Kollaboration Fluch oder Segen?

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1 Kollaboration Fluch oder Segen? Michael Wessels KUTTIG Computeranwendungen GmbH Schlüsselworte: ORACLE Beehive ist die offene Kollaborationsplattform für Integration, bündelt vielfältige Informationen und liefert Web 2.0 Technologien. Zur Verfügung stehen neben dem Web Access Client, auch Fatclients und Outlookintegration. ORACLE WebCenter Spaces enthält Web basierende vorgefertigte Social Networks, die von Endanwendern aufgebaut und verwaltet werden können, um ihre Produktivität, Kommunikation und Effizienz zu erhöhen. Ferner sind mit den "Task Flows" etliche vorgefertigte Portal-Komponenten erhältlich, die sich als funktionale Portlets in die Portalumgebung einbinden und anpassen lassen. ORACLE IRM sorgt für den notwendigen Schutz und reguliert Zugriffe sowie Funktionen auch außerhalb des Unternehmens. Einleitung und Motivation Angeregt durch verschiedene Kunden und unsere eigenen Aktivitäten im Bereich Enterprise 2.0, die den Gedanken der integrierten verbundenen Kommunikation mit Plattformen wie ORACLE Beehive oder WebCenter Spaces versteht sich als Portalplattform, die zunehmend leben, und parallel die Gefahren in dieser Medien übergreifenden Plattform erkennen, liefern wir mit ORACLE IRM den notwendigen Schutz! ORACLE IRM - Information Rights Management - ist in der Lage Informationen über ein ausgeklügeltes Rollensystem zu schützen. Hierbei wird der Schutz nicht nur im lokalen Umfeld berücksichtigt, sondern auch im Zugriffsbereich außerhalb dieser Zone. Mit den neuen ORACLE Enterprise 2.0 Technologien wird dem Benutzer eine hohe Integration aller Informationen (Mail, Kalender, Aufgaben, Workspaces, Wikis, Blogs, Instant Messaging...) geliefert, auf der anderen Seite lauert genau hier die Gefahr, dass Informationen ungewollt in falsche Hände geraten. Der Anwender, so ein Grundgedanke von Web 2.0, benutzt immer mehr Kanäle zur Kommunikation bzw. Wissenssammlung entsprechend schwierig gestalten sich Kontroll- und Schutzmechanismen. Dies kann im klassischen Fall einfach durch unbewusstes Handeln geschehen, indem brisante Daten mal eben per Mail an eine Verteilerliste gesendet werden. Selbst wenn der Empfängerkreis richtig ausgewählt wurde, könnte es der Wunsch sein, dass nicht alle Empfänger das Dokument drucken oder speichern sollen. Ebenso kann eine Information ungewünscht über moderne Komponenten wie Instant Messaging schnell versendet werden. Nicht ratsam ist es, die neuen Wege der Kommunikation einzuschränken oder zu sperren, wichtiger ist es den eigentlichen Content zu schützen!

2 Hier kann nur ein ausgeklügeltes Rechte und Rollensystem, mit einer einfachen Handhabung die gewünschte Sicherheit liefern: ORACLE IRM Die IRM Management Konsole organisiert die Einrichtung der Rollen und Schutzmechanismen und verwaltet die entsprechenden Benutzer und Gruppen. Mit dem IRM Desktop Client (Sealed Media Desktop) wird eine Integration in die Office Welt und Outlook geschaffen. IRM Mangement Console die Basis zur Definition der Schutzmechanismen Abb. 1: IRM Mangament Console

3 Um den Anwendern die Nutzung von IRM einfach zu gestalten, werden beliebige Kontexte erstellt. Ein Kontext definiert unter einem frei wählbaren Namen beispielsweise Vertrag die Rechte und zugehörige Rollen. Über die Rollen werden die Zugriffe (Lesen, Speichern, Drucken, Weiterleiten, ) organisiert Rechte beinhaltet die zugehörigen Gruppen und Benutzer. Aus dieser Matrix ergeben sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, die vom Benutzer einfach über eine Begrifflichkeit (Kontext) in seinen Applikationen zur Verfügung stehen. IRM Sealed Media Desktop: einfach und zuverlässig Abb.2: IRM Serveranmeldung Öffnen eines versiegelten Dokuments Vorausgesetzt, dass SealedMedia Desktop auf Ihrem Rechner installiert ist, können Sie ein versiegeltes Dokument öffnen, indem Sie einfach darauf Doppelklicken. Alternativ (wenn Sie die Erweiterte Office-Integration aktiviert haben) können Sie versiegelte Office-Dokumente innerhalb der jeweiligen Office-Anwendung öffnen. Beispielsweise können Sie ein versiegeltes Word-Dokument öffnen, indem Sie auf die entsprechende Option in der SealedMedia Office-Symbolleiste klicken oder die Menüoptionen im Datei-Menü der Office-Anwendung nutzen. Wenn Sie ein versiegeltes Dokument zum ersten Mal öffnen, werden möglicherweise der Benutzername und das Passwort Ihres SealedMedia-Kontos abgefragt. Nach erfolgter Anmeldung prüft die SealedMedia-Software, ob Sie das erforderliche Recht

4 zum Öffnen des versiegelten Dokumentes haben. Nach dem Öffnen werden Ihre Möglichkeiten zur Arbeit mit dem Dokument durch Ihre spezifischen Rechte gesteuert. Diese können von reinen Leserechten über Möglichkeiten zum Hinzufügen von Kommentaren und verfolgten Änderungen bis hin zu vollen Bearbeitungsrechten reichen. Versiegeln eines Dokuments Auf folgende Weise können Sie ein bestehendes Dokument im Windows Explorer versiegeln. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie Versiegeln in... Kontext... Ein Dialog zur Kontextauswahl erscheint, in diesem Dialog werden die Kontexte aufgelistet, in die Sie (je nach Ihren Rechten) versiegeln dürfen. Ein versiegeltes Dokument wird in dem Ordner erstellt, in dem sich auch das ausgewählte Dokument befindet. Erstellen eines neuen versiegelten Dokuments Im Windows Explorer können Sie neue versiegelte Dokumente auf dieselbe Weise wie neue unversiegelte Dokumente erstellen. Der Vorteil dieser Option besteht darin, dass zu keinem Zeitpunkt eine unversiegelte Version angelegt wird. Der Schutz wird schon zur Geburt einer gespeicherten Information sichergestellt! Beehive OBEO der neue Outlook Client in Verbindung mit IRM OBEO, ORACLE Beehive Extension for Outlook, macht es dem Endanwender möglich, neben , Kalender und persönlichen Aufgaben, die gesamte Bandbreite der kollaborativen Services zu nutzen. Alle Informationen liegen nun da, wo sie hingehören, nämlich in Workspaces: in persönlichen oder Kunden-, Team- oder Projektworkspaces. Jeder Workspace hat eine eigene Mailbox, einen eigenen Kalender, eigene Aufgaben und einen eigenen Contentbereich, in welchem Dokumente erstellt und verwaltet werden. In einer eigenen Mitgliederverwaltung können unterschiedliche Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden. Dokumente als Anhänge von s können direkt per Drag & Drop in eine Dokumentenbibliothek verschoben werden, sie können aber auch direkt in Outlook geöffnet, bearbeitet und versioniert gespeichert werden, Termine und Aufgaben können aus Outlook heraus wahrgenommen werden. Konsequent wurde IRM in Outlook integriert und macht es dem Benutzer sehr einfach, die notwendigen Schutzmechanismen anzuwenden.

5 Abb. 3: IRM Integration in Outlook Mail Abb. 4: IRM Integration in Outlook Workspaces Kollaboration Fluch oder Segen? Intensiv gelebte Kollaboration auf Basis einer offenen SOA Plattform mit Komponenten von Enterprise 2.0 liefert viele Vorteile die wir zunehmend nutzen wollen, jedoch lauern versteckte Gefahren in der hohen Integration und Schnelligkeit der Anwendung bzw. Nutzung. Damit die Summe der Vorteile sich nicht zum Nachteil entwickelt, setzten wir mit ORACLE IRM eine sehr geeignete Lösung dagegen und bieten der Weiterentwicklung von Enterprise 2.0 die optimale Datenplattform. Kontaktadresse: Michael Wessels KUTTIG Computeranwendungen GmbH Frankfurter Straße Troisdorf Telefon: +49 (2241) Internet: