Process Management Office. Process Management Office as a Service

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1 Process Management Office Process Management Office as a Service

2 Mit ProcMO unterstützen IT-Services die Business- Anforderungen qualitativ hochwertig und effizient Um Geschäftsprozesse erfolgreich zu unterstützen, müssen IT-Services so designed sein, dass sie jederzeit in derselben Qualität zu den gleichen Ergebnissen führen und zwar ungeachtet dessen, wann, wo und von wem sie in Anspruch genommen werden. Das notwendige Steuerungsinstrument hierfür ist ProcMO. Um Vorhersagbarkeit und Planbarkeit zu erreichen, ist es notwendig, die Bereitstellung von IT-Services durch schlanke Prozesse nach industriellem Vorbild zu unterstützen. ProcMO stellt dies sicher. Je effizienter IT-Prozesse die Bereitstellung von IT-Services unterstützen, und je effektiver IT- Services auf die Geschäftsprozesse wirken, desto werthaltiger ist die IT für ein Unternehmen. ProcMO ist hierfür die Basis. 2

3 Unsere Leistungen im Service ProcMO Das Process Management Office unterstützt den gesamten Lebenszyklus des Prozessmanagements. Process Management Before Process Implementation Provision of a standard approach for process implementation (Project milestone framework, best practice templates and drafts) Provision of a governance framework for process implementation (Tracking, monitoring, reporting, assessment of implementation process) During Process Implementation ProcMO-Support for process owners & project managers (e.g. Process documentation, Training, Process Implementation) Coaching for process owners and project team (e.g. Consulting & coaching, KPI definition, interface definition) Process Implementation (e.g. Implementation of a Process according to the predefined approach) Process sourcing (Take over responsibility for the whole process) Staffing (Provision of qualified staff to execute the process) Process Improvement Auditing (Process audits for maturity, compliance, performance, complexity) Continual process improvement (Review and analysis of all lifecycle phases) 3

4 Nutzen für den Kunden ProcMO führt zu direktem Nutzen. Nutzenaspekt 1 (Warum ProcMO?): Professionelle und souveräne Steigerung des Wertbeitrags der IT- Services durch Optimierung von Utility und Warranty Erhöhung der Leistungseffizienz durch an industriellen Maßstäben orientiertes Prozessmanagement Nutzenaspekt 2 (Warum metafinanz?): Erfahrenes und qualifiziertes Beraterteam mit langjähriger Beratungs- und Linienerfahrung Unmittelbarer Durchgriff auf versicherungsrelevantes Spezialwissen und eine exzellente Unternehmenskultur 4

5 Vorgehensmodell Wir führen ein IT-Service-Management-Vorhaben in jeder Phase sicher an das gewünschte Ziel. Explore Design Implement Measure/ Optimize Assessment and baselining (ITILv3, ISO20000,Cobit) Determination of IT Process Framework Setup of Program Management and Project Initiatives Provision of a governance framework for process implementation Provision of a standard approach for process implementation ProcMO-Support for process owners & project managers Coaching for process owners and project team Process Implementation Implementation Controlling and Reporting Escalation / Mediation Auditing (ITIL, IS020000, Cobit) Process Monitoring and Reporting Continual Process Improvement Initiation of Improvement Measures 5

6 Success Story Auf der Grundlage von ProcMO übernimmt metafinanz auch operative Verantwortung in IT-Prozessen Kunde: Deutsche Versicherung Ausgangssituation/Herausforderung Zwei wesentliche Ziele galt es miteinander zu vereinen: den operativen CPI-Betrieb fachlich und kapazitativ durch Personal zu unterstützen und sukzessive die Leistungsfähigkeit zu erhöhen, um bei gleicher Kapazität einem steigenden Ticketaufkommen begegnen zu können. Erfolg & Kundennutzen Der Kunde erhielt nach Quickstart kompetente Kapazität beigestellt, um die aktuellen Painpoints abzumildern. Darauf aufbauend werden nun kontinuierlich die betrieblichen Belange optimiert, so dass der Prozess immer leistungsstärker wird. Vorgehen In einer ersten Phase wurden die Mitarbeiter in das Team und die tägliche Arbeit integriert. In einer zweiten Phase wurden wöchentlich Schwachstellen der Prozesse identifiziert und durch Prozess- und Arbeitsanweisungs-Änderungen in den Regelbetrieb überführt. In der aktuellen dritten Phase werden proaktiv substanzielle Optimierungen identifiziert und in den Continual Improvement Prozess überführt. 6

7 Success Story Verwendetes Governance-Modell ist Erfolgsgarant für effiziente und effektive Implementierung von IT-Prozessen Kunde: Deutsche Versicherung Ausgangssituation/Herausforderung In einem internationalen Kontext musste eine Baseline bezüglich der IT-Service-Management-Prozesse etabliert werden, um grundsätzlich Steuerungsfähigkeit herzustellen. Erfolg & Kundennutzen Mit dem identifizierten und über die Projektlaufzeit kontinuierlich verbesserten Prozessimplementierungsansatz konnte die zeitgemäße Umsetzung der Prozess-Roadmap sichergestellt und von Anfang an eine hohe Reife der internationalen harmonisierten Prozesse sichergestellt werden. Vorgehen operativ durch die Begleitung und Unterstützung von Prozess-Ownern, konzeptionell durch Weiterentwicklung des Governance- Ansatzes, die Entwicklung von KPIs und die Einbettung strategischer Themen in das Projektmanagement und durch Coaching von Mitgliedern des Teams in Prozessimplementierungs- und Projektcontrollingfragen 7

8 Danke! metafinanz Informationssysteme GmbH Leopoldstraße 146 D München Phone: Fax: