Benutzerhandbuch für eine Software-Anwendung gestalten

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1 Benutzerhandbuch für eine Software-Anwendung gestalten Arbeitspapier zur Klärung der Zielvorgaben

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Kriterien für ein gutes Benutzerhandbuch Fragen zum Benutzer und seinen Aufgaben Besondere Anforderungen an das Benutzerhandbuch...5 Fragenkatalog für Anwender-Typ...6 2

3 Kriterien für ein gutes Benutzerhandbuch 1 1 Kriterien für ein gutes Benutzerhandbuch Man könnte meinen, da gäbe es sehr wohl ein paar grundlegende Kriterien, die ein gutes Benutzerhandbuch ausmachen: Eine übersichtliche Struktur. Eine gute inhaltliche Gliederung. Gut erläuterte Abbildungen. Klar verständliche Formulierungen. Vollständig und korrekt dargestellter Leistungsumfang. Sicher ließen sich noch ein paar mehr Kriterien finden die ohne Zweifel allgemein als relevant anerkannt werden können. Bei näherer Betrachtung wird es allerdings schwierig konkret festzustellen, was eine übersichtliche Stuktur eigentlich ausmacht. Wann ist die inhaltliche Gliederung denn gut gelungen und welche Erläuterungen sind für die Abbildungen denn tatsächlich hilfreich? Selbst bei der vollständigen Darstellung des Leistungsumfangs kommt man schnell in strittige Bereiche, man braucht sich nur vor Augen zu führen was ein Benutzer, der schnell mal telefonieren möchte, von einer vollständigen Beschreibung des Leistungsumfangs moderner Mobiltelefone halten mag. Selbstverständlich gibt es einige Regeln und Leitlinien zu Gestaltung die durchaus konkret formuliert sind und sich in Qualitätsstandards und teilweise auch in Normen schon niedergeschlagen haben. Häufig setzen diese Regeln bei Erkenntnissen über die Lernfähigkeit des Menschen und seiner Sprach- und Bildverarbeitung an und versuchen geeignete Gestaltungselemente für eine möglichst reibungslose Informationsvermittlung zu bestimmen. Zahlreiche Aspekte in der Gestaltung eines Benutzerhandbuchs sind jedoch sehr stark situations- und personenabhängig. Denn schließlich muss ein Benutzerhandbuch danach beurteilt werden, wie hilfreich es dem Benutzer bei der Erfüllung seiner eigentlichen Auf- 3

4 Kriterien für ein gutes Benutzerhandbuch 1 gabe ist. Es gilt also, zunächst über den Benutzer und seine Aufgaben einiges in Erfahrung zu bringen. 2 Fragen zum Benutzer und seinen Aufgaben Das Benutzerhandbuch muss so gestaltet werden, dass es den Benutzer bei der Erfüllung seiner Aufgaben möglichst gut unterstützt. Der Fragenkatalog in diesem Arbeitspapier soll zu den Informationen führen, die für Gestaltungsentscheidungen und abschließende Qualitätsprüfung grundsätzlich notwendig sind. Aufbau des Fragenkatalogs Der Fragenkatalog bezieht sich auf drei Kernbereiche: die professionellen Voraussetzungen des Benutzers, seine Aufgaben in der beschriebenen Software-Anwendung und die Art und Weise in der er für diese Aufgaben Unterstützung im Benutzerhandbuch benötigen wird. Nun wird die Software-Anwendung die in einem Benutzerhandbuch zu beschreiben ist in der Regel von mehreren, verschiedenen Personengruppen mit zum Teil stark unterschiedlichen Aufgaben benutzt. Daher ist es notwendig, für jede dieser Personengruppen den Fragenkatalog separat zu beantworten um mit größtmöglicher Klarheit die abweichenden Anforderungen zunächst herausarbeiten zu können. Bilden von Anwender-Typen Im Fragenkatalog wird eine Personengruppe unter einem sogenannten Anwender-Typ zusammengefasst. Um herauszufinden welche Anwender-Typen sinnvollerweise zu unterscheiden sind, geht man am Besten zunächst von den Arbeitsplatzbeschreibungen in der Organisation aus. Von allen Personen, welche die Software-Anwendung schließlich 4

5 Fragen zum Benutzer und seinen Aufgaben 2 benutzen werden, können im ersten Schritt diejenigen mit derselben Arbeitsplatzbeschreibung zu einem einheitlichen Anwender-Typ zusammengefasst werden. Sofern sich im Einzelfall herausstellt, dass dieses Kriterium nicht sinnvoll oder zur Unterscheidung nicht ausreichend ist, wird der Anwender-Typ anhand der im speziellen Fall relevanten Kriterien modelliert. Anwenden des Fragenkatalogs Im Anhang zu diesem Dokument sind Fragen zusammengestellt, die grundlegende Informationen über die künftigen Leser des zu gestaltenden Benutzerhandbuches liefern. Dieser Fragenkatalog ist für jeden relevanten Anwender-Typ separat auszufüllen. Die Beantwortung der Fragen führt in der Regel zu weitergehenden Betrachtungen, zusätzliche Fragen tauchen auf, an die man zunächst nicht gedacht hatte. Diese weiteren Informationen sollten in kurzen Notizen festgehalten und bei der Aufarbeitung der Ergebnisse des Fragenkatalogs dann mit einbezogen werden. 3 Besondere Anforderungen an das Benutzerhandbuch Spezielle Anforderungen an Layout und Formatierung Besondere Zielvorgaben Weitere Besonderheiten 5

6 Fragenkatalog für Anwender-Typ Fragenkatalog für Anwender-Typ Kurze Beschreibung: Anzahl Personen: Welche Vertreter- und Aushilfenregelungen bestehen für die Arbeitsplätze, die von diesem Anwender-Typ eingenommen werden: Dieser Anwender-Typ verfügt in der Regel über folgende Ausbildung: Hochschulabschluss Berufsausbildung Schulabschluss Schulung Teilnahme bei Einführen der Software-Anwendung Teilnahme an Fortbildungen in den folgenden Jahren Einweisung durch Kollegen oder Vorgesetzte keine Teilnahme an Schulungen Sprachen keine Personen mit Sprach- oder/und Leseschwierigkeiten Sprach- oder/und Leseschwierigkeiten folgender Art 6

7 Fragenkatalog für Anwender-Typ Dieser Anwender-Typ nutzt die Software-Anwendung für folgende regelmäßige und häufige Aufgaben: seltene Aufgaben: Dauer und Häufigkeit des Umgangs mit der Software-Anwendung Diesbezüglich charakterisieren folgende Aussagen diesen Anwender-Typ am ehesten: Er benutzt die Software-Anwendung Der Umgang mit der Software-Anwendung Vom gängigen Leistungsumfang der Software-Anwendung benutzt er Annahmen zur Verwendung des Benutzerhandbuchs für diesen Anwender-Typ. Das Benutzerhandbuch ist für diesen Anwender-Typ voraussichtlich vorallem ein selten benutztes Nachschlagewerk ein häufig benutztes Nachschlagewerk die Basis für die Erweiterung seiner Kenntnisse der für die seltene Nutzung unabdingbare Leitfaden eine Hilfe für die Einarbeitung eine gelegentliche Unterstützung bei seltenen Aufgaben die Hilfe zur Problemlösung im Fehlerfall die Ergänzung zur Online-Hilfe 7

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