Programmteil Zeiterfassung für Projekt und Mitarbeiter

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1 Programmteil Zeiterfassung für Projekt und Mitarbeiter Version: 2.01 Datum: Modul: Projektverwaltung, Zeiterfassung Programmaufruf: Stammdaten Grunddaten Lohnarten Stammdaten Mitarbeiter Belege Zeiterfassung Positionen Kurzbeschreibung: Mit diesem Modul können Zeiten der Mitarbeiter für unterschiedliche Lohnarten (Regie, Projektarbeit, Service, Urlaub usw...) auf verschiedene Projekte gebucht werden. Im Bereich Auswertungen stehen Listen für die Projektkalkulation und Zeitauswertung für die Lohnverrechnung zur Verfügung. Programmeinstellungen: Um später schnell und einfach die Zeiten der Mitarbeiter erfassen zu können, ist es notwendig in den Stammdaten Lohnarten und Mitarbeiter anzulegen. Stammdaten Grunddaten - Lohnarten Nummer : Lohnartnummer die mit F4 Neu angelegt werden kann. Bezeichnung : Lohnartbezeichnung die frei vergeben werden kann Einheit : Geben Sie hier die Einheit der Lohnart ein. Diese sollte immer Std sein. Kosten + Verkauf : Diese Felder bleiben in der Regel leer, da die tatsächlichen Kosten für die Zeiterfassung aus dem Mitarbeiterstamm kommen. Nur bei Lohnarten die für alle Mitarbeiter die selben Kosten verursachen, darf hier ein Wert eingetragen werden (z.b. Kilometergeld) Produktiv : Kennzeichnen Sie hier ob dies eine produktive Lohnart ist zur Arbeitszeit : Kennzeichnen Sie hier ob diese Lohnart zur Arbeitszeit gezählt wird bei Regie verrechnen : diese Option spielt nur in einer sehr speziellen Abrechnungsart eine Rolle und ist für die Zeiterfassung für Projekte nicht aktiv

2 Standardlohnart : Diese Option hat nur Auswirkungen bei der mobilen Zeiterfassung per Strichcodelesegerät Nr. im Lohnprogramm : falls eine Überleitung der Daten in eine externe Lohnbuchhaltung erfolgt, definieren Sie hier welche Lohnartennummer für diese Lohnart in der Lohnbuchhaltung vorgesehen ist. Nr. im Bautagebuch : falls das Modul Bautagebuch verwendet wird, tragen Sie hier die Lohnartennummer für das Bautagebuch ein. Stammdaten Mitarbeiter Legen Sie mit F4 Neu alle Mitarbeiter an, für die Zeiten erfaßt werden sollen und füllen in der Karte Mitarbeiter zumindest die Felder Matchcode und Name aus. Wichtig! In der Karte Zusatz müssen die Felder Kosten und Verkauf ausgefüllt werden, damit bei der Stundenerfassung auf die Projekte die jeweiligen Kosten des Mitarbeiters gebucht werden und in der Projektkalkulation zur Verfügung stehen. Position : geben Sie hier die Funktion Ihres Mitarbeiters an Kosten : dieses Feld muß unbedingt eingegeben werden, damit bei der Stundenerfassung die richtigen Kosten auf die Baustelle/Projekt gebucht wird. Geben Sie hier die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters pro Stunde ein! Die jeweiligen Mitarbeiterkosten erfahren Sie von Ihrer Lohnbuchhaltung oder Sie verwenden zur schnellen Berechnung unsere Kalkulationshilfe. Verkauf : geben Sie in dieses Feld den Verkaufsstundensatz des Mitarbeiters ein, entspricht meistens dem allgemeinen Stundensatz der Position des Mitarbeiters. alle anderen Felder dienen zu Ihrer Information und haben auf die Zeiterfassung selber keinen Einfluß.

3 Buchen der Stundensätze unter Belege Zeiterfassung Erfassen Sie mit F4 Neu einen neuen Eingabebeleg. Grundsätzlich können Sie in einem Beleg beliebig Mitarbeiter und Projekte mischen. Da jedoch die Stundenaufzeichnungen meistens pro Mitarbeiter oder Projekt erfolgen, empfehlen wir die Belegerfassung auch so zu gestalten. pro Mitarbeiter: ein eigener Beleg pro Mitarbeiter und Woche pro Projekt: ein eigener Belege pro Projekt und Erfassung gemischt: ein eigener Beleg pro Erfassung Falls gewünscht, kann aber auch ein bestehender Beleg immer wieder aufgerufen werden und zusätzliche Daten erfaßt werden. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie z.b. pro Mitarbeiter und Monat nur einen Beleg haben wollen. Bei der ersten Buchung eines Mitarbeiters am Monatsbeginn wird ein neuer Beleg erstellt, schreiben Sie z.b. in das Feld Matchcode Ulreich 05/2004. Bei jeder Buchung des Mitarbeiters Ulreich im Monat 05/2004 wird dieser Beleg aufgerufen und weitere Daten erfaßt. Nummer : Sie können die Belegnummer auch nach Jahren vergeben, beginnen Sie z.b. mit Beachten Sie bitte, dass hier nur 999 Belege für das Jahr 2004 erstellt werden können. Benötigen Sie mehr, beginnen Sie z.b. mit , ergibt 9999 Belege für das Jahr 2004 Projekt/Kommision : falls die Erfassung eines Beleges nur für ein Projekt erfolgen soll, tragen Sie hier das entsprechende Projekt ein, es wird dann bei den Buchungen automatisch vorgeschlagen. Sollen im Beleg mehrere Projekte gebucht werden, dieses Feld leer lassen. Mitarbeiter : falls die Erfassung eines Beleges nur für einen Mitarbeiter erfolgen soll, tragen Sie hier den entsprechenden Mitarbeiter ein, er wird dann bei den Buchungen automatisch vorgeschlagen. Sollen im Beleg mehrere Mitarbeiter gebucht werden, dieses Feld leer lassen.

4 Die Stundenbuchungen selbst erfolgen in der Karte Positionen wie gewohnt mit F4 Neu Tip: Die Reihenfolge der Eingabefelder kann von Ihnen bestimmt werden. Für viel hat sich die Reihenfolge wie im Beispiel unten als sinnvoll ergeben. Projekt : geben Sie hier die entsprechende Projektnummer ein, mit F5 kann nach Projekten gesucht werden. Wurde in der ersten Maske das Feld Projekt/Kommision eingegeben, wird dieses Projekt automatisch vorgeschalgen Datum : geben Sie hier das Buchungsdatum ein Mitarbeiter : geben Sie hier die entsprechende Mitarbeiternummer ein, mit F5 kann nach Mitarbeiter gesucht werden. Wurde in der ersten Maske das Feld Mitarbeiter eingegeben, wird dieser Mitarbeiter automatisch vorgeschalgen Name : dieses Feld dient der Information und wird nach Eingabe der Mitarbeiternummer automatisch befüllt Lohnart : geben Sie in dieses Feld die entsprechende Lohnartnummer ein, mit F5 kann nach Lohnarten gesucht werden Lohnart : dieses 2. Feld dient der Information und wird nach Eingabe der Lohnartnummer automatisch befüllt Menge : geben Sie hier die Anzahl der Stunden ein damit ist die Erfassung beendet und mit F4 Neu kann ein neuer Datensatz eingegeben werden. von bis : hier kann optional die Uhrzeit eingegeben werden, das Programm errechnet dann die entsprechende Stundenanzahl und schreibt diese in das Feld Menge

5 Auswertungen für Projekte und Zeiterfassung Unter Auswertungen Zeiterfassung können verschiedene Listen erstellt werden. Die Zusammenstellung der Daten wird durch 3 Selektionen bestimmt: Listenwahl: entscheidet nach welchem Kriterium eine Endsumme gebildet wird und a) Übersicht: es werden gleiche Datensätze addiert b) Detail: es werden alle Einzelbuchungen angezeigt Sortierung: entscheidet nach welchem Kriterium (Lohnart, Mitarbeiter, Projekte, Pos. Nummer) innerhalb der Listenwahl sortiert und summiert werden soll Selektion: entscheidet für welchen Bereich die Daten ausgewertet werden. Wird in ein Selektionsfeld kein Wert eingegeben, werden alle Daten dieses Bereiches genommen. Im unten angeführten Beispiel wird eine typische Monatsauswertung für die Lohnverrechnung erstellt. Es wird pro Mitarbeiter ein Blatt gedruckt, alle gleichen Daten werden nach Lohnarten sortiert und summiert, wobei nur Buchungen für den Monat 05/2004 berücksichtigt werden.

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