Informationsbrief Gelangensbestätigung

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2 Wenige Themen haben die Wirtschaft in den vergangenen Jahren so verunsichert wie das der im Rahmen der steuerlichen Nachweisführung. Was ist zu tun? Welcher Stichtag ist bindend? Wie kann das Verfahren im Unternehmen umgesetzt werden? Diese und viele weitere Fragen stellen sich die Verantwortlichen in den Unternehmen. Dieser Informationsbrief gibt eine kurze Einführung in die Problematik und zeigt Lösungsmöglichkeiten auf. Aktueller Stand der Dinge Mit Wirkung zum treten die Änderungen der Nachweispflichten für die Umsatzsteuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Kraft. Der bis laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung in Abhängikeit von der Transportvariante vorgeschriebene Belegnachweis für Umsatzsteuerzwecke sollte bereits zum durch Einführung der sog. ersetzt werden. Aufgrund des Widerstandes gegen die Einführung des neuen Nachweises in der Wirtschaft wurden im Rahmen der elften Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Anpassungen bzw. Erleichterungen für die Erbringung des Nachweises beschlossen. Statt der bislang ausschließlich gesetzlich vorgesehenen kann der Nachweis, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat verbracht wurde, durch andere Alternativnachweise erbracht werden. Einzig im sog. Beförderungsfall (Lieferung durch den Versender oder Abholung durch den Käufer) ist die weiterhin zwingend vorgeschreiben. Hintergrund: Lieferungen in EU-Mitgliedsstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist u. a. der sog. Belegnachweis: Der Unternehmer muss durch Belege nachweisen, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Seit 2012 verlangt der Gesetzgeber die. Dieser neu geschaffene Nachweis hat jedoch in der Praxis zu erheblichen Anwendungsschwierigkeiten geführt. Zum einen, weil diese in vielen EU-Mitgliedsstaaten unbekannt ist und das hierfür vorgefertigte Formular nur in englischer, deutscher und französischer Sprache angeboten wurde. Deshalb beanstandete es die Finanzverwaltung bisher nicht, wenn der Belegnachweis nach den bis 2011 geltenden Vorschriften geführt wird. Inhalt der Neuregelung: Nunmehr kann der Unternehmer den Nachweis entweder durch eine oder aber außer in Abholfällen auch auf andere Weise erbringen. Die muss dabei folgende Mindestangaben enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware (bei Fahrzeugen auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer), Ort und Monat der Ankunft der Ware (gilt auch, wenn der Käufer die Ware selbst abholt und transportiert. Die bisher übliche Bestätigung bei der Abholung reicht hierbei nicht mehr aus. Er muss nun im nachhinein ebenfalls die Bestätigung geben), Ausstellungsdatum, Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm beauftragten Dritten. GmbH

3 Die ist grundsätzlich durch den Empfänger der Lieferung auszustellen. Dies kann auch durch eine Sammelbestätigung geschehen, in der die Umsätze eines Quartals zusammengefasst werden. Alternativ zur werden folgende Belege anerkannt: 1. Versendungsbelege werden insbesondere in der Form handelsrechtlicher Frachtbriefe anerkannt, soweit diese vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird. Weiterhin fallen hierunter ein Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements. Risiko: Die Erfahrungen aus der Vergangenheit belegen, dass es immer mit Aufwand verbunden war, den CMR-Frachtbrief entsprechend unterschrieben zurück zu bekommen. 2. Wird der Spediteur vom (deutschen) Lieferer beauftragt, ist als Alternative weiterhin - hierfür hatte sich die Wirtschaft massiv eingesetzt - die bisher bekannte Spediteursbescheinigung als Nachweisdokument zulässig. Sie muss sich allerdings nunmehr auf die Bestätigung der erfolgten, nicht nur der beabsichtigten Verbringung beziehen. Neu und besser als bisher ist, dass auch die Spediteursbescheinigung elektronisch übermittelt werden kann. Nach dem aktuellen Entwurf für eine Änderung von Abschnitt 6a.3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (Abs. 6b S. 2 bis 4) muss nicht das liefernde Unternehmen die archivieren. Vielmehr kann dies auch der Spediteur übernehmen. Auf Verlangen der Finanzbehörden müssen die Unterlagen jedoch zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Außerdem muss das liefernde Unternehmen über eine schriftliche oder elektronische Bescheinigung des Spediteurs verfügen, in der dieser erklärt, dass er die Belege archiviert (sog. weiße Spediteurbescheinigung ). Die Beweislast sowie die Haftung für etwaige Pflichtverletzung des Spediteurs verbleibt jedoch bei dem liefernden Unternehmen. Auch für diese Bescheinigung ist dem Entwurf eines BMF-Schreiben vom 21. März 2012, Az. IV D 3 S 7141/11/ abrufbar über die Servicespalte rechts ein Muster in Anlage 4 beigefügt. Risiko: Die Archivierung durch den Spediteur stellt ein enormes Risiko und einen Kontrollverlust dar. Ähnlich wird dies bereits bei der Erbringung von Import- und Exportdienstleistungen von Spediteuren gehandhabt und auch hierbei sind immer Fälle bekannt geworden, in denen die Archivierung nicht durchgängig erfolgt ist. 3. Wenn der Spediteur vom Abnehmer beauftragt wird, werden Nachweisschwierigkeiten aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Spediteur und Lieferer gesehen. In diesem Fall soll daher eine Spediteursbescheinigung über die nur beabsichtigte Verbringung ausreichen, wenn überdies parallel der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bankkonto erfolgt. Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine (s.o.) gefordert werden kann. Da die (ausländischen) Kundenspediteure ohnehin bereits die Spediteursbescheinigungen deutscher Vorgabe auch für den Fall der beabsichtigten Verbringungen kaum kennen, wird in den Fällen vielfach die GmbH

4 zum Nachweis erforderlich sein. Auch heute wird bereits wegen der schon gegebenen Schwierigkeiten mit Empfängerbestätigungen gearbeitet. Risiko: Wie deutlich beschrieben, ist gerade diese Konstellation sehr problematisch und wird vorraussichtlich zu großen Aufwänden und Schwierigkeiten führen. 4. Tracking and Tracing: In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird (Kurierdienste), genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung. Risiko: Häufig unterschätzt ist die Tatsache, dass die Tracking und Tracing-Daten nur über einen relativ kurzen Zeitraum (i.d.r. max. 60 Tage) von den Kurierdiensten vorgehalten werden. Je nach Höhe des Versandvolumens bedeutet dies für Unternehmen, einen großen Aufwand diese Daten regelmäßig über die Webseiten der Kurierdienste abzufragen und zu speichern. In seltenen Fällen ist dies derzeit voll elektronisch über Versand- oder softwarebasierte Tracking und Tracing-Lösungen möglich. 5. Lieferung verbrauchsteuerpflichtiger Waren (Mineralöle, Alkohol und alkoholische Getränke, Tabakwaren): Wenn verbrauchsteuerpflichtige Waren unter Steueraussetzung und Verwendung des IT-Verfahrens EMCS geliefert werden, kann die durch eine validierte EMCS-Eingangsmeldung der zuständigen Behörde des Bestimmungsmitgliedstaates ersetzt werden. Nach Abs. 6h des Entwurfs für eine Änderung von Abschnitt 6a.3 soll aus Vereinfachungsgründen der Nachweis auch durch die EMCS-Erledigungsnachricht der zuständigen Zollbehörde geführt werden können. Unkritisch beim Einsatz entsprechender EMCS-Lösungen. 6. Fahrzeuge: Für den Sonderfall der innergemeinschaftlichen Lieferung zulassungspflichtiger Fahrzeuge gilt: Die kann auch durch einen Nachweis über die Zulassung des Fahrzeuges im Bestimmungsmitgliedstaat erbracht werden. Der Zulassungsnachweis muss allerdings durch eine inländische oder ausländische Behörde amtlich beglaubigt werden und die Fahrzeug-Identifikationsnummer ausweisen. Unkritisch, sofern organisatorisch richtig umgesetzt. (vgl: auch Handelskammer Hamburg, Zugriff am ) GmbH

5 Zusammenfassend ergibt sich folgendes Bild: (vgl. auch NWB Verlag) GmbH

6 Fazit Grundsätzlich ergeben sich durch diese Neuregelungen nicht die ursprünglich erwarteten Schwierigkeiten, die bei der ersten Fassung der Verordnung von vielen gesehen wurden. Es bleibt aber festzuhalten, dass gerade die vom Kunden beauftragten Spediteure sowie die Abwicklung durch Kurierdienste zu Mehraufwänden führen werden. Unternehmen sind daher gut beraten, sich frühzeitig mit dieser neuen Herausforderung zu beschäftigen und ihre Prozesse anzupassen. Im Rahmen einer Risikoanalyse ist zu ermitteln, welches finanzielle Risiko (19% Umsatzsteuer) bei unzureichenden Nachweisen angenommen werden muß. Erst auf dieser Basis können die geeigneten Maßnahmen zur Risikominimierung (Prozessanpassung) oder Risikoverlagerung (z.b. Dienstleister) sowie ggf. einer Absicherung des Restrisikos festgelegt werden. Erste Pilotprojekte zeigen, dass Mehraufwände im Tagesgeschäft oft nicht in der nötigen Konsequenz leistbar sind und das finanzielle Risiko ein beträchtliches Maß erreichen kann. Technische Lösungen stehen derzeit nur bedingt zur Verfügung und werden auch nur Teile des Anforderungsspektrums abdecken können. Der Ansatz, einen externen Dienstleister für das Erstellen, Anfordern und Mahnen der en einzusetzen, scheint eine durchaus sinnvolle und vor allem wirtschaftliche Lösung zu sein. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen aus Soest Ihr Team GmbH