1. Ziel. 2. Zeitgerechte Erfassung der Belege. 3. Unveränderbarkeit von Buchungen. 4. Zeitpunkt der Festschreibung der Abrechnungsnummern

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1 GoBD in Agenda FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Zeitgerechte Erfassung der Belege 3. Unveränderbarkeit von Buchungen 4. Zeitpunkt der Festschreibung der Abrechnungsnummern 5. Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei 6. Umsetzung in Agenda FIBU 6.1. Einheitliche Begrifflichkeiten 6.2. GoBD-Unterstützung in der Anwendung 6.3. GoBD-Protokolle 7. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info bietet einen Überblick über das Wichtigste zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD ersetzen mit Wirkung zum die bisher geltenden: GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). 2. Zeitgerechte Erfassung der Belege Die GoBD nehmen erstmals konkret Stellung zur zeitgerechten Erfassung von Belegen. Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Kontokorrentbeziehungen müssen innerhalb von acht Tagen erfasst werden. In den bisher gültigen GoBS gab es hierzu keine konkrete Aussage. Hinweis zum Begriff»Erfassung«in den GoBD Der Begriff»Erfassung«im Zusammenhang mit Belegen meint, eine geordnete Belegablage mit Schutz gegen Veränderungen in Form einer manuellen Sichtung und Sicherung. Sofern die Belege nicht innerhalb der angegebenen Fristen in Agenda FIBU erfasst werden, können die Anforderungen zur zeitgerechten Erfassung auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Ablage der Belege (z. B. in Papierform) erfüllt werden. Wenn diese geordnete Belegablage vorliegt, können die Belege auch zu einem späteren Zeitpunkt in Agenda FIBU erfasst werden. So kann der gewohnte Buchungszyklus (z. B. monatlich oder quartalsweise) beibehalten werden. 3. Unveränderbarkeit von Buchungen Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall dann als gebucht, wenn er festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. In Agenda FIBU ist das der Zeitpunkt, zu dem die Abrechnungsnummer festgeschrieben wird. Ab diesem Zeitpunkt können an den Buchungen keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. 4. Zeitpunkt der Festschreibung der Abrechnungsnummern In den GoBD wird erstmals der Zeitpunkt für die Festschreibung von Buchungen (Abrechnungsnummern festschreiben) konkretisiert»bis zum Ablauf des folgenden Monats«. Dies führt in der Regel zu einer Orientierung am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Zum Zeitpunkt der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die Daten erstmals an Dritte (in diesem Fall an die Finanzverwaltung) weitergegeben. Der Nachweis von Änderungen oder Löschungen unterliegt zu diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit).

3 Seite 3 5. Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei In der Kanzlei sollte, ggf. auch zusammen mit dem Mandanten, ein klar dokumentierter Prozess von der Vorerfassung der Belege bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt werden. Mandant liefert die Belege in die Kanzlei. Die Kanzlei erstellt die Buchführung In den GoBD werden Fristen zur zeitgerechten Erfassung genannt: Zehn-Tage-Orientierung bei unbaren Geschäftsvorfällen. Acht-Tage-Orientierung bei Kontokorrentbeziehungen. Trotzdem kann ein periodischer Beleg- oder Datenaustausch (z. B. monatlich oder vierteljährlich) zwischen Mandant und Kanzlei beibehalten werden. Denn»Erfassen«im Sinne der GoBD bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Mandant die Belege sichtet und geordnet, fortlaufend, übersichtlich, zeitlich unmittelbar ablegt und sichert. Sobald die Buchungen in der Kanzlei erfasst sind, müssen diese fristgerecht (spätestens bei der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung) festgeschrieben werden. Tipp Es sollte dafür einen klar geregelten und dokumentierten Prozess geben, der das verwendete Verfahren, das Ordnungssystem der Belege, die Zugriffsrechte und die Vollständigkeit der Belege sicherstellt. Mandant erfasst die Buchungen. Die Kanzlei prüft und übermittelt die Umsatzsteuer- Voranmeldung Die Belege müssen innerhalb von 10 Tagen (unbare Geschäftsvorfälle) bzw. von 8 Tagen (Kontokorrentbeziehungen) erfasst werden. Der Mandant kann wie gewohnt die Daten an das Steuerbüro übergeben. Die Erfassung der Buchungen in Agenda FIBU ist weiterhin monatlich, vierteljährlich oder jährlich möglich. Datei Mit dem Einlesen der Dateien werden diese automatisch in Agenda gespeichert und der Import protokolliert.»auswertung GoBD-Protokolle Import«Datensicherung Werden Daten mit einer Datensicherung übernommen, ist die Einlesedatei aufzubewahren. Damit erfüllen sie die Belegfunktion nach Rz 76 GoBD. Hinweis Werden die Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern periodenweise gebucht, ist dies unter folgenden Voraussetzungen zulässig: Die Geschäftsvorfälle eines Monats werden bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst. Durch eine geordnete Ablage der Unterlagen ist sichergestellt, dass diese bis zur Erfassung nicht verloren gehen (z. B. durch eine laufende Nummerierung oder durch Ablage der Belege in Ordnern).

4 Seite 4 Mandant erfasst die Buchungen und übermittelt die Umsatzsteuer-Voranmeldung In diesem Fall sollte der Mandant über die Regelungen der GoBD informiert werden: Zeitgerechte Erfassung der Belege. Unveränderbarkeit und Aufbewahrung der Daten. Festschreibung der Abrechnungsnummern Umsetzung in Agenda FIBU Einheitliche Begrifflichkeiten Im Rahmen der Umsetzung und Integration der GoBD wurden bestimmte Begriffe und Funktionen in Agenda umbenannt bzw. entfernt. Umbenannte Funktionen Alte Bezeichnung Abr. Nr. Festschreibung aktivieren Abr. Nr. Festschreibung deaktivieren Abr. Nr. abschließen FIBU Wirtschaftsjahr abschließen FIBU Wirtschaftsjahr-Abschluss aufheben Neue Bezeichnung Abrechnungsnummer schützen Abrechnungsnummer freigeben Abrechnungsnummer festschreiben FIBU Wirtschaftsjahr schützen FIBU Wirtschaftsjahr freigeben Entfernte Funktionen Periodenfestschreibung Die Periodenfestschreibung wurde durch die Funktion»Abrechnungsnummer schützen«ersetzt. Verwenden Sie die Funktion, um Buchungen vor versehentlichen Änderungen zu schützen. Vorgehensweise: 1.»Bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«. 2. Abrechnungsnummer markieren, die geschützt werden soll. 3.»Bearbeiten Abrechnungsnummer schützen«. Periodenabschluss Der Periodenabschluss wurde durch die Funktion»Abrechnungsnummer festschreiben«ersetzt. Verwenden Sie die Funktion, um Buchungen im Sinne der GoBD festzuschreiben. Vorgehensweise: 1.»Bearbeitung Abrechnungsnummern festschreiben«. 2. Abrechnungsnummer wählen, die festgeschrieben werden soll. 3. <Abrechnungsnummer festschreiben>.

5 Seite 5 Erläuterung»Schützen«Ziel: Schutz vor versehentlichen Änderungen. Geschützt werden können Abrechnungsnummern oder auch komplette Wirtschaftsjahre. Hinweis Eine geschützte Abrechnungsnummer bzw. ein Wirtschaftsjahr kann wieder freigegeben werden. Nach der Freigabe können wieder Daten erfasst oder geändert werden.»festschreiben«ziel: Die Buchungen sollen unveränderbar sein. Die Festschreibung von Abrechnungsnummern ist für die Einhaltung der GoBD notwendig. Durch verschiedene Funktionen (z. B. Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung) können Abrechnungsnummern automatisch festgeschrieben werden. Hinweis Die Festschreibung kann nicht rückgängig gemacht werden. In festgeschriebenen Abrechnungsnummern können weder Buchungen noch Kosten erfasst, geändert oder gelöscht werden. Weitere Informationen: Nr Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern GoBD-Unterstützung in der Anwendung Bei Ausführung folgender Funktionen wird geprüft, ob die Abrechnungsnummern festgeschrieben sind: Versand/Bereitstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung Versand/Bereitstellung der Dauerfristverlängerung/Sondervorauszahlung Versand/Bereitstellung der Zusammenfassenden Meldung Versand/Bereitstellung der MOSS-Erklärung Bereitstellung der Daten für ARCHIV Erstellen von GDPdU-Daten Erzeugen der Datei für den Bundesanzeiger (Offenlegung/Hinterlegung) Versand/Bereitstellung der E-Bilanz/EÜR Meldung zum Bereitstellen der Umsatzsteuer-Voranmeldung Weitere Protokollierung

6 Seite GoBD-Protokolle Protokollierung von Schnittstellen»Auswertungen GoBD-Protokolle Import«Jeder Import in FIBU wird im Protokoll dargestellt: Buchungen Sachkonten Personenkonten Kostenstellen Kost-Buchungen Kontoauszüge/BANK ONLINE KASSENBUCH ONLINE Für Buchungen, die aus anderen Agenda-Anwendungen importiert werden, wird ebenso dokumentiert: wann die Buchung erstellt wurde, von wem die Buchung erstellt wurde, von welcher Anwendung die Buchung erzeugt wurde. Die Protokollierung erfolgt für den Import von Buchungen aus LOHN (Buchungsliste) ANLAG (Buchungsliste) ZAHLUNG HONORAR Steueranwendungen (GewSt/KSt-Rückstellungen) FAKTURA

7 Seite 7 Protokollierung von Stammdatenänderungen Lt. Rz 89 des BMF-Schreibens zu den GoBD müssen alle für die Verarbeitung erforderlichen Stammdaten und Bewegungsdaten, deren Historisierung und Programme gespeichert sein. Durch die Protokollierung ist es für Dritte (z. B. Prüfer der Finanzverwaltung) nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Wie von den GoBD gefordert, ist dies somit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich. Neben den geänderten Feldern wird auch protokolliert: Datum der Änderung. Uhrzeit der Änderung. Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat.»auswertungen GoBD-Protokolle Stammdaten«Jede Änderung an folgenden FIBU Stammdaten wird im Protokoll dargestellt: Mandanten-Programmdaten Sachkonten Personenkonten Steuerschlüssel Kurse der Währungen Kostenstellenverteilung EU-Konten EU-Mitgliedstaaten Beispiel: Auswahl»Sachkonto«, Aktion»Alle«und <Filter anwenden>

8 Seite 8 Weitere Protokollierungen»Auswertungen GoBD-Protokolle Sonstige Es werden folgende Protokolltypen angezeigt: Stammdaten aktualisieren Stammdaten aktualisieren (mandantenübergreifend) Nicht festgeschriebene Abrechnungsnummer Änderungsprotokoll Buchungen Abrechnungsnummern festgeschrieben Beispiel 7. Wichtige Informationen Nr Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern Nr GDPdU rechtliche Informationen Nr Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda FIBU und ANLAG Hinweis zur Verfahrensdokumentation (GoBD) Beachten Sie die Anforderungen der GoBD an die Verfahrensdokumentation über das Sichern und Zurücksichern der Daten durch den Anwender im Kapitel 10.1»Verfahrensdokumentation«(Tz. 151 ff.) - Info Nr BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003.