Inhaltsverzeichnis Datenquellen von Pivot-Tabellen Eine Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen... 2

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1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Datenquellen von Pivot-Tabellen... 1 Eine Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen... 2 Das Layout der Pivot-Tabelle bestimmen... 3 Berechnungen im Wertebereich festlegen... 3 Benutzerdefinierte Berechnungen... 4 Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate... 4 Was ist ein Berichtslayout?... 4 Ein Berichtslayout zuweisen... 4 Kurzformat... 5 Gliederungsformat... 5 Tabellenformat... 5 Daten filtern... 6 Der Beschriftungsfilter... 6 Datenschnitte... 7 Mit Datenschnitten Pivot-Tabellen filtern... 7 Abbildungsverzeichnis... 7 Index (Stichwortverzeichnis)... 7 Datenquellen von Pivot-Tabellen Die Auswertungen in einer Pivot-Tabelle können auf den verschiedensten Quellen basieren. z.b.: Excel-Tabellen bzw. Excel-Datenbanken, als Tabelle definierte Zellbereiche, externe Quellen (z.b. Acces-Datenbanken). Abbildung 1 - Layoutbereiche und Bestandteile von Pivot-Tabellen Seite 1 von 7

2 Bereich Erläuterung Zugehörige Felder BERICHTSFILTER SPALTENBESCHRIFTUNGEN ZEILENBESCHRIFTUNGEN WERTE Hier können Listenfelder zum Filtern der Daten der Pivot-Tabelle eingefügt werden. Hier werden die Felder bzw. das Layout der Spalten definiert. Hier werden die Felder bzw. das Layout der Zeilen definiert. Hier werden bestimmte Felder mittels einer Funktion berechnet. Standardmäßig werden die Funktionen SUMME bzw. ANZAHL verwendet. Welche Funktion verwendet wird, hängt davon ab, ob die entsprechenden Spalten der Quelltabelle Zahlen oder Text enthalten. Seitenfelder Spaltenfelder Zeilenfelder Eine Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Markieren Sie eine beliebige Zelle, der Abbildung 2 - Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erzeugen zusammenhängenden Tabelle die mit einer Pivot-Tabelle ausgewertet werden soll. Aktivieren Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe TABELLEN den das Listenfeld des Symbols PIVOTTABLE. Aus dem Listenfeld wählen Sie den Eintrag PIVOTTABLE. Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld TABELLE ODER BEREICH AUSWÄHLEN aktiviert ist. Wollen Sie die Pivot-Tabelle in einem gesonderten Tabellenblatt der Mappe erstellen, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUES ARBEITSPLATT. Wollen Sie die Pivot-Tabelle im aktuellen Tabellenblatt erstellen, aktivieren Sie das Optionsfeld VORHANDENES ARBEITSPLATT. Im Eingabefeld QUELLDATEI geben Sie die linke obere Ecke der Pivot-Tabelle ein. Im Tabellenblatt werden der Pivot-Tabellenbereich UND DIE Pivot-Tabellen-Feldliste. Im Menüband werden die PIVOTTABLE-TOOLS mit den Registern OPTIONEN und ENTWURF eingeblendet. Seite 2 von 7

3 Das Layout der Pivot-Tabelle bestimmen Abbildung 3 - Das Layout der Pivot-Tabelle festlegen Zeigen Sie im Bereich i auf die entsprechende Feldschaltfläche und ziehen diese in den entsprechenden Bereich. Berichtsfilter, Spaltenbeschriftung, Zellenbeschriftung, Werte. Berechnungen im Wertebereich festlegen Öffnen Sie in der Feldliste im Bereich WERTE das Listenfeld und aktivieren Sie in der Liste den Eintrag WERTFELDEINSTELLUNGEN. Wählen Sie im Dialogfenster WERTFELDEINSTELLUNGEN im Bereich die gewünschte Funktion. Über die Schaltfläche ZAHLENFORMAT können Sie das Zahlenformat individuell einstellen. Abbildung 4 - Berechnungen im Wertebereich festlegen Seite 3 von 7

4 Benutzerdefinierte Berechnungen Öffnen Sie in der Feldliste im Bereich WERTE das Listenfeld und aktivieren Sie in der Liste den Eintrag WERTFELDEINSTELLUNGEN. Aktivieren Sie im Dialogfenster WERTEEINSTELLUNGEN das Register WERTE ANZEIGEN ALS. Aktivieren Sie im Listenfeld WERTE ANZEIGEN ALS den gewünschten Wert (z.b. % von Spaltengesamtergebnisses). Abbildung 5 - Benutzerdefinierte Berechnungen Eintrag Die Daten im Bereich werden dargestellt als % VON prozentualer Anteil eines bestimmten Elements. Legen Sie im Bereich BASISFELD fest, welches Feld das gewünschte Element enthält. Im Bereich BASISELEMENT aktivieren Sie das benötigte Element. % DES ZEILENGESAMT- ERGEBNISSES % DES GESAMT- ERGEBNISSES DIFFERENZ VON als prozentualer Anteil des Gesamtergebnisses der jeweiligen Zelle. als prozentualer Anteil des Gesamtergebnisses aller Daten im Bereich WERTE. als Differenz zum Wert eines bestimmten Elements. Legen Sie im Bereich BASISFELD fest, welches Feld das gewünschte Element enthält. Im Bereich BASISELEMENT aktivieren Sie das benötigte Element. Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate Was ist ein Berichtslayout? Excel bietet drei vorgefertigte Berichtslayouts: KURZFORMAT (Standard) GLIEDERUNGSFORMAT TABELLENFORMAT. Mithilfe von Berichtslayouts kann die Darstellung (Anordnung) der Daten schnell geändert werden. Ein Berichtslayout zuweisen Aktivieren Sie eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle. Aktivieren Sie in den PIVOTTABLE-TOOLS, Register ENTWURF, Gruppe LAYOUT die Schaltfläche BERICHTSLAYOUT. Aktivieren Sie im geöffneten Listenfeld das gewünschte Layout. Abbildung 6 - Berichtslayout zuweisen Seite 4 von 7

5 Kurzformat die Zeilenfelder werden in der ersten Spalte angeordnet. Für jedes übergeordnete Element wird der entsprechende kumulierte Wert der Unterlemente angezeigt. Die untergeordneten Elemente werden eingerückt dargestellt. Abbildung 7 - Berichtslayout Kurzformat Mit dem Symbol ausgeblendet, mit dem Symbol wieder eingeblendet werden. In dieser Anschrift werden anstelle der jeweiligen Feldnamen für Zeilen- und Spaltenfelder die Einträge ZEILENBESCHRIFTUNGEN bzw. SPALTENBESCHRIFTUNGEN angezeigt. Gliederungsformat Die Zeilenfelder werden in verschiedenen Spalten angeordnet. Für jedes übergeordnete Element wird eine kumulierte Berechnung der untergeordneten Werte angezeigt. Es werden die jeweiligen Feldnamen angezeigt. Abbildung 8 - Berichtslayout Gliederungsformat Tabellenformat Die Zeilenfelder werden in verschiedenen Spalten angeordnet. Für die Zusammenfassung der Elemente untergeordneter Ebenen wird jeweils eine separate Ergebniszeile angezeigt. Abbildung 9 - Berichtslayout Tabellenformat Seite 5 von 7

6 Daten filtern Der Filter LISTENFELD Abbildung 10 - Der Filter Listenfeld Öffnen Sie über das Pfeilsymbol des betreffenden Feldes das FILTERLISTENFELD. Deaktivieren Sie im Bereich die Kontrollfelder der Element die nicht angezeigt werden sollen. Über das Listenfeld SUCHEN können Sie bei umfangreichen Elementen festlegen, welche Elemente angezeigt werden sollen. Über den Eintrag VON A BIS Z SORTIEREN und über den Eintrag VON Z BIS A SORTIEREN können die Elemente aufwärts / abwärts sortiert werden. Mit dem Eintrag WEITERE SORTIEROPTIONEN können weitere Sortierkriterien definiert werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Der Beschriftungsfilter Aktivieren Sie das Pfeilsymbol des betreffenden Feldes. Zeigen Sie auf den Eintrag BESCHRIFTUNGSFILTER. Wählen Sie aus dem eingeblendeten Listenfeld den gewünschten Eintrag aus. Im eingeblendeten Dialogfenster BESCHRIFTUNGSFILTER legen Sie das gewünschte Filterkriterium fest. Abbildung 11 - Der Beschriftungsfilter Seite 6 von 7

7 Datenschnitte Excel stellt für die einzelnen Felder einer Pivot- Tabelle kleine separate Fenster (Datenschnitte) zur Verfügung. Datenschnitte können frei auf dem Tabellenblatt positioniert werden. Wie jedes andere Objekt in Excel können Datenschnitte in der Größe frei verändert werden. Wird ein Datenschnitt markiert, werden die DATENSCHRIFTTOOLS mit dem Register OPTIONEN eingeblendet. Um einen Datenschnitt zu entfernen, markieren Sie diesen und betätigen die _ - Taste. Abbildung 12 - Datenschnitte Mit Datenschnitten Pivot-Tabellen filtern Aktivieren Sie im Datenschnitt das zu filternde Element an. Klicken Sie bei S Taste mehrere Elemente an, um diese gleichzeitig zu filtern. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Layoutbereiche und Bestandteile von Pivot-Tabellen... 1 Abbildung 2 - Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erzeugen... 2 Abbildung 3 - Das Layout der Pivot-Tabelle festlegen... 3 Abbildung 4 - Berechnungen im Wertebereich festlegen... 3 Abbildung 5 - Benutzerdefinierte Berechnungen... 4 Abbildung 6 - Berichtslayout zuweisen... 4 Abbildung 7 - Berichtslayout Kurzformat... 5 Abbildung 8 - Berichtslayout Gliederungsformat... 5 Abbildung 9 - Berichtslayout Tabellenformat... 5 Abbildung 10 - Der Filter Listenfeld... 6 Abbildung 11 - Der Beschriftungsfilter... 6 Abbildung 12 - Datenschnitte... 7 Index (Stichwortverzeichnis) Berichtsfilter 3, 4 Berichtslayout 1, 5 Berichtslayouts 1, 5 Beschriftungsfilter 1, 7 Datenquellen 1 Datenschnitt 8 Datenschnitte 1, 8 Datenschnitten 1, 8 Ebenen 6 Eingabefeld 3 Filter 1, 7 Filterlistenfeld 7 Funktion 3, 4 Funktionen 3 Layout 1, 3, 4, 5 Listenfelder Listenfeldern 1, 3, 4, 5, 7 Menüband 3 Objekt 8 Pivot-Tabelle 1, 3, 4, 5, 8 Pivot-Tabellen 1, 3, 8 Pivot-Tabellenbereich 3 Pivot-Tabellen-Feldliste 3 PivotTable 3, 5 PivotTable-Tool 3, 5 PivotTable-Tools 3, 5 Register 3, 5, 8 Spalte 5, 6 Spalten 3, 6 SPALTENBESCHRIFTUNG 4 SPALTENBESCHRIFTUNGEN 3, 6 Summe 3 Tabelle 1, 3 Tabellen 1, 3 Tabellenblatt 3, 8 Wert 5, 6 Werte 3, 4, 5, 6 Wertebereich 1, 4 Wertfeldeinstellungen 4, 5 Zahlenformat 4 Zeigen 4, 7 Zeilen 3, 6 Zeilenbeschriftungen 3, 6 Seite 7 von 7