TomTom WEBFLEET Inhalt. Let s drive business TM. Versionshinweis Oktober 2012

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1 TomTom WEBFLEET 2.16 Versionshinweis Oktober 2012 Inhalt Neu gestaltete Reports 2 Die Ansicht Reports 4 Bedarfsorientierte Reports 5 Report-Archiv 6 Report-Verwaltung und -management 7 Administratorassistent 8 Benutzer zuweisen 14 TomTom WEBFLEET 2.16 enthält neue und verbesserte Funktionen zum Reporting. Mit WEBFLEET 2.16 profitieren Sie von folgenden Verbesserungen: Neu gestaltete und eindeutig strukturierte Reports: Das Erscheinungsbild der WEBFLEET-Reports wurde überarbeitet, um eine eindeutigere Struktur und höhere Transparenz zu bieten. Beispielsweise sind jetzt Grafiken und Zusammenfassungen in den Reports enthalten. Zusätzliche Report-Filter und besondere Markierungen stellen sicher, dass Sie die wichtigsten Funktionen auf einen Blick erkennen. Reports zur Aufbewahrung im Online-Archiv planen: Neben dem Versenden eines geplanten Reports an eine -Adresse können Sie Reports jetzt so planen, dass sie automatisch im Online-Archiv von WEBFLEET gespeichert werden. Reports an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen: WEBFLEET 2.16 verfügt über einen neuen und leistungsstarken Report-Manager, über den Kontoadministratoren mit zusätzlichen Reporting-Berechtigungen Reports erstellen, bearbeiten und bestimmten Benutzern oder Gruppen zuweisen können. Report-Vorlagen: Sie können aus 40 Report- Vorlagen auswählen, die in acht unterschiedliche Kategorien gruppiert sind. Jede Vorlage deckt ein bestimmtes Reporting-Thema ab. Sie können den Report ganz einfach anpassen und unter dem gewünschten Namen speichern. Report-Assistent: Ein Report-Assistent führt Sie durch die Schritte zur Anpassung der Vorlagen an Ihre Anforderungen. Sie können Report-Filter konfigurieren, Spalten hinzufügen bzw. entfernen, die Reihenfolge von Spalten ändern uvm. Bestehende WEBFLEET-Benutzer können das neue Reporting parallel zum klassischen Reporting verwenden. Administratoren können das klassische Reporting in den Zugangseinstellungen deaktivieren. Neuen WEBFLEET-Benutzern wird nur das neue Reporting angezeigt. 1

2 Neu gestaltete Reports Die neu gestalteten WEBFLEET-Reports verfügen über eine einfache Struktur: Die Informationen innerhalb eines Reports werden von oben nach unten immer detaillierter. Dank dieser eindeutigen Struktur sind die Reports leichter lesbar und Ausnahmen und Produktivitätseigenschaften beispielsweise auf einen Blick erkennbar. In den meisten Fällen können Sie die gesuchten Informationen bereits durch einen kurzen Blick auf die Diagramme und Zusammenfassungen zu Beginn des Reports erkennen. Finden Sie ganz einfach Probleme, erkennen Sie Verbesserungschancen, und behalten Sie die aktuelle Leistung Ihrer Flotte immer im Blick, ohne erst eine große Sammlung unverständlicher Zahlen analysieren zu müssen. Grafiken Grafiken bieten Ihnen eine visuelle Darstellung der Report-Inhalte. Ranglisten, Trends, Tortendiagramme oder gestapelte Balkendiagramme informieren Sie schnell über Leistungsprobleme. Durch den Vergleich der Werte für Ihre Flotte mit Referenzwerten können Sie die richtigen Entscheidungen treffen. Richten Sie intelligente Filterkriterien ein, um die im Diagramm verwendeten Werte zu ändern und spezielle Reports für die einzelnen Mitglieder Ihrer Flotte zu erhalten. Zusammenfassungen Die neuen Reports enthalten Zusammenfassungen pro Flotte oder ausgewählter Gruppe sowie pro Objekt (Fahrzeug, Fahrer oder Zeitraum). So können Sie die Einzelleistung ganz einfach mit der Gesamtleistung vergleichen. Die Grafik am Anfang bildet in Kombination mit den Zusammenfassungen eine wertvolle Informationszusammenstellung und hilft Ihnen, die richtigen Rückschlüsse zu ziehen. 2

3 Besondere Markierungen Besondere Markierungen unterstützen Sie auf intelligente Weise beim täglichen Betrieb. Definieren Sie die zu beobachtenden Werte, und wählen Sie eine Farbe aus, um die definierten Ausnahmen hervorzuheben. Sie müssen nicht mehr endlose Listen durchsuchen und laufen nicht Gefahr, Probleme versehentlich zu übersehen. Die Hervorhebung der Ausnahmen ist eine Funktion, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit schätzen werden. Tabellen Wenn die Diagramme oder Zusammenfassungen auf Leistungsprobleme hindeuten, helfen Ihnen die Detailtabellen, die Probleme unter Zuhilfenahme aller erforderlichen Details und Informationen in einer eindeutigen Sortierung richtig zu verstehen. Über die Lesezeichen in den Tabellen können Sie das gesuchte Objekt schnell finden, und die Objekt-Zusammenfassung bietet Ihnen eine grobe Übersicht über die Leistung des Objekts. Gruppierung Erstellen Sie auf effiziente Weise eindeutige Reports, indem Sie die Gruppierung eines Reports ändern. Wenn Sie beispielsweise einen fahrerbasierten Report benötigen, der Zusammenfassungen pro Fahrer anstatt pro Fahrzeug enthält, ändern Sie einfach die Gruppierung eines vorhandenen Reports. Das war es schon! 3

4 Die Ansicht Reports Die Ansicht Reports wurde vollkommen überarbeitet. Jetzt erhalten Sie alle Informationen auf einen Blick. Die Registerkarte Reports stellt allen Benutzern eine Übersicht der bedarfsorientierten Reports zur Verfügung, die ihnen zugewiesen wurden. Die Registerkarte Archiv stellt allen Benutzern eine Übersicht aller gespeicherten geplanten Reports zur Verfügung, die ihnen zugewiesen wurden. Auf der Registerkarte Manager können Administratoren und Benutzer mit zusätzlichen Reporting-Berechtigungen Reports erstellen, bearbeiten und zuweisen. Die Registerkarte Manager kann nur von Administratoren und Benutzern mit zusätzlichen Reporting- Berechtigungen genutzt werden. Benutzer ohne entsprechende Berechtigungen können nur die Registerkarten Reports und Archiv sehen. 4

5 Bedarfsorientierte Reports Auf der Registerkarte Reports können Sie in einer sortierten Liste alle bedarfsorientierten Reports, die Ihnen zugewiesen wurden, ganz einfach finden. Suchen Sie den gewünschten Report einfach und schnell über das Suchfeld oder durch Sortieren der Spalten. Sie können Reports auch als Favoriten markieren, um häufig verwendete Reports noch schneller zu finden. Hinweis: Administratoren und Benutzer mit zusätzlichen Reporting-Berechtigungen können Ihnen weitere Reports zuweisen. Im rechten Fensterbereich auswählbare Filter und bedingte Formatierungen werden sofort auf den Report, den Sie herunterladen möchten, angewendet. 5

6 Report-Archiv In WEBFLEET wurden geplante Reports an eine -Adresse gesendet. In WEBFLEET 2.16 können Sie jedoch auswählen, ob geplante Reports an eine -Adresse gesendet oder im Report-Archiv von WEBFLEET gespeichert werden sollen. Wenn Sie geplante Reports im Archiv speichern, können Sie diese über einen von Ihnen festgelegten Zeitraum optimal organisieren und bereitstellen. Laden Sie sie zum passenden Zeitpunkt sicher aus dem Archiv herunter, ohne dass Ihr Posteingang mit s überflutet wird. Standardmäßig können bis zu 10 unterschiedliche Reports pro Zugang zur Speicherung im Archiv eingerichtet werden. Reports können täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich geplant werden. Sie werden nach dem festgelegten Aufbewahrungszeitraum automatisch gelöscht. Administratoren können Reports zudem aus dem Archiv löschen. 6

7 Report-Verwaltung und -management Die Registerkarte Manager ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie eigene Reports basierend auf einer Vielzahl von Report-Vorlagen erstellen können. Administratoren und Benutzer mit den erforderlichen zusätzlichen Reporting-Berechtigungen können Reports erstellen und bearbeiten sowie den Benutzern zuweisen. Auf der linken Seite werden alle bereits erstellten Reports aufgeführt. Sie können diese Reports kopieren, bearbeiten, löschen und eine Vorschau anzeigen. Zudem können Sie neue Reports erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken. Hier steht Ihnen eine umfassende Liste an Report-Vorlagen zur Auswahl. Außerdem können Sie die erstellten Reports mit einem Firmenlogo anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Logo hochladen, um ein PNG-Bild hochzuladen, das für Reports im PDF- Format verwendet wird. 7

8 Administratorassistent Der Report-Verwaltungsassistent führt Sie sicher durch die Schritte zur Erstellung Ihrer Reports. Klicken Sie im Report-Manager auf Neu oder Bearbeiten, um den Assistenten zu öffnen. Der Assistent umfasst folgende Schritte: Vorlage wählen Dateiformat auswählen Report-Elemente ändern Report-Lieferung auswählen Assistent abschließen Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die einfache und flexible Erstellung eines neuen Reports mit WEBFLEET

9 Die richtige Vorlage auswählen Wählen Sie eine der in acht Kategorien unterteilten Report-Vorlagen aus. Führen Sie den Mauszeiger über einen Reportnamen in der Liste, um Informationen zum Report anzuzeigen. Es wird eine kurze Beschreibung angezeigt. Wählen Sie einen Report aus der Liste aus, um einen Entwurf des Reports mit Beispieldaten anzuzeigen. Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihre Anforderungen erfüllt, klicken Sie auf Weiter. 9

10 Dateiformat und Layout auswählen Der Assistent unterstützt Sie bei der Auswahl des Layoutformats, sodass der Report entweder im Hoch- oder im Querformat angezeigt wird. Sie können das PDF-Dateiformat auswählen, in dem Ihre Daten grafisch dargestellt werden. Wenn Sie einfach nur die Rohdaten benötigen, um sie weiter zu verarbeiten oder als Text darzustellen, wählen Sie das CSV-Format aus. Bevor Sie fortfahren, können Sie eine Vorschau des Reports über die Schaltfläche Vorschau anzeigen. 10

11 Report-Elemente ändern Der neue Report-Assistent bietet Ihnen eine außergewöhnliche Flexibilität. Sobald Sie das Element, das Sie anpassen möchten, aus dem Bereich auf der linken Seite ausgewählt haben, werden die anderen Elemente ausgegraut. Im rechten Fensterbereich wird eine Liste der individuell anpassbaren Daten für dieses Element angezeigt. Hier können Sie folgende Aktionen durchführen: Für Diagramme: Eine Überschrift und Beschreibung hinzufügen Diagrammeinstellungen bearbeiten (z. B. Ausrichtung, Farbeinstellung, Durchschnittswerte anzeigen usw.) Grenzwerte festlegen Für Tabellen: Spalten hinzufügen und entfernen Daten in einer einzelnen oder doppelten Zeile anzeigen Zusätzliche Gruppierungen zum Report hinzufügen oder ändern Bedingte Markierungen hinzufügen Spaltenreihenfolge ändern Spaltennamen bearbeiten 11

12 Bereitstellungsmethode für den Report auswählen Es gibt drei Methoden, mit denen Ihr Report bereitgestellt werden kann: Sie können Ihn nach Bedarf herunterladen, einen geplanten Report per empfangen oder einen geplanten Report aus dem Archiv herunterladen. Verwenden Sie die Filter, um hochspezialisierte Reports zu erstellen. Je nach Report können Sie beispielsweise nach folgenden Elementen filtern: Einzelne Fahrzeuge oder Fahrzeuggruppen Einzelne Fahrer oder Fahrergruppen Gefahrene Kilometer insgesamt Start-/Zielposition Kilometerstand. Und vieles mehr. 12

13 Ihren neuen Report fertigstellen Sie können Ihre Reports ganz nach Wunsch benennen. Indem Sie sich an gewohnte Namenskonventionen halten, können Sie Ihre Reports im Handumdrehen wiederfinden. Der Report wird unter dem auf der Registerkarte Reports festgelegten Namen sowie auf der Registerkarte Archiv und auf der Registerkarte Manager aufgeführt. Wenn Sie einen geplanten Report erstellt haben, der im Archiv gespeichert wird, können Sie hier definieren, wie lange der Report gespeichert werden soll, bevor er automatisch gelöscht wird. 13

14 Benutzer zuweisen In WEBFLEET 2.16 können Sie im Report-Manager aufgeführte Reports einzelnen Benutzern, Benutzergruppen oder allen Benutzern zuweisen. Wählen Sie dazu einfach den gewünschten Report aus der Liste aus, und klicken Sie im rechten Fensterbereich auf Zuweisen. Im Popup-Fenster können Sie auf der linken Seite ganz einfach nach Gruppen oder einzelnen Benutzern filtern und diese in den linken Fensterbereich ziehen (oder umgekehrt). 14