ECAS-ACCOUNT ANLEGEN PIC-CODE BEANTRAGEN

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1 ECAS-ACCOUNT ANLEGEN PIC-CODE BEANTRAGEN Anmelden Ihrer Einrichtung für Erasmus+ Projekte: + ECAS-Account anlegen + Einrichtung in URF registrieren + PIC-Code erhalten Wer muss sich über URF anmelden? Jede Organisation, die an einem Erasmus+ Projekt teilnimmt!

2 Einleitende Erklärungen Einleitende Erklärungen 1) Zuerst sollten Sie sich ein ECAS-Account anlegen (European Commission Authentication Service): Mit diesem Konto können Sie sich in sämtliche Datenbanken der EU einloggen (URF, Mobility Tool+, OLS, usw.) ACHTUNG: Sie brauchen ein ECAS-Konto für Ihre Organisation und ein ECAS-Konto für die Kontaktperson eines jeden Projektes (Die Kontakt- adresse sollte der im Antragsformular entsprechen.) 2) Alle Organisationen, die im Programm Erasmus+ (oder in einem anderen Programm der Europäischen Kommission) mitmachen möchten (ob als Antragsteller oder nur als Partner) müssen über einen PIC-Code verfügen. Um diesen zu erhalten, muss die Organisation sich als Rechtsperson in die URF-Datenbank (Unique Registration Facility) eintragen. Demnach gibt es einen PIC-Code pro Unternehmensnummer. 3) Um sich in die URF-Datenbank einzutragen, muss jede Organisation u. A. folgende Angaben angeben: - Unternehmensnummer (BE ) - Mehrwertsteuernummer falls vorhanden - Kontaktdaten der Organisation - Das rechtliche Statut (Natürliche Person, Privatgesellschaft, öffentlich-rechtliche Einrichtung) - Die Registrierungsbehörde ( Registration Authority ): für V.o.G. aus der DG ist dies meist das Handelsgericht Eupen, für Schulen ist dies der entsprechende Schulträger - Das Registrierungsdatum (Schulen können hier, falls das Datum unbekannt ist, das Datum angeben, dass per Rechtsklick angezeigt wird) 4) Nachdem Ihre Organisationen einen PIC erhalten hat, müssen noch folgende Dokumente in die URF-Datenbank hochgeladen werden (Dokument herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, einscannen, hochladen): - Das entsprechende Online-Formular Rechtsperson ( o (LEF indiv.) Natürliche Person + Ausweis o (LEF privcomp) Privatgesellschaft (z.b. für V.o.G.) Wenn MwSt.-Nummer + Nachweis der MwSt.-Pflicht + amtliches Dokument (Bsp.: Auszug aus dem Handelsregister) o (LEF public) Öffentlich-rechtliche Einrichtung (z.b. für Schulen) Wenn MwSt.-Nummer + Nachweis der MwSt.-Pflicht + amtliches Dokument (Bsp.: Auszug aus dem Staatsblatt; Gesetz; Erlass) - Das ausgefüllte Online-Formular Finanzangaben ( + Kopie eines Kontoauszuges oder Unterschrift/Stempel der Bank - Ein Auszug der Handelsbilanz der letzten zwei Jahre Ausnahme: o Organisationen, die keine Privatgesellschaft (z.b. V.o.G.) sind, brauchen keine Handelsbilanz hochzuladen. o Organisationen, die zwar eine Privatgesellschaft (z.b. V.o.G.) sind, aber zu mindestens 50% von öffentlichen Geldern finanziert werden, brauchen keine Handelsbilanz hochzuladen. 2

3 5) Zur eigenen Information, sollten alle eingetragenen Organisationen sich folgendes Dokument herunterladen: das Dokument Schutz personenbezogener Daten ( 6) Hinweis: Ein LEAR (Legal Entity Appointed Representative) muss nur dann benannt werden, wenn Sie einen zentralen Antrag einreichen möchten (also ein Antrag, der nicht über die Nationale Agentur, sondern bei der zentralen Behörde EACEA eingereicht werden muss). PIC-Code: PIC-Code: Begriffserklärung Begriffserklärung & Tipps & Tipps - Erstellen und verwenden Sie niemals mehrere Accounts, da Sie sonst mehrere PIC-Codes erhalten und ihre Organisation somit nicht mehr gültig ist. - resume [registration] bedeutet [die Registrierung] fortsetzen - Registration Authority = für V.o.G. aus der DG ist dies meist das Handelsgericht Eupen, für Schulen ist dies der entsprechende Schulträger - non profit organisation = V.o.G - NGO = Nichtregierungsorganisation - Business Registration Number = Unternehmensnummer - CEDEX: brauchen Sie nicht auszufüllen, da dieser Code nur in Frankreich Anwendung findet - Title bedeutet Anrede - Legal Person = der gesetzliche Vertreter, bzw. der zeichnungsberechtigte Vertreter der Organisation (z.b. bei einer V.o.G. der Präsident des Verwaltungsrates, bei einer Schule der Direktor) Contact Person = der Ansprechpartner der Organisation (evtl. dieselbe Person wie der gesetzliche Vertreter) - Small/medium-sized enterprise (SME) = Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) - Um das Dokument Finanzangaben in die Datenbank hochzuladen, können Sie als Dokumenttyp in der Auswahlliste Other anklicken + Ihr Kontakt für Beratung und Hilfestellung: das Jugendbüro als National Agentur für Erasmus+ Brauereihof 2, B-4700 Eupen Tel.: +32(0)87/ Fax: +32(0)87/ erasmusplus@jugendbuero.be 3

4 Einleitende Erklärungen ECAS & URF: Technische Schritte 1 ECAS-Account anlegen: 4

5 2 Sich mit ECAS in URF einloggen Geben Sie dann Ihren ECAS-Benutzernamen und Passwort ein. 5

6 3 Einrichtung in URF registrieren Loggen Sie sich, wie oben beschrieben ein. Befolgen Sie dann folgende Schritte: 6

7 Immer weiter, von Ansicht zu Ansicht, alles ausfüllen und dann jeweils auf Next klicken (Siehe dazu auch den Punkt PIC-Code Begriffserklärung & Tipps): 4 Den PIC-Code erhalten: Bitte notieren Sie sich, diesen PIC-Code! 7

8 5 Angaben zur Organisation bearbeiten: Loggen Sie sich, wie oben beschrieben, ein und befolgen Sie dann folgende Schritte: Nachdem Sie auf MO geklickt haben, können Sie beliebig Angaben ändern. 8

9 6 Dokumente in URF hochladen: Befolgen Sie die Schritte, wie in Punkt Angaben zur Organisation bearbeiten beschrieben, und machen Sie dann Folgendes: 9

10 Wählen Sie das Dokument, das Sie hochladen möchten, aus: Wählen Sie den Dokumenttyp aus: 10

11 Speichern Sie das Dokument: FERTIG? Dann klicken Sie auf Update your data und dann auf Quit und schließen Sie den Browser. 11

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