Anforderungsprofil Bedienergonomie

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Karsten Hoch
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1 Anforderungsprofil Bedienergonomie für Dialoge von Software-Applikationen Grundsätzliche Überlegungen für Entscheider

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...2 Wem nützt Bedienergonomie?...3 Anforderungsprofil gezielt erarbeiten...4 Qualitätsentwicklung im Projekt...6 Kristine Trabant, Stand , 2

3 Wem nützt Bedienergonomie? Wem nützt Bedienergonomie? Grundsätzlich ist eine Anwendung mit bedienergonomisch gestalteter Benutzeroberfläche sicherer und effizienter in der Bedienung. Eine bedienergonomisch gut gestaltete Anwendung kann mit geringem Schulungsbedarf genutzt werden. Das Thema Bedienergonomie ist für Bildschirmarbeitsplätze ein wichtiger Faktor der im Hinblick auf die laufenden Kosten am Arbeitsplatz oft genug unterschätzt wird. Zu diesem Thema gibt es bereits Ergebnisse aus entsprechenden Forschungsprojekten, wie sie beispielsweise von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) regelmäßig veranlasst werden. Der Autor G. Muschelknautz zitiert aus seiner, über die BAuA zu beziehenden Schrift Software-Ergonomie - Einsparpotenziale dank Benutzerfreundlichkeit (2003) wie folgt: Die Investition in ergonomisch gestaltete Software für den PC erleichtert die Bildschirmarbeit und bringt den Unternehmen wirtschaftliche Vorteile, wie anhand einer Kosten- Nutzenrechnung für einen Betrieb mit 1000 Mitarbeitern veranschaulicht wird. Bei Einsparung von nur einer Minute pro Mitarbeiter pro Tag durch eine benutzergerechte Software werden 16,6 Stunden/Tag durch 1000 Mitarbeiter eingespart. Bei einem Stundensatz von EUR 25/Mitarbeiter werden täglich EUR 415 gespart. Auf ein Jahr umgelegt beträgt die Einsparung bei 220 Arbeitstagen pro Jahr EUR [...]. Die ergonomische Verbesserung der Softwarenutzung hilft also aufgrund reiner Zeitersparnis Nutzungskosten sparen. Darüber hinaus darf der positive Effekt gut gestalteter Software-Applikationen auf die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht unterschätzt werden: eine Software-Applikation, die sich intelligent und nutzbringend in den Arbeitsablauf integriert, unterstreicht die Wertschätzung, die das Unternehmen dem Arbeitsplatz zukommen lässt. Dagegen kann eine als unpraktisch und tückisch empfundene Software-Applikation zu erheblichen Frustrationen bis hin zu Leistungsblockaden führen. Bedienergonomie ist jedoch in zweierlei Hinsicht nicht umsonst: Um Software-Applikationen unter bedienergonomischen Gesichtspunkten zu gestalten oder sie dahingehend zu verbessern, muss investiert werden und es ist daher die zentrale Frage, wie das Kosten-/Nutzenverhältnis optimal gestaltet werden kann. Das vorliegende Arbeitspapier gibt einige Anregungen zum Thema. 3

4 Anforderungsprofil gezielt erarbeiten Anforderungsprofil gezielt erarbeiten Der Entscheidung über das geeignete Anforderungsprofil für die Oberflächengestaltung orientiert sich am spezifischen Bedarf wie er sich im Spannungsfeld zwischen Zielgruppen-Qualifikation, Zielgruppen-Diversität, Budgetierung, Änderungsanlässen und -rhythmen, Komplexität der Anwendung, Variantenreichtum der Anwendung definieren lässt. Weil die Rahmenbedingungen für diese Entscheidung in der Praxis keinem idealtypischen Szenario entsprechen, ist es für die gewünschte Optimierung des Kosten-/Nutzenverhältnisses notwendig, entsprechend sorgfältig die Prioritäten zu setzen. Das optimale Anforderungsprofil für eine zu erstellende Benutzeroberfläche muss daher aus einer Abwägung der Ansprüche an einzelne Kriterien als Kompromiss erarbeitet werden. Nicht nur aus Kostengründen ist das realistische Anforderungsprofil in der Regel ein Kompromiss, sondern auch deshalb,weil einige dieser Kriterien miteinander konkurrieren oder sich gegenseitig ausschließen. Die folgenden Diagramme vermitteln beispielhaft einen Eindruck dieser Abhängigkeiten: selbsterklärend Bedienkomfort Bedienfrequenz Bedienfrequenz Abb.: 1 Abb.: 2 Abb. 1 zeigt auf, dass der Anspruch an die Selbsterklärungsfähigkeit der Oberfläche bei zunehmender Bedienfrequenz vernachlässigt werden kann. Wer die Software-Applikation täglich benutzt, kennt sie ganz genau. In diesem Fall steht stattdessen der Bedienkomfort im Mittelpunkt der Überlegungen: Wie lassen sich Bewegungsabläufe mit dem Mauszeiger verkürzen, welche Ebenen des Dialogs müssen direkt erreichbar sein und dergleichen. Abb. 2 veranschaulicht diesen Zusammenhang. 4

5 Anforderungsprofil gezielt erarbeiten Auch die Bedeutung die einem fundierten, gut gestalteten Benutzerhandbuch zukommt ist, unter anderem, von den bereits genannten Faktoren selbsterklärend und Bedienfrequenz abhängig: Benutzerhandbuch Benutzerhandbuch selbsterklärend Bedienfrequenz Abb.: 3 Abb.: 4 Abb. 3 veranschaulicht, wie wichtig ein gutes Benutzerhandbuch für eine wenig selbsterklärende Software-Applikation ist: Das Benutzerhandbuch muss in diesem Fall ein effektives Nachschlagewerk sein, das die Benutzer bei allen Schritten unterstützen kann. Abb. 4 zeigt dagegen, dass bei regelmäßiger Benutzung der Software-Applikation das Benutzerhandbuch wiederum an Bedeutung verliert. Benutzerdiversität Die nebenstehende Abb. 5 veranschaulicht abschliessend, wie die Anforderung an alle Aspekte der Bedienergonomie mit zunehmender Benutzerdiversität steigt: Je unterschiedlicher die Zielgruppen sind, desto schwieriger kann es sein diese unterschiedlichen Anforderungen noch unter einen Hut zu bekommen. Abb.: 5 Bedienergonomie Das Anforderungsprofil muss also projektspezifisch, entlang der übergeordneten Zielvorgaben erarbeitet werden, wobei insbesondere Repräsentanten der künftigen Endbenutzer in diese konzeptionelle Arbeit angemessen mit einbezogen werden sollten. Auf der Grundlage des Anforderungsprofils müssen dann konkrete Merkmale als Vorgaben erarbeitet werden. In der Software-Applikation und der Dokumentation müssen diese Merkmale umsetzt sein, um dem Anforderungsprofil zu genügen. 5

6 Qualitätsentwicklung im Projekt Qualitätsentwicklung im Projekt Der Begriff Qualitätsentwicklung ist bereits Programm, denn wo Qualitätssicherung betrieben wird, ist es immer schon zu spät: Um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu produzieren muss in allen Phasen des Projekts aktiv Qualität entwickelt werden. Qualitätsentwicklung ist ein lebendiger Prozess der permanente Anstrengung erfordert und keine statische, einmalige Angelegenheit die bei Projektabschluss für gutes Gewissen sorgt. Qualitätsentwicklung wurzelt in der konzeptionellen Phase und vorallem ist Qualitätsentwicklung eben ein Prozess und keine Einzelaktion. Die Bereitschaft aller Projektbeteiligten, diesen Prozess in Gang zu halten und Teilergebnisse immer wieder kritisch zu beleuchten und unbefriedigende Teilergebnisse auch zu verwerfen wenn es nötig ist, diese Bereitschaft ist für die Qualität des Ergebnisses letztlich ausschlaggebend. Für das Anforderungsprofil einer Software-Applikation ist die Norm über die Grundsätze der Dialoggestaltung, die DIN EN ISO 9241, eine hervorragende Richtschnur um die projektspezifischen Qualitätsmerkmale zu entwickeln. Einer der wichtigsten Gründe, weshalb geforderte Qualitätsmerkmale dann doch nicht im Projektergebnis umgesetzt sind, ist die schwammige oder nicht ausreichend projektspezifische Formulierung dieser Anforderungen. Die Benutzerhilfe muss klar verständlich und übersichtlich strukturiert sein ist eine gut gemeinte Forderung, aber: Was ist klar verständlich, was übersichtlich? Für einen studierten Mathematiker ist eine wohlgeformten Funktionsgleichung die verständlichste und übersichtlichste Form einen entsprechenden Sachverhalt darzustellen. Ein mathematischer Laie kann diese Darstellungsform nur mit einem resignierten Achselzucken quittieren. Es muss also tatsächlich sehr konkret, projektspezifisch formuliert werden, worin die Qualitätsmerkmale bestehen sollen und dafür sollten die Endbenutzer der Software-Applikation, auf dem Hintergrund ihres Beitrags zum Kerngeschäft des Unternehmens, im Mittelpunkt der Überlegungen stehen: Den Erfahrungen der Benutzergruppe, die mit der Software-Applikation direkt Kundenfragen beantwortet, muss bei der Qualitätsentwicklung hohe Aufmerksamkeit gewidmet werden um Unternehmensziele an dieser Stelle erfolgreich unterstützen zu können. Für die Software-Applikation mit der die interne Lagerverwaltung bewältigt werden soll, genügt es dagegen völlig, sich an marktüblichen Standards zu orientieren und eine breit angelegte konzeptionelle Phase ist hier nicht angemessen. Gelungene Qualitätsentwicklung ist also ein Prozess, der in der konzeptionellen Phase wurzelt, den Projektablauf beeinflusst und sich durch neue Erkenntnisse durchaus auch selbst verändert, so lange, bis das Ergebnis sich in der Realität bewährt hat. 6

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