Projektkommunikations- und Managementsystem

Transkript

1 Anleitung für das PKMS-Projekt FH München Projektkommunikations- und Managementsystem Inhaltsverzeichnis A So kommen Sie ins Projekt... 2 B Dokumentart Projektdokument versenden... 3 C Dokumentart Plan versenden... 5 D Dokumente suchen und Filter erstellen... 7 Seite 1 von 10

2 A So kommen Sie ins Projekt 1. Sie loggen sich ein Rufen Sie die Internetadresse auf. Geben Sie in der Kopfleiste oben rechts bei Login Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche Login 2. Sie wählen die Anwendung Klicken Sie nun auf PKMS Projektmanagement 3. Sie entscheiden sich für das gewünschte Projekt Klicken Sie nun auf FHM02- FHMünchen Wichtig! Es erscheinen nur die Projekte in denen Sie als Teilnehmer aufgenommen wurden. Ihr PKMS steht Ihnen jetzt zur Verfügung. Seite 2 von 10

3 B Dokumentart Projektdokument versenden Mit folgenden Schritten können Sie ein Projektdokument versenden. 1. Registerkarte Dokumente aktivieren (muss im Vordergrund stehen) 2. Versendevorgang einleiten Senden Neu Senden Projektdokument erstellen 3. Sie geben einen Dokumententitel an und geben aus der Auswahlliste die Dokumentenart an. Eigenschaften mit * sind Pflichtfelder Seite 3 von 10

4 4. Datei auswählen und hochladen (Upload) Durchsuchen Datei markieren Öffnen Upload Mit einem Klick auf Übersichtseite. bestätigen Sie Ihre Eingaben und Wechseln auf die 5. Zusammengestellte Dokumente Hier können Sie: - weitere Dokumente hinzufügen - Ihre Zusammengestellten Dokumente bearbeiten - Dokumente entfernen - oder zur Nachricht-Registerkarte wechseln: Weiter 6. Betreff und Nachricht erstellen, danach mit Weiter bestätigen: Hier erstellen Sie ein Begleitschreiben an die Empfänger der Dokumente: Seite 4 von 10

5 7. Auf der Registerkarte Empfänger die gewünschten Teilnehmer markieren Hinzufügen evtl. Weiterleitungseinstellungen bearbeiten Weiter 8. Überprüfen Sie in der Voransicht Ihre Angaben und überarbeiten Sie diese bei Bedarf durch Anklicken der entsprechenden Registerkarte. 9. Versenden Durch einen Klick auf schließen Sie den Versendevorgang ab. C Dokumentart Plan versenden Mit folgenden Schritten können Sie ein Plan-Dokument versenden. 1. Registerkarte Dokumente aktivieren (muss im Vordergrund stehen) 2. Versendevorgang einleiten Senden Neu Senden Seite 5 von 10

6 Plan erstellen 3. Dokumente erstellen Bevor Sie Ihre Dokumente auf den baulogis Server übertragen beachten Sie bitte Folgendes: - Sie müssen eine PLOT-Datei im PLT- oder PDF-Format anhängen. - Zusätzlich können Sie optional eine CAD-Datei im Format DWG bzw. DXF anhängen. - Benennen Sie HPGL- und zugehörige CAD-Datei möglichst gleich. - Sie können auch mehrere Dateien zu einem ZIP-File zusammen packen 3.1. Plannummer, Index, Status (Eigenschaften mit * sind Pflichtfelder) Geben Sie zuerst eine Plannummer und einen Status an. Diese Angaben sind Pflichtangaben. Der Status ist aus der vorgegebenen Auswahlliste zu markieren. Optional kann auch ein Planindex angegeben werden PLOT-Datei (Pflichtangabe) Hier übertragen Sie Ihre PLOT-Datei (PLT oder PDF) ins System. Wählen Sie hierzu entsprechende Datei über den Durchsuchen -Schaltknopf auf Ihrer Festplatte aus und betätigen Sie Upload. Durchsuchen Datei markieren Öffnen Upload 3.3. CAD-Datei (optional) Sie können optional eine zugehörige CAD-Datei ins System laden. Dies funktioniert analog dem Upload einer PLOT-Datei. Mit einem Klick auf Übersichtseite. bestätigen Sie Ihre Eingaben und wechseln auf die Seite 6 von 10

7 4. Zusammengestellte Dokumente Nach Eingabe sichern erhalten Sie hier einen Überblick über die zusammengestellten Dokumente. Hier können Sie: - weitere Dokumente hinzufügen - ihre Zusammengestellten Dokumente bearbeiten - Dokumente entfernen oder zur Nachricht-Registerkarte wechseln: Weiter (oder klicken Sie einfach auf Nachricht ) 5. Nachricht Sie tragen Betreff und Ihre Nachricht ein (analog Kapitel Dokumentart Projektdokument ) Weiter 6. Empfänger Geben Sie hier die gewünschten Empfänger des Dokumentes an (analog Kapitel Dokumentart Projektdokument ). Weiter 7. Voransicht In der Voransicht können Sie Ihre Angaben überprüfen und bei Bedarf überarbeiten (durch Anklicken der entsprechenden Registerkarte) 8. Versenden Durch einen Klick auf schließen Sie den Versendevorgang ab. Danach können Sie das gesendete Dokument unter Plan gesendete wieder finden. Die zugehörige Nachricht können Sie über öffnen. Die adressierten Empfänger erhalten das Dokument unter ungelesene Nachrichten sowie unter Plan und werden, falls aktiviert, per Fax, - oder SMS-Weiterleitung über den Eingang der neuen Nachricht informiert. D Dokumente suchen und Filter erstellen In Ihren gesendeten und empfangenen Dokumenten können sie nach verschiedenen Kriterien suchen. 1. Dokumentart Wechseln Sie in die Dokumentart in der Sie Suchen wollen, z.b. Plan und dann auf den gewünschten Filter. (z.b. alle) TIP: Sollten Sie nur von Ihnen gesendet Dokumente suchen, aktivieren Sie den Filter Gesendete Seite 7 von 10

8 2. Suche einleiten Suche 3. Festlegen von Suchkriterien Bei der Auswahl der Suchkriterien sind die beiden Registerkarten Eigenschaften und Nachricht für Sie wichtig. a. Eigenschaften Hier legen Sie Suchkriterien für die verschiedenen Eigenschaften an. Sie können die Suche nun bestätigen Suche oder weitere Eigenschaften auf der nächsten Registerkarte Nachricht definieren. Bitte beachten: Die Such-Eigenschaften in dieser Registerkarte sind je nach Dokumentenart unterschiedlich. Seite 8 von 10

9 b. Nachricht Auf dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit nach Empfänger, Zeitraum usw. zu selektieren., Sie bestätigen die Suche mit Suche c. Suchergebnis Sie bekommen nun das Suchergebnis angezeigt. Weiterhin wird angegeben, welche Suchkriterien berücksichtigt wurden. Über einen Klick auf letzte Suche in Plan können Sie das Suchergebnis weiter verändern. 4. Filter Sollten Sie das Suchergebnis öfters benötigen ist es sinnvoll die Suchabfrage als persönlichen Filter zu speichern. Bevor Sie die Suche mit Suche abschicken, speichern Sie Ihre Suche als Filter ab. Ihr Filter erscheint nun in der jeweiligen Dokumentart und ist ab sofort für Sie fest eingestellt Seite 9 von 10

10 Sollten Sie den Filter bearbeiten oder löschen wollen, können Sie dies über das Bearbeiten Symbol. Erstellt: Winfried Wenninger, baulogis GmbH Seite 10 von 10