Uni Spital Basel: E-Invoicing Workflow

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1 Uni Spital Basel: E-Invoicing Workflow E-Rechnung von SIX Payment Services Zusammenkommen ist ein Beginn Zusammenbleiben ist ein Fortschritt Zusammenarbeiten ist ein Erfolg (Henry Ford) 2 1

2 Agenda Kurzvorstellung Unternehmen Vorstellung des Lösungskonzepts (Erstellung/Übermittlung/Empfang der E-Rechnung, involvierte Parteien, Voraussetzungen) Zielgruppe der Lösung (Unternehmensgrösse, Branche, IT-Kompetenz, Prozessbedürfnisse, Transaktionszahl) Kosten für Implementierung und Betrieb (Gebühren) Tätigkeiten und Aufwand für Einführung, Dauer vom Entscheid bis zur Implementierung Verbreitung der Lösung: Anzahl Nutzer, Entwicklung der Nutzung, Pläne für die weitere Entwicklung Vorteile und Einschränkungen der Lösung für Anwender und Geschäftspartner (Gegenpartei Sender bzw. Empfänger) Zusammenfassung: Deshalb ist die Lösung schnell, einfach, günstig 3 Universitätsspital Basel (Kurzvorstellung) Anzahl Mitarbeitende: 5386 Anzahl Vollzeitstellen: 4217 Mitarbeitende stammen aus 79 Nationen Das Universitätsspital Basel bietet über 120 Berufsfelder an und bildet jährlich über 700 Mitarbeitende aus Ertrag 2013: CHF 974 Mio. Medizinischer Aufwand: CHF 182 Mio. Übriger Sachaufwand: CHF 126 Mio. Personalaufwand: CHF 598 Mio. Stationäre Austritte: Verrechnete Taxpunkte nach Tarmed: 123,6 Mio. 4 2

3 Ausgangslage / Zielgruppen Finanzabteilung Einkauf Lieferanten & Partner Quelle: SAP 5 Ausgangslage / Zielgruppen Rechnungsvolumen 2013: Rechnungen (Tendenz steigend) Nur ca. 15% der Rechnungen erhalten wir elektronisch Lange Durchlaufzeiten führen zu Zahlungsverzögerungen und Skontoverlusten Rechnungen werden von der Poststelle und der Fachabteilung zeitaufwändig sortiert, verteilt und verarbeitet 25% der Rechnungen gehen dezentral ein (fehlende Transparenz) 6 3

4 Elektronischer Rechnungseingangsprozess Rechnungssteller mit Paynet- Anschluss SIX Payment Services Rechnungseingang Universitätsspital Basel Workflow ERP Einsparung pro Rechnung: 6 Minuten = ca. 5 CHF Rechnungen scannen und validieren (2 Min.) Rechnungssteller ohne Paynet Anschluss Eingangspost öffnen, vorsortieren, trennen (2 Min.) Archiv Poststelle: Sortieren und Verteilen (2 Min.) Quelle: Universitätsspital, Basel 7 Verbreitung und Entwicklung der Lösung Quelle: Medsupply 8 4

5 Lösungsansatz im Universitätsspital Basel: PDF Upload 9 Zielgruppen des Universitätsspitals Basel Rechnungssteller mit eher kleinerem Rechnungsvolumen Rechnungssteller, die sofort mit der E-Rechnung starten wollen. Rechnungssteller mit grösserem Rechnungsvolumen, die im Moment noch nicht bereit sind, die Investitionen für einen Direktanschluss zu tätigen. Rechnungsempfänger, die E-Rechnungen erhalten möchten und ihren Lieferanten eine günstige Lösung anbieten möchten. 10 5

6 Zielsetzung elektronischer Rechnungseingangsprozess des Universitätsspitals Basel Potenziale der Informationstechnologie konsequent und gewinnbringend nutzen Effiziente, standardisierte und zentralisierte Rechnungsprüfung Entfallen von Versand- und Liegezeiten in der Poststelle/Fachabteilungen Wesentliche Verkürzung der Durchlaufzeiten Einhaltung der Zahlungsziele und Verbesserung der Lieferantenbeziehung Eliminierung von Medienbrüchen und Reduktion der manuellen Aufwendungen Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Reduktion von Belegverlusten Periodengerechte Aufwandserfassung und Liquiditätsplanung ermöglichen Optimierung der Skontonutzung 11 E-Rechnung Startpaket mit Paynet Upload Das E-Rechnung Startpaket beinhaltet für den Lieferanten alle für die E-Rechnung nötigen Komponenten: Fixer Jahrespreis (Aufschaltung CHF 200.-, Transaktionspreis im 1. Jahr CHF 150.-) Zugang zum Paynet Kundenportal Ablage E-Rechnungen im Online Archiv Info über An- und Abmeldungen Info über abgelehnte Rechnungen Support (3 Monate gratis) Eintrag im Rechnungsstellerverzeichnis Werbemittel zur Bekanntmachung der E-Rechnung bei Ihren Kunden 12 6

7 Anbindung mit PDF Upload ans Universitätsspital Basel Vorteile Keine Softwareinstallation und keine Vorkenntnisse für die E-Rechnung nötig Keine manuelle Eingabe der Rechnung notwendig Rasche Teilnahme am elektronischen Rechnungsversand möglich Kostengünstig Kosteneinsparung gegenüber Papierrechnung An wen können über diesen Kanal E-Rechnungen übermittelt werden? An E-Banking-Kunden (Privatpersonen und Firmen bei Schweizer Banken) An ERP-Empfänger mit Workflow (Rechnungen mit Referenzinformationen aber ohne alle Einzelpositionen) Voraussetzung für Rechnungssteller Internetzugang und Verfügbarkeit der PDF-Rechnung Einschränkungen Anbindung mit PDF Upload sinnvoll bis zu einem Volumen von ca E-Rechnungen pro Jahr Sehr komplexe Rechnungslayouts können allenfalls nicht verarbeitet werden 13 Zusammenfassung: Deshalb ist die Lösung schnell, einfach günstig Aufgabenstellung und Anforderungen des Universitätsspitals Basel (Ausgangslage / Zielgruppen) effizientere Verarbeitung (Kosten / Zeit) Kurze Implementierung, wenige manuelle Arbeitsschritte Quick Win für Lieferanten / Partner und das Universitätsspital Basel Lieferanten / Partner sehen den Nutzen dieser Lösung Transparenz für beide Partner Verkürzung der Durchlaufzeiten Zahlungsziele werden eingehalten Möglichst viele Lieferanten und Partner sollen durch diese Lösung angebunden werden 14 7

8 Wann verarbeiten Sie elektronisch? 15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 8