1 Wer oder was ist ILONEXS?

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1 1 Wer oder was ist ILONEXS? Die Independent Logistic OverNight EXpress Service GmbH & Co. KG (ILONEXS) stellt die Verbindung zwischen Partnern im KEP Markt her und bietet ein unabhängiges Nachtliniensystem, sowie ein EDV- und Verrechnungssystem. Die Zielsetzung des Systems ist - ein sicherer Transport der zuzustellenden Sendung. - ein deutschlandweites Liniensystem, welches frühe Zustelltermine ermöglicht. - ein europaweites Liniensystem, insofern die entsprechenden Ziele in akzeptablen Zeiten kosteneffektiv erreicht werden können. - eine schnelle Rückmeldung der Daten zur Servicemaximierung und Vermeidung kostenintensiver Klärungstelefonate. - hohe Effizienz durch ständig weiterentwickelte Software. Nach derzeitigem Stand sind folgende Zustellgebiete und Zeiten mit eigenen Linien möglich: flächendeckend bis spätestens Belgien Dänemark Deutschland 12 Uhr Holland Liechtenstein Luxemburg Österreich Schweiz Slowakei Slowenien Tschechien 2 Einführung In keinem Handbuch können alle Arbeitsschritte bis ins Detail aufgeführt werden (Z.B. Einatmen Ausatmen, Einatmen Ausatmen,...), dennoch soll dieses Handbuch eine Arbeitsgrundlage bei der Zusammenarbeit zwischen ILONEXS und den Stationspartnern bilden. Der Markt verändert sich ständig und somit wird dieses Handbuch weiterhin ständig aktualisiert. Die Tatsache, dass sinnvolle und/oder notwendige Vorgehensweisen nicht in diesem Handbuch festgelegt sind, stellt keinen Freischein fürs Nichtstun dar. Bei Klärungsbedarf und notwendigen Festlegungen ist den Arbeitsanweisungen des Call-Centers ist Folge zu leisten.

2 3 Systemqualität Ein System kann nur so gut sein wie der Partner mit der geringsten Qualität. Die Systemqualität hängt erheblich von zeitlich festgelegten Linienplänen mit korrekt eingehaltenen Abfahrtzeiten ab. Dies wird bei ILONEXS durch unabhängige Linienhalter sichergestellt. Nach Absprache mit dem Linienkoordinator kann die Abfahrtzeit um maximal 5 Minuten verlegt werden. Diese Maßnahme garantiert konstante Ankunfts- und Abfahrtszeiten im Umschlagplatz und somit auch termingerechte Auslieferzeiten am Zustelltag. 4 EDV Die EDV bildet neben den Linien das zentrales Element des Systems. 4.1 Mindestanforderungen an Hard- und Software: Betriebssystem Microsoft Windows 95, 98, ME, NT4.0, 2000 oder XP Freie Festplattenkapazität ca. 150 MB Datentransfermöglichkeit per Modem, ISDN oder DSL (Direkt oder Internet) Drucker für Labels oder Frachtscheine (A4) Scanner serielle Schnittstelle oder Tastaturschnittstelle 5 Nutzung des eigenen Logos Im Programm kann das partnereigene Logo hinterlegt werden. Das hinterlegte Logo wird auf Frachtscheinen, Etiketten, Rollkarten, Benachrichtigungskarten und eigenen Preislisten aufgedruckt. 6 Sendungsverlauf = Abholung durch den Partner. = Transport vom Partner über den Hauptumschlagplatz zum Auslieferpartner. = Auslieferung der Sendung durch einen Systempartner der ILONEXS. Der Versandpartner darf seinen Auslieferpartner frei wählen. Aber bedenken Sie: Sollte nicht der von ILONEXS vorgegebene Partner für die Auslieferung gewählt werden, können weder Auslieferzeit noch Auslieferqualität garantiert werden. 7 Definitionen 7.1 Routing / Abladestelle / Partnernummer 520/ CDM ist ein Routing 520/ ist eine Abladestelle CDM ist eine Partnernummer pod proof of delivery (Empfängerunterschrift) Achtung! Bei Sonn- und Feiertagslinien unterscheidet sich die Abladestelle eventuell von der Standardabladestelle. Auch die Abfahrtszeiten unterscheiden sich von der Standardlinie. Die Sonntagslinie deckt nicht das gesamte Flächennetz ab.

3 7.2 Worauf Sie sich verlassen können Jeder Partner - ist in der Lage, 70 kg ohne Probleme auszuliefern. - verfügt mindestens über einen Transporter mit einer Ladekapazität von kg. - übermittelt die Auslieferdaten bis 14 Uhr (Bei Zustellungen bis 12 Uhr). 8 Alles rund um die Sendung 8.1 Sendungsarten Sameday Die Sendungsart Sameday leitet sich bezüglich der Auslieferung von der Sendungsart Overnight ab Overnight Ab Ab Lieferzeiten Sonderleistungen ILO-48 Auslieferung bis Sonderleitungen ILO-Int Auslieferung bis Sonderleitungen ILO-Pack Auslieferung bis Sonderleitungen kg 70 kg dem Auslieferpartner per Fax bis 20 Uhr avisieren 200 kg dem Call-Center bis 19 Uhr avisieren und genehmigen lassen. 10 Uhr ins Wirtschaftszentrum 12 Uhr ins Umland verschiedene europäische Länder möglich alle Länder, die in 24 Stunden erreicht werden können Feiertag- und Wochenendzustellung möglich Nachnahmen Spätabholung, etc. je nach Land unterschiedlich Laufzeit 24 bis 48 Stunden verschiedene Länder je nach Land unterschiedlich je nach Land unterschiedlich. Laufzeit meistens über 48 Stunden verschiedene Länder je nach Land unterschiedlich 10 kg 15 Uhr Deutschland keine

4 8.1.6 ILO-Letter Auslieferung bis Sonderleitungen 2 kg 12 Uhr deutsche Wirtschaftszentren keine Direktfahrt kg Auslieferung bis nach Absprache keine Beschränkung Sonderleitungen keine Beschränkung 8.2 Abholaufträge Sendung in EDV eingeben, übertragen und dem Partner zusätzlich telefonisch oder per Fax avisieren. Der abholende Partner ist verantwortlich für die korrekten Sendungsdaten. 8.3 Sendungsversand Zur korrekten Avisierung der Versandsendung müssen die Daten in der EDV eingegeben, übertragen und das vom Programm erstellte Etikett oder Frachtschein auf der Sendung sichtbar befestigt werden. Alte Etiketten und Frachtscheine sind zu entfernen oder unkenntlich zu machen, da hierdurch Zeitverluste bei der Verladung am Hauptumschlagplatz nicht ausgeschlossen werden können Inland Sendungen ins Programm eingeben. Frachtschein oder Etikett drucken, Sendung bereitstellen und Daten bis 23:30 Uhr übertragen. Der Fahrer scannt mit dem Stationsrechner Sendungen ein und quittiert die Liste EU-Versand Siehe Sendungsversand Inland. Keine weiteren Unterlagen notwendig Drittland Zusätzlich zu den in Sendungsversand benötigten Unterlagen werden folgende Unterlagen benötigt: Dokumente keine weiteren Unterlagen Warensendungen Proformarechnung Sendungseingabe Die Sendungseingabe kann auf verschiedene Arten erfolgen Großkundenmodul Der Einsatz des Großkundenmoduls erleichtert die Sendungsabfertigung, ermöglicht spätere Abfahrtzeiten und erhöht die Kundenbindung. Ein Beispiel:

5 - Der Kunde gibt die Sendungsdaten ins Großkundenmodul ein und druckt ein Etikett aus. (Eingabekomfort ähnlich dem envio-programm). - Der Kunde druckt zwei Übergabelisten. Eine verbleibt vom Fahrer unterschrieben beim Kunden. Die Zweite wird vom Fahrer als Kontrollliste mitgenommen. - Der Partner braucht lediglich bei den eingelesenen Sendungsdaten die Sendungsart zu wählen, mit der diese verschickt werden soll. Ergebnis: Kundenbindung, Arbeitsersparnis, spätere Abholzeiten Sendungseingabe per Internet Wird kostenlos für die eigene Homepage zur Verfügung gestellt Import ins Programm Möglich für Import von Excel-Dateien des Kunden. Ein Beispiel: - Ein Kunde schickt eine mit 100 Adressen. - Die Adressen werden ins Programm eingelesen. (Dauer 10 min) - Adressetiketten ausdrucken. (Dauer 8 min) - Ein Fahrer bringt dem Kunden die vorgedruckten Etiketten. - Kunde/Fahrer klebt Adressetiketten auf Sendungen Sendungen können dem Linienfahrer versandfertig übergeben werden. (Gesamtdauer 18 min) Ergebnis: Arbeitsersparnis, Kundenbindung, erhöhte Abfertigungsgeschwindigkeit, Spätere Abholzeiten Sendungseingabe per Handy Wird kostenlos zur Verfügung gestellt Sendungseingabe per Programm Zur korrekten Avisierung der Versandsendung müssen die Daten in der EDV eingegeben, übertragen und das vom Programm erstellte Etikett oder Frachtschein auf der Sendung befestigt werden Abholung durch Linie Der Partner stellt die Sendung verladefertig zur Linienabfahrtszeit an der Beladestelle bereit. Sofern der Partner für die Beladestelle verantwortlich ist, wird der Partner den Fahrer beim Beladen des Linienfahrzeugs unterstützen. Der Linienfahrer ist nicht verpflichtet, Frachtscheine oder Aufkleber auf Richtigkeit der Angaben zu prüfen. 8.4 Sendungsempfang Importscann der Sendungen und Linienfahrer Erhalt quittieren. Ist der Partner für die Abladestelle verantwortlich, wird ein Datenimport wird an allen Sendungsempfangstagen bis spätestens 7 Uhr vorgenommen (im Normalfall Montag bis Samstag). Im Programmteil (Datentransfer / Importscann) werden die Sendungen von dem Partner bei Übergabe durch den Fahrer eingescannt.

6 Die Liste der nicht scannbaren Sendungen werden vom Auslieferpartner geprüft und dem Linienfahrer gegengezeichnet. Findet keine persönliche Übernahme durch den Stationspartner statt, ist die Station für die nicht in Empfang genommenen Sendungen verantwortlich. Avisierte Sendungen, die nicht in der Station ankommen, werden im Programm entsprechend gekennzeichnet und ausschließlich dem Call-Center telefonisch oder per Fax gemeldet. Ein weiterer Datentransfer wird bis spätestens 9 Uhr vorgenommen. 8.5 Sendungsauslieferung Lieferungen beginnen ab 8 Uhr, wenn vom Auftraggeber nicht anders gewünscht. Die erste Zusatzanfahrt am nächsten Tag im Wirtschaftszentrum ist kostenfrei. Ist die Zustellung, muss der auftraggebende Kurier umgehend informiert werden. Er erteilt Ihnen weitere Weisungen. Vor einem weiteren Zustellversuch muss er Ihnen eine Freischaltung geben. Rollkarten sind Pflicht, da Zusatzinformationen aufgedruckt werden. Rollkarten haben Vorrang vor den angebrachten Frachtscheinen, da darin aufgeführte Zusatzinformationen eine entsprechende Sendungshandhabung fordern können. 8.6 Sendungsverfolgung Damit eine Sendungsverfolgung überhaupt funktionieren kann, ist es eine Grundvoraussetzung, dass Auslieferdaten korrekt und zeitnah eingegeben werden Auslieferdaten Eingabe Auslieferdaten werden vorzugsweise mit dem Handy bis zu einer halben Stunde nach Auslieferung zum Hauptserver kostengünstig (siehe Beispielrechnung) übertragen. Auslieferdaten von ON-Sendungen werden bis 14 Uhr eingeben. Auslieferdaten von Sendungen, die bis 16 Uhr ausgeliefert wurden, werden an gleichen Tag eingegeben Auslieferdaten Eingabe per Programm Auslieferdaten Eingabe per Handy Werden Sendungen innerhalb von 30 min nach Auslieferung eingegeben, erfolgt automatisch eine Sondervergütung pro Sendung (siehe Beispielrechnung). Wie wird eingegeben? - Auf dem Weg vom Wagen zum Kunden werden lediglich die letzten Zahlen der Sendung in Handy eingegeben. Daraufhin erscheint die Sendung mit Strasse im Handy. - Der Kunde unterschreibt die Rollkarte. - Auf dem Weg vom Kunden zum Wagen gibt der Fahrer den Namen des Empfängers ein. Fertig! Vorteil: Auslieferdaten stehen in der gleichen Sekunde zur Verfügung (Service).

7 Vorteil: Die Auslieferstation braucht ihre Fahrer nicht mehr auf Handy nach Auslieferdaten zu fragen (Kostenersparnis). Ein Beispiel: Ein Fahrer hat 5 Sendungen pro Tag. Pro Sendung werden + 0,10 vergütet. + 0,50 pro Tag Arbeitstage pro Monat ,00 pro Monat - 4,95 D2 Fun-Tarif x1-4,95 GPRS-L pro Monat x1 + 0,10 Ein Fahrer hat 20 Sendungen pro Tag. Pro Sendung werden + 0,10 vergütet. + 2,00 pro Tag Arbeitstage pro Monat ,00 pro Monat - 4,95 D2 Fun-Tarif x1-4,95 GPRS-L pro Monat x1 + 30,10 x1 Preise basieren auf der aktuellen vodafone Preisliste ( ). Folglich werden keine Auslieferdaten bei der Station angefragt und somit braucht der jeweilige Partner seinen Fahrer nicht auf Handy anzurufen und Daten abzufragen Auslieferdaten Abfrage Alle Abliefernachweise sind in Papierform zu führen und nach den gesetzlichen Richtlinien entsprechend aufzubewahren. Jeder Partner hat das Recht, Abliefernachweise per Fax anzufordern. Alle Auslieferdaten stehen sofort nach Eingabe und Übertragung in die EDV zur Verfügung Auslieferdaten Abfrage per Programm Nach dem Datentransfer stehen alle eingegebenen Auslieferdaten der Versandstation sofort zur Verfügung Auslieferdaten Abfrage per Internet Kann kostenlos in eigene Internetseite ohne Werbung für eingebaut werden Auslieferdaten Abfrage per Handy Wird für alle Partner kostenlos zur Verfügung gestellt Auslieferdaten Abfrage per Handy Wird für alle Partner kostenlos zur Verfügung gestellt.

8 8.7 Auslieferhindernis Bei Zustellproblemen ist umgehend der auftraggebende Partner zu informieren und Weisungen zum weiteren Vorgehen einzuholen. Existiert keine Weisung bis 16 Uhr ist das Call-Center per Fax zu informieren. Wird ein Empfänger nicht angetroffen, ist eine Benachrichtigungskarte zu hinterlassen. Benachrichtigungskarten können mit dem zur Verfügung gestellten Programm ausgedruckt werden. 9 Zusatz- / Sonderleistungen 9.1 Gefahrgutmindermengen Es werden lediglich Gefahrgutmindermengen transportiert. Verschiedene Gefahrgutmindermengen jedoch können zusammen wiederum ein Gefahrgut bilden (Z.B. Partner A schickt Nitro Partner B schickt Glycerin ein knalliges Ereignis). Zur Koordination müssen deshalb bei Call-Center bis 18 Uhr Gefahrgutmindermengen angemeldet und von diesem auch Genehmigt werden. 9.2 Tiertransporte Gesetzliche Bestimmungen Nachnahme Nachnahmen werden dem Partner vom Nachnahmenkonto auf das in der EDV angegebene Konto nach spätestens zwei Werktagen überwiesen. 9.4 Transportversicherung 10 Abrechnung Die Abrechnung erfolgt Mittwochs für die jeweils vorangegangene Woche (Mo-So). Fallen bis Mittwoch 12 Uhr fehlerhafte Daten auf, können diese noch vor der Abrechnung im Computer und im Call-Center korrigiert werden. 11 EDV Was leistet envio? Hier einige groben Eigenschaften des Programms: Datenimport von Excel-Dateien Großkunden-Modul Sendungsverfolgung im Internet Handyunterstützung (Sendungseingabe/-verfolgung, Auslieferdateneingabe,...) Hinterlegung von Sendungsnummern pro Kunde Preishinterlegung pro Kunde Hoher Eingabekomfort und schnelle Eingabemöglichkeit (20 Sekunden pro Sendung) Adressvorgabe/-historie Hohe Datengeschwindigkeit durch SQL-Datenbank Rollkartenerstellung mit automatischer Zonenunterteilung