Agenda LOHN: Daten auslesen (Systemwechsel)

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1 Agenda LOHN: Daten auslesen (Systemwechsel) Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 173 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 3. Details 3.1. Agenda Lohnmandanten an anderen Anwender von Agenda LOHN übergeben 3.2. Abmeldung wegen Systemwechsel stornieren 3.3. ELStAM bei Abmeldung wegen Systemwechsel 4. Wichtige Informationen 2 2

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info erklärt, wie Sie ein Mandat an ein anderes Abrechnungssystem (z. B. DATEV) abgeben: 1. Abmeldung wegen Systemwechsel erzeugen. 2. Monatsabschluss des letzten Abrechnungsmonats durchführen. 3. Personaldaten auslesen. 4. Auswertungen auslesen.. GDPdU-Daten auslesen. Die Auswertungen und GDPdU-Daten können alternativ per Archiv-CD an den Nachfolger übergeben werden. Nr Schnelleinstieg ARCHIV. Mandanten-Programmdaten und die Lohnarten können nicht ausgelesen werden. Achtung Die im Info beschriebenen Schritte sind nicht durchzuführen, wenn Sie ein Mandat per Datensicherung aus Agenda LOHN an einen anderen Anwender von Agenda LOHN weitergeben. In diesem Fall handelt es sich nicht um einen Systemwechsel (mehr dazu auf Seite ). 2. Vorgehensweise Überblick 1. Abmeldung wegen Systemwechsel erzeugen 3 2. Monatsabschluss des letzten Abrechnungsmonats durchführen 3 3. Personaldaten auslesen 4. Auswertungen auslesen. GDPdU-Daten auslesen 3 4

3 Seite 3 1. Abmeldung wegen Systemwechsel erzeugen Bei Wechsel des Abrechnungssystems muss eine Meldung mit Grund 3 (Abmeldung wegen Systemwechsel) an die Krankenkassen übermittelt werden: 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«. 2. Option»Abmeldung Systemwechsel zum Letzten des aktuellen Monats«. 3. Mit der Monatsberechnung werden die Meldungen mit Grund 3 erzeugt. Sie sind an die Krankenkassen zu übermitteln. Gleichzeitig werden auch die Lohnsteuerbescheinigungen zur Übermittlung an die Finanzverwaltung bereitgestellt. Eine Übermittlung ist aber in der Regel nur sinnvoll, wenn der Systemwechsel zum Jahreswechsel (also zum ) erfolgt. Bei unterjährigem Wechsel ist dies normalerweise nicht erforderlich. Wählen Sie in diesem Fall die Option»ohne Lohnsteuerbescheinigungen«. Hinweis Zu ELStAM bei Abmeldung wegen Systemwechsel siehe Seite. Achtung Ein Systemwechsel liegt nur vor, wenn das Abrechnungssystem wechselt. Dies ist der Fall, wenn der Mandant zum Beispiel von Agenda nach DATEV wechselt. Ein Wechsel von Agenda nach Agenda ist kein Systemwechsel. Lesen Sie mehr dazu auf Seite. 2. Monatsabschluss des letzten Abrechnungsmonats durchführen Führen Sie den Monatsabschluss des letzten Abrechnungsmonats über»bearbeitung Monatsabschluss«durch. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle Auswertungen erzeugt und die abrechnungsrelevanten Daten nicht mehr verändert werden. Erst anschließend sollten Sie die weiteren Schritte durchführen. 3. Personaldaten auslesen 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Listendesigner mit Klick auf öffnen. Abfrage»Sollen alle Felder aus den Personaldaten angezeigt werden?«bejahen. 3. Beliebige Zeile markieren.

4 Seite 4 4. Kontextmenü öffnen (rechte Maustaste). Befehl»Datenhaltung/-transfer«wählen.. Aus Untermenü»Alle Zeilen nach MS-Excel kopieren«wählen.. Excel-Tabelle speichern. 4. Auswertungen auslesen 1.»Auswertungen Stapeldruck«. 2. Auswertungen und wählen. 3. Zeitraum festlegen. 4. PDF-Ausgabe aktivieren. Speicherpfad wählen und <Stapeldruck starten>.

5 Seite. GDPdU-Daten auslesen 1. Legen Sie vorab für jedes Jahr des Mandanten einen leeren Ordner im Windows-Explorer an. 2. Daten pro Jahr auslesen über:»transfer GDPdU-Daten für das aktuelle Jahr bereitstellen«.»transfer GDPdU-Daten für die Vorjahre bereitstellen«. 3. Die exportierten Daten können nun auf ein Speichermedium kopiert und dem Nachfolger ausgehändigt werden. Nr. 042 Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda LOHN Details Agenda Lohnmandanten an anderen Anwender von Agenda LOHN übergeben Das Abrechnungssystem wird nicht gewechselt, wenn ein Lohnmandant von einem Agenda System in das Agenda-System eines anderen Anwenders übergeben wird. Es handelt sich somit nicht um einen Systemwechsel im Sinne des Meldewesens. Die Vorgehensweise ist: 1. Letzten Abrechnungsmonat abschließen. 2. Datensicherung von Agenda LOHN erstellen:»tools Aktuellen Mandanten sichern«. 3. Sicherung an den anderen Agenda-Anwender (Nachfolger) übergeben. 4. Weisen Sie den Nachfolger darauf hin, dass eine ELStAM-Ummeldung aller Arbeitnehmer auf das nachfolgende ELSTER-Zertifikat durchzuführen ist. Hinweis Die Sicherung enthält eine feste Kanzlei- und Mandantennummer. Diese Nummern können in der Sicherung nicht verändert werden. Unter dieser Nummer werden die Daten eingelesen. Falls die Kanzlei- bzw. Mandantennummer geändert werden muss, ist das nur vor der Datensicherung in Agenda LOHN möglich. Beim Einlesen selbst ist das nicht möglich.

6 Seite 3.2. Abmeldung wegen Systemwechsel stornieren Muss eine bereits übermittelte Abmeldung wegen Systemwechsel wieder storniert werden, gehen Sie so vor: 1. Wechseln Sie zurück in den Monat, in dem die Option gesetzt wurde:»bearbeitung Monatsabschluss aufheben«. 2. Wechseln Sie in die Mandanten-Programmdaten ins Register»SV«. Entfernen Sie den Haken bei der Option <Abmeldung Systemwechsel zum Letzten des aktuellen Monats>. 3. Damit wird eine Stornierung der Meldung erzeugt. Übermitteln Sie diese Stornierung ELStAM bei Abmeldung wegen Systemwechsel Ein Systemwechsel liegt nur dann vor, wenn der Anbieter der Abrechnungssoftware gewechselt wird (z. B. von Agenda zu DATEV). In Agenda LOHN ist hierfür keine ELStAM-Meldung zu erstellen. Die Nachfolgesoftware erstellt die entsprechende Ummeldung. Beachten Sie die Ausführungen auf Seite, falls das Lohnmandat von Agenda zu Agenda wechselt. 4. Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg ARCHIV