Prozess- und Projektmanagement

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1 Prozess- und Projektmanagement und Meilensteine 2011 Manfred Bauer

2 DIN Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 5: Begriffe 3.69 Projektmanagementphase Abschnitt des Projektlebenszyklus ANMERKUNG Abschnitte des Projektlebenszyklus sind: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss. Alt: DIN vor Januar 2009 Zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufes, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist. 2

3 Für Projekte ist das technische und wirtschaftliche Risiko nur dadurch zu begrenzen, indem man den Entstehungsgang eines solchen komplexen Gebildes in definierte Abschnitte mit festgelegten Anfangs- und Endpunkten einteilt. Solche Abschnittsteilungen werden genannt und definiert als zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist. 3

4 Projekt strukturieren.den Berg in Scheiben schneiden Phasenmodell.zeitlich und thematisch! Fachpersonal - Standardaktivitäten 4

5 Merkmale zeitliche Begrenzung definierte Teilziele, die ein wesentlicher Teil des Gesamtzieles sind meßbare Leistungsbilder Phasenergebnis wird bewertet Entscheidung für die nächste Phase Ja/Nein Festlegung neues Teilziel Überprüfung Gesamtziel oder Zielbereich 5

6 Phasenverläufe Im Anlagenbau können beide Verläufe getrennt und gemischt vorkommen. 6

7 festlegen Untergliedern in sinnvolle Phasen Eindeutige Bezeichnung der Phase festlegen Berücksichtigung von geltenden Festlegungen bzgl. Standardphasen in der Unternehmensorganisation Wahl eines Phasenmodells, z.b. Revolvierende Planung Anstoßplanung Gemischtes Modell 7

8 Projektdauer und Phasenanzahl Projektdauer Richtwert Anzahl der Phasen < 4 Monate Monate bis 1 Jahr bis 3 Jahre 4-6 > 3 Jahre > 6 8

9 Beispiele 9

10 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Planung Bau Inbetriebnahme Übergabe Bedarfskärung Verfahrensauswahl Labor Technikumserprobung Kalkulation Genehmigungsverfahren... Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Fließbilder Konstruktion Layout Maschinen&Apparate Bau&Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung. Kalt-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch. Abnahmemessung Abnahmeprotokoll After sale services 10

11 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Bedarfsklärung Bedarfskärung Projektteam bilden Verfahrensauswahl Bedarfsklärung Projekthandbuch erst. Labor Verfahrensauswahl Bilanzen - basic design Technikumserprobung Fließbilder Kalkulation Labor Konstruktion Genehmigungsverfahren Layout Technikumserprobung. Maschinen&Apparate. Kalkulation Bau&Stahlbau. Rohrleitungen Genehmigungsverfahren Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Planung Bau Inbetriebnahme Übergabe Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung. Kalt-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch. Abnahmemessung Abnahmeprotokoll After sale services 11

12 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Planung Bedarfskärung Verfahrensauswahl Labor Technikumserprobung Kalkulation Genehmigungsverfahren... Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Fließbilder Konstruktion Layout Maschinen&Apparate Bau&Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Bau Inbetriebnahme Übergabe Detailkonstruktion Beschaffung Fließbilder Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung Layout. Konstruktion Kalt-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch. Maschinen & Apparate Bau & Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Abnahmemessung Abnahmeprotokoll After sale services 12

13 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Planung Bau Bedarfskärung Verfahrensauswahl Labor Technikumserprobung Kalkulation Genehmigungsverfahren... Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Fließbilder Konstruktion Layout Maschinen&Apparate Bau&Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung. Inbetriebnahme Übergabe Kalt-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch. Abnahmemessung Abnahmeprotokoll After sale services 13

14 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Planung Bau Bedarfskärung Verfahrensauswahl Labor Technikumserprobung Kalkulation Genehmigungsverfahren... Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Fließbilder Konstruktion Layout Maschinen&Apparate Bau&Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung. Inbetriebnahme Übergabe Kalt-IBN Warm-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch Probebetrieb. Betriebshandbuch Abnahmemessung Abnahmeprotokoll After sale services 14

15 Beispiele Investitionsprojekte Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Anfrage/Angebot Planung Bau Bedarfskärung Verfahrensauswahl Labor Technikumserprobung Kalkulation Genehmigungsverfahren... Projektteam bilden Projekthandbuch erst. Bilanzen - basic design Fließbilder Konstruktion Layout Maschinen&Apparate Bau&Stahlbau Rohrleitungen Berechnungen Spezifikationen Statik Elektr. Ausrüstung Terminplan Kostenplanung Detailkonstruktion Beschaffung Baustelleneinrichtung Montageüberwachung Funktionsprüfung. Inbetriebnahme Übergabe Kalt-IBN Warm-IBN Probebetrieb Betriebshandbuch. Abnahmemessung Abnahmeprotokoll Abnahmeprotokoll After sale services After sale services 15

16 Beispiele Investitions- und Konsumgüter -Serienerzeugnisse Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Idee / Vorentwicklung Entwicklung Detaillierung Realisierung Markteinführung Idee für ein Produkt Entwurf/Konstruktion Alternativen Simulation Evtl.Prototyp Lastenheft Konstruktion auf Fertigung abgestimmt Bau weiterer Prototypen Test Pflichtenheft Detailkonstruktion Planung der Fertigungsanlage Planung des Zukaufs Beschaffung und Installation der Fertigungseinrichtung Erprobung der Produktionsprozesse Serientests Verteilungswege festlegen Kundenmanagement Service aufbauen Qualitätsmanagement 16

17 Beispiel Automobilindustrie Projektvorbereitung- Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Vorentwicklung Produkt-Entwicklung Prozess-Entwicklung Produkt-/Prozess-Validierung Idee für ein Produkt konstruktiv versucht Prototyp gebaut Lastenheft Konstruktion auf Fertigung abgestimmt Bau weiterer Prototypen Test Detailkonstruktion Planung der Fertigungsanlage Planung des Zukaufs Beschaffung und Installation der Fertigungseinrichtung Erprobung der Produktionsprozesse Serientests Qualität sichern 17

18 Beispiel Informatik / Softwareentwicklung Projektinitialisierung - Projektplanung - Projektausführung - Projektabschluss Ziel Projektstart Detailplanung Realisierung Rollout Erstellen von: Projektantrag / Leistungsbeschreibung Aufwandsschätzung Vereinbarungen mit dem Auftraggeber z.b. bzgl. Abnahmeverfahren, Change Request Verfahren usw. Risikobetrachtung Testkonzept Schulungskonzept Qualitätsplan Durchführen von Kick Off Detaillierung/ Zusammenstellung: Projektteam Projektplan ggf. Teilprojekte Kommunikationsplan / -Matrix Lenkungsausschuß Risikobetrachtung aktualisieren Umsetzung von: Arbeitspaketen verschied. Test Vorbereitung der Hardware Schulung der Anwender Abstimmung mit Schnittstellen Abnahmen vom Auftraggeber Risikobetrachtung aktualisieren Sicherstellung von: Planmäßigem Rollout Support Touch Down Lessons learned Projektdokumentation übergeben Projektabschluss in MSP 18

19 in Branchen HOAI=Honorarordnung für Architekten und Ingenieure Vorplanung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Vorbereitung Vergabe Vergabe Bauüberwachung Objektbetreuung 19

20 in Branchen HOAI=Honorarordnung für Architekten und Ingenieure 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Ermittlung der Voraussetzungen zur Lösung der Bauaufgabe durch die Planung. -Klärung der Aufgabenstellung -Beraten zum Leistungsbedarf -Standortanalyse -Umweltverträglichkeit Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 20

21 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Erarbeitung der wesentlichen Teile einer Lösung der Planungsaufgabe. -Lösungen in zeichnerischer Darstellung -Klären von Randbedingungen -Vorverhandlung zur Genehmigungsfähigkeit mit Behörden Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 21

22 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Erarbeiten der endgültigen Lösung der Planungsaufgabe. -Zusammenfassung aller Entwurfsunterlagen -Analyse der Alternativen und Varianten mit Kostenuntersuchung Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 22

23 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Erarbeiten und Einreichen der Vorlagen für die erforderlichen Genehmigungen oder Zustimmungen. -Erstellung der Genehmigungsunterlagen und Verhandlung mit den Behörden -Erarbeiten von Unterlagen für besondere Prüfverfahren Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 23

24 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Erarbeiten und Darstellen der ausführungsreifen Planungslösungen. -Fortschreiben der Ausführungsplanung während der Objektausführung -Berücksichtigung der Genehmigungsauflagen, -vorgaben Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 24

25 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Ermitteln der Mengen und Aufstellen von Leistungsverzeichnissen. -Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen -Vergleichende Kostenübersichten Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 25

26 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Ermitteln der Kosten und Mitwirkung bei Auftragsvergabe. -Einholen von Angeboten, Prüfen und Werten der Angebote -Verhandlung mit den Anbietern Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 26

27 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Überwachung der Ausführung des Objektes. -Überwachung der Ausführung auf Übereinstimmung mit den Ausführungsplänen, Leistungsbeschreibungen, Genehmigungen, allg. anerkannten Regeln der Technik. -Abnahme und Mängelfeststellung Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 27

28 Regeln der Technik-Definition Stand der Wissenschaft Technische Spitzenleistungen, die wissenschaftlich gesichert sind. Wirksamkeit in der technischen und praktischen Umsetzung gilt es noch nachzuweisen. Stand der Wissenschaft und der Technik Richtige Ausführung oder Beweise nach neueren wissenschaftlichen und technischen Erkenntnissen, ohne dass bereits die überwiegende Mehrheit der Fachleute in der Praxis diese Meinung als richtig anerkennen oder anwenden muss. Stand der Technik Das derzeit technisch Machbare, beispielsweise vom Deutschen Institut für Bautechnik zugelassene neue Baustoffe. Wirksamkeit fortschrittlicher Verfahrensweisen nachgewiesen. Vielfach noch nicht hinreichend und langjährig erprobt. Allgemein anerkannte Regeln der Technik = DIN-Normen Von der überwiegenden Mehrheit der in der Praxis Tätigen als bewährte und richtige Ausführung oder Bauweise anerkannt. Bezeichnet das baupraktisch Bewährte. Auf die Brauchbarkeit und Qualität einer Ausführung kann der Auftraggeber durchweg vertrauen. Ein Mangel nach Werkvertragsrecht liegt schon bei Nichteinhaltung vor. Sie stellen für den Sollzustand Minimalforderungen dar. Stand

29 in Branchen HOAI 1. Grundlagenermittlung 2. Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) 3. Entwurfsplanung 4. Genehmigungsplanung 5. Ausführungsplanung 6. Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung) 7. Mitwirkung bei der Vergabe 8. Objektüberwachung (Bauüberwachung) 9. Objektbetreuung und Dokumentation Vorbereitung Vergabe Überwachen der Beseitigung von Mängeln und Dokumentation des Gesamtergebnisses. -Objektbegehung zur Mängelfeststellung vor Ablauf der Verjährungsfristen -Überwachung und Beseitigung von Gewährleistungsansprüchen Vorplanung Vergabe Ausführungsplanung Bauüberwachung Objektbetreuung Grundlagenermittlung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung 29

30 und Meilenstein DIN : Meilenstein Schlüsselereignis Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung. Lage am Beginn oder Ende einer Phase Lage bei wichtigem Ereignis Zahlungsereignisse, Pönaletermine, Abnahmetermine etc. 30

31 und Meilensteine In der zeitlichen Abfolge der Phasen sind in der Regel zwischen den einzelnen Phasen Prüfungen der vorhergehenden Phase und Freigabe der Folgephase durch den Auftraggeber vorgesehen MEILENSTEINE Begrenzung des technischen und wirtschaftlichen Risikos bei definierten Phasenbetrachtungen. 31

32 Meilensteine Beispiele 32

33 Meilensteine Beispiele Phasen u Meilensteine Alstom 33

34 Meilensteinfestlegung Die Anzahl der Meilensteine eines Projektes ist abhängig von: - der Projektgröße, - der Komplexität, - der Laufzeit, - oft durch Vertragsvereinbarungen teilweise festgelegt - und sollte ein angemessenes Projekt-Controlling berücksichtigen Meilensteine können auch Projekt-Stopper sein 34

35 Projekt-Stopper Sistierung Vom Auftraggeber formell geforderter Stillstand in der Auftrags- bzw. Projektabwicklung, bei dem zunächst offen bleibt, ob der Auftrag bzw. das Projekt weitergeführt wird (Alt: DIN 69905, Pkt ). Die Sistierung eines Projekts erfolgt normalerweise im Anschluss an einen nicht ausreichend erfüllten Meilenstein. Das Recht auf Sistierung und die dadurch ausgelösten Vorgänge (Abrechnung, Konventionalstrafen usw.) sollten im Vertrag detailliert geregelt sein. Welcher Meilenstein lässt eine Sistierung zu! 35

36 Projekt-Stopper Projektunterbrechung bis hier Stillstand in der Projektabwicklung mit dem Willen, das Projekt weiterzuführen. (Alt: DIN 69905, Pkt. 3.94) Im Allgemeinen wird die Projektunterbrechung durch ungeplante und unerwartete Ereignisse (z.b. Unfall) hervorgerufen, aber auch eine geplante Projektunterbrechung (z.b. Winterpause bei Bauprojekten) ist möglich. Meilenstein setzen 36

37 Meilensteinfestlegung Die Anzahl der Meilensteine eines Projektes ist abhängig von: - der Projektgröße, - der Komplexität, - der Laufzeit, - oft durch Vertragsvereinbarungen teilweise festgelegt - und sollte ein angemessenes Projekt-Controlling berücksichtigen Meilensteine können auch Projekt-Stopper sein Die Meilenstein-Trendanalyse stellt die Prognose und Entwicklung wichtiger Termine im Projektverlauf dar. 37

38 Meilenstein-Trendanalyse Keine Dokunterlage nur Beispiel 38

39 Meilenstein-Trendanalyse Keine Dokunterlage nur Beispiel 39

40 Meilenstein-Trendanalyse Keine Dokunterlage nur Beispiel 40

41 Meilenstein-Trendanalyse # VORGANG MEILEN STEIN TARGET SOLL 58 Übergabe an Kunde M Rohbauabnahme M Richtfest M Genehmigungsbescheid M Planungsfreigabe durch Kunden M FORECAST PLAN ACTUAL IST SOLL ursprüngliche, vom Auftraggeber freigegebene Terminplanung PLAN der aus der zum Zeitpunkt der Prüfung prognostizierte Termin IST der erreichte Termin Das Termincontrolling wird kontinuierlich durchgeführt, MTA wird mindestens monatlich aktualisiert Kurve steigt - schlecht - Termin verschiebt sich nach hinten 41

42 Nutzen und Meilensteine Verdeutlicht den Stand des Projektes auf dem Weg zur Zielerreichung. Untergliedert das Projekt in sinnvolle und überschaubare Zeitabschnitte mit kontrollierbarem Ergebnis. Ermöglicht die Darstellung von für das Projekt wichtige Ereignisse, z.b. externe Zulieferungen, Abnahmen, Prüfungen etc. Unterstützt das externe und interne Controlling. Unterstützt bei Claimverhandlungen nach, z.b. Design Freeze, Beschaffungsfreigabe etc.. 42

43 Checkliste Phasen und Meilensteine 43

44 Startposition und erster Arbeitgeber prägen den gesamten Berufsweg Heiko Mell Einkauf, Vertrieb, Abwicklung, Branche, Konzern, Mittelstand Unwichtig Standort, Gehalt beim Einstieg 44