Word 2010 Dokumentversionen vergleichen und kombinieren

Transkript

1 WO.021, Version Kurzanleitung Word 2010 Dokumentversionen vergleichen und kombinieren Liegen Ihnen unterschiedliche Versionen eines Dokuments vor, lassen sich die Unterschiede mit der Funktion Vergleichen kennzeichnen und die verschiedenen Versionen in einer Endversion zusammenfassen. Es stehen Ihnen die beiden Varianten Vergleichen und Kombinieren zur Verfügung. Die Variante Vergleichen dient in erster Linie dem schnellen Erkennen der Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Dokuments. Die Unterschiede werden mit Änderungskennzeichnungen hervorgehoben. Die beiden Versionen lassen sich zu einer Endfassung kombinieren. Die Variante Kombinieren ist gedacht für Dokumente, welche mit der Funktion Änderungen nachverfolgen bearbeitet wurden, es lässt sich also nachverfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Die verschiedenen Versionen lassen sich zu einer Endfassung kombinieren. Die Unterschiede werden mit Änderungsmarkierungen (Markups) gekennzeichnet. Die Funktion Änderungen nachverfolgen ist in unserer Word-Anleitung "Änderungen nachverfolgen" dokumentiert. Vergleichen Zwei Versionen eines Dokuments vergleichen Sie wie folgt: > Sorgen Sie dafür, dass die beiden Dokumente geschlossen sind. > Klicken Sie im Register Überprüfen auf das Symbol Vergleichen und wählen Sie den Befehl Vergleichen. > Das Fenster Dokumente vergleichen erscheint.

2 Word 2010, Dokumentversionen vergleichen und kombinieren 2 > Im Feld Originaldokument bestimmen Sie das Originaldokument, also die ältere Version in der ursprünglichen Fassung. Klicken Sie in dieses Feld, erscheint die Liste der zuletzt benutzten Dokumente in alphabetischer Reihenfolge. Klicken Sie in dieser Liste auf den obersten Befehl Durchsuchen oder auf das gelbe Ordnersymbol neben dem Feld, können Sie die betreffende Datei im Windows-Explorer ausfindig machen. Auf die gleiche Weise wählen Sie im Feld Überarbeitetes Dokument das veränderte Dokument, das heisst die jüngere Version in der geänderten Fassung. Beachten Sie, dass die Wahl der Dokumente in den Feldern Originaldokument und Überarbeitetes Dokument darüber entscheidet, welche Textstellen beim Vergleich als gelöscht bzw. hinzugefügt gekennzeichnet werden. Wählen Sie das Originaldokument als Originalversion, werden Texte, die in der überarbeiteten Fassung fehlen, als gelöscht gekennzeichnet. Wählen Sie jedoch die veränderte Fassung als Originalversion, werden stattdessen diejenigen Texte, welche in der veränderten Fassung hinzugefügt wurden, als gelöscht gekennzeichnet. > Wurden in den zu vergleichenden Dokumenten Korrekturen im Änderungsmodus vorgenommen, weist Word Sie darauf hin, dass diese Änderungen vor dem Vergleich angenommen und ins Dokument eingearbeitet werden. Prüfen Sie also vorgängig, ob Markups in den Dokumenten vorhanden sind und verwerfen Sie allenfalls unerwünschte Korrekturen mit dem Symbol Ablehnen im Register Überprüfen. > Die Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten werden nach Abschluss des Vergleichs mit Änderungsmarkierungen hervorgehoben und mit dem aktuellen Datum, der aktuellen Uhrzeit und mit dem Namen der Person, welche das überarbeitete Dokument zuletzt bearbeitet hat, versehen. Den Namen können Sie im Feld Änderungen kennzeichnen mit im Bereich Überarbeitetes Dokument ändern. > Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern, um die Voreinstellungen für den Vergleich einzublenden. > Im Bereich Vergleichseinstellungen legen Sie fest, welche Bearbeitungen gekennzeichnet werden sollen. Einfügungen und Löschungen werden immer angezeigt und lassen sich deshalb nicht ausblenden.

3 Word 2010, Dokumentversionen vergleichen und kombinieren 3 Zusätzlich zu Einfügungen und Löschungen werden standardmässig folgende Bearbeitungen gekennzeichnet: Mit Verschiebungen ist das Ausschneiden und Einfügen von ganzen Sätzen gemeint. Kommentare sind mit den Initialen des betreffenden Autors versehen. Änderungen an der Formatierung Änderungen der Groß-/Kleinschreibung Mit Leerzeichen sind eingefügte oder gelöschte Leerschläge gemeint. Dabei handelt es sich meist um Korrekturen der Rechtschreibung oder der Zeichensetzung. In Tabellen werden Änderungen der Tabellenstruktur gekennzeichnet. Änderungen an Kopf- und Fußzeilen: Diese Änderungen zu kennzeichnen, ist nicht in jedem Fall sinnvoll. Wenn sich Seitenzahlen, Speicherdatum oder Speicherort eines Dokuments ändern, ist das für den Versionsvergleich nicht zwingend von Belang. Änderungen an Fuß- und Endnoten Textfelder: Angezeigt werden Änderungen des Inhalts und das Löschen von Textfeldern. Ein verschobenes Textfeld wird einmal als gelöscht und einmal als eingefügt gekennzeichnet. Ist die Option Felder aktiviert, werden Änderungen an allen Word-Feldern gekennzeichnet, also auch an Feldern wie Seitenzahl, Datum, Dateiname oder Dateipfad. Unter Änderungen anzeigen auf legen Sie fest, ob Änderungen auf Zeichen- oder Wortebene angezeigt werden sollen. Mit Zeichenebene wird jede Änderung innerhalb eines Wortes separat gekennzeichnet, mit Wortebene das ganze Wort, auch wenn nur einzelne Zeichen geändert wurden. Unter Änderungen anzeigen in geben Sie an, in welchem Dokument die Änderungen gekennzeichnet werden sollen. Standardmässig werden die Änderungen in einem neuen Dokument angezeigt und die beiden Quelldokumente bleiben unberührt. Wählen Sie stattdessen das Originaldokument oder das Überarbeitete Dokument und arbeiten Sie die Änderungen anschliessend ein, verändern Sie damit entweder das Originaldokument oder das überarbeitete Dokument. > Mit einem Klick auf OK starten Sie den Vergleich. Ihre Einstellungen werden gespeichert und auch beim nächsten Vergleich verwendet. > Nun werden die Dokumente in einer speziellen Vergleichsansicht einander gegenübergestellt. Dabei wird das Word-Fenster standardmässig in vier Bereiche eingeteilt: In der Mitte befindet sich das verglichene Dokument. Dies ist der wichtigste Bereich. Hier erscheinen alle Unterschiede in Form von Änderungskennzeichnungen (Markups). Am rechten Rand werden die beiden Quelldokumente eingeblendet: das Originaldokument und das überarbeitete Dokument. Neben dem Dateinamen befindet sich der Name des letzten Bearbeiters bzw. der Name, den Sie beim Aufrufen des Vergleichs eingegeben haben. Die Fenster bewegen sich synchron, wenn Sie das Dokument in der Mitte nach unten oder nach oben rollen. Nutzen Sie die Fenster im rechten Bereich, um im Zweifelsfall den Originaltext und den geänderten Text überprüfen zu können. Am linken Rand befindet sich der Überarbeitungsbereich mit einer Zusammenfassung der Änderungen.

4 Word 2010, Dokumentversionen vergleichen und kombinieren 4 > Alle Fensterbereiche lassen sich einzeln mit der Schaltfläche Schliessen (x) ausblenden. > Haben Sie eines oder beide Quelldokumente geschlossen, lassen sich diese über das Symbol Vergleichen und den Befehl Quelldokumente anzeigen einzeln oder gemeinsam wieder einblenden. > Möchten Sie den Überarbeitungsbereich wieder einblenden, klicken Sie im Register Überprüfen auf die Schaltfläche Überarbeitungsbereich in der Gruppe Nachverfolgung. > Entscheiden Sie nun, ob und welche Änderungen in die Endfassung einfliessen sollen und verwenden Sie dazu die Befehle im Register Überprüfen, Gruppe Änderungen.

5 Word 2010, Dokumentversionen vergleichen und kombinieren 5 Kombinieren Die Funktion Kombinieren wird nach dem gleichen Schema wie die Funktion Vergleichen durchgeführt, jedoch lassen sich beim Kombinieren mehr als zwei Dokumente miteinander abgleichen. Die Funktion Kombinieren lässt sich nur sinnvoll einsetzen, wenn alle Quelldokumente mit dem Änderungsmodus bearbeitet, die Änderungen aber noch nicht angenommen wurden, das heisst, wenn die Änderungskennzeichnungen sichtbar sind. Die Bearbeitungen können dabei auch von verschiedenen Personen stammen. > Starten Sie die Funktion Kombinieren mit einem Klick auf das Symbol Vergleichen im Register Überprüfen und klicken Sie dann auf den Befehl Kombinieren. > Das Fenster Dokumente zusammenfassen erscheint. > Obwohl es beim Kombinieren im Unterschied zum Vergleichen keine Original- und keine geänderte Fassung gibt, werden die Begriffe von der Funktion dennoch verwendet. Es spielt hier aber keine Rolle, welches Dokument Sie links bzw. rechts auswählen. Sollten in einem Dokument Bearbeitungen vorhanden sein, die keinem Bearbeiter zugeordnet werden können, wird der Name verwendet, den Sie im Feld Nicht markierte Änderungen kennzeichnen mit eingeben. > Die restlichen Schritte laufen analog zur Funktion Vergleichen ab, wie sie ab Seite 1 beschrieben sind. Im Unterschied zum Vergleichen bleiben aber alle schon bestehenden Änderungskennzeichnungen bei der Gegenüberstellung erhalten. > Um eine Endfassung zu erstellen, entscheiden Sie, welche Änderungen angenommen oder verworfen werden sollen. Verwenden Sie dazu die Befehle im Register Überprüfen, Gruppe Änderungen. > Sollen mehr als zwei Dokumentversionen kombiniert werden, müssen Sie diese schrittweise zusammenführen. Da jeweils nur zwei Dokumente aufs Mal kombiniert werden können, müssen Sie in diesem Falle den Vorgang wiederholen.