 8 Aufnehmen einer neuen Ansage), können vorhandene eigene Ansagen auch heruntergeladen und auf dem eigenen Computer gespeichert werden. So lassen sich verschiedene Ansagen erstellen und gegebenenfalls auch wiederverwenden, indem eine solche Sprachkonserve wieder hochgeladen wird ( Ansage als Datei hochlanden) Pfad für die Einstellung 3. Persönliche Einstellungen a. Aufnahmen Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 15 von 24

16 5.5 Zeitprofile auswählen Es gibt zwei unterschiedliche Zeitprofile. Das Einfache kennt nur die Einstellungen, welche Ansage ausgegeben werden soll. Hier ist eine differenzierte Unterscheidung nach Uhrzeiten nicht möglich. Abbildung 19 einfaches Zeitprofil Die ausführliche Konfiguration erlaubt eine spezifische Konfiguration über die Wochentage und innerhalb der einzelnen Tage auch noch einzeln mit verschiedenen Zeiten. Abbildung 20 erweitertes Zeitprofil Diese Profile lassen sich im Menü des Voic systems auswählen. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 16 von 24

17 5.5.1 Verhindern einer Sprachaufzeichnung Sollte nach Ausgabe der Ansage keine Nachricht aufgezeichnet werden können, so ist dies möglich. In beiden Zeitprofilen gibt es die Möglichkeit, dass man das Häkchen Abbildung 21 Kontrollkästchen: keine Aufnahme erlaubt setzen kann. Ist dies geschehen, so wird keine Auszeichnung gestartet. Bei dieser Benutzung sollte man aber darauf achten, dass der ausgegebene Text darauf hinweist. B ei der Standardansage wird auf ein Signalton hingewiesen, dies wird beim Anrufer zu Irritationen führen Pfad für die Einstellung 4. Persönliche Einstellungen a. Zeitprofile 5.6 Einstellungen des Voic systems An dieser Stelle lassen sich grundsätzliche Einstellungen vornehmen. Einer der wichtigen Punkte auf dieser Seite sind farblich markiert. Abbildung 22 allgemeine Einstellungen am Phon Änderung der PIN Mit der Änderung der PIN-Nummer an dieser Stelle wird die Nummer eingestellt, damit eine Anmeldung am Telefon möglich wird. Die neue PIN muss mindestens 6 Ziffern lang sein. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 17 von 24

18 Hier ist erwähnenswert, dass am Telefon fälschlicherweise nach einem Passwort gefragt wird, an dieser Stelle ist die PIN gemeint. Diese Nummer kann ebenfalls über die Selfcare-Schnittstelle des idm eingestellt werden. Derjenige, der diese Funktion aber nur hier ändern möchte, kann es an dieser Stelle ohne zusätzliche Hilfe selbst konfigurieren Mailboxoptionen Neben der Lautstärke, die individuell von 1 bis 10 einstellbar ist, kann bei einer Anmeldung am Telefon die Bedienerführung konfiguriert werden. Während die ausführliche Bedienerführung relativ lange Texte ausgibt, kann durch Auswahl von Abbildung 23 Bedienerführung Kurz der Vorspann übersprungen werden, so dass der Abruf zeitlich verkürzt werden kann Vereinfachte Begrüßungskonfiguration Wenn dies Häkchen gesetzt ist, werden die einfachen Zeitprofile ausgegeben und ausgewertet. Bei einer Wegnahme dieses Häkchens erscheint das ausführliche Zeitprofil und wird auch benutzt Pfad für die Einstellung 5. Persönliche Einstellungen a. Voic system 6 Sinnvolle Einstellungen Nach der ersten Anmeldung sollten aus unserer Sicht folgende Anpassungen durchgeführt werden. Diese sind über die Webseiten einfach einzustellen und hier kurz aufgeführt. 6.1 Sprachauswahl Bei Benutzerdaten (User data) kann die Sprache ausgewählt werden: Abbildung 24 Sprachauswahl Hier sollte die präferierte Sprache ausgewählt werden und durch Klicken auf Abbildung 25 Sichern der Einstellungen unten auf der Seite die Änderung gespeichert werden. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 18 von 24

19 6.2 Startseite Normalerweise wird immer die Seite der Benutzerdaten als Startseite angezeigt. Durch Auswahl Abbildung 26 Änderung der Startseite auf Posteingang erscheint nach der Anmeldung direkt die Auflistung des Posteingangs. 6.3 Startansage Für eine eigene Ansage ist es sinnvoll eine sogenannte Alternativansage einzustellen. Die aktuelle Einstellung wie auch die Änderung finden Sie unter im Menüpunkt Aufnahmen. Abbildung 27 Anlegen einer Ansage Wenn Sie eine neue Aufnahme anlegen wollen, haben Sie mehrere Auswahlmöglichkeiten: Abbildung 28 Anlegen einer persönlichen Alternativansage 6.4 Auswahl der Ansage In den Zeitprofilen können Sie auswählen, welche Ansage genutzt werden soll: Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 19 von 24

20 Abbildung 29 Auswahl der Alternativansage Die persönliche Ansage ist die neu hinterlegte Ansage. Der Text der Systemansage ist weiter hinter angegeben. Da keine zusätzlichen Ansagen hinterlegt sind, müssen die weiteren Einstellungen nicht vorgenommen werden. 6.5 Keine Sprachaufzeichnung erlauben Bei den Zeitprofilen lassen sich die Möglichkeiten einer Aufzeichnung ein beziehungsweise auch ausschalten. Abbildung 30 Aufzeichnung unterbinden Der entsprechende Schalter hat die Bezeichnung: Abbildung 31 Kontrollkästchen: keine Aufnahme erlaubt 7 Weiterleitung der Gespräche an den Anrufbeantworter Der Anrufbeantworter ist über die Kurzwahl 019 erreichbar. Damit die Gespräche aus dorthin gelangen, muss am Telefon eine notwenige Umleitung eingerichtet sein. Dies kann auf eine der programmierbaren Tasten gelegt werden. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 20 von 24

21 Die programmierbaren Tasten finden Sie je nach Telefon an verschiedenen Stellen, die hier durch die rote Markierung angegeben ist: Abbildung 32 OpenStage 15G SIP Abbildung 33 OpenStage 60 G SIP Zur Programmierung einer dieser Tasten können Sie zwei Wege beschreiten. Hier wird aber nur ein Weg angegeben, da dieser im Normalfalle der einfachere ist: 1. Die Taste auswählen und so lange drücken, bis eine Anfrage kommt. 2. Die entsprechende Funktion auswählen. a. Uml. o. Bed. (Umleitung ohne Bedingung) b. Alternativ auch möglich bei i. bei Nichtmelden ii. bei Besetzt 3. Eine entsprechende Bezeichnung angeben (bei OS60 wird dies der angezeigte Text). 4. Die Einstellung angeben: hier ist es die Rufnummer Die Änderungen speichern. Diese Taste gilt nun als Ein-/Ausschalter und kann bei Bedarf gedrückt werden. Die Aktivierung wird durch das Aufleuchten angezeigt. Eine entsprechende Meldung erscheint auch im Display. 8 Abrufen eingegangener Meldungen am Telefon Möchte man am Telefon die aufgezeichneten Anrufe am Telefon abhören, muss man den Anrufbeantworter vom Telefon aus bedienen. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 21 von 24

22 Das Phon kann über die Rufnummer 019 angerufen werden. Nach der Identifizierung mit der PIN-Nummer, es wird ein sprachlich ein Passwort abgefragt, kann das System abgehört werden oder auch konfiguriert. Diese PIN-Nummer wird mit der Raute-Taste (#) bestätigt bzw. beendet Ob Nachrichten vorliegen, wird am Telefon angezeigt. Die Taste Abbildung 34 Symbol: Briefkasten zeigt an, ob Nachrichten vorliegen und im Display wird dies ebenfalls durch ein Briefsymbol mit einer Zahl angezeigt. Diese Zahl besagt, wie viele ungelesene Nachrichten vorliegen. 8.1 Abhören am Telefon Die Ausgabe der Sprachnachrichten erfolgt durch Drückern der 3. Vor jeder Nachricht wird normalerweise angegeben, von wem die Nachricht kam und wann diese aufgezeichnet wurde. Nach jeder Nachrichtenausgabe können Sie entscheiden, was damit passieren soll. Es gibt folgende Möglichkeiten: 7 erneutes Anhören 4 Speichern der aktuellen Nachricht und weiter zur nächsten 6 Löschen der aktuellen Nachricht und weiter zur nächsten # fortsetzen und weitere Funktionen nutzen 2 zur nächsten Nachricht weitergehen Leider gibt es zu vielen Menüpunkten weitere Unterfunktionen, diese können in der Bedienungsanleitung eingesehen werde, da eine Auflistung und Beschreibung dieses Rahmen überschreiten würde. Die Beschreibung heißt: OpenScape Xpressions Phon , Bedienungsanleitung Nach Abrufen der aufgezeichneten Daten über die Webschnittstelle Wenn Sie von mehreren Stellen Ihren Anrufbeantworter abrufen wollen, so ist die Webschnittstelle ein sinnvoller Weg. Am internen Mail-Client könne Sie alle eingegangenen Daten sehen und auch ausgeben lassen: Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 22 von 24

23 Abbildung 35 Phon -Posteingang Klicken Sie dazu einfach auf das gewünschte Objekt und geben dann an, was damit passieren soll. Hier einige Möglichkeiten: Ausgeben am Telefon Ausgeben am PC Weiterleiten als 9 Weitere Einstellungen Sie können auch ihre eingegangenen Informationen als zu Ihrem Konto automatisch weitersenden lassen. Diese Konfiguration ist allerdings nur administrativ einstellbar. Sollten Sie also diesen Wunsch haben, müssen Sie sich an den Xpressions-Administrator wenden oder eine Anforderung an das Ticket-System der Telefonie senden. Dann wird Ihnen diese Einstellung bereitgestellt. 10 Ansagetexte zur Auswahl Nach der Einrichtung Ihres Voic -Kontos stehen zwei Ansagen zur Verfügung. Die Standardansage entspricht dem Auslieferungszustand und hat einen langen Text, welcher auf einfache Weise mit dem eigenen Namen erweitert werden kann Standardansage ohne Namensangabe: Ihr gewünschter Teilnehmer, Rufnummer <rnr>, ist nicht erreichbar. Sie können eine Nachricht hinterlassen oder sich mit einem Teilnehmer verbinden lassen. Zum Aufnehmen einer Nachricht sprechen Sie bitte nach dem Ton. Zum Beenden wählen Sie *und anschließend # oder legen Sie einfach auf. Zum Verbinden mit einem Teilnehmer wählen Sie 0. <Piep> 10.2 Standardansage mit Namensangabe: Ihr gewünschter Teilnehmer <Name> mit der Rufnummer <rnr>, ist nicht erreichbar. Sie können eine Nachricht hinterlassen oder sich mit einem Teilnehmer verbinden lassen. Zum Aufnehmen einer Nachricht sprechen Sie bitte nach dem Ton. Zum Beenden wählen Sie *und anschließend # oder legen Sie einfach auf. Zum Verbinden mit einem Teilnehmer wählen Sie 0. <Piep> Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 23 von 24

24 10.3 voreingestellte Alternativansage (Standard Alternativ): Ihr gewünschter Teilnehmer ist nicht erreichbar. Zum Aufnehmen einer Nachricht sprechen Sie bitte nach dem Ton. Nutzung_Xpressions_(osxpr.fon.hhu.de) Revision 34 Seite 24 von 24