CIBT Schulungs-Guide. CIBT VisumCentrale = Prozessoptimierte Lösung zur Visabeschaffung

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1 CIBT Schulungs-Guide CIBT VisumCentrale = Prozessoptimierte Lösung zur Visabeschaffung

2 Das CIBT Portal Warum CIBT VisumCentrale? Sie können als Reisender auf eine eigene, hochmoderne Datenbank für Visum-Service zurückgreifen. Diese enthält alle spezifischen Anforderungen für Reisende aller Nationalitäten mit weltweiten Zielen. Antragspakete können von der Website heruntergeladen werden und liefern Hinweise zu den Anforderungen der Visaerstellung und zu den erforderlichen Antragsformularen. Der in diesem Guide vordefinierte Weg lenkt das unliebsame Thema Visabeschaffung in sichere und definierte Bahnen. Für Sie als Reisender bedeutet das: Keine Scheu mehr haben zu müssen, ein Visum zu beschaffen Denn durch das Portal erhält der Reisende sein maßgeschneidertes Antragspaket mit den aktuellen Visumbestimmungen und Antragsunterlagen Schnelle und einfache Navigation durch den online Auftragsprozess DERTOUR - Sonderraten Tracking Ihres Auftragsstatus in Echtzeit Unser Kundendialogcenter für einen schnellen persönlichen Kontakt zu unseren Länderexperten

3 Visa Anforderungen abfragen Rufen Sie das Visum-Portal im Internet auf unter Lassen Sie sich die aktuellen Visa-Informationen anzeigen, indem Sie ein paar einfache Schritte verfolgen: Schritt 1: Wählen Sie die Staatsangehörigkeit des Reisenden aus Schritt 2: Wählen Sie den Wohnsitz aus Schritt 3: Wählen Sie das Zielland aus Schritt 4: Klicken Sie den Zweck der Reise an Schritt 5: Klicken Sie Absenden Sie können weitere Ziele auswählen, indem Sie auf Reiseziel hinzufügen klicken. Sollten weitere Informationen von Ihnen benötigt werden, bittet das System Sie, die Anzahl der Einreisen und Gültigkeit des Visums in einem Popup-Fenster anzugeben.

4 Visa Anforderungen abfragen Recherche erforderlich Falls Recherchen erforderlich sind, um die Visumpflicht zu überprüfen, wird ein Anfrageformular angezeigt. Wir bemühen uns darum, die erforderliche Information innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung zu stellen. Kein Visum erforderlich Falls kein Visum erforderlich sein sollte, wird Ihnen die folgende Nachricht angezeigt.

5 Weitere Schritte Ihnen werden nun alle Informationen und Anforderungen angezeigt, welche für die Visa-Beantragung wichtig sind: Anforderungen für die Beantragung, Konsulatsschließungen, Bearbeitungszeiten und Gebühren. Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie weiter vorgehen können: Option 1: Antragspaket anzeigen Beim Klick auf Antragspaket anzeigen wird eine PDF Version mit vollständigen Informationen, Anforderungen und Unterlagen für die Visabeantragung geöffnet. Option 2: Antragspaket per senden Bei Klick auf Antragspaket per senden können Sie dieses per an eine gewünschte Adresse versenden. Im Anschluss bitten wir Sie den Auftrag online zu starten. Damit beauftragen Sie CIBT VisumCentrale mit der Visabeschaffung. Auftrag starten: Bei Klick auf Auftrag starten können Sie uns online mit dem Service beauftragen. Die Visabeschaffung erfolgt also in zwei Schritten: Sie beauftragen uns mit der Visabeschaffung und senden uns die notwendigen Dokumente zu.

6 Vervollständigung eines Online-Auftrages Damit das CIBT VisumCentrale Team Ihren Antrag erfolgreich abschließen kann, benötigen wir eine vollständige Auftragserteilung mit Ihren Angaben. Bitte starten Sie dazu den Auftrag online. Sobald Sie auf die Auftrag starten Box geklickt haben, wird Ihnen die 1-seitige Online-Auftragsmaske angezeigt: Schritt 1: Persönliche Reisedaten und Kontaktperson Bitte fügen Sie wichtige Reisedaten/Information zum Reisenden und zur Kontaktperson inklusive des spätesten Rückliefertermins Ihres Passes und Kontaktdaten des Reisenden ein. Sie können bis zu 5 Reisende in einem Auftrag benennen. Falls der Reisende nicht auch Kontaktperson ist, vervollständigen Sie bitte auch diese Daten. Die Kontaktperson ist für uns immer zentraler Ansprechpartner.

7 Vervollständigung eines Online-Auftrages Schritt 2: Wählen Sie die Versandart Wir bieten Ihnen Flexibilität bei den verschiedenen Rückversandarten und gehen auf Ihre Bedürfnisse ein: Möchten Sie zum Beispiel einen versicherten Rückversand oder soll der visierte Pass direkt zum Flughafen gebracht werden? Sobald Sie Ihre Rückversandart ausgewählt haben, geben Sie bitte Ihre Rückversand und Rechnungsadresse ein.

8 Vervollständigung eines Online-Auftrages Schritt 3: Services, Gebühren und Bezahlung CIBT VisumCentrale bietet maximal drei mögliche Bearbeitungszeiten je nach Zeitvorgabe des jeweiligen Konsulats. Durch Anklicken der Box Klicken Sie hier, sehen Sie die einzelnen Bearbeitungszeiten (sollte das Konsulat verschiedene Bearbeitungszeiten anbieten) und Gebühren, je nach Bearbeitungszeit. Unter Zahlart können Sie wählen zwischen Zahlung mit Kreditkarte oder Zahlung per Lastschrift. Nach Abwicklung wird der benannten Kontaktperson die Rechnung via zugeschickt. Das Feld Zahlungsreferenz kann frei bleiben oder erscheint bei Eingabe als zusätzliche Referenz auf der Rechnung. Bitte bestätigen Sie noch den Hinweis auf die AGBs und klicken Sie dann auf Auftrag Senden. Bitte drucken Sie sich eine Kopie der Bestätigungs des online Auftrages aus und legen diese dem Unterlagenversand für die CIBT VisumCentrale Niederlassung bei. Hinweis: Ihr Auftrag ist solange unverbindlich (keine Kosten), bis Ihre Auftragsunterlagen bei uns eingegangen sind. Einer Stornierung bedarf es nicht.

9 Überprüfung des Auftragsstatus CIBT VisumCentrale versendet automatische Bestätigungen bei Eingang der Unterlagen und bei Rückversand der Unterlagen. Desweiteren können Sie den Status Ihres Auftrages online überprüfen. Um den Status des Auftrages zu prüfen, klicken Sie bitte auf den Tab Auftrag verwalten. Dort geben Sie die CIBT VisumCentrale Auftragsnummer und den Nachnamen des Reisenden ein. Status: Dokumente erwartet Sie können nachträglich Eckpunkte des Auftrages nachbearbeiten. Diese sind dann rot angegeben.

10 Überprüfung des Auftragsstatus Status: Antrag wird geprüft Status: Antrag wird bearbeitet Status: Bitte kontaktieren Sie uns Status: Auftrag wurde erledigt

11 Sonstige Services und hilfreiche Informationen Beantragungen von Visa sind sehr komplex. Jedes Konsulat hat andere Bestimmungen, jeder Antrag sieht anders aus. Eine alphabetische Auflistung aller Länderanträge und Formulare oder auch Musterschreiben finden Sie im Tab Serviceübersicht unter dem Punkt Antragsformulare. Auch die CIBT Preisliste finden Sie unter diesem Tab hinterlegt. Dort stehen Ihnen zudem viele weitere nützliche Informationen und Features zur Verfügung. Die wichtigsten finden Sie auch in den Portal-Infoboxen wieder. Wir empfehlen außerdem unseren wöchentlichen Newletter mit den neuesten Visumbestimmungen zu abonnieren.

12 Kontakt zu CIBT VisumCentrale Sollten Sie Unterstützung und Hilfe benötigen, so können Sie das Team unter der folgenden Nummer erreichen:: Per Telefon: Per Um Ihre Anfragen professionell und schnell bearbeiten zu können, bitten wir Sie immer Ihre CIBT VisumCentrale Auftragsnummer zur Hand zu haben.