Vollkostenrechung: Darstellung der Umbuchungen Personal und Gemeinkostenzuschläge im Berichtswesen

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1 Vollkostenrechung: Darstellung der Umbuchungen Personal und Gemeinkostenzuschläge im Berichtswesen 1. Allgemeine Vorbemerkungen Aufgrund des geltenden EU Rechts sind Tätigkeiten der Hochschulen, die wirtschaftliche Tätigkeiten darstellen zu vollen Kosten zu kalkulieren und abzurechnen (Vollkostenrechnung). Detaillierte Informationen zu den rechtlichen Regelungen, Erlassen und des Umsetzungskonzepts für die Hessischen Hochschulen finden Sie im Intranet unter: kassel.de/intranet/themen/finanzen/abt4co.html unter dem Punkt Einführung Vollkostenrechnung (Abteilungen => Finanzen => Themen => Finanzen => Finanzcontrolling und Budgetierung => Einführung Vollkostenrechnung) Diese Dokumentation soll Ihnen die Navigation in den SAP Berichten erleichtern und stellt dar, wie die beiden wesentlichen Schritte 1. Quartalsweise Umbuchung der Personalkosten des Landespersonals (auf Basis der Time Sheets) 2. Quartalsweise Buchung des Gemeinkostenzuschlags in den Berichten dargestellt werden. Beim Aufruf des Profit Center Berichts ZIBW001 und des Einzelpostenberichts KOB1 muss grundsätzlich in der Selektionsmaske die Konten / Kostenartengruppe IBW GUV verwendet werden, da ansonsten die Berichte die Daten nicht korrekt selektieren können und sich daraus falsche Salden ergeben! 2. Quartalsweise Umbuchung des Kostenstellenpersonals aus der Zeitaufschreibung Die Umbuchung der Personalkosten, die aus der Zeitaufschreibung in den Time Sheets erfolgen, wird für die Beamten auf dem Konto Vokor Bezüge und für die Angestellten auf dem Konto Vokor Entgelte quartalsweise durchgeführt. Die Belastung erfolgt dabei auf dem (wirtschaftlichen) Projekt (6er / 2er / 7er Aufträge), die Entlastungen grundsätzlich auf einem Landesmittelauftrag je Kostenstelle (Numerik = 4XXXX97; XXXX = jeweilige 4 stellige Kostenstelle). Ein solcher Entlastungsauftrag, ist für jede Kostenstelle an der Universität Kassel angelegt. Je nach der Auswertungsstufe im Bericht (z. B. Gesamtsicht auf Landes, Drittmittmittel und QSL Profit Center) und der Zuordnung der Aufträge zu den unterschiedlichen Profit Centern 6er Aufträge (Auftragsforschung) sind dem mit der Ziffer 2 beginnenden Profit Center zugeordnet, 2er Aufträge (Weiterbildung) und 7er Aufträge (BGA/Dienstleistungen) sind dem mit der Ziffer 1 beginnenden Profit Center zugeordnet, dem ebenfalls der entsprechende 4er Entlasungsauftrag zugewiesen ist, können sich die Buchungen saldieren und sind daher auf der jeweiligen Berichtebene nicht sichtbar. 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 1 von 8

2 Bei der Ansicht auf die gesamte Profit Center Gruppe (Landes, Drittmittmittel und QSL Profit Center) saldieren sich die Buchungen und sind deswegen auf dieser Berichtebene nicht sichtbar. Auswertung des Profit Center 1 + Kostenstelle (= Landesmittel): Entlastung auf 4er Auftrag aus Umbuchung Personalkosten (Time sheet) 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 2 von 8

3 Auswertung des Profit Center 2 + Kostenstelle (= Drittmittel): Belastung auf 6er Auftrag aus Umbuchung Personalkosten (Time sheet) Ansicht Kontenstand je Kostenstelle und Aufträge 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 3 von 8

4 Einzelpostenbericht (Transaktion KOB1) für entlasteten 4er Auftrag 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 4 von 8

5 Einzelpostenbericht (Transaktion KOB1) für belasteten 6er Auftrag 3. Quartalsweise Verbuchung der Gemeinkostenzuschläge Der Gemeinkostenzuschlag wird nach Umbuchung der Personalkosten aus den Time Sheets quartalsweise auf 4 unterschiedlichen Kostenarten gebucht (wegen erforderlicher umsatzsteuerlicher Differenzierung) und im Bereich der internen Umlagen ausgewiesen: VoKoR GK Material 19% VoKoR GK sonst. Aufwendungen 0% VoKoR GK Fremdleistungen 19% VoKoR GK Personal 0% Bei der Gesamtauswertung der Profit Center Gruppe saldieren sich die Konten für die GK Zuschläge und sind auf dieser Ebene nicht im Bericht sichtbar (siehe Erläuterungen unter Punkt 2.) 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 5 von 8

6 Darstellung der Gemeinkostenumlage unter der Position Interne Umlagen (Profit Center 1 Landmittel, 4er Entlastungsauftrag) Darstellung der Gemeinkostenumlage unter der Position Interne Umlagen (Profit Center 2 Drittmitttel, 6er Belastungsauftrag) 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 6 von 8

7 Gesamtsaldo des Entlastungs und des Drittmittelauftrags 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR.docx Seite 7 von 8

8 Personalkosten aus Umbuchung (Time Sheets) GK Zuschläge Einzelpostenbericht (KOB1): Buchungen der Personalkosten (Time Sheets) und u Gemeinkosten auf Entlastungsauftrag 4+Kostenstelle+97 (4XXXX97) Buchungen auf dem zu Vollkosten abzuwickelndea en Projekt (6er/ 2er/7er Aufträge) 4. Darstellung im Drittmittelberichtt für wirtschaftliche Projekte 5TRY Anwender Doku Berichte_VoKoR. docx Seite 8 von 8