Informationsveranstaltungen zur Trennungsrechnung an der FSU Jena Dr. Kerstin Rötzler

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1 Kostenkalkulation und Rückerstattungsmodell bei wirtschaftlichen Tätigkeiten Informationsveranstaltungen zur Trennungsrechnung an der FSU Jena Dr. Kerstin Rötzler 1

2 Themen I. Einführung II. III. IV. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Bonusmodell der FSU Jena Nachkalkulation V. Erfahrungen 2

3 I. Einführung Rechtliche Grundlage Artikel 87 Abs. 1 EG (Beihilferecht) und Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation Ziel der EU Vermeidung von Wettbewerbsverzerrungen im Binnenmarkt Vermeidung von Quersubventionierung kostendeckende Abwicklung aller wirtschaftlichen Tätigkeiten der Universität Gültigkeit seit 1. Oktober 2008 zur Durchführung aller Drittmittelprojekte Einordnung in wirtschaftlichen- bzw. nichtwirtschaftlichen Bereich erforderlich Kostenkalkulation für Auftragsforschung wird durch Projektträger verlangt 3

4 I. Einführung Zuordnung der Forschungsprojekte in die Bereiche: nichtwirtschaftliche Tätigkeit wirtschaftliche Tätigkeit 4

5 I. Einführung Nichtwirtschaftliche Tätigkeiten Ausbildung und Lehre Forschung zur Erweiterung des Wissens (Landesfinanzierung) alle Arten von Zuschüssen und Zuwendungen z.b. DFG, BMBF, Stiftungen Grundlagenforschung 5

6 I. Einführung Wirtschaftliche Tätigkeiten alle Leistungen, die auf einem Markt angeboten werden, in dem verschiedene Unternehmen im Wettbewerb stehen Forschungstätigkeiten, bei denen ein Leistungsaustausch stattfindet (zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer) Umsatzsteuerpflicht z. B.: Auftragsforschung (Forschung mit gewissem Risiko behaftet) forschungsnahe Dienstleistungen (Anwendung gesicherter Erkenntnisse) Unteraufträge innerhalb von Drittmittelprojekten (EU 7.RP, ) Kommerzielle Verwertung von Forschungsergebnissen 6

7 Wirtschaftliche Tätigkeiten (Auftragsforschung) 7

8 I. Einführung Notwendige Unterlagen FSU-interne Unterlagen: Kostenkalkulation Stundennachweise (projektbegleitend) Drittmittelanzeige (Dez. Finanzen) Formulare abrufbar im Intranet der FSU: Unterlagen der Projektpartner: Vertrag über wissenschaftlich-technische Zusammenarbeit Sonderfall: Dienstleistungsaufträge bis (netto) mit: Angebot des Auftragnehmers, Allgemeine Geschäftsbedingungen der FSU Jena (AGB) 8

9 I. Einführung Projekte mit Auftragsvolumen von > 5000 netto Grundlage: Vertrag über wissenschaftlich-technische Zusammenarbeit Kostenkalkulation mit Unterschrift des Projektleiters und des SFT Einrichtung eines Kostanträgers für Projektlaufzeit Abrechnung und Abschluss des Projekts Nachkalkulation auf Basis der Abrechnungen und des Stundennachweises Verbuchung der Rückflüsse (Bonuszahlungen an Lehrstühle) auf entsprechende Sammelkonten 9

10 I. Einführung Dienstleistungsaufträge bis (Netto) Kostenkalkulation, Auftrag/Rechnung Grundlage AGB der FSU Regelmäßige Dienstleistungsaufträge Sonderfall Grundkalkulation 1x pro Jahr (Basis einer Standard-Dienstleistung) Einrichtung eines speziellen, dauerhaften Kostenträgers Hinterlegung einer Kalkulation Abrechnung aller Dienstleistungen gleicher Art über diesen Kostenträger Dienstleistungsauftrag auf Grundlage der AGB bzw. eines Rahmenvertrages der FSU 10

11 II Projektkalkulation bei Auftragsforschung 11

12 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Projektkosten umfassen: Personalkosten Investitionen Sachkosten (direkte Kosten) Gemeinkosten (indirekte Kosten, Overhead) Sachgemeinkosten Verwaltungsgemeinkosten Sonstige Gemeinkosten Abschreibungen = Kostendeckende Kalkulation vor Gewinn + Gewinn (mind. 5%) = minimaler Angebotspreis für das Projekt 12

13 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Allgemeine Informationen zum Projekt Personalkosten: - projektfinanzierte bzw. - haushaltsfinanzierte Personalkosten Investitionen Sachkosten Gemeinkosten Gesamtkosten 13

14 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung 14

15 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Investitionen und Sachkosten 15

16 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Personalkosten Professor (nach Besoldungsgruppen C4/W3, C3/W2, C2/W1) erfahrener wissenschaftlicher Mitarbeiter (Basis 33,18 pro h) junger wissenschaftlicher Mitarbeiter (Basis 23 pro h) Technischer Mitarbeiter (Basis 21,3 pro h) Wissenschaftliche Hilfskraft (Basis 13,38 pro h) Studentische Hilfskraft (Basis 8,45 pro h) Kalkulierte Personenstunden x Gemeinkostensatz des Instituts = Overhead (indirekte Kosten) 16

17 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Personalkosten Kalkulierte Personenstunden x Gemeinkostensatz des Instituts = Overhead (indirekte Kosten) 17

18 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Investitionen Finanzierung der Investition über das Projekt In diesem Fall: keine Abschreibung über Projektlaufzeit erforderlich Netto-Preis für Anschaffung wird in Kostenkalkulation eingetragen 18

19 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Investitionen 19

20 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Investitionen 20

21 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Direkte Kosten: Sachkosten 21

22 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Indirekte Kosten Gebäudenutzung Betriebskosten Abschreibungen Verwaltungs- und sonstige Gemeinkosten Gemeinkosten für Bibliotheksnutzung, Rechenzentrum, Indirekte Kosten werden im Kalkulationsschema für jedes Institut individuell und automatisch ermittelt. 22

23 II. Projektkalkulation bei Auftragsforschung Indirekte Kosten: Gemeinkosten Zu den ermittelten Gesamtkosten müssen im Regelfall noch 19 % Umsatzsteuer addiert und im Vertrag berücksichtigt werden! 23

24 III. Bonusmodell der FSU Jena 24

25 III. Bonusmodell der FSU Jena Rückerstattung (Bonus für Auftragsforschung) 100% der kalkulierten haushaltsfinanzierten Projektmitarbeiterkosten 2/3 der kalkulierten Gemeinkosten 2/3 der kalkulierten Gewinne >= 8% der Gesamtsumme fließen an den Haushalt bei Gewinnen höher als 25% können im Einzelfall nach Genehmigung durch den Kanzler abweichende Regelungen getroffen werden 25

26 III. Bonusmodell der FSU Jena 2/3 der berechneten Gemeinkosten 50% Projektstart (nach Zahlungseingang) Personalkosten für hauhaltsfinanzierte Projektmitarbeiter Gewinne Sammelkonto des Lehrstuhls Projektende 100% Sammelkonto des Lehrstuhls Projektende 50% 100% 2/3 der berechneten Gemeinkosten 2/3 der Gewinne Nichtwirtschaftlicher Bereich Wirtschaftlicher Bereich 26

27 IV. Nachkalkulation 27

28 IV. Nachkalkulation Ziel der Nachkalkulation Erfassung der im Projekt tatsächlich entstandenen Kosten Durchführung im Dez. Finanzen nach Projektabschluss auf Basis der eingereichten Stundennachweise Rückerstattung der Bonuszahlungen auf Sammelkonten der Lehrstühle 28

29 V. Erfahrungen Auftragsforschung Auftragsforschung 2009:

30 V. Erfahrungen Offene Fragen: Unteraufträge BMBF: Kalkulationsbasis bisher nur mit Umsatzsteuer (19%) ohne Kostenkalkulation Trennung wirtschaftlicher und nichtwirtschaftlicher Tätigkeiten z. B. Dienstleistungen in DFG-Projekten (Messungen) 30