Vorschau. Verfahrensanweisung Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen ISO 9001

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1 Bitte beachten Sie, dies ist nur eine. Hier werden nur Auszüge dargestellt. Nach dem Erwerb steht Ihnen selbstverständlich die vollständige Version im offenen Dateiformat zur Verfügung. Verfahrensanweisung Korrektur- und

2 Prozess Name: Korrektur- und Prozesseigentümer: Vorbeugungsmaßnahmen Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) - Lenkung fehlerhafter Produkte / Beschwerdemanagement / interne Audits Nachfolger (Kunde) - alle Unternehmensprozesse, die durch den Fehler betroffen sind Ziele: Beschreibung der Vorgehensweise und Zuständigkeiten zur nachhaltigen Beseitigung aufgetretener Probleme (Fehler), d.h. der Ermittlung der möglichen Ursachen und der Planung, Durchführung und Überwachung der Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung des wiederholten Auftretens der selben Probleme (Fehler). Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - Abweichungsmeldung Produkte - Qualitätsplanung Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Vermeidung der Wiederholungen gleicher Fehler - Maßnahmenkataloge, Aufzeichnung der Fehler, - Risikoreduzierung Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Auditbericht / Maßnahmenliste - VA Lenkung dokumentierter Informationen Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Fehlerquote/Anzahl Wiederholfehler - Verbesserungsvorschläge je Periode Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - quartalsweise Erfassung und Auswertung der aufgetretenen Fehler/Nichtkonformitäten - Managementbewertung Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System 2. Personal / Qualifikationen: - - Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - Identifizierung von Problemen oder Fehlern - Maßnahmenkatalog abschließen Vorgehen bei Störungen / Abweichungen: - Information an, GF Chancen: (Welche Erfolgsfaktoren sind bekannt?) - detaillierte, vollständige und eindeutige Problembeschreibung - Erkennung der wirklichen Grundursache - Nutzung von Methoden zur Maßnahmendefinition Prozess- bzw. Produktrisiken: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen?) - die Wiederholungsgefahr des Problems wurde nicht erkannt - nur Durchführung von Sofortmaßnahmen - mangelnde Umsetzung und Akzeptanz beschlossener Maßnahmen - keine Ermittlung der Wirksamkeit durchgeführter Maßnahmen Seite 2 von 6

3 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente D M I 10 Akutes Problem vorhanden 10 Nicht konformes Ergebnis erkannt VA Steuerung nichtkonformer Ergebnisse 20 Problem identifizieren und beschreiben Protokoll oder Notiz 30 Wiederholungsgefahr? Nein Ende Protokoll oder Notiz GF Ja 40 Grundursache ermitteln Maßnahmenliste 50 Geeignete Maßnahmen auswählen Maßnahmenliste 60 Umsetzung der Maßnahmen überwachen Maßnahmenliste Nein 70 Maßnahmen wirksam? Maßnahmenliste, GF Ja 80 Q-Planung aktualisieren? Ja 90 Risiken und Chancen aktualisieren Q-Planung Q-Politik Q-Ziele GF Nein 100 Maßnahmenkatalog abschließen und Aufzeichnungen archivieren Maßnahmenliste, VA Lenkung dokumentierter Information Seite 3 von 6

4 Erläuterungen zu den Prozessschritten: Akute Probleme vorhanden, nicht konformes Ergebnis erkannt Der erste Schritt besteht immer in der Anwendung der VA Steuerung nichtkonformer Ergebnisse, um den akuten Fehler zu beseitigen. Der eigentliche Prozess der Korrekturmaßnahmen kann durch die folgenden beispielhaft genannten Ereignisse angestoßen werden: Reklamationen, Fehlerprotokolle, Auditprotokolle, Sperrzettel, usw. Problem identifizieren und beschreiben Vor jeglicher Aktivität der Problemlösung ist es erforderlich, genau zu verstehen, worin das Problem besteht. Dies bedarf einer präzisen, objektiven und unvoreingenommenen Beschreibung des Problems, die sich auf den zugehörigen Prozess konzentriert und keine Spekulationen enthält. Die folgenden Fragen helfen dabei: Was genau ist das Problem? Wann trat es auf? Welche Ausrüstungen / Einrichtungen wurden benutzt? Welche Personen mit welchen Fähigkeiten waren beteiligt? Welche Verfahren oder Methoden lagen zugrunde? Welche Inputs an Materialien / Informationen wurden verwendet? usw. Wiederholungsgefahr? Die Notwendigkeit für Korrekturmaßnahmen hängt davon ab, ob die Gefahr vorhanden ist, dass dieser Fehler erneut auftritt oder ein vergleichbarer Fehler an anderer Stelle erstmalig auftreten kann. Grundursache ermitteln und geeignete Maßnahmen auswählen Bei der Findung der Grundursache geht es darum, das wiederholte Auftreten des selben Fehlers zu verhindern. Die Voraussetzung ist, dass Personen eingebunden werden, die über den Arbeitsprozess und das Problem genau Bescheid wissen. Diese untersuchen den Prozess z.b. auf folgende Aspekte: Ist der Verfahrensstandard fehlerhaft? Liegen menschliche Ursachen vor (Irrtümer, Versehen, mangelnde Aufmerksamkeit)? Sind die Anforderungen nicht eindeutig? uvm. Es sollten Methoden genutzt werden, um den Ursachen eines Problems auf den Grund zu gehen: Beispiele hierfür sind: Ursache-Wirkung-Diagramm oder Pareto-Analyse. Um Ideen zu sammeln und Lösungsalternativen zu entwickeln, hat sich die Methode des Brainstorming in Teamarbeit bewährt. Alle Beteiligten sollten sich zusammensetzen und alle vorgeschlagenen Alternativen in ihre Überlegungen einbeziehen. Die entwickelten Alternativen sollten anhand von Kriterien, wie technische Machbarkeit, Funktion, Kosten, Umsetzungsdauer usw. bewertet werden. Seite 4 von 6

5 Umsetzung der Maßnahmen überwachen Nachdem geeignete Korrekturmaßnahmen gewählt wurden, ist die Durchführung zu planen. Es müssen alle Schritte ermittelt werden, um bekanntgeben zu können, was jeder Beteiligte zu tun hat. Bei komplexen und umfangreichen Aktivitäten muss ergänzend zur Maßnahmenliste ein Ablaufplan für die erforderlichen Einzelschritte aufgestellt werden, um alle Beteiligten über die aktuellen und geplanten Vorgänge auf dem Laufenden zu halten. Ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Planung ist der Zeitfaktor, d.h. die Dauer und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte. Korrekturmaßnahmen sind ohne ungerechtfertigte Verzögerung umzusetzen. Maßnahmen wirksam? Die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen muss anhand objektiver Kriterien nachgewiesen werden und das Ergebnis ist in der Maßnahmenliste zu dokumentieren. Risiken und Chancen aktualisieren Falls die Korrekturmaßnahme aufgrund der mit dem Fehler verbundenen Risiken und Chancen für das Qualitätsmanagementsystem grundsätzlich relevant ist, sind die durchgeführten Aktivitäten bei den Planungen für das Qualitätsmanagementsystem zu berücksichtigen. Ggf. sind Änderungen im Qualitätsmanagementsystem durchzuführen. Maßnahmenkatalog abschließen, Aufzeichnungen archivieren Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Maßnahmenkatalog beim archiviert. Prozesskennzahlen: % Verteilung der Prozessfehler auf die Kernprozesse [1] Anzahl Prozessfehler je Periode Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Seite 5 von 6

6 Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) GF Geschäftsführer Qualitätsbeauftragter Beteiligter Fachbereich MA Mitarbeiter Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Hinweis: Es gelten die AGB der VOREST AG. Durch den Erwerb der Vorlage erhält der Nutzer das Recht, diese selbst zu verwenden. Er ist nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen. Er ist weiterhin nicht berechtigt, die Vorlage in eigenständigen Produkten, die nur die Vorlage selbst enthalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 6 von 6