Office 2007 Umsteiger Präsentationen für unterwegs vorbereiten

Transkript

1 1. Wenn Sie Ihre Präsentation fertig gestellt haben, müssen Sie sich Gedanken über den Vortrag machen: Brauchen Sie Begleitmaterial für Ihr Publikum? Welche technischen Voraussetzungen bestehen am Ort der Präsentation? 2. In dieser Lektion sehen Sie wie Handzettel formatiert und gedruckt werden. Und außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, wenn bei der Präsentation gar keine oder keine aktuelle Version von PowerPoint zur Verfügung steht. Seite 1 von 12

2 3. Wenn Sie Ihre Präsentation drucken, sollten Sie zunächst die Seitenansicht kontrollieren. Sie finden diese im Office-Menü im Untermenü der Druckfunktion. 4. Da Sie die Seitenansicht regelmäßig benötigen, ist es am Besten, wenn Sie diese dem Schnellzugriff hinzufügen. Seite 2 von 12

3 5. Jetzt finden Sie die Schaltfläche für die Seitenansicht in der Leiste für den Schnellzugriff. Bitte öffnen Sie die Seitenansicht. 6. Nun können Sie die Seitenansicht kontrollieren, und den Druckbereich festlegen. Seite 3 von 12

4 7. Nach dem Sie die passende Option ausgewählt haben, können Sie bestimmen, ob die Präsentation im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. 8. Vor dem Druck können Sie weitere Optionen festlegen. Öffnen Sie das entsprechende Auswahlmenü. Seite 4 von 12

5 9. Interessant ist hier die Möglichkeit, Kopf- und Fußzeile der Handzettel zu bearbeiten. 10. Zugunsten der Lesbarkeit empfiehlt es sich, die Folien auf Seitenformat zu skalieren. Seite 5 von 12

6 11. Wenn Sie nicht sicher sind, ob am Vortragsort PowerPoint 2007 zur Verfügung steht, dann sollten Sie eine Kopie Ihrer Präsentation mitnehmen, die mit früheren Versionen kompatibel ist. Wie gehen Sie vor? 12. Richtig! Im Office-Menü finden Sie die Funktion Speichern unter mit verschiedenen Optionen. Hier kann die Präsentation abwärtskompatibel gespeichert werden. Seite 6 von 12

7 13. Wie Sie sehen, wird die Präsentation mit dem alten Dateiformat PPT gespeichert und nicht mit dem neuen Format PPTX. 14. Bedenken Sie: Wenn Sie abwärtskompatibel speichern, können neue Funktionen eventuell nicht dargestellt werden. Brechen Sie die Aktion in diesem Fall jetzt ab. Seite 7 von 12

8 15. Ist auf dem Zielrechner gar kein PowerPoint vorhanden, können Sie Ihre Präsentation zusammen mit einem Abspielprogramm verpacken, um sie auf einen USB-Stick zu speichern oder auf eine CD zu brennen. 16. Im Office-Menü finden Sie unter dem Punkt Veröffentlichen die Option Verpacken für CD. Seite 8 von 12

9 17. Hier tragen Sie ein, wie der Ordner oder die CD heißen soll. Bei Bedarf fügen Sie weitere Dateien hinzu. 18. Damit es mit der Darstellung der Präsentation sicher keine Probleme gibt, sollten Sie die verwendeten Schriften mit einbeziehen. Fügen Sie unter Optionen die Schriften hinzu. Seite 9 von 12

10 19. Diese Präsentation soll auf einem USB-Stick gespeichert werden. Machen Sie die passende Eingabe. 20. Im nachfolgenden Dialogfenster wählen Sie den Speicherort für die Dateien aus. Abschließend bestätigen Sie mit OK. Seite 10 von 12

11 21. Alle für die Präsentation notwendigen Dateien werden daraufhin in dem Ordner angelegt. Diesen Ordner können Sie dann auf Ihren USB-Stick ziehen. Sie brauchen nur einen Doppelklick auf die Datei PPTVIEW setzen und die Präsentation wird gestartet. 22. Eins sollten Sie noch wissen: Voraussetzung für die Wiedergabe von USB-Stick oder CD ist Windows 2000 oder neuer! Seite 11 von 12

12 23. Nun können Sie in PowerPoint 2007 Handzettel schnell formatieren, eine Präsentation abwärtskompatibel speichern und eine Präsentation auf USB-Stick oder CD verpacken. Ein paar weitere Tipps finden Sie im Zusatzwissen. Seite 12 von 12