Neues Hauptbuch in mysap ERP

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1 Neues Hauptbuch in mysap ERP 23. SAP -Anwendertag Region Ost Chemnitz, 16. Juni 2006 SAP Consulting

2 Anforderungen und Architektur Kundennutzen des neuen Hauptbuchs Positionierung und Verfügbarkeit Kunden Zusammenfassung

3 Die Anforderungen der letzten Jahre Themen im Bereich Finance der letzten Jahre: Umsatzkostenverfahren Parallele Rechnungslegung US-GAAP / IFRS Segment- bzw. Spartenberichterstattung Abschlussrhythmus Diverse Fälle von: SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 3

4 Aktuelle Entwicklungen Folgende Entwicklungen werden derzeit gesehen: Angleichung externes und internes Rechnungswesen (auch mit Hintergrund int. Standardisierungsbemühungen) Niedrigere TCO verschärfte Prüfung Forderung nach Erhöhung der Transparenz Fast Close (Prozessbeschleunigung und Qualitätssicherung in der Finanzberichterstattung) SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 4

5 Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und in mysap ERP Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise Mehrere Anwendungen Klassisches Hauptbuch gesetzliche Anforderungen CoGS Ledger Profit Center Ledger Management- und Segment-Reporting Spezielle Ledger Mehrdimensional, kundendefiniert Branchenspezifische Ledger Bilanz nach Grant, Fund, Title Hauptbuch in mysap ERP Eine einheitliche Welt Das Hauptbuch unterstützt: Gesetzliche Anforderungen Mgmt.- und Segment-Reporting Erweiterbarkeit nach Branchen Erweiterbarkeit nach Kunden Bilanzierung nach bel. Merkmalen Parallele Ledger-Gruppen Fast Close Reduzierung TCO Intern. Rechnungslegungsstandards Compliance & Transparenz SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 5

6 Die neue Summentabelle FAGLFLEXT SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 6

7 Hauptbuch in mysap ERP Architektur Logistik / HR Financial Supply Chain Nebenbuchhaltung Accounting - Schnittstelle Hauptbuch in mysap ERP Ledger Gesellschaft Segment Partnergesell. Partnersegm. Funkt.ber.... SAP- Konsolidierung (konsolidiertes) Gesetzliches, Segment- und Management Reporting SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 7

8 Hauptbuch in mysap ERP Standardstruktur Allgemein Konto + Unterkonto Branchentemplates Ledger Konto Org.-Strukturen Bewegungsart Gesellschaft Funktionsbereich Segment + Grant + Fund + ERP 2005 Profitcenter Partnergesellschaft Partnersegment Partner-Profitcenter Wert in TW Wert in HW Wert in KW Kundenerweiterung + + Trotz seiner Flexibilität ist das Hauptbuch kein Ersatz für die SAP-Ergebnisrechnung und das SAP Business Information Warehouse. Gründe: Datenvolumen, Performance, Funktionalität. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 8

9 Hauptbuch in mysap ERP einheitlicher Ansatz Accounting-Schnittstelle Profitcenter- Ermittlung Währungsumrechnung Ableitung Nullsaldierung Online-Belegaufteilung: Bilanzierung nach beliebigen Merkmalen EC-PCA FI-SL CO-OM Hauptbuch In mysap ERP Kons. Vorbereitung CoGS Ledger CO-PA Abstimmledger SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 9

10 Anforderungen und Architektur Kundennutzen des neuen Hauptbuchs Positionierung und Verfügbarkeit Kunden Zusammenfassung

11 Neues Hauptbuch Vorteile und Konzepte Erfassungssicht Hauptbuch-Sicht Konto / SEG Soll Haben Konto / SEG Soll Haben A B Online Split A B A B Vorteile des neuen Hauptbuchs: - einheitliches Rechnungswesen - Erweiterbarkeit auf Kundenanforderungen - Vielzahl Auswertungsmöglichkeiten - Abbildung paralleler Rechnungslegungen - Fast Close - erhöhte Transparenz Multi-ledger update Local GAAP US GAAP xxx xxx xxx IFRS xxx xxx xxx xxx xxx xxx Multiple valuation Multi-dimensional SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 11

12 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (1) Einheitliches externes und internes Rechnungswesen Eine Version der Realität gespeichert im Hauptbuch Einheitliche Bewertung Keine Inkonsistenzen Keine Abstimmung Unterstützt verschiedene Reportingziele Gesetzliches Reporting Segment-Reporting Management-Reporting Mehrdimensionale Analyse Kontenanalyse, Recherche BW Remote-Reporting ( Slice and dice ) Vordefinierte, als SAP-Content ausgelieferte Berichte SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 12

13 BW Reporting für das Hauptbuch Gesellschaft, Segment, PC, Gesellschaft, Segment, Profitcenter, Funktionsbereich, Bewegungsart, FI Remote-Extrakt CO Period. Extrakt... Hauptbuch EC-CS SAP BW mysap ERP basiert auf SAP NetWeaver, der das BW-Reporting beinhaltet. Aus diesem Grund wird nur 1 System benötigt. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 13

14 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (2) Erweiterbarkeit / Flexibilität Das Standard-Rechnungswesen kann erweitert werden um: Branchenspezifische Felder Kundendefinierte Felder Das Hauptbuch wird internationalen Anforderungen gerecht Integration der Management-Dimension in das Hauptbuch Unterstützung über Verteilung und Umlage im Hauptbuch Wichtig für Branchenlösungen Das Hauptbuch kann an die eigenen Anforderungen und an die eigene Terminologie angepasst werden. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 14

15 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (3) Bilanzierung über beliebige Merkmale Voraussetzung für das Segment- und Management-Reporting Bilanz für Segmente KPI mit Bestandskonten Wichtig für verschiedene Branchen Öffentlicher Dienst, Versicherung, Medien, Oft gesetzliche Reporting-Anforderungen Dimensionen können im Customizing definiert werden. In mysap ERP gibt es ein neues Standardfeld Segment. Das Segment wird in der Regel aus einem Profitcenter (PC) abgeleitet. Es kann manuell gefüllt oder vorgeschlagen werden. Es kann optional über ein BAdI (Business AddIn) ermittelt werden. Empfehlenswert für das Segment-Rrporting (bei zu vielen PC s) SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 15

16 Bilanzierung für beliebige Merkmale- Erfassungssicht Aufwände werden für 2 Kostenstellen erfasst, von denen Profitcenter und Segmente abgeleitet werden. Verbindlichkeiten werden in einer Data entry: Expenses for two profit centers Summe eingegeben. Der Gesamtsteuerbetrag wird ermittelt. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 16

17 Bilanzierung für beliebige Merkmale - Hauptbuchsicht In der Hauptbuchsicht werden Verbindlichkeiten und Steuer online auf Profitcenter und Segmente aufgeteilt. Das Verhältnis dafür wird aus den Aufwandszeilen genommen. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 17

18 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (4) Parallele Rechnungslegung Das neue Hauptbuch unterstützt die Parallele Rechnungslegung durch die Verwendung von parallelen Konten oder parallelen Ledgern. Im neuen Hauptbuch werden beide Ansätze gleichermaßen empfohlen. Die Wahl des geeigneten Ansatzes hängt also von der speziellen Situation des einzelnen Kunden ab. Der Ansatz der parallelen Konten ist im neuen Hauptbuch genauso wirkungsvoll wie im klassischen R/3-Hauptbuch. Der Ansatz der parallelen Ledger ist im neuen Hauptbuch erheblich wirkungsvoller als der SAP-R/3-Ansatz, der die Verwendung des klassischen Hauptbuches in Kombination mit der Anwendung Spezielle Ledger vorsah. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 18

19 Parallele Rechnungslegung mit parallelen Ledgern Parallele Rechnungslegung Details Beliebige Anzahl paralleler Ledger Für parallele Bewertung lokale RLV, Konzern-RLV, Steuerzwecke Für verschiedene Geschäftsjahresvarianten Identische Oberfläche für alle Ledger (Datenerfassung, Funktionen, Reporting) Beinahe identische Funktionalität für alle Ledger Standard-Reporting für mehrere Ledger Buchungen in mehreren Ledgern Buchungen für bestimmte Ledger Abschlussaktivitäten können separat in parallelen Ledgern ausgeführt werden. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 19

20 Parallele Rechnungslegung Führendes Ledger Im Hauptbuch wird einem Ledger die Rolle des führenden Ledgers zugeordnet. In diesem Ledger wird normalerweise die Konzernbewertung abgebildet. Alle Buchungskreise werden automatisch dem führenden Ledger zugeordnet. Diese Zuordnung kann nicht deaktiviert werden. Wenn das Parallel-Reporting mithilfe paralleler Konto durchgeführt wird, gibt es im neuen Hauptbuch genau ein Ledger, das führende Ledger. Beim Parallel-Reporting mit parallelen Ledgern kann der Kunde dem neuen Hauptbuch zusätzliche Ledgers hinzufügen. Der führende Bereich der Anlagenbuchhaltung (Bereich 01) muss in das führende Ledger gebucht werden. Das Controlling ist mit dem führenden Ledger integriert. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 20

21 Parallele Ledger Buchungen in alle Ledger Ledger bei der Belegerfassung nicht angegeben: Buchung erfolgt in alle definierten Hauptbuch-Ledger Typische Transaktionen: z.b. Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlungen Ledger A (IAS) (führendes Ledger) Ledger B (US GAAP) Ledger C (HGB) SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 21

22 Parallele Ledger Buchung in ein Ledger B Ledger bei der Belegerfassung angegeben: Buchung erfolgt nur in das angegebene Ledger Typische Transaktionen: z.b. Bewertungsbuchungen, Periodenabschlussbuchungen Ledger A (IAS) (führendes Ledger) Ledger B (US GAAP) Ledger C (HGB) SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 22

23 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (5) Fast Close Viele Periodenabschlussaktivitäten sind nicht mehr erforderlich: Online-Belegaufteilung ersetzt Aufteilung durch Hintergrundverarbeitung am Periodenende Realtime-Buchung von CO nach FI nicht mehr am Periodenende Gesetzliche und Management-Daten sind in einer einheitlichen Datenbankenthalten. Abschlussaktivitäten werden nur einmal und nicht mehrfach ausgeführt. Eine einheitliche Datenbank anstelle mehrerer zusammenhängender Datenbanken spart sehr viel Abstimmungsaufwand und Zeit. Mehr Zeit für Analyse und Entscheidungsunterstützung. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 23

24 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (6) Corporate Governance Perfekte Unterstützung der Forderung nach Transparenz der Daten Gesetzliches Reporting, Segment- und Management-Reporting als einheitliches Ganzes Dieselben Verfahren und dieselbe Qualität für alle Bewertungen Belegprinzip, Erfassungssicht mit allen Ledgern verbunden Weniger manuelle Bearbeitung geringeres Non-compliance-Risiko Weniger doppelte Bearbeitung geringeres Non-compliance-Risiko SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 24

25 Hauptbuch in mysap ERP Kundenutzen (7) Reduzierung Total Cost of Ownership (TCO) Konfigurationszeit Best fit keine Diskussionen über die geeigneten Komponenten Reduzierung der Implementierungskosten nur eine Komponente Reduzierung der Kosten für Endanwenderschulungen Tagesgeschäft Keine Datenredundanzen geringeres Datenvolumen Keine Abstimmung erforderlich Weniger Aufwand für Erweiterung bzw. Änderung des Systems SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 25

26 Anforderungen und Architektur Kundennutzen des neuen Hauptbuchs Positionierung und Verfügbarkeit Kunden Zusammenfassung

27 Neues Hauptbuch Verfügbarkeit Neue Kundeninstallationen Das neue Hauptbuch ist für alle neuen Installationen sofort aktiv. Upgrade-Installationen Upgrade-Kunden müssen nicht wechseln, sondern können das klassische Hauptbuch weiter benutzen. Migrationsprojekt auf das neue Hauptbuch kann zu einem späteren Zeitpunkt gestartet werden. New GL in ERP 2004 Uneingeschränkte Verfügbarkeit seit Ende Februar New GL in ERP 2005 Ramp-up Start im Oktober 2005 Uneingeschränkte Verfügbarkeit erwartet für Q3 / 2006 Scenarienbasierte Migration Packages Verfügbarkeit geplant für Q SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 27

28 Positionierung für neue Kunden Das neue Hauptbuch von mysap ERP bietet den neuen Kunden alle bisher genannten Vorteile. Das neue Hauptbuch ist sofort einsetzbar und speziell für Kundenprojekte äußerst wertvoll. Das neue Hauptbuch ist für neue Installationen aktiviert. Es basiert auf der bewährten Funktionalität und Technologie des klassischen SAP R/3-Hauptbuchs, mit dem heute mehr als Kunden arbeiten. Das klassische Hauptbuch bleibt in mysap ERP verfügbar für Upgrade-Kunden für Neukunden mit speziellen Branchenanforderungen. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 28

29 Skizzierung der Migration SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 29

30 Positionierung für Upgrade-Kunden Das klassische Hauptbuch aus SAP R/3 ist immer noch Bestandteil von mysap ERP. Upgrade-Installationen werden standardmäßig weiterhin ihre aktuellen Anwendungen verwenden. Kunden, die mit ihrer aktuellen Installation zufrieden sind, müssen keine Änderung vornehmen und sind von diesen Änderungen nicht betroffen. Das Customizing enthält ein Kennzeichen, mit dem zu einem späteren Zeitpunkt nach erfolgter Datenmigration vom klassischen Hauptbuch auf das neue Hauptbuch umgeschaltet werden kann. Dieses Kennzeichen ist auf Mandantenebene verfügbar. SAP bietet in enger Zusammenarbeit mit einigen Ramp-Up-Kunden Programme für verschiedene Migrationsszenarien (Klassisches Hauptbuch -> Neues Hauptbuch) an. Für diese Support-Programme wird ein separater Ramp-Up angeboten. Auch wenn diese Support-Programme zur Verfügung stehen, gibt es keine Lösung auf Knopfdruck. Aus diesem Grund ist es notwendig, für den Wechsel vom klassischen zum neuen Hauptbuch ein separates Projekt einzurichten. Die zuvor genannten Vorteile des neuen Hauptbuchs kommen Upgrade-Kunden in vollem Umfang zugute. Sie müssen jedoch gegen den Gesamtprojektaufwand eines Wechsels zum neuen Hauptbuch abgewogen werden. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 30

31 Anforderungen und Architektur Kundennutzen des neuen Hauptbuchs Positionierung und Verfügbarkeit Kunden Zusammenfassung

32 Kunden mit neuem Hauptbuch Überblick ERP 2004 Mehr als 100 laufende Projekte Mehr als 25 Kunden sind live 1 erfolgreiches Migrationsprojekt durchgeführt (US-Kunde) Weitere Migrationsprojekte wurden gestartet ERP 2005 Über 40 Projekte wurden gestartet Weitere Nominierungen sind in der Entscheidung Profile of Usage * 56 % der Kunden mit paralleler Rechnungslegung Davon 66 % mit parallelen Ledgern 50% der Kunden nutzen die Belegaufteilung * Basierend auf der Analyse von ca. 20 Kunden SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 32

33 Kunden mit neuem Hauptbuch Referenzen Referenzkunde Branche Land Centrica Utilities Großbritanien Credit Logement Finanzdienstleister Frankreich HDI Versicherung Deutschland Kaupthing Bank Bank Island Komatsu Maschinenbau Australien Münchner Rück Versicherung Deutschland With the New GL in mysap ERP we are able to master all requirements for parallel valuation (Local GAAP and US-GAAP). We have achieved a significant TCO reduction during implementation and good acceptance from our end users. Dieter Bankosegger, Head of the Financial Accounting Department SAP AG 2006, Conf Call with Gartner on New GL, Stefan Karl, 33

34 Requirements and Architecture Benefits of the New General Ledger Positioning and Availability Customers Summary

35 Kundennutzen des Hauptbuchs in mysap ERP 1. Das Hauptbuch unterstützt ein einheitliches Internes und Externes Rechnungswesen. 2. Es bietet Erweiterbarkeit und Flexibilität. Hierdurch können dem Standardrechnungswesen branchen- oder kundenspezifische Dimensionen hinzugefügt werden. 3. Es bietet eine umfangreiche Funktionalität zur Bilanzierung nach beliebigen Merkmalen, die für das Segment- und Management- Reporting sowie für viele Branchen essentiell ist. 4. Das Hauptbuch unterstützt die parallele Rechnungslegung durch die Verwendung paralleler Ledger oder paralleler Konten. 5. Es bietet eine umfassende Unterstützung des Fast Close da zahlreiche Periodenabschlussaktivitäten nicht mehr benötigt werden. 6. Das Hauptbuch liefert vollständige Transparenz und reduziert das Risiko der Non-Compliance und unterstützt so die Corporate Governance. 7. Geringe Gesamtbetriebskosten (TCO) für die Implementierung und Verwendung des Hauptbuchs. SAP AG 2004 / General Ledger in mysap ERP, , 35

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