Installationsanleitung für Haufe Advolux Kanzleisoftware ab Version 2.5 (Windows)

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1 Installationsanleitung für Haufe Advolux Kanzleisoftware ab Version 2.5 (Windows) Verfasser : Advolux GmbH, AÖ Letze Änderung : Version : v2 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Hardware-Voraussetzungen Java Laufzeit Umgebung (JRE) Dokument-Erstellung Firewall-Einstellungen Lizenzschlüssel Die Installationsarten Die Installation Standard (Einfache Installation) Erweitert (Profi-Modus) Lokaler Modus - Client ohne Server auf diesem Rechner Netzwerkmodus Server - Client und Server auf diesem Rechner Client Modus- Client auf diesem Rechner ohne Server im Netzwerk Update Update Advolux-Server Update Advolux-Client Konfiguration der Advolux-Datenbank Advolux mit Windows, Mac OS X, Linux Tipps

3 1. Hardware-Voraussetzungen Die Advolux Kanzleisoftware sollte auf einem Rechner mit mindestens Intel Core 2 Duo 2,66 GHz mit 2 GB Arbeitsspeicher oder äquivalent (empfohlen Intel i3 2,66 GHz mit 3 GB Arbeitsspeicher) installiert werden, um ein reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten. Bitte beachten Sie, dass die Angaben Richtwerte sind und je nach Anzahl der Benutzer bzw. Belastung des Computers durch andere Programme, die auf dem Computer installiert sind, angepasst werden müssen. 2. Java Laufzeit Umgebung (JRE) Um die Advolux Kanzleisoftware zu installieren und damit arbeiten zu können, benötigen Sie auf dem Windows-Betriebssystem keine Java Runtime Engine (JRE). Die benötigte JRE-Umgebung für Advolux Kanzleisoftware wird bei der Installation mitgeliefert. Sollten Sie die mitgelieferte JRE-Umgebung nicht verwenden wollen, muss der Pfad manuell angepasst werden, was jedoch von der Advolux GmbH nicht empfohlen wird. Advolux ist mit der mitgelieferten JRE getestet und freigegeben. Für die volle Funktion von Advolux mit einer anderen JRE können wir daher keine Garantie übernehmen. 3. Dokument-Erstellung Unter dem Windows-Betriebssystem können Sie sowohl mit OpenOffice.org als auch mit Microsoft Office arbeiten. Die Advolux Kanzleisoftware unterstützt derzeit die Formate *.odt, *.docx und *.rtf. Falls Sie eine MS-Office Version 2003 oder älter im Einsatz haben, benötigen Sie ein Plug-In von Microsoft, um mit Microsoft Office im neuen MS Office 2007 *.docx Format arbeiten zu können. Dieses wird bei der Installation von Advolux Kanzleisoftware mit ihrer Zustimmung aus dem Internet heruntergeladen und auf Ihrem Computer installiert. Bitte beachten Sie, dass ein Office-Programm auf ihrem System installiert sein muss, damit Sie Dokumente in Advolux Kanzleisoftware erstellen können. 4. Firewall-Einstellungen Bitte beachten Sie, wenn Sie auf Ihrem System eine Personal Firewall (Application-Firewall) installiert haben, dass an der Firewall die TCP/IP Ports 5100 und 5101 oder alternativ die Programme AdvoluxServer.exe und AdvoluxServerMan.exe freizugeben sind. Diese werden benötigt, damit sich der Advolux Kanzleisoftware- Client über localhost am Advolux-Datenbank-Server anmelden kann. 5. Lizenzschlüssel Der Lizenzschlüssel muss über den Advolux Kanzleisoftware-Client eingegeben werden. Der Lizenzschlüssel wird im Advolux-Datenbank-Server gespeichert und regelt damit die Anzahl der Advolux Kanzleisoftware Client-Zugriffe. Bei einer Demoversion benötigen Sie keine Lizenzschlüssel und haben 30 Tage Zeit, sich Advolux Kanzleisoftware in Ruhe anzuschauen. 3

4 6. Die Installationsarten Bevor Sie Advolux Kanzleisoftware installieren, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie administrative Rechte besitzen. Diese werden benötigt, damit der Advolux-Serverdienst, welcher die Advolux Kanzleisoftware- Datenbank steuert, registriert werden kann. Die Installation starten Sie entweder von der DVD/CD, die Sie von der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG oder der Advolux GmbH bekommen haben. Alternativ können Sie die Installationsdatei von der Webseite der Advolux GmbH herunterladen. Die Installationsarten unterscheiden sich je nach Bedürfnis bzw. der gewünschten Arbeitsweise. Welche Installationsart für Sie die passende ist, kann sich von Fall zu Fall unterscheiden. Es gibt folgende Installationsarten, um Advolux zu installieren: - Standard (Einfache Installation) - Erweiterte (Profi-Modus) 7. Die Installation Die Advolux Kanzleisoftware kann auf verschiedene Varianten installiert und betrieben werden. Sie haben die Möglichkeit, Advolux Kanzleisoftware Lokal oder auch im Netzwerk-Modus zu installieren und zu benutzen. Unabhängig davon, für welche Variante Sie sich entscheiden, wird diese mit der gleichen Installationsroutine realisiert und bedarf keinerlei extra Software. Im Nachfolgenden wollen wir in Kürze die Installations- und Konfigurationsschritte der verschiedenen Installationsarten darstellen. Die nachfolgende Installation wurde auf einem Windows Vista 32-Bit- System aufgenommen und kann sich in der Darstellung von einem Windows XP-System unterscheiden. 7.1 Standard (Einfache Installation) Bei der Standard-Installation (Einzelplatz-Lizenz) werden der Advolux Kanzleisoftware-Client und der Advolux Datenbankserver auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners installiert. Bei der Installation wird neben den "normalen" Programmteilen ein Server-Dienst mitinstalliert, welcher Ihnen ermöglicht, jederzeit vom lokalen Modus auf den Server-Modus zu wechseln. Dieser Dienst wird in diesem Modus nicht gestartet. Die Installation wird im Standardverzeichnis durchgeführt. Hierbei besteht keine Möglichkeit, das Programm- oder Datenbankverzeichnis auszuwählen. Bitte wählen Sie diesen Modus, wenn Sie Advolux lokal betreiben wollen. Damit arbeiten Sie mit Advolux allein auf dem lokalen Rechner. Die Einstellungen können später ohne Probleme geändert werden. 4

5 - Start der Installation - UAC Bestätigung - Installationsart Auswahl 5

6 - Lizenzvereinbarung annehmen - Bestätigung der Erstellung von Programmgruppe und -Icon 6

7 - Die Installation des Programmes und der Datenbank - Abschluss der Installation 7

8 Wenn Sie das Häkchen "Haufe Advolux Kanzleisoftware starten" nach der Installation nicht wegnehmen, wird Advolux automatisch gestartet. Sie können dann gleich anfangen, die Advolux-Datenbank zu konfigurieren und für den ersten Start vorzubereiten. (Siehe 9. Konfiguration der Advolux-Datenbank ) 7.2 Erweitert (Profi-Modus) Bitte wählen Sie die Installationsart Erweitert nur dann, wenn Sie individuelle Einstellungen bei der Installation vornehmen wollen. Hier haben Sie die Möglichkeit, z. B. nur den Advolux-Client oder den Server zu installieren Lokaler Modus - Client ohne Server auf diesem Rechner Im Lokalen Modus (Einzelplatz-Lizenz) werden der Advolux Kanzleisoftware-Client und der Advolux Datenbankserver auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners installiert. Bei der Installation wird neben den "normalen" Programmteilen ein Serverdienst mitinstalliert, welcher Ihnen ermöglicht, jederzeit vom lokalen Modus auf den Server-Modus zu wechseln. Dieser Dienst wird in diesem Modus nicht gestartet. In diesem Modus haben Sie die Möglichkeit, das Installations-Programmverzeichnis auszuwählen. Bitte wählen Sie diesen Modus, wenn Sie Advolux lokal betreiben wollen. Damit arbeiten Sie in Advolux allein auf dem lokalen Rechner. Die Einstellungen können später ohne Probleme geändert werden. - Start der Installation - UAC Bestätigung 8

9 - Installationsart Auswahl - Lizenzvereinbarung annehmen 9

10 - Auswahl des Installationsmodus - Programm- und Datenbankverzeichnis Auswahl 10

11 - Bestätigung der Erstellung von Programmgruppe und -Icon - Die Installation des Programmes und der Datenbank 11

12 - Abschluß der Installation Netzwerkmodus Server - Client und Server auf diesem Rechner Bei dem Netzwerkmodus Server (Mehrplatz-Lizenz) werden der Advolux Kanzleisoftware-Client und der Advolux Datenbankserver auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners installiert. Bei der Installation wird neben den "normalen" Programmteilen ein Server-Dienst mitinstalliert, welcher nach der Installation gestartet wird und somit die Kommunikation zwischen den Advolux-Clients und dem Advolux-Server ermöglicht. Bitte wählen Sie diesen Modus, wenn Sie Advolux im Server-Modus betreiben wollen. Damit wird die Advolux-Datenbank auf diesem Rechner installiert und bietet anderen Advolux-Clients im Netzwerk die Möglichkeit, sich mit dieser zu verbinden. - Start der Installation 12

13 - UAC Bestätigung - Installationsart Auswahl 13

14 - Lizenzvereinbarung annehmen - Auswahl des Installationsmodus (Default-Einstellung) 14

15 - Programm- und Datenbankverzeichnis Auswahl - Bestätigung der Erstellung von Programmgruppe und -Icon 15

16 - Die Installation des Programmes und der Datenbank - Abschluss der Installation 16

17 7.2.3 Client Modus- Client auf diesem Rechner ohne Server im Netzwerk Beim Client-Modus wird der Advolux Kanzleisoftware-Client auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners installiert. Bei der Installation wird neben den "normalen" Programmteilen ein Server-Dienst mitinstalliert, aber nicht gestartet. Es wird die während der Installation abgefragte IP-Adresse bzw. der Name des Advolux- Servers in die entsprechende Konfigurationsdatei gespeichert. Bitte wählen Sie diesen Modus, wenn Sie den Advolux-Client auf diesem Rechner installieren wollen. Damit kann sich der Advolux-Client mit einem im Netzwerk befindlichen Advolux-Server verbinden. - Start der Installation - UAC Bestätigung 17

18 - Installationsart Auswahl - Lizenzvereinbarung annehmen 18

19 - Auswahl des Installationsmodus - Auswahl von Programmverzeichnis und IP-Adresse bzw. Name des Advolux-Server-Rechners 19

20 - Bestätigung der Erstellung von Programmgruppe und -Icon - Die Installation des Programmes 20

21 - Abschluß der Installation 8. Update Beim Update von Advolux gibt es zwei wesentliche Punkte, die beachtet werden müssen. Die wesentlichen Punkte sind, ob das Update beim Advolux-Client oder beim Advolux-Server durchgeführt wird. Das Update- Vorschlag-Fenster ist immer dann zu sehen, wenn der Advolux-Installer eine Advolux-Version auf dem Computer findet. Nur dann schlägt der Installer ein Update vor. Bitte fangen Sie mit der Update-Installation immer erst auf dem Computer an, auf dem sich die Advolux- Datenbank befindet und anschließend auf den Clients. 8.1 Update Advolux-Server Bevor Sie die Update-Installation auf dem Computer durchführen, auf dem die Advolux-Datenbank installiert ist, stellen Sie bitte unbedingt sicher, dass kein Mitarbeiter an der Advolux-Datenbank angemeldet ist. Bitte denken Sie daran, bevor Sie mit der Update-Installation anfangen, eine aktuelle Sicherung Ihrer Advolux-Datenbank zu erstellen und diese Sicherung auf einem externen Medium zu speichern. Nach der Installation des Programms wird die Advolux Datenbank auf die jeweilige Version upgedatet. 21

22 - Start der Installation - UAC Bestätigung - Update-Vorschlag 22

23 - Die Installation des Programmes - Update der Advolux Datenbank Nach erfolgreichem Update der Advolux Datenbank, bitte das Fenster schließen. 23

24 - Abschluss der Installation 8.2 Update Advolux-Client Starten Sie die Installation und folgen Sie den Anweisungen. Bitte beachten Sie, dass Sie auf diesem Rechner keine Advolux-Datenbank installiert haben sollten. Denn sonst wird diese auf die neue Version upgedatet, was beim Update von Advolux auf dem Rechner, auf dem die Advolux-Datenbank sich befindet, durchgeführt wird. - Start der Installation 24

25 - UAC Bestätigung - Update Vorschlag 25

26 - Die Installation des Programmes - Abschluss der Installation 26

27 9. Konfiguration der Advolux-Datenbank Die Konfiguration der Advolux-Datenbank kann von jedem beliebigen Advolux-Client aus durchgeführt werden. Dazu muss sich der Advolux-Client mit dem Computer verbinden, auf dem die Advolux-Datenbank läuft. Nach dem erfolgreichen Verbindungsaufbau meldet sich der Server mit der ersten Seite (nachfolgende Bilder). Hier haben Sie die Möglichkeit zu wählen, was Sie tun möchten. Wenn Sie nur testen wollen, können Sie dies ohne Aufwand mit der mitgelieferten Demo-Datenbank tun. Bitte beachten Sie, dass diese Datenbank auf 25 Akten beschränkt ist und bei jedem Installations-Prozess neu angelegt wird. Die Demo-Datenbank enthält bereits 20 Akten mit diversen Inhalten, damit Sie sich einen kleinen Überblick verschaffen können. Im Nachfolgenden sehen Sie die Konfiguration der Advolux-Datenbank. 27

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31 10. Advolux mit Windows, Mac OS X, Linux Es ist ohne großen Aufwand möglich, Advolux in einem heterogenen (gemischten) Netzwerk zu betreiben. Sie können z. B. den Advolux-Server auf einem Linux-Rechner laufen lassen und mit Advolux Windows- Clients oder Advolux Mac-Clients oder Advolux Linux-Clients bzw. einer Mischung aus diesen darauf zugreifen. Natürlich ist auch ein Windows-Server mit z. B. Mac-Clients möglich. Voraussetzung ist wie oben beschrieben eine TCP/IP-Verbindung über die Ports 5100 und 5101 zwischen Server und Clients. Weiterhin müssen Sie, falls Sie betriebssystem-spezifische Schriftarten verwenden, dafür Sorge tragen, dass diese auf allen Rechnern verfügbar sind. Die Datenbank (der Advolux-Server) kann problemlos von einem Betriebssystem zum anderen migriert werden, kontaktieren Sie hierzu bitte den Support. 11. Tipps Während der Installation oder bei der Benutzung von Advolux können Fehler auftreten. Diese Fehler werden protokolliert und in die jeweiligen Log-Dateien geschrieben. Die Log-Dateien befinden sich im Programmverzeichnis, wenn Sie die Standardeinstellungen nicht verändert haben, in C:\Programme\AdvoluxJava\log\. Darin befinden sich zu den jeweiligen Programmteilen die entsprechenden Log-Dateien, z. B. für das Programm Advolux -> advolux.log oder advolux_error-log. Bei der Fehleranalyse sind die Log-Dateien von sehr großer Bedeutung und sollten daher nicht einfach gelöscht werden. 31