Abbildungsverzeichnis

Transkript

1 C o n t r o l l i n g 1. Ausgabe /

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3 Inhalt 1 Stammdaten Kostenstellen Anlegen Ändern Anzeigen Löschen Kostenstellen-Standardhierarchie Leistungsarten Anlegen Ändern Anzeigen Löschen Statistische Kennzahlen Anlegen Ändern Anzeigen Löschen Planung Leistungsartenplanung Kostenartenplanung Planung von Statistischen Kennzahlen Istverrechnung Direkte Leistungsverrechnung Manuelle Umbuchung Innenaufträge Stammdaten Anlegen Ändern Anzeigen Innenauftrag sperren Innenauftragsplanung Kosten- und Leistungsartenplanung Budgetierung von Innenaufträgen Originalbudget Budgetnachtrag Budgetrückgabe Innenauftragsabrechnung Erfassung der Abrechnungsvorschrift Abrechnung Seite 3

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Kostenstelle anlegen Einstiegsbild...8 Abbildung 2: Kostenstelle anlegen Grundbild...9 Abbildung 3: Kostenstelle anlegen Kennzeichen...10 Abbildung 4: Kostenstelle ändern Einstiegsbild...11 Abbildung 5: Kostenstelle ändern Grundbild...12 Abbildung 6: Kostenstelle ändern Bestätigungsmeldung...12 Abbildung 7: Kostenstelle anzeigen Einstiegsbild...13 Abbildung 8: Kostenstelle anzeigen Grundbild...14 Abbildung 9: Kostenstelle löschen Einstiegsbild...15 Abbildung 10: Kostenstelle löschen Grundbild...16 Abbildung 11: Kostenstelle löschen Grundbild (Testlauf)...16 Abbildung 12: Kostenstellen-Standardhierarchie Ändern...17 Abbildung 13: Kostenstellengruppe anlegen Menüpfad...18 Abbildung 14: Kostenstellengruppe anlegen Eingabemaske...18 Abbildung 15: Kostenstelle anlegen Menüpfad...19 Abbildung 16: Kostenstelle anlegen Eingabemaske...19 Abbildung 17: Leistungsart anlegen Einstiegsbild...20 Abbildung 18: Leistungsart anlegen Daten...21 Abbildung 19: Leistungsart anlegen Grundbild...21 Abbildung 20: Leistungsart anlegen ausgefülltes Grundbild...23 Abbildung 21: Leistungsart anlegen Sperrkennzeichen...24 Abbildung 22: Leistungsart anlegen Bestätigungsmeldung...24 Abbildung 23: Leistungsart ändern Einstiegsbild...25 Abbildung 24: Leistungsart ändern Kostenstellenarten auswählen...25 Abbildung 25: Leistungsart ändern Grundbild...26 Abbildung 26: Leistungsart ändern Bestätigungsmeldung...26 Abbildung 27: Leistungsart anzeigen Einstiegsbild...27 Abbildung 28: Leistungsart anzeigen Grundbild...27 Abbildung 29: Leistungsart löschen Einstiegsbild...28 Abbildung 30: Leistungsart löschen Grundbild...29 Abbildung 31: Leistungsart löschen Grundbild (Testlauf)...29 Abbildung 32: Statistische Kennzahl anlegen Einstiegsbild...30 Abbildung 33: Statistische Kennzahl anlegen Daten...31 Abbildung 34: Statistische Kennzahl anlegen Stammdaten...31 Abbildung 35: Statistische Kennzahl anlegen Bestätigungsmeldung...32 Abbildung 36: Statistische Kennzahl ändern Einstiegsbild...32 Abbildung 37: Statistische Kennzahl ändern Stammdaten...33 Seite 4

5 Abbildung 38: Statistische Kennzahl ändern Bestätigungsmeldung...33 Abbildung 39: Statistische Kennzahl anzeigen Einstiegsbild...34 Abbildung 40: Statistische Kennzahl anzeigen Stammdaten...34 Abbildung 41: Statistische Kennzahl löschen Einstiegsbild...35 Abbildung 42: Statistische Kennzahl löschen Sicherheitswarnung...35 Abbildung 43: Leistungsplanung Einstiegsbild...36 Abbildung 44: Leistungsplanung Daten...37 Abbildung 45: Leistungsplanung Übersichtsbild...38 Abbildung 46: Leistungsplanung Bestätigungsmeldung...38 Abbildung 47: Kostenartenplanung Einstiegsbild...39 Abbildung 48: Kostenartenplanung Daten...40 Abbildung 49: Kostenartenplanung Übersichtsbild...41 Abbildung 50: Kostenartenplanung Periodenbild...42 Abbildung 51: Kostenartenplanung Bestätigungsmeldung...43 Abbildung 52: Planung Statistische Kennzahlen Einstiegsbild...44 Abbildung 53: Planung Statistische Kennzahlen Daten...45 Abbildung 54: Planung Statistische Kennzahlen Übersichtsbild...45 Abbildung 55: Planung Statistische Kennzahlen Dateneingabe...46 Abbildung 56: Planung Statistische Kennzahlen Bestätigungsmeldung...46 Abbildung 57: Planung Statistische Kennzahlen zentral Übersichtsbild...47 Abbildung 58: Direkte Leistungsverrechnung Erfassungsbild...48 Abbildung 59: Direkte Leistungsverrechnung Erfassungsvariante auswählen...49 Abbildung 60: Direkte Leistungsverrechnung Datenerfassung...49 Abbildung 61: Direkte Leistungsverrechnung Bestätigungsmeldung...50 Abbildung 62: Direkte Leistungsverrechnung Auswahl der Ansicht...50 Abbildung 63: Direkte Leistungsverrechnung Einzelerfassung...51 Abbildung 64: Manuelle Umbuchung Erfassungsbild...52 Abbildung 65: Manuelle Umbuchung Datenerfassung...53 Abbildung 66: Manuelle Umbuchung Bestätigungsmeldung...53 Abbildung 67: Manuelle Umbuchung Einzelerfassung...54 Abbildung 68: Innenauftrag anlegen Ordermanager...56 Abbildung 69: Innenauftrag anlegen Auswahl Auftragsart...57 Abbildung 70: Innenauftrag anlegen Auftragsarten...57 Abbildung 71: Innenauftrag anlegen Stammdaten...58 Abbildung 72: Innenauftrag anlegen Zuordnungen...58 Abbildung 73: Innenauftrag anlegen Steuerung...59 Abbildung 74: Innenauftrag anlegen Auftragsfreigabe...59 Abbildung 75: Innenauftrag anlegen Bestätigungsmeldung...60 Seite 5

6 Abbildung 76: Innenauftrag ändern Anzeigemodus...61 Abbildung 77: Innenauftrag ändern Änderungsmodus...62 Abbildung 78: Innenauftrag ändern Bestätigungsmeldung...62 Abbildung 79: Innenauftrag anzeigen...63 Abbildung 80: Innenauftrag sperren Ansicht Steuerung...64 Abbildung 81: Innenauftrag sperren Anwenderstatus setzen...64 Abbildung 82: Innenauftrag sperren Auftrag ist gesperrt...65 Abbildung 83: Innenauftrag sperren Bestätigungsmeldung...65 Abbildung 84: Kosten- und Leistungsplanung Einstiegsbild...66 Abbildung 85: Kosten- und Leistungsplanung Jahresübersicht...67 Abbildung 86: Kosten- und Leistungsplanung Primärkosten Übersichtsbild...68 Abbildung 87: Kosten- und Leistungsplanung Primärkosten Periodenbild...69 Abbildung 88: Kosten- und Leistungsplanung Primärkosten Übersichtsbild...70 Abbildung 89: Kosten- und Leistungsplanung Jahresübersicht...71 Abbildung 90: Kosten- und Leistungsplanung Leistungsaufnahmen Übersichtsbild...72 Abbildung 91: Kosten- und Leistungsplanung Leistungsaufnahmen Periodenbild...73 Abbildung 92: Kosten- und Leistungsplanung Leistungsaufnahmen Übersichtsbild...74 Abbildung 93: Kosten- und Leistungsplanung Jahresübersicht...74 Abbildung 94: Kosten- und Leistungsplanung Jahresübersicht/Daten...75 Abbildung 95: Kosten- und Leistungsplanung Überprüfung...76 Abbildung 96: Kosten- und Leistungsplanung Bestätigungsmeldung...76 Abbildung 97: Auftragsbudgetierung Einstiegsbild...77 Abbildung 98: Auftragsbudgetierung Jahresübersicht...78 Abbildung 99: Auftragsbudgetierung Jahresübersicht/Daten...78 Abbildung 100: Auftragsbudgetierung Überprüfung...79 Abbildung 101: Auftragsbudgetierung Bestätigungsmeldung...79 Abbildung 102: Budgetnachtrag Einstiegsbild...80 Abbildung 103: Budgetnachtrag Jahresübersicht...80 Abbildung 104: Budgetnachtrag Jahresübersicht/Daten...81 Abbildung 105: Budgetnachtrag Bestätigungsmeldung...81 Abbildung 106: Budgetrückgabe Einstiegsbild...82 Abbildung 107: Budgetrückgabe Jahresübersicht...82 Abbildung 108: Budgetrückgabe Jahresübersicht/Daten...83 Abbildung 109: Budgetrückgabe Bestätigungsmeldung...83 Abbildung 110: Abrechnungsvorschrift erfassen Auftrag ändern...85 Abbildung 111: Abrechnungsvorschrift erfassen Übersicht...86 Abbildung 112: Abrechnungsvorschrift erfassen Prüfung...86 Abbildung 113: Abrechnungsvorschrift erfassen Systemstatus...87 Seite 6

7 Abbildung 114: Ist-Abrechnung Auftrag Einstiegsbild...88 Abbildung 115: Ist-Abrechnung Auftrag Parameter...89 Abbildung 116: Ist-Abrechnung Auftrag Grundliste Testlauf...90 Abbildung 117: Ist-Abrechnung Auftrag Detailliste Testlauf...91 Abbildung 118: Ist-Abrechnung Auftrag Grundliste Echtlauf...91 Abbildung 119: Ist-Abrechnung Auftrag Detailliste Echtlauf...92 Seite 7

8 1 Stammdaten 1.1 Kostenstellen Unter einer Kostenstelle versteht man eine organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt, wobei die Abgrenzung nach folgenden Aspekten vorgenommen werden kann: funktional, abrechnungstechnisch, räumlich oder nach der Kostenverantwortung Anlegen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle Einzelbearbeitung Anlegen Transaktionscode KS01 Mit obigem Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild der Kostenstellenpflege. Wählen die den Kostenrechnungskreis in unserem Fall 1000 für ACME aus. ABBILDUNG 1: KOSTENSTELLE ANLEGEN EINSTIEGSBILD Geben Sie Im Feld Kostenstelle die gewünschte Kostenstellen-ID ein und wählen Sie in den Feldern darunter den dafür vorgesehenen Gültigkeitszeitraum aus. Durch ENTER oder Klicken auf kommen Sie in das Grundbild der Transaktion Kostenstelle anlegen. Die folgende Abbildung zeigt diesen Bildschirm mit den bereits vervollständigten Daten der Ansicht Grunddaten. Seite 8

9 ABBILDUNG 2: KOSTENSTELLE ANLEGEN GRUNDBILD Grunddaten Bezeichnung/Beschreibung Verantwortlicher Art der Kostenstelle In diesen Feldern müssen Sie eine Kurzbezeichnung und eine Beschreibung eingeben. Hier ist der Kostenstellenverantwortliche einzutragen. Im Stammsatz einer Leistungsart werden ein oder mehrere Kostenstellenarten hinterlegt. Die Leistungsart darf nur von Kostenstellen dieser Kostenstellenarten erbracht werden. Die möglichen Kostenstellenarten definieren Sie im Einführungsleitfaden der Kostenstellenrechnung. Für jede Kostenstellenart können Vorschlagswerte für die Sperrkennzeichen und das 'Mengen führen'- Kennzeichen hinterlegt werden, die in die Kostenstellen-Stammdaten übernommen werden. Sie müssen diese Kennzeichen innerhalb der Kostenstellen-Stammdaten nur dann pflegen, wenn sie vom Vorschlagswert der Kostenstellenart abweichen sollen. Außerdem kann die Art der Kostenstelle zu Auswertungen verwendet werden. Seite 9

10 Hierarchiebereich Geschäftsbereich Währung Profitcenter Für das Anlegen von Kostenstellen benötigen Sie in der Stammdatenpflege des Anwendungsmenüs eine Struktur, der Sie die Kostenstellen zuordnen müssen. Diese Struktur wird in der Kostenstellenrechnung als Standardhierarchie bezeichnet. Die Standardhierarchie geben Sie schon beim Anlegen eines Kostenrechnungskreises an. Falls diese Hierarchie bei der Kostenrechnungskreispflege noch nicht existiert, legt das SAP-System ihren obersten Knoten dort an. Soll für den verwendeten Buchungskreis eine Bilanz bzw. GuV pro Geschäftsbereich erstellt werden (vgl. Definition des Buchungskreises), so ist die Eingabe eines Geschäftsbereichs notwendig. Hier ist die Währung, in der die Kostenstelle geführt werden soll, einzugeben. Hier ist der Schlüssel, welcher zusammen mit dem Kostenrechnungskreis ein Profitcenter eindeutig identifiziert, einzugeben. In der Ansicht Steuerung können Sie Kostenstelle für bestimmte Kostenarten oder für die Obligofortschreibung sperren. An dieser Stelle soll darauf hingewiesen werden, dass auf Kostenstellen entweder Kosten oder Erlöse verbucht werden. Daher ist auf der nächsten Abbildung für den Bereich der Erlöse das Sperrkennzeichen gesetzt. ABBILDUNG 3: KOSTENSTELLE ANLEGEN KENNZEICHEN wird die Kos- Die weiteren Karteireiter enthalten keine Pflichtfelder. Durch Klicken auf den Button tenstelle gespeichert. Seite 10

11 1.1.2 Ändern Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle Einzelbearbeitung Ändern Transaktionscode KS02 Beim Ändern einer bereits angelegten Kostenstelle kommen Sie mit dem oben stehenden Menüpfad nach der Auswahl des Kostenrechnungskreises (z.b für ACME) zu folgendem Einstiegsbild. Wenn Sie davor schon eine Transaktion zum Anlegen, Ändern oder Löschen von Kostenstellen ausgewählt haben, wird der dort ausgewählte Kostenrechnungskreis automatisch wieder gewählt. Falls Sie ihn ändern wollen, wählen Sie im Menü Zusätze Kostenrechnungskreis setzen den gewünschten Kostenrechungskreis aus. ABBILDUNG 4: KOSTENSTELLE ÄNDERN EINSTIEGSBILD Wählen Sie im Einstiegsbild die zu ändernde Kostenstelle aus. Sie können bis auf den Gültigkeitszeitraum und die Kostenstellen-ID sämtliche Daten ändern. Wenn Sie die Kostenstelle ausgewählt haben kommen Sie über ENTER oder den Button zum Grundbild der Transaktion. Seite 11

12 ABBILDUNG 5: KOSTENSTELLE ÄNDERN GRUNDBILD. Sie erhalten dann fol- Ändern Sie die gewünschten Daten und sichern Sie diese über den Button gende Bestätigung. ABBILDUNG 6: KOSTENSTELLE ÄNDERN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 12

13 1.1.3 Anzeigen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle Einzelbearbeitung Anzeigen Transaktionscode KS03 Beim Anzeigen einer Kostenstelle erhalten Sie über obigen Menüpfad nach der Auswahl des Kostenrechnungskreises (z.b für ACME) zu folgendem Einstiegsbild. ABBILDUNG 7: KOSTENSTELLE ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Nach Auswahl der gewünschten Kostenstelle kommen Sie über ENTER oder den Button zum Grundbild der Transaktion. Hier erscheinen alle Felder mit grauem Hintergrund und können nicht geändert werden. Seite 13

14 ABBILDUNG 8: KOSTENSTELLE ANZEIGEN GRUNDBILD Über den Button können Sie die Transaktion wieder verlassen. Seite 14

15 1.1.4 Löschen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle Einzelbearbeitung Löschen Transaktionscode KS04 Wenn Sie eine Kostenstelle löschen wollen, kommen Sie über den oben stehenden Menüpfad nach der Auswahl des Kostenrechnungskreises (z.b für ACME) zum gewünschten Einstiegsbild. ABBILDUNG 9: KOSTENSTELLE LÖSCHEN EINSTIEGSBILD Es wird darauf hingewiesen, dass das Löschen von Kostenstellen nur unter bestimmten Vorrausetzungen möglich (keine Plan- oder Ist-Kosten auf der Kostenstelle) und in einem produktiven System nicht üblich ist. Wählen Sie im Einstiegsbild die zu löschende Kostenstelle aus und klicken Sie auf den Button. Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf entfernt haben erhalten Sie sofort die Meldung über die gelöschte Kostenstelle. Seite 15

16 ABBILDUNG 10: KOSTENSTELLE LÖSCHEN GRUNDBILD Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf aktiviert lassen, erhalten Sie die Meldung, dass die Kostenstelle gelöscht werden kann. ABBILDUNG 11: KOSTENSTELLE LÖSCHEN GRUNDBILD (TESTLAUF) In diesem Fall müssen Sie um die Kostenstelle wirklich zu löschen diesen Bildschirm über den Button verlassen und im Einstiegsbild das Kennzeichen Testlauf entfernen und die Transaktion noch einmal über den Button starten. Seite 16

17 1.2 Kostenstellen-Standardhierarchie Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Standardhierarchie Ändern Transaktionscode OKEON Unter einer Kostenstellen-Standardhierarchie versteht man eine Baumstruktur zur Gliederung aller zu einem Kostenrechnungskreis gehörenden Kostenstellen aus der Sicht des Controllings. Sie können Kostenstellen zu Kostenstellengruppen zusammenfassen. Aus diesen Gruppen können Sie dann Kostenstellenhierarchien bilden, indem Sie die Gruppen nach Entscheidungs-, Verantwortungs- oder Steuerungsbereichen zusammenfassen. Über obigen Menüpfad können Sie nach der Auswahl des Kostenrechnungskreises (z.b für AC- ME) die Kostenstellen-Standardhierarchie im Änderungsmodus aufrufen. ABBILDUNG 12: KOSTENSTELLEN-STANDARDHIERARCHIE ÄNDERN Seite 17

18 Um in der Kostenstellen-Standardhierarchie eine neue Kostenstellengruppe anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor: Gehen Sie über das Menü Bearbeiten Gruppe anlegen (gleiche Stufe) und Sie kommen zur Eingabemaske für die neue Kostenstellengruppe. ABBILDUNG 13: KOSTENSTELLENGRUPPE ANLEGEN MENÜPFAD ABBILDUNG 14: KOSTENSTELLENGRUPPE ANLEGEN EINGABEMASKE Seite 18

19 Geben Sie hier die Kostenstellengruppen-ID und die Bezeichnung der Kostenstellengruppe ein und drücken Sie die ENTER Taste. Die gewünschte Kostenstellengruppe wird in die Kostenstellenstandardhierarchie eingefügt. Sie können diese dann noch über die Button kopieren, verschieben oder auch löschen. Mit dem Menü Bearbeiten Kostenstelle anlegen können Sie auch neue Kostenstellen anlegen. ABBILDUNG 15: KOSTENSTELLE ANLEGEN MENÜPFAD Hier finden Sie die gleichen Felder, wie unter dem Kapitel Kostenstelle anlegen beschrieben. ABBILDUNG 16: KOSTENSTELLE ANLEGEN EINGABEMASKE Achtung: Ihre Eingaben werden erst gesichert, wenn Sie den Button drücken. Seite 19

20 1.3 Leistungsarten Anlegen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart Einzelbearbeitung Anlegen Transaktionscode KL01 Unter einer Leistungsart versteht man eine Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die die Leistungen einer Kostenstelle klassifiziert. Leistungsarten von Kostenstellen im Bereich der Fertigung sind zum Beispiel Maschinenstunden oder gefertigte Einheiten. Über den obigen Menüpfad kommen Sie nach der Auswahl des Kostenrechnungskreises (z.b für ACME) zum Einstiegsbild der Transaktion Leistungsart anlegen. ABBILDUNG 17: LEISTUNGSART ANLEGEN EINSTIEGSBILD Geben Sie im Einstiegsbild die gewünschte Leistungsarten-ID und darunter den Gültigkeitszeitraum ein. Seite 20

21 ABBILDUNG 18: LEISTUNGSART ANLEGEN DATEN Über ENTER oder den Button kommen Sie zum Grundbild der Transaktion. ABBILDUNG 19: LEISTUNGSART ANLEGEN GRUNDBILD Seite 21

22 Geben Sie im Grundbild die gewünschten Daten ein. Folgende Muss-Felder sind jedenfalls auszufüllen: Grunddaten Bezeichnung/ Beschreibung Leistungseinheit Kostenstellenarten Leistungsartentyp In diesen Feldern müssen Sie eine Kurzbezeichnung und eine Beschreibung eingeben. Die Leistungseinheit ist die Mengen- oder Zeiteinheit einer Leistungsart, in der die verbrauchten Leistungsmengen gebucht werden. Die Leistungseinheit kann im Leistungsartenstammsatz nicht mehr geändert werden, wenn bereits abhängige Daten vorhanden sind. Spätere Plan- oder Istbuchungen können nur dann in abweichenden Leistungseinheiten erfolgen, wenn diese in die festgelegte Einheit umrechenbar sind. Im Feld Kostenstellenarten wählen Sie diejenigen Kostenstellenarten aus, über welche diese Leistungsarten später einmal verrechnet werden soll. D.h., wenn Sie, nur den Eintrag Fertigung auswählen, kann diese Leistungsart nur von Kostenstellen der Kostenstellenart Fertigung verrechnet werden. Hier können aber auch mehrere Einträge gleichzeitig ausgewählt werden. Soll die Leistungsart für alle Kostenstellenarten zugelassen werden, geben Sie in dieses Feld einen * ein. Das Zeichen '*' steht für alle Kostenstellenarten. Kennzeichen, das die Art der Leistungsmengenplanung sowie der Leistungsverrechnung festlegt. Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Eine Verrechnung im Plan erfolgt durch Leistungsaufnahmenplanung auf den unterschiedlichen Empfängerobjekten. Eine Abstimmung der geplanten Leistungsmengen und der geplanten disponierten Leistung muß ggf. erfolgen. Die Istleistungsmengen werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung vorgangsbezogen erfaßt. Leistungsartentyp 2 (indirekte Ermittlung, indirekte Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs können geleistete Mengen nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand ermittelt werden. Die Ermittlung der Leistungsmengen erfolgt im Ist und im Plan daher im Rahmen der indirekten Leistungsverrechnung folgendermaßen: über zu definierende Sender-/Empfängerbeziehungen sowie über die Bezugsbasen der Empfänger oder über feste Mengen (wird in der Segmentdefinition festgelegt) Die Verrechnung der Leistungen erfolgt ebenfalls maschinell durch die indirekte Leistungsverrechnung wie oben beschrieben. Die Ist- und die Planleistungsmenge ergeben sich als Summe der auf den einzelnen Empfängern aufgrund der Bezugsbasen ermittelten Leistungsaufnahmen. Geplante und disponierte Leistungsmenge sind daher automatisch abgestimmt. Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Die Erfassung der Istleistungsmenge erfolgt vorgangsbezogen über eine eigene Erfassungsfunktion (nicht verrechenbare Leistungen), wobei hier keine Empfängerobjekte angegeben werden können. Seite 22

23 Die Verrechnung der Leistungsmenge im Plan und Ist erfolgt indirekt über hierzu zu definierende Sender-/Empfängerbeziehungen. Das SAP-System ermittelt die zu verrechnende Leistungsmenge pro Empfänger aus dem Verhältnis der Bezugsbasen aller Empfänger. Die manuell geplante oder gebuchte Leistungsmenge wird dabei komplett an die Empfänger weiterverrechnet. Dies hat zur Folge, daß die Leistungsarten im Plan nach Ausführungen der indirekten Leistungsverrechnung immer abgestimmt sind. Leistungsartentyp 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Eine Verrechnung an andere Objekte ist nicht möglich. Die Erfassung der Istleistungsmenge erfolgt vorgangsbezogen über eine eigene Erfassungsfunktion (nicht verrechenbare Leistungen), wobei hier keine Empfängerobjekte angegeben werden können. In den Stammdaten der Leistungsart bzw. des Geschäftsprozesses können Sie für verrechenbare Leistungsartentypen bzw. Verrechnungstypen (Typ 1, 2 oder 3) einen Vorschlagswert hinterlegen. Der Vorschlagswert kann innerhalb der Planung in einen anderen verrechenbaren Leistungsartentyp bzw. Verrechnungstyp geändert werden, wenn zum ersten Mal geplant wird. Die nächste Abbildung zeigt das fertig ausgefüllt Grundbild der Transaktion Leistungsart anlegen. ABBILDUNG 20: LEISTUNGSART ANLEGEN AUSGEFÜLLTES GRUNDBILD Seite 23

24 In der Ansicht Kennzeichen können Sie die Leistungsart durch Setzen des entsprechenden Kennzeichens sperren. ABBILDUNG 21: LEISTUNGSART ANLEGEN SPERRKENNZEICHEN Wenn Sie Ihre Eingaben über den Button speichern erhalten Sie folgende Bestätigungsmeldung. ABBILDUNG 22: LEISTUNGSART ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 24

25 1.3.2 Ändern Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart Einzelbearbeitung Ändern Transaktionscode KL02 Dieser Menüpfad führt Sie zum Einstiegsbild der Transaktion Leistungsart ändern. Hier wählen Sie die zu ändernde Leistungsart wie gewohnt aus. ABBILDUNG 23: LEISTUNGSART ÄNDERN EINSTIEGSBILD Mit ENTER oder dem Klicken auf den Button kommen Sie zum Grundbild der Transaktion. Hier setzen Sie den Cursor in das Feld Kostenstellenarten und drücken die F4-Taste. Es öffnet sich folgendes Popup-Fenster. ABBILDUNG 24: LEISTUNGSART ÄNDERN KOSTENSTELLENARTEN AUSWÄHLEN Hier markieren Sie neben dem Eintrag Fertigung auch den Eintrag Logistik und drücken ENTER oder klicken auf den Button. Sie kommen dann zu folgender Ansicht. Seite 25

26 ABBILDUNG 25: LEISTUNGSART ÄNDERN GRUNDBILD Jetzt haben Sie die Leistungsart geändert und können diese Daten über den Button erhalten folgende Bestätigungsmeldung. speichern und ABBILDUNG 26: LEISTUNGSART ÄNDERN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 26

27 1.3.3 Anzeigen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart Einzelbearbeitung Anzeigen Transaktionscode KL03 Mit diesem Menüpfad kommen Sie zur Anzeige-Transaktion für Leistungsarten. Sie erhalten folgende Ansicht. ABBILDUNG 27: LEISTUNGSART ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Hier wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Leistungsart aus und kommen durch ENTER oder dem Button zum Grundbild der Transaktion. ABBILDUNG 28: LEISTUNGSART ANZEIGEN GRUNDBILD Hier sind alle Felder grau hinterlegt und können nicht geändert werden. Seite 27

28 1.3.4 Löschen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsart Einzelbearbeitung Löschen Transaktionscode KL04 In manchen Fällen werden Sie Leistungsarten löschen wollen. Dies ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Zum Beispiel dürfen mit der zu löschenden Leistungsart keine Buchungen bestehen. Sind alle Bedingungen erfüllt, können Sie im Einstiegsbild die zu löschende Leistungsart auswählen. ABBILDUNG 29: LEISTUNGSART LÖSCHEN EINSTIEGSBILD Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf entfernt haben und auf den Button sofort die Meldung über die gelöschte Leistungsart. klicken, erhalten Sie Seite 28

29 ABBILDUNG 30: LEISTUNGSART LÖSCHEN GRUNDBILD Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf aktiviert lassen, erhalten Sie die Meldung, dass die Leistungsart gelöscht werden kann. ABBILDUNG 31: LEISTUNGSART LÖSCHEN GRUNDBILD (TESTLAUF) In diesem Fall müssen Sie um die Leistungsart wirklich zu löschen diesen Bildschirm über den Button verlassen und im Einstiegsbild das Kennzeichen Testlauf entfernen und die Transaktion noch einmal über den Button starten. Seite 29

30 1.4 Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlen dienen zur Charakterisierung von Kostenstellen Aufträgen Geschäftsprozessen Profit Centern Innerhalb der Kostenrechnung werden die Statistischen Kennzahlen zur Umlage und Verteilung von Kosten herangezogen. Sie bilden hierbei die Basis zur Ermittlung der Belastung auf dem Empfängerobjekt. Statistische Kennzahlen können zur Verteilung, Umlage oder Bildung weiterer Kennzahlen herangezogen werden. Im Gegensatz zu den Leistungsarten, können mit Statistischen Kennzahlen keine innerbetrieblichen Leistungsverrechnungen durchgeführt werden Anlegen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Statistische Kennzahl Einzelbearbeitung Anlegen Transaktionscode KK01 Mit diesem Menüpfad kommen Sie in das Einstiegsbild zum Anlegen einer Statistischen Kennzahl. ABBILDUNG 32: STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN EINSTIEGSBILD Hier geben Sie wie schon beim Anlegen von Kostenstellen oder Leistungsarten die gewünschte Statistische Kennzahl-ID ein. Ein Gültigkeitszeitraum ist hier nicht erforderlich. Seite 30

31 ABBILDUNG 33: STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN DATEN Durch ENTER oder den Button kommen Sie zu folgender Ansicht. ABBILDUNG 34: STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN STAMMDATEN Seite 31

32 Hier wählen Sie eine Bezeichnung und die Einheit für die Statistische Kennzahl aus. Weiters legen Sie fest, ob es sich um einen Festwert (Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle, m² je Kostenstelle, etc.) oder um einen Summenwert (Anzahl der Telefoneinheiten je Kostenstelle) handelt. Festwerte bleiben für jede Periode konstant. Bei Summenwerten werden die einzelnen Perioden addiert. Über den Button können Sie Ihre Eingaben speichern und erhalten folgende Bestätigungsmeldung. ABBILDUNG 35: STATISTISCHE KENNZAHL ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Ändern Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Statistische Kennzahl Einzelbearbeitung Ändern Transaktionscode KK02 Mit obigen Menüpfad kommen Sie zur Transaktion Statistische Kennzahl ändern. Dabei wählen Sie im Einstiegsbild die zu ändernde Statistische Kennzahl aus. ABBILDUNG 36: STATISTISCHE KENNZAHL ÄNDERN EINSTIEGSBILD Seite 32

33 Über ENTER oder Button Änderungen vornehmen. kommen Sie zur Ansicht der Stammdaten. Hier können Sie Ihre ABBILDUNG 37: STATISTISCHE KENNZAHL ÄNDERN STAMMDATEN klicken. Sie erhalten folgende Bestäti- Sichern Sie Ihre Änderungen indem Sie auf den Button gungsmeldung. ABBILDUNG 38: STATISTISCHE KENNZAHL ÄNDERN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 33

34 1.4.3 Anzeigen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Statistische Kennzahl Einzelbearbeitung Anzeigen Transaktionscode KK03 Hier verhält es sich wie bei den Kostenstellen oder Leistungsarten. Sie wählen im Einstiegsbild die anzuzeigende Statistische Kennzahl aus und wechseln durch ENTER oder den Button in die Stammdatensicht. ABBILDUNG 39: STATISTISCHE KENNZAHL ANZEIGEN EINSTIEGSBILD In der Stammdatensicht sind wie immer im Anzeigemodus alle Felder grau hinterlegt und können nicht geändert werden. ABBILDUNG 40: STATISTISCHE KENNZAHL ANZEIGEN STAMMDATEN Seite 34

35 1.4.4 Löschen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Statistische Kennzahl Einzelbearbeitung Löschen Transaktionscode KK03DEL Sollten Sie eine bereits bestehende Statistische Kennzahl löschen wollen, kommen Sie mit obigem Menüpfad zur gewünschten Transaktion. ABBILDUNG 41: STATISTISCHE KENNZAHL LÖSCHEN EINSTIEGSBILD Geben Sie im Einstiegsbild die zu löschende Statische Kennzahl ein. Durch ENTER oder Klicken auf den Button erhalten Sie folgende Sicherheitswarnung. ABBILDUNG 42: STATISTISCHE KENNZAHL LÖSCHEN SICHERHEITSWARNUNG Wenn Sie diese Warnung mit quittieren, wird die Statistische Kennzahl gelöscht. Seite 35

36 2 Planung 2.1 Leistungsartenplanung Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Planung Leistungserbringung/Tarife Ändern Transaktionscode KP26 Die Leistungsartenplanung ist ein Instrument zur Planung verschiedener Leistungen, welche eine Kostenstelle erbringen soll. Bei der Leistungsartenplanung können Sie zusätzlich noch folgendes planen: den Tarif, mit dem die Leistung bei der Verrechnung bewertet wird die Kapazität, die für die Erbringung der Leistungsart bereitgestellt wird Über den oben stehenden Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild der Leistungsplanung. ABBILDUNG 43: LEISTUNGSPLANUNG EINSTIEGSBILD Seite 36

37 Da es unterschiedliche Planungsmethoden gibt, stehen auch unterschiedliche Planungs-Layouts zur Verfügung. Standardmäßig erscheint das Layout Leistungsarten/Tarife Standard. Wenn Sie jedoch ein anderes Planungs-Layout benötigen können Sie über die Button zu diesem wechseln. Geben Sie nun im Einstiegsbild die notwendigen Informationen beispielsweise wie in der nächsten Abbildung ein. ABBILDUNG 44: LEISTUNGSPLANUNG DATEN Sie planen immer in einer Version. Die Version 0 ist dabei sowohl für die Planung, als auch für die Ist- Verrechnung vorgesehen. Dann wird der Zeitraum, für den die Planung gültig sein soll eingegeben. Letztendlich wählen Sie die Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe) z.b. 12-1/Dreherei und die dazu zu planende Leistungsart (oder Leistungsartengruppe) z.b. 1000/Lohn aus. Zusätzlich setzen Sie bitte noch das Kennzeichen für die formularbasierte Eingabe. Über den Button oder die Taste F5 kommen Sie zum Übersichtsbild der Leistungsplanung. Seite 37

38 ABBILDUNG 45: LEISTUNGSPLANUNG ÜBERSICHTSBILD Hier geben Sie die gewünschten Plandaten für die Planleistung, die Kapazität und den für die Leistungsart an dieser Kostenstelle vorgesehenen Tarif ein. Wenn Sie die Daten speichern wollen, klicken Sie einfach auf den Button gesichert. Sie erhalten dann folgende Meldung. und die Planung wird ABBILDUNG 46: LEISTUNGSPLANUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 38

39 2.2 Kostenartenplanung Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Planung Kosten/Leistungsaufnahmen Ändern Transaktionscode KP06 Neben Leistungen können in einem SAP-System auch Kosten je Kostenstelle geplant werden. Über den obigen Menüpfad gelangen Sie zu folgendem Einstiegsbild. ABBILDUNG 47: KOSTENARTENPLANUNG EINSTIEGSBILD Da es unterschiedliche Planungsmethoden gibt, stehen Ihnen auch hier wie schon bei der Leistungsplanung unterschiedliche Planungs-Layouts zur Verfügung. Standardmäßig erscheint das Layout Kostenarten leistungsunabhängig/abhängig. Wenn Sie jedoch ein anderes Planungs-Layout benötigen können Sie über die Button zu diesem wechseln. Geben Sie nun im Einstiegsbild die notwendigen Informationen beispielsweise wie in der nächsten Abbildung ein. Seite 39

40 ABBILDUNG 48: KOSTENARTENPLANUNG DATEN Wie schon bei der Planung von Leistungen müssen Sie auch hier eine Version für die Planung angeben. Es handelt sich dabei um die gleichen Versionen wie schon bei der Leistungsartenplanung. Die Version 0 dient auch hier für die Verrechnung von Plan- als auch Ist-Kosten. Weiter ist der Planungszeitraum, sowie die zu beplanende Kostenstelle und die Kostenart anzugeben. Sie können aber auch eine Kostenstellengruppe oder eine Kostenartengruppe auswählen. Wenn Sie keine Angaben zur Leistungsart machen, planen Sie leistungsunabhängig. Wenn Sie eine Leistungsart eingeben, so planen Sie die Kosten auf der Kostenstelle in Abhängigkeit zur gewählten Leistungsart. In unserem Beispiel planen wir leistungsunabhängig. Exkurs Leistungsplanung Die leistungsunabhängige Kostenplanung umfasst sowohl die Planung primärer als auch sekundärer Kosten ohne den Bezug zu einer Leistungsart. Im Gegensatz dazu steht die leistungsabhängige Planung. Bei der leistungsabhängigen Planung von Primär- und Sekundärkosten können Sie neben den fixen Kosten auch variable planen. Diese Kostenspaltung ist dann relevant, wenn Sie eine flexible Planoder Grenzplankostenrechnung durchführen möchten. Es ist möglich, eine auf Vollkosten oder auf Grenzkosten basierende flexible Plankostenrechnung durchzuführen. Seite 40

41 Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis bedeutet, daß die fixen Kosten künstlich proportionalisiert werden. Dabei wird bewusst in Kauf genommen, daß in die Verrechnungssätze (Tarife) fixe Kostenbestandteile eingehen. Die leistungsunabhängig geplanten Kosten können Sie mit verschiedenen Regeln, z.b. auf der Basis von Äquivalenzziffern oder nach selbst definierten Splittungsregeln, auf die Leistungsarten verteilen. Plankostenrechnung auf Grenzkostenbasis bedeutet, dass die fixen Kosten nicht künstlich proportionalisiert werden, d.h. nicht oder nicht proportional zur Beschäftigung in die Verrechnungssätze eingehen. Da aber in einer Grenzplankostenrechnung neben rein proportionalen Verrechnungssätzen auch solche auf Vollkostenbasis erwünscht sein können, müssen neben der Verrechnung variabler Kosten durch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung auch die fixen Kosten von den Senderkostenstellen auf die Kostenträger gebracht werden. Da fixe Kosten als Bereitstellungskosten nicht proportional zur Beschäftigung sind, dürfen sie in einer Grenzplankostenrechnung nicht proportional zur Leistungserbringung der Senderkostenstellen verrechnet werden. Mit der Fixkostenvorverteilung werden die Fixkosten vollständig auf diejenigen Kostenstellen verteilt, die Leistungsaufnahmen geplant haben. Dabei gelten folgende Voraussetzungen: im Rahmen eines abgestimmten Leistungsplans stellen Senderkostenstellen Leistungen bereit, weil deren Aufnahme von anderen Kostenstellen geplant wurde die leistende Kostenstelle hat die Fixkosten für die Bereitstellung dieser Leistungen nicht verursacht Über den Button oder die Taste F5 kommen Sie zum Übersichtsbild der Kostenartenplanung. ABBILDUNG 49: KOSTENARTENPLANUNG ÜBERSICHTSBILD Seite 41

42 Hier können Sie die Kosten für den ausgewählten Planungszeitraum eingeben. Sollen die Kosten explizit nur für eine (oder mehrere) im Planungszeitraum gelegene Periode geplant werden, so setzen Sie den Cursor einfach in das Feld Plankosten fix und klicken dann auf den Button. Daraufhin erscheint das Periodenbild zum Planungszeitraum. ABBILDUNG 50: KOSTENARTENPLANUNG PERIODENBILD Hier können Sie dann eine oder mehrere bestimmte Periode(n) auswählen und die Kosten dafür planen. Durch Klicken auf den Button werden Ihre Eingaben gesichert und Sie erhalten folgende Meldung. Seite 42

43 ABBILDUNG 51: KOSTENARTENPLANUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 43

44 2.3 Planung von Statistischen Kennzahlen Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Planung Statistische Kennzahlen Ändern Transaktionscode KP46 Sie planen Statistische Kennzahlen für folgende Zwecke: um betriebliche Kennzahlen zu ermitteln (Kosten pro Mitarbeiter) als Empfängerbasis (Schlüssel) für Umlagen und Verteilungen. Die legen die Kosten der Kantine entsprechend der Mitarbeiterzahl auf die einzelnen Kostenstellen des Unternehmens um. Sie verteilen die Telefonkosten entsprechend der Anzahl Telefonapparate je Kostenstelle auf die einzelnen Kostenstellen. Die Mitarbeiterzahl sowie die Anzahl der Telefonapparate planen Sie in diesem Fall auf jeder Kostenstelle als Statistische Kennzahl und erfassen sie im Ist. Über den oben stehenden Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild der Planung von Statistischen Kennzahlen. ABBILDUNG 52: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN EINSTIEGSBILD Da es wie üblich unterschiedliche Planungsmethoden gibt, stehen Ihnen auch hier unterschiedliche Planungs-Layouts zur Verfügung. Standardmäßig erscheint das Layout Statistische Kennzahlen Standard. Wenn Sie jedoch ein anderes Planungs-Layout benötigen, können Sie über die Button zu diesem wechseln. Geben Sie nun im Einstiegsbild die notwendigen Informationen beispielsweise wie in der nächsten Abbildung ein. Seite 44

45 ABBILDUNG 53: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN DATEN In diesem Fall erhalten Sie neben der von Ihnen angegebenen Statistischen Kennzahl nicht nur eine Kostenstelle, sondern eine Kostenstellengruppe zur Auswahl. Über den Button oder die Taste F5 kommen Sie zum Übersichtsbild der Planung. ABBILDUNG 54: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN ÜBERSICHTSBILD Seite 45

46 Da Sie eine Kostenstellengruppe ausgewählt haben, können Sie hier über die Button zwischen den einzelnen Kombinationen (Statistische Kennzahl/Kostenstelle) wechseln und die entsprechenden Daten eingeben. ABBILDUNG 55: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN DATENEINGABE Durch Klicken auf den Button werden Ihre Daten gesichert und Sie erhalten folgende Meldung. ABBILDUNG 56: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 46

47 Das Layout 1-303C Statistische Kennzahlen zentral, ermöglich eine Gesamtdarstellung der Planung der einzelnen Kostenstellen. Hier hat die Dateneingabemaske folgendes Aussehen. ABBILDUNG 57: PLANUNG STATISTISCHE KENNZAHLEN ZENTRAL ÜBERSICHTSBILD Seite 47

48 3 Istverrechnung 3.1 Direkte Leistungsverrechnung Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Leistungsverrechnung Erfassen Transaktionscode KB21N Bei der direkten Leistungsverrechnung wird die erbrachte betriebliche Leistung gemessen, erfasst und verrechnet. Hierfür müssen im System die entsprechenden (messbaren) Bezugsgrößen angelegt sein. In der Kostenstellenrechnung werden diese als Leistungsarten bezeichnet. Eine Leistungsverrechnung erfolgt beispielsweise durch das Rückmelden von Arbeitsvorgängen bzw. durch Kontieren der Leistung. Hierbei wird die erbrachte Leistung mit dem Tarif der Leistungsart multipliziert. Dies setzt voraus, dass auf den entsprechenden Kostenstellen eine Planung der Leistungsarten mit dem dazugehörenden Tarif erfolgt ist. Über den entsprechenden Menüpfad gelangt man zum Erfassungsbild der Leistungsverrechnung. ABBILDUNG 58: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG ERFASSUNGSBILD Bei der direkten Leistungsverrechnung ist es wichtig, dass die richtige Erfassungsvariante ausgewählt wird. Wenn Sie die Leistungen einer Kostenstelle auf einen Auftrag verrechnen wollen, so muss die dafür vorgesehene Erfassungsvariante eingestellt sein. Ansonsten haben Sie nicht die Möglichkeit den die Leistung empfangenden Auftrag anzugeben. Je nach Erfassungsvariante scheinen andere Felder in der Erfassungsmaske auf. Die nächste Abbildung zeigt die Auswahlmöglichkeiten hinsichtlich der Erfassungsvariante. Seite 48

49 ABBILDUNG 59: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG ERFASSUNGSVARIANTE AUSWÄHLEN In unseren Beispiel wird die Leistung einer Kostenstelle auf eine andere Kostenstelle verbucht. Die nächste Abbildung zeigt die entsprechenden Daten wie die sendende Kostenstelle, die zu verbuchende Leistungsart und die empfangende Kostenstelle. Im Feld Menge gesamt geben Sie die zu buchende Größe der Leistungsart an. Wenn Sie dann ENTER drücken, erhalten Sie in der Spalte Betrag den Wert der gebuchten Leistung (Menge x Tarif) und die der Verrechnung zugrunde liegende Verrechnungskostenart. ABBILDUNG 60: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG DATENERFASSUNG Seite 49

50 Ihre Eingaben si- Wie bei anderen Anwendungen auch, können Sie durch Klicken auf den Button chern und Sie erhalten wieder die gewohnte Bestätigungsmeldung. ABBILDUNG 61: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Neben der hier beschrieben Erfassung in der Listansicht haben Sie auch die Möglichkeit der Erfassung in der Einzelerfassung. Folgende Abbildung zeigt die Auswahl der Ansichten. ABBILDUNG 62: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG AUSWAHL DER ANSICHT Seite 50

51 Bei der Einzelerfassung hat die Eingabemaske folgenden Aufbau. ABBILDUNG 63: DIREKTE LEISTUNGSVERRECHNUNG EINZELERFASSUNG Sie können hier wie schon in der Listerfassung Ihre Daten eingeben und wie gewohnt abspeichern. Seite 51

52 3.2 Manuelle Umbuchung Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten Erfassen Transaktionscode KB11N Bei der manuellen Umbuchung werden primäre Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart umgebucht. Die Funktion wurde vorwiegend konzipiert, um Fehlbuchungen zu korrigieren. Grundsätzlich sollten Sie Fehlbuchungen immer im Originalsystem korrigieren, um die Abstimmbarkeit zwischen externem und internem Rechnungswesen zu gewährleisten. Über den obigen Menüpfad kommen Sie zum Erfassungsbild für die manuelle Umbuchung. ABBILDUNG 64: MANUELLE UMBUCHUNG ERFASSUNGSBILD Wie schon bei der Leistungserfassung ist auch hier die richtige Erfassungsvariante von Bedeutung. Die Auswahl erfolgt wie bei der Leistungsverrechnung beschrieben. In unserem Beispiel sollen Kosten von einer Kostenstelle (Kostenstelle-alt) auf eine andere Kostenstelle (Kostenstelle-neu) umgebucht werden. In der folgenden Abbildung sehen Sie die entsprechenden Daten. Seite 52

53 ABBILDUNG 65: MANUELLE UMBUCHUNG DATENERFASSUNG Ihre Eingaben sichern und Sie erhalten wieder die gewohn- Wie immer können Sie über den Button te Bestätigungsmeldung. ABBILDUNG 66: MANUELLE UMBUCHUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 53

54 Das Wechseln zur Einzelerfassung erfolgt wie bereits bei der Leistungsverrechnung beschrieben. In der Einzelerfassung erhalten Sie folgende Ansicht. ABBILDUNG 67: MANUELLE UMBUCHUNG EINZELERFASSUNG Seite 54

55 4 Innenaufträge Innenaufträge dienen dazu, Teile der Kosten und auch Erlöse des Unternehmens zu überwachen. Kostenstellen hingegen dienen vor allem zum Überwachen von Kosten in der Gemeinkostenrechnung. Sie können einen Innenauftrag anlegen zur Überwachung der Kosten einer zeitlich begrenzten Maßnahme Überwachung der Kosten und ggf. der Erlöse für die Erbringung einer Leistung dauernden Überwachung von Kosten Es gibt folgende Arten von Innenaufträgen: Auftrag mit Erlösen Ein Auftrag mit Erlösen dient zur Überwachung von Kosten und Erlösen, die für Leistungen für Partner außerhalb des Unternehmens anfallen oder für Leistungen des Unternehmens, die nicht das Kerngeschäft des Unternehmens umfassen. Gemeinkostenauftrag Ein Gemeinkostenauftrag dient zur zeitlich begrenzten Überwachung von Gemeinkosten, die bei der Durchführung eine Maßnahme anfallen, oder zur dauernden Überwachung von Teilen der Gemeinkosten. Gemeinkostenaufträge können unabhängig von der Kostenstellenstruktur und den Prozessen des Unternehmens die anfallenden Plankosten und Istkosten sammeln, wodurch es möglich wird, die Kosten fortlaufend zu kontrollieren. Investitionsauftrag Ein Investitionsauftrag dient zur Überwachung aktivierungsfähiger Investitionskosten, die ins Anlagevermögen abgerechnet werden können. Abgrenzungsauftrag Ein Abgrenzungsauftrag dient zur Überwachung der periodenbezogenen Abgrenzung zwischen den in der Finanzbuchhaltung gebuchten Aufwendungen und den in der Kostenrechnung belasteten kalkulatorischen Kosten. Seite 55

56 4.1 Stammdaten Anlegen Rechnungswesen Controlling Innenaufträge Stammdaten Ordermanager Transaktionscode KO04 Über diesen Menüpfad kommen Sie zur Einstiegseite der Innenauftragpflege (Ordermanager). ABBILDUNG 68: INNENAUFTRAG ANLEGEN ORDERMANAGER Im Ordermanager können Sie sämtlichen für die Stammdatenpflege der Innenaufträge notwendigen Einstellungen vornehmen. Wenn Sie einen neuen Innenauftrag anlegen wollen, klicken Sie einfach auf den Button. Daraufhin erhalten Sie ein Popup-Fenster in welchem Sie die erforderliche Auftragsart eingeben müssen. Seite 56

57 ABBILDUNG 69: INNENAUFTRAG ANLEGEN AUSWAHL AUFTRAGSART Folgende Abbildung zeigt die zur Verfügung stehenden Auftragsarten. ABBILDUNG 70: INNENAUFTRAG ANLEGEN AUFTRAGSARTEN Wählen Sie hier die Auftragsart 0700 Fertigung mit Doppelklick aus und Sie kommen zur Ansicht Innenauftrag anlegen Stammdaten. Seite 57

58 ABBILDUNG 71: INNENAUFTRAG ANLEGEN STAMMDATEN Geben Sie hier im Feld Kurztext die Bezeichnung für den Innenauftrag ein. Weiter können Sie in den Feldern im Bereich Zuordnung weitere Angaben zum Innenauftrag machen. Diese Eingaben haben reinen Zuordnungscharakter und sind für Buchungen nicht relevant (außer den Feldern Buchungskreis, Geschäftsbereich, Profitcenter). ABBILDUNG 72: INNENAUFTRAG ANLEGEN ZUORDNUNGEN Seite 58

59 Wechseln Sie dann zur Ansicht Steuerung. Hier können Sie den Status des Auftrages ändern. ABBILDUNG 73: INNENAUFTRAG ANLEGEN STEUERUNG Hier können Sie den Auftrag freigeben, um ihn dann für Planung und Buchungen verwenden zu können, indem Sie auf den Button klicken. Sie erhalten folgende Ansicht. ABBILDUNG 74: INNENAUFTRAG ANLEGEN AUFTRAGSFREIGABE Seite 59

60 Nach der Freigabe können Sie den Innenauftrag abspeichern indem Sie auf den Button klicken. Sie erhalten die Meldung, dass der Auftrag unter einer bestimmten Nummer angelegt wurde (Im System ist die interne Nummernvergabe aktiviert d.h., die Nummer wird vom SAP-System vergeben). ABBILDUNG 75: INNENAUFTRAG ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Nach dem Speichern scheint die Nummer des soeben angelegten Innenauftrags im Arbeitsbereich des Ordermanagers auf. Durch klicken auf diese Nummer kann der Innenauftrag wieder im Ordermanager angezeigt werden. Seite 60

61 4.1.2 Ändern Rechnungswesen Controlling Innenaufträge Stammdaten Ordermanager Transaktionscode KO04 Wenn Sie einen bereits angelegten Innenauftrag ändern möchten, gehen Sie über den obigen Menüpfad in den Ordermanager. Dort rufen Sie den zu ändernden Innenauftrag durch Anklicken im Arbeitsvorrat auf. Sie erhalten dann folgende Ansicht. ABBILDUNG 76: INNENAUFTRAG ÄNDERN ANZEIGEMODUS Sie erhalten die Stammdaten des Innenauftrags im Anzeigemodus. Durch Klicken auf den Button wechseln Sie in den Änderungsmodus. Jetzt können Sie die geplanten Änderungen vornehmen. Seite 61

62 ABBILDUNG 77: INNENAUFTRAG ÄNDERN ÄNDERUNGSMODUS Wenn alle Änderungen durchgeführt worden sind können Sie diese über den Button Sie erhalten dann die Meldung, dass der Auftrag geändert wurde. abspeichern. ABBILDUNG 78: INNENAUFTRAG ÄNDERN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 62

63 4.1.3 Anzeigen Rechnungswesen Controlling Innenaufträge Stammdaten Ordermanager Transaktionscode KO04 Wenn Sie einen bereits angelegten Innenauftrag anzeigen möchten, gehen Sie über den obigen Menüpfad in den Ordermanager. Dort rufen Sie den zu gewünschten Innenauftrag durch Anklicken im Arbeitsvorrat auf. Sie erhalten dann folgende Ansicht. ABBILDUNG 79: INNENAUFTRAG ANZEIGEN Sie erhalten die Stammdaten des Innenauftrags im Anzeigemodus. Die Felder sind grau hinterlegt und können nicht geändert werden. Seite 63

64 4.1.4 Innenauftrag sperren Rechnungswesen Controlling Innenaufträge Stammdaten Ordermanager Transaktionscode KO04 Wenn Sie einen Innenauftrag sperren möchten, wählen sie diesen im Arbeitsvorrat des Ordermanager wie im Punkt Innenauftrag ändern aus. Wechseln Sie dann auf die Ansicht Steuerung. ABBILDUNG 80: INNENAUFTRAG SPERREN ANSICHT STEUERUNG Klicken Sie dann auf den Button und Sie erhalten folgendes Popup-Fenster. ABBILDUNG 81: INNENAUFTRAG SPERREN ANWENDERSTATUS SETZEN Seite 64

65 Setzen Sie hier das Kennzeichen SPER und klicken Sie auf. Sie kommen zur Ansicht Steuerung zurück. Im Feld Anwenderstatus ist der Status SPER ersichtlich. ABBILDUNG 82: INNENAUFTRAG SPERREN AUFTRAG IST GESPERRT Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf den Button ab. Sie erhalten dann folgende Ansicht. ABBILDUNG 83: INNENAUFTRAG SPERREN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 65

66 4.2 Innenauftragsplanung Im Rahmen der Innenauftragsplanung können Sie Kosten und Leistungen erfassen, die während des Lebenszyklus eines Innenauftrags voraussichtlich anfallen. Mit Hilfe der Innenauftragsplanung ist eine Gegenüberstellung von Plan- und Istkosten und somit eine detaillierte Abweichungsanalyse möglich. Im Unterschied zur Kostenstellenplanung können Sie auf Innenaufträgen (mit Ausnahme von statistischen Innenaufträgen) auch Gemeinkostenzuschläge planen. Eine Kostenplanung findet meist nur auf Innenaufträgen mit einer längeren Laufzeit statt (z.b. Instandhaltungsaufträge für ein Geschäftsjahr). Innenaufträge, die nur für einen sehr kurzen Zeitraum bestehen, wie z. B. Innenaufträge für unvorhergesehene Kleinreparaturen, werden normalerweise nicht geplant. Die Planung der Auftragskosten kann je nach Planungszeitpunkt und Informationsstand in mehreren Versionen und in verschiedenen Planungsformen durchgeführt werden Kosten- und Leistungsartenplanung Rechnungswesen Controlling Innenaufträge Planung Gesamt Ändern Transaktionscode KO12 Über den oben stehenden Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild der Kosten- und Leistungsplanung. ABBILDUNG 84: KOSTEN- UND LEISTUNGSPLANUNG EINSTIEGSBILD Wählen Sie im Einstiegsbild den zu planenden Innenauftrag aus und klicken Sie auf den Button oder drücken Sie die ENTER-Taste. Sie kommen zur Jahresübersicht der Kosten- und Leistungsplanung. Seite 66

67 ABBILDUNG 85: KOSTEN- UND LEISTUNGSPLANUNG JAHRESÜBERSICHT Setzen Sie in der Jahresübersicht den Cursor in das Feld des zu planenden Geschäftsjahres (2007) und klicken Sie auf den Button. Sie erhalten eine Auflistung der laut Kontenplan zur Verfügung stehenden Primärkosten. Seite 67

68 ABBILDUNG 86: KOSTEN- UND LEISTUNGSPLANUNG PRIMÄRKOSTEN ÜBERSICHTSBILD Hier können Sie die Kosten in der Spalte Plankosten ges. unter der gewünschten Kostenart eingeben. In diesem Fall geben Sie Jahreswerte ein. Wollen Sie jedoch periodengenau planen müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Setzen Sie den Cursor in die Zeile der zu planenden Kostenart und klicken Sie dann auf den Button. Sie kommen in die Periodenbild. In unserem Beispiel wollen wir die Kosten für Rohstoffe planen. Seite 68

69 ABBILDUNG 87: KOSTEN- UND LEISTUNGSPLANUNG PRIMÄRKOSTEN PERIODENBILD Im Perioden bild können Sie die Kosten für jeden Monat eingeben. In unserem Fall für die Monate Oktober bis Dezember. Über den Button kommen Sie wieder in das Übersichtsbild der Primärkosten zurück. Hier scheint jetzt die Summe der Kosten von Oktober bis Dezember in der Zeile der Kostenart Rohstoffe auf. Seite 69

70 ABBILDUNG 88: KOSTEN- UND LEISTUNGSPLANUNG PRIMÄRKOSTEN ÜBERSICHTSBILD sichern, kommen Sie wieder zur Jahresübersicht zu- Wenn Sie dann die Daten über den Button rück. Seite 70