Mustertexte für die Personalarbeit

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1 Wirtschaft Karl-Heinz List Mustertexte für die Personalarbeit Vorlagen, Formulierungshilfen, Checklisten

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3 Karl-Heinz List Mustertexte für die Personalarbeit Vorlagen, Formulierungshilfen, Checklisten

4 Inhaltsverzeichnis Seite Vorwort 3 Abmahnung 4 Absagebrief (kein Interview) 5 Absagebrief nach Interview 7 Anforderungskriterien (Übersicht) 8 Arbeitsvertrag, unbefristet, keine Tarifbindung 10 Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte (450 Euro-Job) 14 Freier-Mitarbeiter-Vertrag 16 Arbeitszeugnis - Beurteilungsbogen Frauen 18 - Beurteilungsbogen Männer 27 - Musterzeugnis 37 Aufhebungsvertrag 39 Kündigung - Checkliste Faire Kündigung 42 - Checkliste fristgerechte Kündigung 43 - Checkliste Kündigungsgespräch 45 - Kündigungsschreiben (fristgerecht, betriebsbedingt) 46 - Kündigungsschreiben mit Abfindungsanspruch 49 - Kündigungsschreiben: Änderungskündigung 51 - Kündigungsschreiben (wichtiger Grund, fristlos) 53 Personalauswahl - Checkliste Personalsuche 54 - Stellenanzeige 55 - Einladungsschreiben Bewerberinterview 56 - Merkblatt Bewerberinterview 57 - Interviewverlauf (Übersicht) 62 - Sammlung Interviewfragen 63 - Interviewfragebogen (Beispiel) 73 - Eignungsbeurteilung / Entscheidung 77 Literatur 79 2

5 Vorwort Mustertexte passen nicht immer. Man kann Mustertexte nicht immer eins zu eins als Vorlage übernehmen. Doch sie taugen immer als Anregung. Die Texte sind in einer präzisen und verständlichen Sprache verfasst. Selbstverständlich sind die Texte in meinem persönlichen Stil formuliert, der nicht unbedingt Ihr Stil sein muss. Die Vertragstexte sind bewusst nicht im typischen Juristendeutsch verfasst, sondern in einer Sprache, die auch die Nicht-Juristen verstehen. Gleichwohl sind diese Texte rechtssicher formuliert. Fast alle Mustertexte sind mit Erläuterungen, Hinweisen und Erklärungen versehen mit der Überschrift Gut zu wissen. Die Mustervorlagen sind im e-book deshalb so gut geeignet, weil man sie im richtigen Format herunterladen und die Texte so ändern und anpassen kann wie man sie für die praktische Arbeit gebraucht. Das spart Zeit. Immer wiederkehrende Texte lassen sich in einer Datei speichern und können bei Bedarf aufgerufen werden. Außerdem können bestimmte Mustertexte in ein Personalhandbuch aufgenommen werden, wie zum Beispiel der Fragenkatalog für Einstellungsinterviews oder die Formulierungshilfen zur Erstellung von Leistungsbeurteilungen für Arbeitszeugnisse. Der Autor 3

6 Abmahnung Abmahnung Sehr geehrter Herr Gans, Sie sind am 27. Februar 2013 dreißig Minuten zu spät zur Arbeit gekommen und haben am 28. Februar 2013 unentschuldigt gefehlt. Sie haben damit gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen. Wir fordern Sie hiermit auf, künftig pünktlich und regelmäßig zur Arbeit zu kommen. Wenn Sie sich weiterhin vertragswidrig verhalten, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen, wie zum Beispiel mit der Kündigung. Mit freundlichen Grüßen Gut zu wissen Eine Ermahnung oder Rüge ist noch keine arbeitsrechtliche Abmahnung. Bei einer Abmahnung missbilligt der Arbeitgeber das Verhalten des Arbeitnehmers ausdrücklich (z.b. häufiges Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung, Verstoß gegen das Alkoholverbot), räumt ihm die Chance ein, sein Verhalten zu ändern und droht ihm für den Wiederholungsfall Konsequenzen an, z.b. die Kündigung. Die Abmahnung (andere Bezeichnungen sind auch möglich, z.b. Verwarnung) kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Weil die Darlegungs- und Beweislast im Kündigungsschutzprozess in jedem Fall der Arbeitgeber hat, ist eine schriftliche Abmahnung zu empfehlen. Bei verhaltensbedingten Kündigungen gilt: Bei der Interessenabwägung muss es dem Arbeitgeber unzumutbar sein, das Arbeitsverhältnis fortzusetzen. Aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit resultiert, dass ein Arbeitgeber eine Kündigung 4

7 aus verhaltensbedingten Gründen nur aussprechen darf, wenn eine Abmahnung vorausgegangen ist. Absagebrief: Bewerbung - kein Interview Ihre Bewerbung als Außendienst-Mitarbeiter Sehr geehrter Herr Winter, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Um diese Stelle haben sich viele beworben, die wir nicht alle einladen können. Bei der Vorauswahl haben wir geprüft, welche Bewerber bei ihrer schriftlichen Selbstpräsentation den Eindruck vermittelt haben, dass sie unseren Anforderungen sehr nahe kommen und die Richtigen für diese Stelle sein könnten. Leider gehören Sie nicht dazu. Wir wünschen Ihnen, dass Sie bei Ihrer nächsten Bewerbung mehr Glück und Erfolg haben werden. Mit freundlichen Grüßen Unterschrift Personalleiter Gut zu wissen Vorauswahl in drei Schritten: Wenn die Anforderungen präzise beschrieben sind, dürfte eine Vorauswahl anhand der schriftlichen Bewerbungen nicht allzu schwierig sein. Zunächst geht es um das Erscheinungsbild der Bewerbungsmappe, um das Bewerbungsfoto, um die schriftliche Selbstpräsentation. Eine ansprechende Bewerbungsmappe alleine ist noch kein Grund, einen Bewerber zum Einstellungsinterview einzuladen. Manche Bewerbungen sind recht professionell gestaltet. Liest man allerdings das Bewerbungsschreiben, lässt die Begeisterung 5

8 schnell nach. Manche sind holprig formuliert, andere kommen marktschreierisch daher: Ich bin jung, ehrgeizig und flexibel.. Was die Aussagen in Arbeitszeugnissen angeht, sollte man kritisch, ja sogar skeptisch sein. Die meisten Zeugnisse enthalten eine gute oder sehr gute Gesamtbeurteilung: hat zur unserer vollsten Zufriedenheit gearbeitet. Diese Bewertung für sich genommen besitzt keine Aussagekraft und sagt auch nichts aus über die tatsächliche Leistung, über die Arbeitserfolge und die Stärken des Mitarbeiters. Würde man streng logisch vorgehen, müsste man eine Liste anlegen und für jeden Bewerber einen Soll-Ist-Vergleich vornehmen. Die Anforderungen (Soll) werden den Fähigkeiten, Berufserfahrung und Arbeitserfolgen gegenüber gestellt. Das wäre sehr aufwändig, vor allem dann, wenn man fünfzig, achtzig oder gar hundert Bewerbungen auf eine Stellenanzeige hin bekommt. In der Praxis wird daher mit einem Mix aus Intuition und Verstand folgendermaßen verfahren: 1. Schritt Man verschafft sich zunächst einen Eindruck über das Erscheinungsbild der Bewerbung und liest Bewerbungsschreiben und Lebenslauf. Ist beides ansprechend und kommt dem Anforderungsprofil schon recht nahe, wird die Bewerbung auf den Stapel vielleicht gelegt. Bestehen jetzt bereits Zweifel an der Eignung, landen die Unterlagen auf dem Stapel nein, was eine Absage zur Folge hat. 2. Schritt Jetzt liest der Personaler die vollständigen Bewerbungen vom Vielleicht-Stapel. Jetzt spielen Schul- und Arbeitszeugnisse, Weiterbildungsnachweise und Arbeitsproben eine Rolle. Bei diesem zweiten Durchgang spielen die Gefühle die größere Rolle: - Bewerber hat uns neugierig gemacht. - Könnte die Position ausfüllen. - Bewerber erweckt den Eindruck; er könnte das Unternehmen voranbringen. 6