Bedienungsanleitung. Version 3.0 oder höher

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1 Bedienungsanleitung Version 3.0 oder höher

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3 TABLE OF CONTENTS INHALTSVERZEICHNIS BEDIENUNGSANLEITUNG... 1 Version 3.0 oder höher...1 INHALTSVERZEICHNIS VOIC Erster Anruf zu Ihrer Mailbox Nachrichten abfragen Neue Nachrichten abfragen...4 Verfügbare Optionen wählen Sie: Eine andere Mailbox abfragen Abfrage der Nachrichten von einer externen Nebenstelle Nachrichten verwalten Nachricht an eine andere Mailbox weiterleiten Eine neue Nachricht in einer anderen Mailbox hinterlassen Rückruf zum Anrufer der eine Nachricht hinterlassen hat Rufnummer des Anrufers abhören Nachrichten vor dem automatischen Löschen schützen Persönliche Einstellungen Empfangsansage ändern Empfangsansage aktivieren Mailbox ohne Aufnahmefunktion aktivieren Mailbox mit Aufnahmefunktion aktivieren Geheimzahl ändern Anrufe von Automatischer Vermittlung aktivieren / deaktivieren Fernbenachrichtigung aktivieren / deaktivieren Anrufer auf eine externe Rufnummer weiterleiten Persönlichen Namen vom ABC-Index hinzufügen / löschen Sprache der Mailbox ändern Wartungs-Programm UNIFIED MESSAGING Mailbox-Zugang über LAN / Internet Nachrichten über das Web-Interface abhören Nachrichten abhören Nachrichten von einer anderen Nebenstelle aus abhören Nachrichten über Editor anhören mittels GReCo Nachrichten verwalten Nachricht an eine andere Mailbox weiterleiten Nachrichten vor dem automatischen Löschen schützen Nachricht löschen Mailbox über das Web-Interface verwalten Parameter der Mailbox

4 VOICE MAIL 1- Voic 1.1 Erster Anruf zu Ihrer Mailbox Wenn Sie Ihre Mailbox das erste mal anrufen, ermöglicht das System Ihnen über die Taste 1 Ihre Mailbox zu personalisieren oder über die Taste 0 die Default-Einstellungen zu nutzen. Nach drücken der Taste 1 werden folgende Einstellungen abgefragt: 1- Sprache auswählen 2- Neues 4-stelliges Passwort eingeben und wiederholen 3- Nachdem Signalton können Sie Ihre Begrüssungsansage (Ansage A) aufsprechen und die Aufahme mit Taste # beenden 4- Nach einem weiteren Signalton können Sie Ihren Namen aufsprechen und die Aufnahme mit Taste # beenden Ihre Mailbox ist nun personalisiert 1.2 Nachrichten abfragen Neue Nachrichten abfragen Nebenstelle der Voic anrufen Persönliches 4-stelliges Passwort eingeben (optional) Information über die Anzahl der neuen Nachrichten und automatische Wiedergabe der neuesten (optional) Nachricht. Verfügbare Optionen wählen Sie: um die nächste Nachricht abzuhören um die aktuelle Nachricht zu wiederholen um die aktuelle Nachricht zu löschen löschen bestätigen löschen abbrechen um die vorherige Nachricht anzuhören Eine andere Mailbox abfragen Nebenstelle der Voic anrufen 4

5 VOICE MAIL - Wenn das System nach dem Passwort fragt, drücken Sie die Taste * und geben Sie anschließend die Mailbox-Nummer ein, die Sie abfragen möchten Abfrage der Nachrichten von einer externen Nebenstelle Rufen Sie das Voice-System in Durchwahl an Wenn Sie die Begrüßungsansage der Automatischen Vermittlung hören, drücken Sie die Taste * und geben Sie anschließend Ihre Mailbox-Nummer ein. 1.3 Nachrichten verwalten Nachricht an eine andere Mailbox weiterleiten Drücken Sie während oder am Ende der Nachricht die Sie weiterleiten möchten, die Taste gefolgt von der Nummer der entsprechenden Ziel- Mailbox. Verfügbare Optionen wählen Sie: um ein Kommentar hinzufügen, der vor Beginn der Nachricht wiedergegeben wird und beenden Sie Ihre Aufnahme mit Taste #. Wählen Sie hiernach, um eine Empfangsbestätigung zu erhalten für keine Empfangsbestätigung um die Nachricht ohne Kommentar weiter zu leiten. Wählen Sie hiernach, um eine Empfangsbestätigung zu erhalten für keine Empfangsbestätigung Eine neue Nachricht in einer anderen Mailbox hinterlassen Drücken Sie im Hauptmenü die Taste, gefolgt von der Nummer der Mailbox in der Sie eine Nachricht hinterlassen möchten. Verfügbare Optionen wählen Sie: um eine Empfangsbestätigung zu erhalten für keine Empfangsbestätigung Rückruf zum Anrufer der eine Nachricht hinterlassen hat Drücken Sie während oder am Ende der Nachricht die Taste. Hinweis: Diese Option wird nicht von allen Telefonanlagen unterstützt. 5

6 VOICE MAIL Rufnummer des Anrufers abhören Wenn Sie während oder am Ende der Nachricht die Taste können Sie die Rufnummer des Anrufers hören. drücken, Hinweis: Diese Option wird nicht von allen Telefonanlagen unterstützt Nachrichten vor dem automatischen Löschen schützen Drücken Sie während oder am Ende der Nachricht die Taste. 1.4 Persönliche Einstellungen Empfangsansage ändern Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste, für das Menü Empfangsansage. Das System informiert Sie über die aktivierte Ansage (3 sind verfügbar, Ansage A, B, C) und den Aufnahme-Typ (mit oder ohne Aufnahmefunktion). Wählen Sie für das Menü Empfangsansage A für das Menü Empfangsansage B für das Menü Empfangsansage C Verfügbare Optionen wählen Sie: um Ihre Empfangsansage abzuhören um Ihre Empfangsansage aufzusprechen und mit Taste # zu speichern um Ihre Empfangsansage zu löschen Empfangsansage aktivieren Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste, für das Menü Empfangsansage. Das System informiert Sie über die aktivierte Ansage (3 sind verfügbar, Ansage A, B, C) und den Aufnahme-Typ (mit oder ohne Aufnahmefunktion). Wählen Sie um die Empfangsansage A zu aktivieren um die Empfangsansage B zu aktivieren um die Empfangsansage C zu aktivieren 6

7 VOICE MAIL Mailbox ohne Aufnahmefunktion aktivieren Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste, für das Menü Empfangsansage. Das System informiert Sie über die aktivierte Ansage (3 sind verfügbar, Ansage A, B, C) und den Aufnahme-Typ (mit oder ohne Aufnahmefunktion). Wählen Sie um die Mailbox ohne Aufnahmefunktion zu aktivieren Mailbox mit Aufnahmefunktion aktivieren Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste, für das Menü Empfangsansage. Das System informiert Sie über die aktivierte Ansage (3 sind verfügbar, Ansage A, B, C) und den Aufnahme-Typ (mit oder ohne Aufnahmefunktion). Wählen Sie um die Mailbox mit Aufnahmefunktion zu aktivieren Geheimzahl ändern Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste um Ihre Geheimzahl zu ändern. Geben Sie Ihre neue 4-stellige Geheimzahl ein und wiederholen Sie Ihre Eingabe zur Bestätigung. Das System informiert Sie wenn die beiden Eingaben nicht übereinstimmen Anrufe von Automatischer Vermittlung aktivieren / deaktivieren Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste für das Menü Ruhe vor dem Telefon. Wählen Sie um Ruhe vor dem Telefon zu aktivieren um Ruhe vor dem Telefon zu deaktivieren zum Verlassen Fernbenachrichtigung aktivieren / deaktivieren Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste für das Menü Fernbenachrichtigung. Wählen Sie um die Fernbenachrichtigung zu aktivieren um die Fernbenachrichtigung zu deaktivieren 7

8 VOICE MAIL Hinweis: um die Rufnummer für die Fernbenachrichtigung einzugeben und beenden Sie Ihre Eingabe mit der Taste # zum Verlassen Diese Option ermöglicht eine Benachrichtigung auf eine interne oder externe Rufnummer (z.b. Mobiltelefon) bei jeder neuen aufgezeichneten Nachricht Anrufer auf eine externe Rufnummer weiterleiten Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste für das Menü Anrufweiterleitung. Wählen Sie um die Anrufweiterleitung zu aktivieren um die Anrufweiterleitung zu deaktivieren um die Rufnummer einzugeben auf die der Anrufer vermittelt werden soll und beenden Sie Ihre Eingabe mit der Taste # zum Verlassen Persönlichen Namen vom ABC-Index hinzufügen / löschen Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste für das Menü ABC-Index. Wählen Sie um die Aufnahme Ihres Namens abzuhören um Ihren Namen aufzusprechen um die Aufnahmen Ihres Namens zu löschen um die ersten 3 Buchstaben Ihres Namens einzugeben z.b. für den Namen Schmidt ist der Index ABC 5-JKL 8-TUV 3-DEF 6-MNO 9-WXYZ 4-GHI 7-PQRS um Ihren Namen aus dem ABC-Index zu löschen Sprache der Mailbox ändern Drücken Sie im Mailbox Hauptmenü die Taste, für die persönlichen Einstellungen und dann die Taste um die Sprache für die Menüführung zu ändern. Drücken Sie die Taste der gewünschten Sprache. 8

9 VOICE MAIL 1.5 Wartungs-Programm Es handelt sich um eine spezielle Voic box, der keine Nebenstellennummer zugeordnet ist und die bei der Installation der FONOMAIL automatisch angelegt wird. Ihre Nummer ist standardmäßig 99, 999 oder 9999, je nach Länge der Nebenstellennummern. Diese Malbox ermöglicht den Zugang zum Service-Menü. In dieser Mailbox werden auch die kundenspezifischen Begrüßungsansagen für die autom. Vermittlung gespeichert. Drücken Sie die Taste # im Hauptmenü Ihrer Mailbox für das Service-Menü und geben Sie anschließend die Geheimzahl ein (standardmäßig 9999). Folgende Auswahl ist möglich: Option 1 - Option 2 - Option 3 - Option 4 - Option 5 - Option 6 - Tagbetrieb aktivieren. Nachtbetrieb aktivieren. Pausebetrieb aktivieren. Automatischer Winterbetrieb (gemäß wöchentlichem Kalender) Automatischer Sommerbetrieb (gemäß wöchentlichem Kalender) Datum und Uhrzeit des Systems ändern. Option 7 - Aktuelle Einstellungen abfragen (Datum, Uhrzeit, Modus: Tag, Nacht, Pause, Automatik). Option 8 - Aufnahme der Mailbox-Begrüßungsansagen, z.b. für kundenspezifische Applikationen. Diese Mailboxen werden in diesem Fall nicht für existierende Nebenstellen verwendet. Um die Ansagen aufzusprechen wählen Sie bitte die Option 8 und geben Sie dann die Mailboxnummer ein gefolgt von der Taste. Option 9 - Aufnahme der Empfangsansagen von der automatischen Vermittlung, (Standard: HELLO_DAY, HELLO_NIGHT, and HELLO_BREAK). Nach der Auswahl der gewünschten Sprache werden die verschiedenen Empfangsansagen angeboten. Option # - Eine neue Mailbox erstellen. Hierfür müssen Sie die Nummer einer bereits erstellten Mailbox als Referenz eingeben gefolgt von der Nummer der neuen Mailbox. Z.B.: , erstellt die Mailbox 54 mit den Referenzparametern der Mailbox 12. Die persönliche Geheimzahl und Nachrichten werden nicht kopiert. Option # # - Persönliche Geheimzahl der Mailbox auf 1234 zurücksetzen. Option * - Nachrichtenabfrage der System-Mailbox. Option 0 - Beenden. 9

10 2- UNIFIED MESSAGING Dies Funktion (Optional) ist nur möglich, wenn das System mit dem LAN- Interface ausgestattet ist. 2.1 Mailbox-Zugang über LAN / Internet Öffnen Sie Ihren Web-Browser und geben Sie IP-Adresse des Voice-Systems ein, die Sie von Ihrem Administrator bekommen haben. Der folgende Bildschirm erscheint: Die IP-Adresse wird im Format xxx.xxx.xxx.xxx eingegeben:... Hinweis: Fügen Sie diese Adresse/Seite Ihren Favoriten hinzu, damit Sie diese Seite schneller aufrufen können. Geben Sie Ihre Nebenstellen-Nummer ein Geben Sie Ihr Passwort ein (identisch mit dem Passwort per Telefon). Klicken Sie auf Login Der folgende Bildschirm erscheint: 10

11 2.2 Nachrichten über das Web-Interface abhören Nachrichten abhören Nach dem Anmelden (siehe Kapitel 2.1) erscheint folgender Bildschirm: 11

12 Wählen Sie die Nachricht in der Spalte Wiedergabe Telefon aus, die Sie abhören möchten Klicken Sie auf Senden Das System ruft Sie nun auf der oben eingetragenen Telefonnummer an. Wenn Sie das Gespräch entgegennehmen wird die ausgewählte Nachricht wiedergegeben. Am Ende der Nachricht können Sie die nächste Nachricht auswählen und zum Anhören Senden anklicken oder wählen Sie Auflegen zum Beenden Nachrichten von einer anderen Nebenstelle aus abhören Melden Sie sich in Ihrer Mailbox an (siehe Kapitel 2.1). Geben Sie die interne Nebenstellennummer oder extern Rufnummer (Mobil) im Feld Telefonnummer ein, an der Sie die Nachricht abhören möchten. Vergessen Sie nicht die Amtsholung (z.b. 0) für die externe Rufnummer hinzuzufügen. 12

13 Wählen Sie die Nachricht in der Spalte Wiedergabe Telefon aus, die Sie abhören möchten Klicken Sie auf Senden Das System ruft Sie nun auf der oben eingetragenen Telefonnummer an. Wenn Sie das Gespräch entgegennehmen wird die ausgewählte Nachricht wiedergegeben. Am Ende der Nachricht können Sie die nächste Nachricht auswählen und zum Anhören Senden anklicken oder wählen Sie Auflegen zum Beenden. 2.3 Nachrichten über Editor anhören mittels GReCo Hinweis: Für die Softwareinstallation auf Ihren PC sprechen Sie bitte Ihren IT- Administrator an. Nach Freigabe der Funktion in Ihrer persönlichen Mailbox, ist es möglich für jede eingegangene Sprachnachricht in Ihrer Mailbox eine zu erhalten. Diese enthält je nach Einstellung Ihrer Mailbox (Option) als Anhang eine Sound-Datei: 13

14 mit Sound-Datei als Anhang ohne Anhang Wenn Sie im ersten Fall den Anhang durch Doppelklick öffnen, wird GreCo automatisch gestartet und folgender Bildschirm erscheint: 14

15 Die Wiedergabe wird automatisch gestartet. Über die Tasten und können Sie die Wiedergabe stoppen oder anhalten. Mit der Taste können Sie die Wiedergabe erneut starten. 2.4 Nachrichten verwalten Nachricht an eine andere Mailbox weiterleiten Drücken Sie die Taste Weiterl: Geben Sie die Zielmailbox im Feld Weiterleiten zur ein 15

16 Hinweis: Klicken Sie auf Empfangsbestätigung um eine Bestätigung zu erhalten, wenn die weitergeleitete Nachricht abgehört wurde. Das Icon zeigt an, dass diese Nachricht weitergeleitet wurde. Die Zielmailbox ist in der Spalte Weitergeleitet festgehalten. Wenn die Option Empfangsbestätigung ausgewählt wurde, erhalten Sie wenn die weitergeleitete Nachricht angehört wurde eine mit Anhang als Bestätigung. 16

17 2.4.2 Nachrichten vor dem automatischen Löschen schützen Drücken Sie die Taste Sperren: Das Icon zeigt an, dass diese Nachricht vor dem automatischen Löschen geschützt ist. Über das Web-Interface können Sie die Nachricht vor dem automatischen löschen schützen, indem Sie Sperren anklicken und Senden drücken. 17

18 2.4.3 Nachricht löschen Drücken Sie die Taste Löschen: Das Icon zeigt an, dass diese Nachricht in der Mailbox gelöscht wurde. Sie können allerdings die Sound-Datei weiterhin über GrReCo abspielen. Über das Web-Interface können Sie eine Nachricht löschen, indem Sie Löschen anklicken und Senden drücken. 18

19 2.5 Mailbox über das Web-Interface verwalten Melden Sie sich über einen Web-Browser an (siehe Kapitel 2.1) oder drücken Sie bei GrReCo die Taste Gehe zur Mailbox. Geben Sie Ihr Passwort ein und drücken Sie die Taste OK. Der folgende Bildschirm erscheint. 19

20 2.5.1 Parameter der Mailbox Passwort Geben Sie ein neues 4-stelliges Passwort ein. Benutzername Geben Sie Ihren Namen ein (max. 7 Buchstaben). Maximale Nachrichten Wenn dieser Eintrag vom Administrator gesperrt ist, kann keine Änderung vorgenommen werden. Aktuelle Nachricht Wählen Sie die gewünschte Empfangsansage aus (A, B oder C). Sprache Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Menüführung aus. Benachrichtigung über Wenn dieser Eintrag vom Administrator gesperrt ist, kann keine Änderung vorgenommen werden. Externe Benachrichtigung (Freigabe in Systemeinstellungen notwendig!) 20

21 Über die Funktion Aktiv / Inaktiv können Sie eine Benachrichtigung auf eine interne oder externe Nebenstelle erhalten, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist. Externe Benachrichtigungsnummer Geben Sie die Rufnummer der Nebenstelle ein, an der Sie die Benachrichtigung erhalten möchten. Vergessen Sie nicht die Amtsholung für externe Ziele. Bitte nicht stören Bei Aktiv werden alle Anrufe die über die automatische Vermittlung hereinkommen und Ihre Nebenstelle auswählen direkt in die Mailbox geleitet. Keine Aufnahmefunktion Bei Aktiv wird keine Nachricht aufgezeichnet, sondern die Verbindung nach der entsprechenden Begrüßungsansage getrennt. Anrufweiterleitung (Freigabe in Systemeinstellungen notwendig!) Bei Aktiv kann sich der Anrufer per MFV-Nachwahl (Taste 1 oder 0 ) auf eine andere Nebenstelle weiterverbinden lassen. Zur Rufnummer Rufnummer auf der die Anrufer landen sollen, nachdem er die Taste 1 gewählt hat. -Benachrichtigung (Freigabe in Systemeinstellungen notwendig!) Empfang einer mit oder ohne Anhang (Sound-Datei), wenn eine neue Nachricht eingegangen ist. -Adresse Adresse bei der die ankommen soll. Anruferauswahl Bei Aktivierung muss der Anrufer, der über die automatische Vermittlung kommt, erst seinen Namen aufsprechen, den Sie dann hören bevor sie das Gespräch mit Taste 0 annehmen oder mit Taste 9 ablehnen. Senden muss gedrückt werden um die Änderungen zu speichern. 21

22 Reference: D221XXJUSUX07EN The manufacturer reserves the right, for the benefit of its customers, to modify the product specifications without prior notice.