Beratungs- und a hnlichen Unterstu tzungsleistungen

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1 Beratungs- und a hnlichen Unterstu tzungsleistungen Information der Abteilung Einkauf Stand 07/2015 Inhalt 1. Vorbemerkung Einleitung maßgebliche Vorschriften Veröffentlichungspflichten Wettbewerbsverzicht aufgrund besonderer Eignung (Alleinstellungsmerkmale) Dringlichkeit Verfahren nach EU-Vergaberecht, d.h. Auftragswert > netto beschreibbar nicht beschreibbar Folgeaufträge im EU- Vergaberecht Verfahren nach nationalem Vergaberecht bzw. Haushaltsrecht Auftragswert > < netto beschreibbar nicht beschreibbar Auftragswert > < netto beschreibbar nicht beschreibbar Auftragswert < netto Durchführung eines formfreien Verfahrens durch die Abteilung Einkauf Einleitung eines formfreien Verfahrens durch die Bedarfsstelle Folgeaufträge im nationalen Vergabegerecht

2 1. Vorbemerkung 1.1. Einleitung Die vielfältigen Herausforderungen, die sich für die Universität stellen, erfordern immer häufiger, dass Beratungs- und Unterstützungsleistungen externer Dienstleister in Anspruch genommen werden. Da vielfach Unsicherheit besteht, wie die notwendigen Auftragsvergaben auch unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften rechtsicher und möglichst praxisorientiert erteilt werden können, möchte die Abteilung Einkauf mit dieser Information eine Unterstützung bieten, um Ihnen eine Vorbereitung und Planung einer Auftragsvergabe zu erleichtern. Aufgrund der hohen Individualität von Beratungs- und ähnlichen Unterstützungsleistungen ist eine abschließende Darstellung der rechtlichen Rahmenbedingungen, der rechtlich notwenigen sowie inhaltlich sinnvollen Verfahrensschritte, der notwendigen Fristen etc. nicht möglich. Die Darstellungen sind daher als erste Hinweise zu verstehen. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig mit der Abteilung Einkauf Kontakt aufzunehmen, um die Durchführung des maßgeblichen Vergabeverfahrens abstimmen und planen zu können maßgebliche Vorschriften Die im Vergaberecht anzuwendenden Vorschriften sind einer ständigen Weiterentwicklung unterworfen und leider nicht einem einheitlichen Regelungswerk zu entnehmen. Das gilt in besonderem Maße für Leistungen, die auch von freiberuflich Tätigen erbracht werden, wie Beratungs- und ähnliche Unterstützungsleistungen. Zudem ist der Ablauf eines Vergabeverfahrens stark von den individuellen Rahmenbedingungen abhängig, d.h. z.b. von der Auftragshöhe, aber auch von den Leistungsinhalten. Unabhängig davon, welche Vorschriften und welches Vergabeverfahren letztlich zur Anwendung kommen, gilt für alle Auftragsvergaben, dass sie den im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verankerten Grundsätzen sowie den Grundsätzen des Haushaltsrechts genügen müssen. Diese sind Wettbewerb Transparenz Gleichbehandlung Wirtschaftlichkeit Auftragsvergabe nur an geeignete Bieter Die Einhaltung dieser Grundsätze bzw. der maßgeblichen vergaberechtlichen Vorschriften ist zu dokumentieren. Abhängig von den für die Finanzierung der Leistung zur Verfügung stehenden Mittel können ggf. weitere Vorschriften zur Anwendung kommen, insbesondere Vorgaben von Drittmittelgebern. Die dargestellten Wertgrenzen für nationale Vergabeverfahren beziehen sich auf Auftragsvergaben, die unter der Maßgabe der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) erteilt werden. Soweit Drittmittel für die Finanzierung zu Grunde gelegt werden, können niedrigere Wertgrenzen für die nationalen Vergabeverfahren gelten. 2

3 1.3. Veröffentlichungspflichten Um die Einhaltung der unter Nr. 1.2 aufgeführten Grundsätze sicherzustellen, hat der Gesetzgeber umfängliche Veröffentlichungspflichten installiert. Im Geltungsbereich des EU-Vergaberechts, d.h. oberhalb von z.z netto, sind grundsätzlich alle Auftragsvergaben im Nachhinein zu veröffentlichen. Unterhalb dieses Schwellenwertes ist jede Auftragsvergabe, die nicht auf Basis einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt, ab einem Auftragswert von zu veröffentlichen. Der Verzicht auf die Durchführung einer Vergabe im Wettbewerb ist daher stets auch über die Organisationsbereich des Auftraggebers hinaus transparent Wettbewerbsverzicht aufgrund besonderer Eignung (Alleinstellungsmerkmale) Beratungs- und ähnliche Unterstützungsleistungen sind in besonderem Maße abhängig von der Organisation, der Qualifikation und der Erfahrung des eingesetzten Personals. Für die Einschätzung dieser Aspekte wird dabei häufig der Erfolg und die Qualität bereits erbrachter Leistungen berücksichtigt. Dies bedeutet aber regelmäßig nicht, dass nur ein bestimmtes Unternehmen die Leistung grundsätzlich erbringen kann und ein Wettbewerb ausgeschlossen ist. Das Vergaberecht trägt diesem Umstand Rechnung, indem es für derartige Konstellationen die besondere Berücksichtigung dieser Aspekte bei der Wertung von Angeboten ermöglicht Dringlichkeit Der Verzicht auf eine Vergabe im Wettbewerb aus Gründen der Dringlichkeit ist grundsätzlich nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Die Ursache der Dringlichkeit darf nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzuschreiben sein. Zudem setzte die Dringlichkeit ein nicht vorhersehbares und nicht einplanbares Ereignis voraus. Die Auftragserfüllung darf zudem nicht aufschiebbar sein. Wirtschaftliche Nachteile, verfallende Mittel, Organisationsprobleme u.ä. erfüllen vergaberechtlich nicht den Tatbestand der Dringlichkeit. Sofern diese Gründe nicht bejaht werden können, gleichwohl eine inhaltliche Dringlichkeit gegeben ist, kann abhängig von einer individuellen Begründung im Einzelfalls die Möglichkeit bestehen, Fristen in Vergabeverfahren zu verkürzen, soweit diese nicht gesetzlich ausgeschlossen ist und die unter Nr. 1.2 aufgeführten Grundsätze weiterhin eingehalten werden können. 2. Verfahren nach EU-Vergaberecht, d.h. Auftragswert > netto 2.1. beschreibbar Voraussetzung: Die Leistung kann eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und dass miteinander vergleichbare Angebote erwartet werden können. Verfahren: Offenes Verfahren (entspricht einer öffentlichen Ausschreibung) Im Offenen Verfahren ist eine Verhandlung über Inhalte der zu erbringenden Leistungen, d.h. eine Änderung der ausgeschriebenen Leistungsinhalte nicht möglich. 3

4 Ablauf eines Offenen Verfahrens Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Veröffentlichung Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download Angebotsfrist Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Leistungsbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag zeitgleich mit Veröffentlichung 40 Tage Bieter (gesetzl. Frist / nicht kürzbar) 2 Tage 2 Tage inhaltliche Prüfung/ Bewertung einschl. Dokumentation 10 Tage Bedarfsstelle ggf. Einladung zur Präsentation 1 Tag ggf. Präsentation 7 Tage Bieter Dokumentation / Entscheidung 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend Abt. Ein- Absagen an nicht berücksichtigte Bieter Zuschlag / Vertragsabschluss Gesamtdauer Rechtschutz im EU- Verfahren nach Ablauf der Wartefrist incl. Vorlage an die Verwaltungsleitung die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert 12 Tage (gesetzl. Wartefrist, nicht kürzbar) rd. 92 Tage = rd. 13 Wochen kauf 2.2. nicht beschreibbar Voraussetzung: Gegenstand ist eine Aufgabe, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann. 4

5 Verfahren: Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Das Verhandlungsverfahren lässt zu, über Inhalte der zu erbringenden Leistungen im Laufe des Verfahrens zu verhandeln und die Leistungen zu modifizieren. Ablauf eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb: Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb Bewerbungsfrist kurze Beschreibung Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag 30 Tage Bewerber (gesetzl. Frist, ggf. kürzbar auf 20 Tage) 2 Tage 2 Tage inhaltliche Prüfung/ Bewertung einschl. Dokumentation 7 Tage Bedarfsstelle Vergabevermerk 2 Tage Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Bewerber 1 Tag Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download Aufgabenbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix zeitgleich mit Angebotsaufforderung Angebotsfrist Auswertung / Gespräche / Präsentation / Verhandlung Dokumentation / Entscheidung anhand Aufgabenbeschreibung 14 Tage 2 Tage Bieter 2 Tage 14 Tage Bedarfsstelle unter Begleitung 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend 5

6 Absagen an nicht berücksichtigte Rechtschutz im EU- Bieter Verfahren Zuschlag / Vertragsabschluss Gesamtdauer nach Ablauf der Wartefrist incl. Vorlage an die Verwaltungsleitung die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert 12 Tage (gesetzl. Wartefrist, nicht kürzbar) rd. 96 Tage = rd. 14 Wochen 2.3. Folgeaufträge im EU- Vergaberecht Eine Vergabe von Folgeaufträgen unmittelbar an den ausgewählten Vertragspartner, d.h. ohne erneutes formelles Vergabeverfahren im Wettbewerb ist unter folgenden Rahmenbedingungen möglich: Gegenstand des Auftrags sind zusätzliche Leistungen, die in der bisherigen Aufgabenbeschreibung bzw. dem ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren Auftragserteilung ist aufgrund eines unvorhergesehenes Ereignis notwendig Leistungen lassen sich in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil vom Hauptauftrag trennen oder Leistungen lassen sich trennen, sind aber für die Vollendung des ursprünglichen Auftrags unbedingt erforderlich Auftragsvolumen darf maximal 50 % des ursprünglichen Auftragswertes erreichen oder Gegenstand sind neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen. Die Leistungen müssen im Grundentwurf bereits Gegenstand des ursprünglichen Auftrags sein. Auf diese Möglichkeit muss bereits im Vergabeverfahren des ersten Vorhabens hingewiesen worden sein (Bekanntmachung bei o.a. Nr. 2.2 bzw. Vergabeunterlagen bei o.a. Nr. 2.1) Eine Auftragserteilung ist nur innerhalb von 3 Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags möglich. 3. Verfahren nach nationalem Vergaberecht bzw. Haushaltsrecht 3.1. Auftragswert > < netto beschreibbar Voraussetzung: Die Leistung kann eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und dass miteinander vergleichbare Angebote erwartet werden können. Verfahren: Öffentliche Ausschreibung 6

7 Im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung ist eine Verhandlung über Inhalte der zu erbringenden Leistungen, d.h. eine Änderung der ausgeschriebenen Leistungsinhalte nicht möglich. Ablauf einer Öffentlichen Ausschreibung: Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Veröffentlichung Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download Angebotsfrist Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Leistungsbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag zeitgleich mit Veröffentlichung 18 Tage Bieter 2 Tage 2 Tage inhaltliche Prüfung/ Bewertung einschl. Dokumentation 10 Tage Bedarfsstelle ggf. Einladung zur Präsentation 1 Tag ggf. Präsentation 7 Tage Bieter Dokumentation / Entscheidung Zuschlag / Vertragsabschluss Gesamtdauer incl. Vorlage an die Verwaltungsleitung die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend rd. 58 Tage = rd. 8,5 Wochen nicht beschreibbar Voraussetzung: Gegenstand ist eine Aufgabe, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann. 7

8 Verfahren: Freihändige Vergabe mit Verhandlungen und mit vorausgehendem Teilnahmewettbewerb Im Rahmen dieses Verfahrens ist es möglich über Inhalte der zu erbringenden Leistungen zu verhandeln und die Leistungen zu modifizieren. Ablauf einer Freihändigen Vergabe mit Verhandlungen und mit vorausgehendem Teilnahmewettbewerb Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb Bewerbungsfrist kurze Beschreibung Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag 14 Tage Bewerber 2 Tage 2 Tage inhaltliche Prüfung/ Bewertung einschl. Dokumentation 7 Tage Bedarfsstelle Vergabevermerk 2 Tage Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Bewerber 1 Tag Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download Aufgabenbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix zeitgleich mit Angebotsaufforderung Angebotsfrist Auswertung / Gespräche / Präsentation / Verhandlung Dokumentation / Entscheidung 14 Tage 2 Tage Bieter 2 Tage 14 Tage Bedarfsstelle unter Begleitung 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend 8

9 Zuschlag / Vertragsabschlustungsleitung incl. Vorlage an die Verwal- Gesamtdauer die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert rd. 78 Tage = rd. 11 Wochen 3.2. Auftragswert > < netto beschreibbar Voraussetzung: Die Leistung kann eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und dass miteinander vergleichbare Angebote erwartet werden können. Verfahren: Freihändige Vergabe ohne Verhandlungsoption oder beschränkte Ausschreibung mit vorausgehender Ex- Ante-Bekanntmachung Ablauf einer Freihändigen Vergabe ohne Verhandlung bzw. beschränkte Ausschreibung mit vorausgehender Ex-Ante-Bekanntmachung Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Ex-Ante-Veröffentlichung kurze Beschreibung Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag Bewerbungsfrist formfreie Bewerbung 7 Tage Bewerber Auswertung der Bewerbungen 3 Tage ggf. Bedarfsstelle Aufforderung zur Angebotsabgabter an bekannte geeignete Bie- 1 Tag sowie ggf. weitere ausgewählte Bewerber Leistungsbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix Bereitstellung der zeitgleich mit Veröffentlichung Vergabeunterlagen zum Download oder Postversand Angebotsfrist 14 Tage Bieter 2 Tage 9

10 2 Tage inhaltliche Prüfung/ Bewertung einschl. Dokumentation 10 Tage Bedarfsstelle Dokumentation / Entscheidung 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend Zuschlag / Vertragsab- incl. Vorlage an die Verwal- schluss Gesamtdauer tungsleitung die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert rd. 57 Tage = rd. 8 Wochen nicht beschreibbar Voraussetzung: Gegenstand ist eine Aufgabe, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann. Verfahren: Freihändige Vergabe mit Verhandlungsmöglichkeit und mit vorausgehender Ex-Ante-Bekanntmachung Ablauf einer Freihändigen Vergabe mit Verhandlungsmöglichkeit und mit vorausgehender Ex-Ante- Bekanntmachung Vorbereitung Abstimmung Inhalte Termine individuell z.b. 14 Tage Ex-Ante-Veröffentlichung kurze Beschreibung Auftragsgegenstand Auftragsvolumen Vorgabe von Eignungsvoraussetzungen Bedarfsstelle gemeinsam mit 1 Tag Bewerbungsfrist formfreie Bewerbung 7 Tage Bewerber Auswertung der Bewerbungen 3 Tage ggf. Bedarfsstelle Aufforderung zur Angebotsabgabe 1 Tag an bekannte geeignete Bieter sowie ggf. weitere ausgewählte Bewerber 10

11 Bereitstellung der Vergabeunterlagen zum Download oder Postversand Aufgabenbeschreibung Angebotsinhalte Wertungsmatrix zeitgleich mit Angebotsaufforderung Angebotsfrist Auswertung / Gespräche / Präsentation / Verhandlung Dokumentation / Entscheidung Zuschlag / Vertragsabschluss Gesamtdauer anhand Aufgabenbeschreibung incl. Vorlage an die Verwaltungsleitung die Gesamtdauer verlängert sich, wenn sich der Zeitbedarf für einzelne Schritt verlängert 14 Tage 2 Tage Bieter 2 Tage 20 Tage Bedarfsstelle unter Begleitung 3 Tage Vorbereitung Bedarfsstelle abschließend rd. 67 Tage = rd. 9,5 Wochen 3.3. Auftragswert < netto Aufträge bis netto können grundsätzlich formfrei, d.h. ohne formelles Vergabeverfahren im Rahmen einer sogenannten freihändigen Vergabe erteilt werden. Gleichwohl gilt auch hier, dass grundsätzlich eine Vergabe im Wettbewerb erfolgen muss. Die Entscheidung für einen Bieter muss dabei, wie auch bei den formellen Verfahren, nicht allein auf Basis des Preises getroffen werden. Vielmehr ist es auch hier zulässig, qualitative Aspekte in die Entscheidung einzubeziehen Durchführung eines formfreien Verfahrens durch die Abteilung Einkauf Grundsätzlich ist es auch hier möglich, das Verfahren gemeinsam mit der Abteilung Einkauf ähnlich der vorgenannten, insbesondere unter Nr und Nr aufgeführten Darstellung durchzuführen. Die Ex-Ante- Bekanntmachung und die daraus resultierenden Schritte der Auswertung etwaiger Bewerbungen können jedoch im Regelfall entfallen Einleitung eines formfreien Verfahrens durch die Bedarfsstelle Alternativ besteht die Möglichkeit, dass entsprechende Angebote bereits von der Bedarfsstelle eingeholt und geprüft und für die abschließende Vergabeentscheidung und Beauftragung vorbereitet werden. Die Auftragserteilung selbst sowie die vergaberechtliche Dokumentation erfolgt jedoch auch hier durch die Abteilung Einkauf. In diesen Fällen sind das Angebot, das den Zuschlag erhalten soll sowie ggf. auch eingehol- 11

12 te Vergleichsangebote an die Abteilung Einkauf zusammen mit dem Beschaffungsantrag (Vordruck siehe zu geben. Dem Vorgang ist eine Begründung beizufügen, aus der ersichtlich ist, wie die Bedarfsstelle die Einhaltung der vergaberechtlichen Grundsätze (siehe oben Nr. 1.2) sichergestellt hat, und aus welchen Gründen die Entscheidung für das ausgewählte Angebot getroffen wurde Folgeaufträge im nationalen Vergabegerecht Eine Vergabe von Folgeaufträgen unmittelbar an den ausgewählten Vertragspartner ist anders als bei EU- Vergaben nicht eindeutig für Dienstleistungen geregelt. In vergleichbarer Anwendung der Regelungen für Lieferleistungen dürften Folgeaufträge unter folgenden Rahmenbedingungen möglich sein: Die zusätzlich zu erbringende Leistung ist mit dem ursprünglichen Auftrag vergleichbar (im Sinne von Nachbestellungen ) Es gelten die gleichen Konditionen (Preise); günstigere Konditionen sind zulässig. Der Wert aller Folgeaufträge darf maximal 20 % des ursprünglichen Auftragswertes erreichen Ihre Abteilung Einkauf 12