50% oder weniger ja 1%-Methode darf nicht angewendet werden

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1 Prüfungsschema: Private PKW-Nutzung PKW im Betriebsvermögen Umfang der betrieblichen Nutzung mehr als 50% Aufzeichnung der Fahrten oder Glaubhaftmachung nein ja Fahrtenbuch oder 1%-Methode 50% oder weniger ja 1%-Methode darf nicht angewendet werden Varianten Es liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor nein Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, aber Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten (ohne Privatfahrten) nein ja ja Abrechnung der tatsächlichen Kosten, die auf die Privatfahrten entfallen Jahresfahrleistung abzüglich betriebliche Fahrten = Anteil der Privatfahrten, die mit den tatsächlichen Kosten anzusetzen sind (ggf. auch repräsentativer 3- Monats-Zeitraum) keinerlei Aufzeichnungen ja Schätzung der betrieblichen bzw. der privaten Fahrten nach den persönlichen Verhältnissen Eine erneute Ermittlung des betrieblichen Nutzungsumfangs ist erst dann wieder erforderlich, wenn sich wesentliche Veränderungen ergeben, z. B. in der Art oder dem Umfang der unternehmerischen Tätigkeit, bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb oder beim Erwerb eines neuen Fahrzeugs einer anderen Fahrzeugklasse. 9.2 Berücksichtigung von Fahrten zum Betrieb Als betriebliche Fahrten sind alle Fahrten einzubeziehen, die betrieblich veranlasst sind, die also in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Zu den betrieblichen Fahrten gehören gemäß 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und Familienheim- 61

2 fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Für die Ermittlung des Prozentsatzes sind die gefahrenen Kilometer maßgebend und nicht die Entfernungs-Kilometer. Der Unternehmer nutzt seinen Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Die Entfernung zwischen Betrieb und Wohnung, die der Unternehmer an 218 Tagen zurücklegt, beträgt 25 km. Die Fahrten zum Betrieb sind daher wie folgt anzusetzen: 25 Entfernungs-km x 2 = 50 gefahrene km x 218 Tage = km Bei einer jährlichen Gesamtfahrleistung von weniger als km liegt allein wegen der Fahrten zum Betrieb eine überwiegende betriebliche Nutzung vor. 9.3 Wie eine mehr als 50%ige betriebliche Nutzung nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen ist Die Überlassung eines Firmenwagens an seinen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine 100%ige betriebliche Nutzung dar, auch wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen für private Fahrten nutzen darf und der Umfang seiner privaten Fahrten über 50% liegt. Wenn der Unternehmer den Firmenwagen jedoch selber nutzt und die 1%- Methode anwenden will, muss er zuerst nachweisen oder glaubhaft machen, dass der Umfang seiner betrieblichen Fahrten mehr als 50% beträgt. Nach dem BMF- Schreiben vom (IV C 6 S 2177/07/10004; DOK 2009/ ) kann der Nachweis in jeder geeigneten Form erbracht werden. Es ist nicht erforderlich, ein Fahrtenbuch zu führen, nur um die überwiegende betriebliche Nutzung nachzuweisen. Unternehmer können den Umfang ihrer betrieblichen Fahrten glaubhaft machen, z. B. durch Eintragungen im Terminkalender, Abrechnungen über gefahrene Kilometer gegenüber Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen, Reisekostenabrechnungen oder andere Abrechnungsunterlagen, aus denen sich der Umfang der betrieblichen Fahrten ergibt. Unternehmer müssen zur Anwendung der 1%-Methode nachweisen bzw. glaubhaft machen, dass der Umfang ihrer betrieblichen Fahrten mehr als 50% beträgt. Liegt der Anteil niedriger, kann die 1%-Methode nicht angewendet werden. In diesem Zusammenhang reicht es aus, allein die betrieblichen Fahrten aufzuzeich- 62

3 nen. Anzugeben ist der jeweilige Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums. Praxis-Tipp Wenn die betriebliche Nutzung knapp über oder unter der 50%-Grenze liegt, hat der Unternehmer die Möglichkeit durch ein nachweisbar verändertes Fahrverhalten das gewünschte Ergebnis zu erhalten, z. B. mehr als 50% oder weniger. Die sicherste Variante ist, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Damit hält sich der Unternehmer alle Möglichkeiten offen. Er erfasst als Privatanteil den Prozentsatz, der sich lt. Fahrtenbuch ergibt. Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung darf er alternativ auch die pauschale 1%-Methode anwenden. Erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses ist die endgültige Entscheidung zu treffen. Viele haben die 1%-Methode gewählt, um den Aufwand zu vermeiden, der mit einem Fahrtenbuch verbunden ist. Wer diesen Vereinfachungseffekt weitestgehend beibehalten will, sollte eine der folgenden Varianten umsetzen. 9.4 Vier verschiedene Möglichkeiten, den betrieblichen Nutzungsumfang glaubhaft zu machen Die bloße Behauptung, dass ein Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird und die meisten Privatfahrten mit einem anderen (privaten) Fahrzeug durchgeführt werden reicht nach dem BMF-Schreiben vom , Az. IV C 6 S 2177/07/10004, DOK 2009/ , nicht aus. Die Tatsache, dass ein weiteres Fahrzeug zur Verfügung steht, sagt nichts über den Umfang aus, in dem der Firmenwagen tatsächlich privat genutzt wird. Glaubhaftmachung ist mehr als nur eine Behauptung. Vielmehr muss plausibel dargelegt werden können, dass der Firmenwagen tatsächlich zu mehr als 50% für betriebliche Fahrten eingesetzt wird Berufsgruppen, bei denen eine überwiegende betriebliche Nutzung des Firmenwagens unterstellt wird Unternehmer, bei denen sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit ergibt, dass der Firmenwagen überwiegend betrieblich genutzt wird, brauchen keine besonderen Aufzeichnungen zu führen. Das ist der Fall, wenn der Unternehmer eine typische Reisetätigkeit ausübt, z. B. als Handelsvertreter, Handwerker im Bau- und Baunebengewerbe ist, ein Taxiunternehmen betreibt Landtierarzt ist. 63

4 Bei diesen und vergleichbaren Berufsgruppen wird es jedoch dann problematisch, wenn die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird oder dem Unternehmer mehrere Firmenwagen zur Verfügung stehen. Lt. BMF kann eine überwiegend betriebliche Nutzung nur für das Fahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung unterstellt werden. Für die anderen Fahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze. D. h., eine überwiegend betriebliche Nutzung muss nachgewiesen bzw. glaubhaft gemacht werden. Im Betriebsvermögen eines Handelsvertreters befinden sich zwei Firmenwagen (ein VW-Tuareg und ein VW-Golf). Für Fahrten zu seinen Kunden und für Privatfahrten nutzt der Unternehmer selbst regelmäßig den VW-Tuareg. Der VW- Golf wird überwiegend von seinem Ehegatten für betriebliche und private Fahrten genutzt. Die Jahresfahrleistung des VW-Tuareg beträgt km und die des VW-Golf km. Handelsvertreter gehören zu der Personengruppe, bei der eine überwiegende betriebliche Nutzung (für ein Fahrzeug) unterstellt wird. Beim VW-Tuareg kann er daher, ohne Aufzeichnungen führen zu müssen, die 1%-Methode anwenden. Für den VW-Golf muss er, um die 1%-Methode anwenden zu können, die überwiegende betriebliche Nutzung nachweisen. Praxis-Tipp Es sollte immer geprüft werden, ob die Überlassung des zweiten Firmenwagens im Rahmen eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses vorteilhaft ist. Der geldwerte Vorteil darf im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses unabhängig vom Umfang der betrieblichen Fahrten immer nach der 1%-Methode ermittelt werden Dokumentation der betrieblichen Fahrten Konsequenz des BMF-Schreibens vom ist, dass Freiberufler, andere Selbstständige und Unternehmer ohne typische Fahrtätigkeiten den Nachweis der überwiegenden betrieblichen Nutzung nur erbringen können, wenn sie zumindest ihre betrieblichen Fahrten aufzeichnen. Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten reichen aus. Folgende Daten müssen aufgezeichnet werden: die Kilometerstände am Beginn und Ende des Zeitraums, für den die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet werden (Drei-Monats-Zeitraum oder das gesamte Jahr vom 1.1. bis ). 64

5 die gefahrenen Kilometer, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb entfallen. Fahrten, die regelmäßig unternommen werden, z. B. tägliche Fahrten zur Leerung des Postfachs. Übernahme der Daten, z. B. aus dem Terminkalender, um den Umfang der auswärtigen Tätigkeiten zu ermitteln. Sind alle wesentlichen Daten im Terminkalender oder auch in anderen Dokumenten festgehalten, ist der Unternehmer nach Ablauf von drei Monaten bzw. eines Jahres in der Lage, seine betrieblichen Fahrten zusammenzustellen. Der Unternehmer führt kein Fahrtenbuch und möchte auch künftig kein Fahrtenbuch führen. Er möchte jedoch die private Nutzung nach der 1%-Methode ermitteln. Dafür reicht es aber aus, für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten den Umfang der betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen. Der Unternehmer wählt die Monate April bis Juni 2012 und zeichnet seine betrieblich gefahrenen Kilometer und die Kilometerstände wie folgt auf: Kilometerstand am Kilometerstand am Kilometerleistung für 3 Monate in 2012 Zusammensetzung: km km km Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Entfernung 15 km) 62 Tage x 15 km x 2 = km Regelmäßige Fahrten zum Postfach an 62 Tagen x 6 km = 372 km Auswärtige Tätigkeiten lt. Terminkalender km betriebliche Fahrten (58,42%) km private Fahrten (41,58%) km Die betrieblichen Fahrten überwiegen, sodass 2012 die 1%-Methode sogar zwingend angewendet werden muss, weil kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt worden ist. Nur wenn das Fahrverhalten während des Drei-Monats-Zeitraum repräsentativ ist, können die Aufzeichnungen auf diesen Zeitraum beschränkt werden. Repräsentativ bedeutet, dass das Fahrverhalten im Drei-Monats-Zeitraum in etwa dem während der übrigen 9 Monate entspricht, d. h. Abweichungen sind unproblematisch, wenn sie nicht zu groß sind. 65

6 Es wird nicht immer möglich sein, einen repräsentativen Drei-Monats-Zeitraum zu finden. Das ist z. B. der Fall, wenn der Umfang der Privatfahrten in einzelnen Monaten, die nicht in den repräsentativen Zeitraum einbezogen werden, besonders hoch ist, der Unternehmer seine Urlaubsreise zum weit entfernt liegenden Urlaubsort mit seinem Firmen-PKW zurücklegt oder umfangreiche betriebliche Fahrten zu auswärtigen Einsatzstellen nur während eines Teils des Jahres stattgefunden haben. Lässt sich kein repräsentativer Drei-Monats-Zeitraum finden, müssen die betrieblichen Fahrten des gesamten Jahres aufgezeichnet werden. Der Unternehmer führt zwar kein Fahrtenbuch, kann aber seine betrieblichen Fahrten wie folgt feststellen: Kilometerstand am Kilometerstand am Kilometerleistung in 2012 = Zusammensetzung: km km km Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Entfernung 9 km) 220 Tage x 9 km x 2 = km regelmäßige Fahrten zum Postfach 62 Tage x 6 km = 372 km Auswärtige Tätigkeiten lt. Terminkalender km betriebliche Fahrten (55,47%) km private Fahrten (44,53%) km Die betrieblichen Fahrten überwiegen (mehr als 50%). Es ist zwingend die 1%- Methode anwenden, weil kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt worden ist. Praxis-Tipp Es ist zweckmäßig, den Umfang der betrieblichen Fahrten nicht erst nach Ablauf eines Jahres festzustellen. Dann kann das Ergebnis nicht mehr beeinflusst werden. Die Gesamtfahrleistung und die betrieblichen Fahrten sollten mehrmals im Laufe eines Jahres kontrolliert werden. Dann besteht die Möglichkeit, das gewünschte Ergebnis (mehr oder weniger als 50%) mit dem eigenen Fahrverhalten zu beeinflussen. Der Unternehmer kann z. B. die Privatfahrten reduzieren, indem er dafür den PKW seines Ehegatten nutzt. 66