INFORMATIONEN FÜR DEN AUSBILDUNGSBERUF FACHANGESTELLTE/R FÜR BÜROKOMMUNIKATION

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1 INFORMATIONEN FÜR DEN AUSBILDUNGSBERUF FACHANGESTELLTE/R FÜR BÜROKOMMUNIKATION (Stand: Dezember 2009) INHALT Seite Rechtsgrundlagen 2 Berufsbild 3 Ausbildungsstätten 3 Ausbilder 3 Unterlagen 4 Grundsätzliches zur Ausbildung 4 Ausbildungsplan 5 Vergütung 5 Berufsschule 5 Schriftlicher Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) 6 Prüfungen 6 Umschüler 7

2 Rechtsgrundlagen 1.1 Berufsbildungsgesetz (BBiG) in der Fassung vom (BGBl. I S. 931 ff.) 1.2 TVAöD - Allgemeiner und Besonderer Teil BBiG bzw. TVAL 1.3 Verordnung über die Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation vom (BGBl. I S. 507), geändert durch die erste Verordnung vom (BGBl. I S. 2066) 1.4 Ausbildungsrahmenplan (Anlage I + II zur Verordnung über die Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation) 1.5 Richtlinien des Regierungspräsidiums Karlsruhe für die Verkürzung von Ausbildungszeiten vom , zuletzt geändert durch Beschlüsse des Berufsbildungsausschusses vom Richtlinien des Regierungspräsidiums Karlsruhe für die vorzeitige Zulassung zur Ausbildungsabschlussprüfung vom i. d. F. vom Hinweise bzw. Richtlinien des Regierungspräsidiums Karlsruhe (Ref. 12d) zum Führen und zur Kontrolle der schriftlichen Ausbildungsnachweise vom Grundsätze des Regierungspräsidiums Karlsruhe für die Durchführung von Zwischenprüfungen vom i. d. F. vom Richtlinien für die Durchführung von Zwischenprüfungen im Ausbildungsberuf Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation vom i. d. F. vom Prüfungsordnung des Regierungspräsidiums Karlsruhe für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen in anerkannten Ausbildungsberufen im öffentlichen Dienst vom Zu Ziff Das Regierungspräsidium Karlsruhe stellt diese Unterlagen (mit Ausnahme der Lehrpläne und der Vereinbarung) auf unter dem Link Berufsbildung im öffentlichen Dienst zur Verfügung. Sie sind allen an der Ausbildung Beteiligten auszuhändigen.

3 Berufsbild Gegenstand der Berufsausbildung sind mindestens die folgenden Fertigkeiten und Kenntnisse: 1. Der Ausbildungsbetrieb 2. Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, bürgerorientiertes Handeln 3. Verwaltungsorganisation und -betrieb 4. Bürowirtschaft 5. Informationsverarbeitung 6. Assistenz- und Sekretariatsaufgaben 7. Finanzwesen 8. Personalwesen 9. Fachaufgaben einzelner Fachbereiche, 10. Verwaltungsverfahren und Rechtsanwendung 3. Ausbildungsstätten Ausbildungsstätten sind in der Regel Gemeinden, Stadt- und Landkreise sowie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Die Zahl der Auszubildenden muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Fachkräfte stehen. Fachkräfte sind insbesondere Beamte des nichttechnischen Verwaltungsdienstes sowie vergleichbare Beschäftigte. 4. Ausbilder Eine Fachkraft ist zum/zur verantwortlichen Ausbilder/in zu bestellen. Diese/r muss mindestens die fachliche Qualifikation eines Fachangestellten für Bürokommunikation besitzen. Wer vor dem 1. August 2009 als Ausbilder im Sinne des 28 Abs. 1 Satz 2 des Berufsbildungsgesetzes tätig war, ist von der Pflicht zum Nachweis von Kenntnissen nach der Ausbilder- Eignungsverordnung befreit. Begonnene Verfahren können bis zum Ablauf des 31. Juli 2010 nach den bisherigen Vorschriften zu Ende geführt werden. Ausbilder-Eignungslehrgang und Prüfung sind demnach im angegebenen Zeitraum nicht mehr Voraussetzung, um als Ausbilder anerkannt zu werden. Diese Befreiung bezieht sich jedoch nur auf die Nachweispflicht. Nach wie vor gelten die Berufsbildungsgesetz (BBiG). Danach darf jemand nur Auszubildende ausbilden, wenn er persönlich und fachlich geeignet ist. Fachlich geeignet ist, wer die erforderlichen beruflichen Fertigkeiten und Kenntnisse sowie die erforderlichen berufs- und arbeitspädagogischen Kenntnisse besitzt. Der Besitz dieser Kenntnisse muss bestätigt werden. Daher empfehlen wir weiterhin, die Prüfung in Berufs- und Arbeitspädagogik abzulegen. Soweit eine Prüfung nach der AEVO noch nicht abgelegt worden ist, besteht für die Ausbilder die Möglichkeit, einen Vorbereitungslehrgang mit abschließender Prüfung bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer zu besuchen. Werden mehrere Nachwuchskräfte ausgebildet und um Engpässe bei Urlaub, Krankheit, Wechsel des Ausbilders zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass mehrere Beschäftigte über die Eignung als Ausbilder verfügen.

4 Unterlagen Unterlagen über die Berufsausbildung und zum Abschluss des Ausbildungsvertrages stehen als Download auf der Homepage des Regierungspräsidiums Karlsruhe unter unter dem Stichwort Berufsbildung im öffentlichen Dienst zur Verfügung oder können angefordert werden beim Regierungspräsidium Karlsruhe Sachgebiet 12c Karlsruhe Tel.: 0721/ Fax: 0721/ oder Beim Regierungspräsidium hat der Ausbildende gemäß 36 Berufsbildungsgesetz unverzüglich nach Abschluss des Vertrages die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse zu beantragen. Dazu sind vorzulegen: 1 Vertragsausfertigung im Original + 1 Kopie Ausbildungsplan Erstuntersuchungsbescheinigung (Minderjährige) Abschlusszeugnis bzw. Nachweis einer abg. Berufsausbildung (ggfs. für Verkürzung) Vereinbarung mit Kooperationspartner (Auflage) Nachweis des alleinigen Sorgerechts (bei Unterschrift nur eines gesetzlichen Vertreters) 6. Grundsätzliches zur Ausbildung Die Ausbildungsdauer beträgt grundsätzlich 3 Jahre. Eine Verkürzung der Ausbildungszeit ist nach den Richtlinien des Regierungspräsidiums Karlsruhe prinzipiell möglich (vgl. Ziff. 1.5 ff). Ebenso kann eine vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung gemäß den entsprechenden Richtlinien des Regierungspräsidiums Karlsruhe erfolgen (vgl. Ziff. 1.6). Bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses hat der Ausbildende dem Auszubildenden ein Zeugnis auszustellen (vgl. 16 BBiG). Dies gilt auch dann, wenn der Auszubildende im Anschluss an das Berufsausbildungsverhältnis weiterbeschäftigt wird.

5 Ausbildungsplan Für die gesamte Dauer der Ausbildung ist entsprechend dem Ausbildungsrahmenplan ein zeitlich und sachlich gegliederter Ausbildungsplan aufzustellen. Es muss ersichtlich sein, wie viele Monate der Auszubildende bei welcher Ausbildungsstelle verbringen soll. Die zwei Fachbereiche ( 3 Abs. II Berufsausbildungsverordnung), in denen die Auszubildenden besonders geschult werden, sind deutlich kenntlich zu machen. Die dienstbegleitende Unterweisung ( 5 Abs. II Berufsausbildungsverordnung) erfolgt überbetrieblich (s. Ziffer 11) als Vorbereitungslehrgang zur Zwischenprüfung von ca. sieben Wochen und ist im Plan ebenfalls zu berücksichtigen. 8. Vergütung Die monatliche Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Tarifvertrag und kann hier eingesehen werden. 9. Berufsschule Während der Ausbildung besucht der Auszubildende die Fachklasse für Bürokommunikation an einer Kaufmännischen Berufsschule. Er ist vom Ausbildenden rechtzeitig, in der Regel zwei Monate vor Schulbeginn, dort anzumelden. Der Unterricht findet in Blockform statt und ist wesentlicher Teil der Ausbildung. Soweit der Besuch einer auswärtigen Berufsschule vom Ausbildenden veranlasst wird, besteht ein Anspruch auf Erstattung notwendiger Fahrtkosten gem. 10 Abs. 3 TVAöD. Kosten, die dem Auszubildenden durch auswärtige Unterbringung für Verpflegung und Unterkunft entstehen, kann eine Beihilfe beim zuständigen Regierungspräsidium, Abteilung 7 - Schule und Bildung - beantragt werden, falls nicht eine anderweitige Förderung gewährt wird. Die Ausbildungsstätten sollten den nicht erstatteten Betrag freiwillig ganz oder zur Hälfte übernehmen. Derzeit sind an folgenden Schulen Klassen für Fachangestellte für Bürokommunikation eingerichtet: Louis-Leitz-Schule Gewerbliche und Kaufmännische Stuttgart-Feuerbach Schule Ellwangen Wiener Str. 51 Berliner Str Stuttgart Ellwangen (mit Internat)

6 - 6 - Julius-Springer-Schule Engelbert-Bohn-Schule Rohrbacher Str. 96 Joachim-Kurzaj-Weg Heidelberg Karlsruhe Gebhard-Müller-Schule Humpis-Schule Leipzigstr. 11 St.-Martinus-Str Biberach (mit Internat) Ravensburg 10. Schriftlicher Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) Die Auszubildenden führen während der Ausbildung ein Berichtsheft. Dies ist Voraussetzung für die Zulassung zur Ausbildungsabschlussprüfung. Der Ausbildende hat es als Ausbildungsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen. Der verantwortliche Ausbilder hat es mindestens einmal im Monat zu überprüfen. Eine Erklärung des Ausbilders über die ordnungsgemäße Führung des schriftlichen Ausbildungsnachweises ist mit dem Zulassungsantrag zur Abschlussprüfung vorzulegen. Der schriftliche Ausbildungsnachweis ist dem Prüfungsausschuss im Rahmen der fachpraktischen Prüfung vorzulegen. Näheres dazu ist in den Richtlinien für die Führung des Berichtsheftes geregelt (vgl. Rechtsgrundlagen Ziff. 1.7 ). Vordrucke sowie Muster-Ausbildungsnachweise finden Sie hier. 11. Prüfungen Zwischenprüfung Die Zwischenprüfung soll in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres stattfinden. Die Teilnahme an der Zwischenprüfung ist Voraussetzung für die Zulassung zur Ausbildungsabschlussprüfung. Zur Vorbereitung auf die Zwischenprüfung und zur Abdeckung der in der Ausbildungsverordnung ( 5 Abs. 2) vorgesehenen dienstbegleitenden Unterweisung finden an folgenden Verwaltungsschulen Lehrgänge statt: Verwaltungsschule Kommunale Verwaltungsschule des Gemeindetags Bürgermeisteramt Baden-Württemberg Postfach Hoffstr. 1b Heidenheim Karlsruhe Kommunale Verwaltungsschule Kommunale Verwaltungsschule Bezirksschule Ravensburg Bezirksschule Stuttgart Landratsamt Bürgermeisteramt Postfach Personalamt Ravensburg Stuttgart

7 - 7 - Studieninstitut Rhein-Neckar ggmbh Verwaltungsschule U 1, Postfach Mannheim Die Verwaltungsschulen in Baden-Württemberg empfehlen die Übernahme der bei der Durchführung des Lehrgangs entstehenden Kosten durch die Ausbildungsstätte sowie die Übernahme der reisekostenrechtlichen Regelung für Anwärter des mittleren Dienstes. Abschlussprüfung Die Ausbildungsabschlussprüfung findet gegen Ende der Ausbildungszeit statt und ist mit Ausnahme der Fächer Deutsch und Gemeinschaftskunde (Schulprüfungsfächer) und dem Fach Bürgerorientiertes Verwaltungshandeln (Abschlussprüfungsfach) mit der Schulabschlussprüfung identisch. Die Prüfungstermine (Zwischenprüfung und Abschlussprüfung) werden jeweils vorher im Staatsanzeiger sowie auf der Homepage des Regierungspräsidium Karlsruhe ( unter dem Stichwort Berufsbildung im öffentlichen Dienst veröffentlicht. Alle zur Anmeldung notwendigen Unterlagen und Formulare werden dort bereitgestellt. Wichtiger Hinweis: Die Ausbildungsstätten werden nicht mehr gesondert zur Anmeldung Ihrer Auszubildenden aufgefordert! 12. Umschüler Unter bestimmten Voraussetzungen wird eine Umschulung von der jeweils zuständigen Arbeitsagentur gefördert. Ob dies der Fall ist, muss vor Beginn der Umschulungsmaßnahme mit der Arbeitsagentur geklärt werden. Die Höhe der Umschulungsbeihilfe soll dem Regierungspräsidium Karlsruhe mitgeteilt werden. Die Umschulungszeit kann bei entsprechender Vorbildung gekürzt werden. Die Nummern 1-7 gelten entsprechend. Umschüler sind nicht verpflichtet, am Berufsschulunterricht (vgl. Nr. 9) und an der Zwischenprüfung (vgl. Nr. 11) teilzunehmen. Dies wird jedoch unbedingt empfohlen. Im Übrigen sind Umschüler nicht verpflichtet, einen schriftlichen Ausbildungsnachweis zu führen (vgl. Nr. 10). Der Umschulungsvertrag ist vor der Vorlage zur Eintragung ergänzend zum Umschulungsausbildenden vom Umschulungsträger zu unterzeichnen. Ein Umschulungs- Vertragsmuster finden Sie hier.