Nachteile: arbeitsplatzbezogene, isolierte Aufgaben Veränderungen sind schwer durchzusetzen hohe Redundanz von Aufgaben hoher Zeitaufwand und Kosten

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Heini Vogel
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1 Von Aufgaben zu Prozessen Neue Herausforderung für die Kommunalverwaltung DVZ-MV GmbH Jana a Schmidt

2 Entwicklung der aufgabenorientierten Verwaltung Folgt der traditionellen Organisationsgestaltung: 1. Festlegung der Aufbauorganisation 2. Aufgabenanalyse 3. Einrichtung Stellen und Abteilungen 4. Konzipierung der Abläufe Nachteile: arbeitsplatzbezogene, isolierte Aufgaben Veränderungen sind schwer durchzusetzen hohe Redundanz von Aufgaben hoher Zeitaufwand und Kosten PSW Soziales Rente FM EWO KFZ Abb.: aufgabenorientierte Verwaltung Abb.: eindimensionale, isolierte Aufgabenabarbeitung ohne Betrachtung der gesamten Wertschöpfungskette

3 Entwicklung der prozessorientierten Wirtschaft Treiber: hohe Wirtschaftlichkeit Methoden auf der Basis optimierter Geschäftsprozesse Hilfe durch: technische Innovationen Entwicklung, Einsatz und Anwendung geeigneter Instrumente führte zu: global vernetzte Wertschöpfungsketten hohe Effizienz durch den Einsatz moderner Technologien Etablierung neuer Arbeits- und Kooperationsformen und Geschäftsmodelle Innovation und Flexibilität spielt eine zentrale Rolle für Kosteneffizienz und Markterfolg Abb.: prozessorientierte Wirtschaft (Vernetzung, Modularisierung, Digitalisierung, Virtualisierung)

4 Was genau ist ein Prozess? Besonderheiten Ausgerichtet auf eine Zielsetzung Eng verwoben mit anderen Prozessen Aktionen, Abhängigkeiten und Abfolge von Aktivitäten Charakteristik eines Prozesses Messbar und ereignisgesteuert Lieferung konkreter Ergebnisse Nachvollziehbare Reaktion auf ein konkretes Ereignis (Input) Absender Daten, Informationen, Wissen Prozess Aktivität 1 Gewünschtes Ergebnis Aktivität 2 Empfänger Aktivität 3 Servicesteuerung und Servicequalität Trigger Quelle: OGC Service Strategy

5 Aufgabenorientierung g vs. Prozessorientierung Prozessorientierung: Entwicklung der Abläufe und Prozesse vor der Stellenbildung Vorteile: Aufhebung von Redundanzen mehr Teamorganisation Auflösung herkömmlicher funktionaler Abteilungsgrenzen

6 Von der aufgaben- zur prozessorientierten Verwaltung EU-DLR derzeit stärkster Treiber: verlangt kooperative Leistungs-und Wertschöpfungsnetze Verwaltungsspitze / Strategische Steuerung Organisation Technologie Abb.: von Aufgaben zu Prozessen

7 Besonderheit Verwaltungsprozess 2 Sichten auf einen Verwaltungsprozess: a. Ablaufsicht = Kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme + abgeschlossenes, aufgabenbezogenes Arbeitsergebnis b. Objektsicht = Abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten + betriebswirtschaftliche relevanten Objekt rozess twortung Pr PSW Soziales Rente Prozessraum Verant FM EWO z.b. Sterbefall KFZ Verantwortungen Fachverfahren Abb.: Verwaltungsprozess Abb.: Prozessraum

8 Handlungsbedarf und Zielstellung für die Verwaltungsmodernisierung engagierte Zusammenarbeit und prozessorientierte Vernetzung der öffentlichen Verwaltung ebenenübergreifend, ggf. unter Einbeziehung von wirtschaftlichen Einrichtungen, die in M-V an Verwaltungs- und Geschäftsprozessen beteiligt sind Nutzung / Einbindung aller bestehenden Erfahrungen und fachlichen Ressourcen Ziel: Kooperatives E- Government: Organisationsübergreifende Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse Technologie- und organisationsübergreifende Prozessintegration Datenaustausch ohne Medienbrüche sicher und rechtsverbindlich Integration der vorhandenen Fachverfahren Investitionsschutz der installierten Basis Verwaltungsspitze / Strategische Steuerung Organisation Technologie

9 Kann Verwaltung so arbeiten wie die Wirtschaft? Antwort: Ja. eine vernetzte Verwaltung sind möglich und aus vielen Gründen auch sinnvoll, zeitgemäß und notwendig Bündelung von Leistungen / Erhöhung der Flexibilität Erwartungshaltungen der Bürger und Unternehmen Anforderungen seitens Europa

10 Lassen sich auch in der Verwaltung solche Effizienzgewinne wie der Wirtschaft erschließen? J Antwort: Ja.. diese sind mit Blick auf die finanzielle Situation und die demographischen Trends sogar dringend erforderlich

11 Könnte die Wirtschaft noch effizienter arbeiten, wenn die Verwaltung anders arbeiten würde? Antwort: Ja.. weil die Schnittstellen zwischen Wirtschaft noch wenig optimiert sind. Staat und Verwaltung als Standortfaktor Senkung der Bürokratiekosten und Erhöhung der Flexibilität durch bessere Prozessintegration

12 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Jana Schmidt Telefon: (0385) Web:

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