NAVDocuWare Schnittstelle zu DocuWare für NAV 2013 R2 (bzw. ab NAV 2009, RTC) Stand 9/2014

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1 NAVDocuWare 6.10 Schnittstelle zu DocuWare für NAV 2013 R2 (bzw. ab NAV 2009, RTC) Stand 9/2014 F E AT URES Archivierung von ausgehenden Dokumenten Zeitnahe, automatisierte, serverbasierte Archivierung von allen Dokumenten, die aus NAV heraus generiert (gedruckt) werden können, wie z. B. VK-Rechnungen, EK- Bestellungen, Mahnungen, etc. Mehrere Versionen eines Dokuments archivierbar (z. B. VK-Angebot, -Auftrag) Problemloses manuelles Nacharchivieren von noch nicht archivierten Dokumenten. Neuarchivierung von bereits archivierten Belegen möglich. Archivierung (Verknüpfung) von eingehenden Dokumenten mit NAV Objekten Eingescannte Dokumente, s, etc., die mit NAV Daten verknüpft werden sollen, werden direkt aus NAV heraus bearbeitet Integrierter Document Viewer mit Stempelfunktion, etc. Verknüpfung eines Dokuments (z. B. Datenblatt) mit mehreren NAV Objekten möglich (z. B. mit mehreren Artikeln) Verknüpfung rückgängig machen und neu verknüpfen. NAV Dokument als nicht verknüpfbar kennzeichnen (z. B. EK-Rechnung und zugeh. EK-Stornorechnung bei Falschbuchung) Allgemeine Features (für ein- und ausgehende Dokumente) Indizierung beliebiger Datenfelder aus NAV heraus. Individuelle Indizierungsfunktionen je Dokumentart Direkte Anzeige von noch nicht archivierten Belegen in NAV. Anzeige des archivierten Dokuments (VK-Rechnung, etc.) direkt aus NAV heraus per Mausklick. Abfrage von archivierten Dokumenten nach Indexfeldern (Kundennr., Lieferantennr., Artikelnr., etc.) direkt aus NAV (z. B. Kundenkarte, etc.) heraus mit zeitlicher Eingrenzung (Datumsfilter). Integration der Dokumentsuche in die Navigate-Funktion von NAV

2 Beispiel 1: Automatische Archivierung von Ausgangsrechnungen Eine Verkaufsrechnung wird aus einem Verkaufsauftrag heraus gebucht (bzw. gebucht und gedruckt) Innerhalb von ca. einer Minute wird die soeben erzeugte Geb. Verkaufsrechnung (in diesem Beispiel die Nr ) automatisch in DocuWare archiviert und indiziert ( verschlagwortet ).

3 So erscheint die soeben archivierte VK-Rechnung im DocuWare Webclient:

4 Beim Archivierungsvorgang erhält die VK-Rechnung eine automatisch von DocuWare vergebene, fortlaufende Nummer, die sog. DW DocID (in diesem Fall die 28). Über diese Nummer kann die VK-Rechnung aus NAV heraus per Klick auf den DW Dokument -Button (siehe nachfolgende Abbildung) direkt angezeigt werden:

5 Die Anzeige erfolgt automatisch in Ihrem Standard-Webbrowser nach Klick auf den Button DW Dokument in NAV: Dort kann das Dokument ggf. in DocuWare weiterbearbeitet werden (Stempel, Workflow, etc.)

6 Beispiel 2: Abfrage der einem Kunden zugeordneten Dokumente In der Debitorenübersicht (und karte) steht ein neuer Button DW Dokumente zur Verfügung: Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Liste mit den im Archiv gefundenen Dokumenten. Es wird eine Abfrage (im Beispiel: Kundennummer=30000) an DocuWare durchgeführt. Je nach Implementierung kann die Suche von vornherein noch weiter eingeschränkt werden (z. B. durch Angabe eines Datumsfilters und/oder eines Belegartfilters in NAV). Das Ergebnis der Suche wird im Web-Browser angezeigt (in diesem Fall 9 gefundene Dokumente für den Kunden im Zeitraum bis ):

7 Beispiel 3: Archivierung von eingehenden EK-Belegen Einige eingegangene Dokumente von Lieferanten werden über einen an DocuWare angebundenen Scanner eingescannt. In NAV sind die eingescannten Dokumente über einen Stapel ersichtlich und können direkt aus NAV heraus bearbeitet werden:

8 Die Bearbeitung erfolgt in einer separaten Page mit integriertem Viewer. Für eine Verknüpfung des Dokuments mit einem NAV Objekt muss zunächst eine der implementierten Belegarten ausgewählt werden:

9 Je nach NAV Belegart müssen weitere Felder ausgefüllt werden (z. B. NAV Belegnr.). In diesem Beispiel kann mittels des Lookup-Buttons eine Auswahl aus den noch nicht zugeordneten gebuchten Einkaufsrechnungen in NAV erfolgen: Abschließend werden durch Klick auf den Indizieren-Button alle mit einer NAV Belegart versehenen Dokumente mit den betr. NAV Objekten verknüpft. Evtl. dabei auftretende Fehler werden in der Spalte Fehlertext rot angezeigt.

10 Die zugeordnete EK-Rechnung ist anschließend in DocuWare mit den je nach Implementierung indizierten Feldern ordnungsgemäß archiviert: Anmerkung: In den Beispielen wurden der Einfachheit halber die einzuscannende EK-Rechnung durch den aus NAV heraus generierten Beleg dargestellt.

11 Beispiel 4: Dokumentensuche über Navigate Die Standard-Navigate Funktion führt jetzt auch eine Suche in DocuWare durch. Als Beispiel soll die EK-Rechnung mit der Nummer (Lieferantenrechnungsnr.) gesucht werden:

12 Über den Anzeigen-Button kann wieder ein gefundenes DocuWare-Dokument im Webbrowser angezeigt werden: Man erhält die gleiche Anzeige wie beim direkten Aufruf des DocuWare-Dokuments von der gebuchten Einkaufsrechnung in NAV aus. DMS-SYSTEMHAUS Gesellschaft für EDV-Lösungen mbh Am Bauhof Bayreuth Tel.: +49 (0) Fax.: +49 (0)