16 E 033 Postdienstleistungen für die Stadt Regensburg

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1 Stadt Regensburg, Postfach , Regensburg Vergabeamt An alle Bewerber der Ausschreibung 16 E 033 Info 1 Sachbearbeitung Herr Theil Hausanschrift D.-Martin-Luther-Str. 3, Regensburg Zimmernummer 4.24 Telefon 0941/ Telefax 0941/ vergabestelle@regensburg.de Öffnungszeiten Mo-Fr Uhr Internet Ihr Zeichen Ihre Nachricht vom Az., bitte bei Antwort angeben Regensburg, 16 E /Th E 033 Postdienstleistungen für die Stadt Regensburg Vom bis Rahmenvertrag (3 LOSE) Vergabenummer - Leistung - Stadt Regensburg, Personalamt/Poststelle Minoritenweg 6, Regensburg Objekt Nr. des Fachamtes - Objekt, Adresse - Sehr geehrte Damen und Herren, zu o. g. Ausschreibung sind bei der Stadt Regensburg folgende Bewerberfragen eingegangen. Nachstehend erhalten Sie diese einschließlich der Antworten, mit der Bitte um Kenntnisnahme und Berücksichtigung bei Ihrer Angebotserstellung. Frage 1: Bitte teilen Sie uns zu Teil B Ziffer 1 der Leistungsbeschreibung mit, ob die Nachweise für Nachunternehmer tatsächlich bereits mit dem Angebot vorzulegen sind oder erst auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers. Mit Blick auf die vorzulegende Lizenz bitten wir zudem um Bestätigung, dass die Nachweise nur für Nachunternehmer vorzulegen sind, die im Bereich der Zustellung eingesetzt werden. Antwort zu Frage 1: Nur für die Nachweise der Unterauftragnehmer: Mit dem Angebot ist für Unterauftragnehmer vorzulegen in jedem Falle die Lizenz gemäß 5 Absatz 1 Postgesetz, ausgestellt von der Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen soweit für die jeweilige Leistung erforderlich. Die aktuelle Zertifizierung nach der DIN EN ISO 9001:2008 od. gleichwertig sowie den Nachweis über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- u. Sachschäden entsprechend Teil B Ziffer 1 werden wir gegen Aufforderung binnen 6 Kalendertagen anfordern.

2 Seite 2 Frage 2: Bitte teilen Sie uns zu Teil B Ziffer 2 der Leistungsbeschreibung mit, ob die gewünschten Eigenerklärungen und Erläuterungen auf einer gesonderten Anlage dargestellt werden können. Antwort zu Frage 2: Ja es besteht die Möglichkeit, die geforderten Erklärungen und Erläuterungen auf einem neutralen Blatt darzustellen. Es ist jedoch genau zu erläutern, auf welche Ziffer der Leistungsbeschreibung sich die Darstellung bezieht. In der Leistungsbeschreibung ist auf die entsprechende Anlage hinzuweisen. Frage 3: Bitte teilen Sie uns zu Teil D der Leistungsbeschreibung mit, ob die Sendungen nach Portoklassen (Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxibriefe jeweils getrennt) oder nach Formaten (große und kleine Umschläge jeweils getrennt) getrennt übergeben werden. Können wir zudem davon ausgehen, dass - die Einschreiben versandfertig (inkl. ausgefüllter Rückscheine und Einlieferungslisten) übergeben werden und, dass - die Dialogpostsendungen bei Übergabe an den Auftragnehmer den Einlieferungsbedingungen der Deutschen Post AG (vorsortiert und inkl. Einlieferungslisten) entsprechen? Antwort zu Frage 3: Absatz 1 Die Sendungen werden wie folgt übergeben: Los 1: Die maschinenlesbaren Briefe sind jeweils sortiert nach Standard-, Kompakt- und Großbriefen in je einem Behälter Alle restlichen Briefsendungen werden unsortiert in einem weiteren Behälter übergeben Los 2: Alle Briefsendungen sind unsortiert in einem Behälter Absatz 2 Ja die Einschreiben werden versandfertig (inkl. ausgefüllter Rückscheine und Einlieferungslisten) übergeben - die Dialogpostsendungen entsprechen bei Übergabe an den Auftragnehmer den Einlieferungsbedingungen der Deutschen Post AG (vorsortiert und inkl. Einlieferungslisten) Frage 4: Nach unserem Verständnis der Leistungsbeschreibung kann bei den Losen 1 und 2 die Frankierung der Sendungen sowohl durch den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer erfolgen. Da aber bei Los 2 die Frage "Die Frankierung ist durch den Auftraggeber durchzuführen?" fehlt, bitten wir um Mitteilung, an welcher Stelle im Angebot der Bieter dies angeben sollen. Antwort zu Frage 4: Nur bei Los 1 kann die Frankierung sowohl durch den Auftragnehmer oder durch den Auftraggeber erfolgen.

3 Seite 3 Bei Los 2 erfolgt die Frankierung durch den Auftraggeber (s. Seite 120, Ziffer 1 Absatz 1 zweiter Satz der Leistungsbeschreibung) Frage 5: Bei Los 1 wird preislich zwischen maschinenlesbaren und nicht maschinenlesbaren Sendungen unterschieden. Da es auch beim Los 2 maschinenlesbare und nicht maschinenlesbare Sendungen geben wird, ersuchen wir Sie, auch beim Los 2 entsprechende unterschiedliche Preisangaben zuzulassen. Antwort zu Frage 5: Los 2 Eine Unterscheidung wird hier nicht vorgenommen. Die Sendungen werden nicht sortiert. Zahlen über maschinenlesbare und nicht maschinenlesbare Sendungen sind hier nicht bekannt. Frage 6: Können wir davon ausgehen, dass bei Frankierung der Sendungen durch den Auftraggeber, nur die Sendungen auf der Rechnung ausgewiesen werden müssen, für die der Bieter einen Konsolidierungsrabatt (bzw. einen vom DPAG-Porto abweichenden Preis) abweichenden Preis angeboten hat? Verstehen wir es in diesem Zusammenhang richtig, dass der Auftraggeber das Porto bei der Frankierung direkt an die Deutsche Post AG entrichten wird und die Abrechnung mit dem Auftragnehmer mittels einer Gutschrift erfolgen kann? Antwort zu Frage 6: Zu Absatz 1: Bei Frankierung der Sendungen durch den Auftraggeber sind in der Rechnung nur die tatsächlich anfallenden Kosten, in der Gutschrift die Positionen u. Beträge mit Konsolidierungsrabatten - analog der Angebotsübersicht aufzuführen: Menge Art der Sendung Einzelbetrag Konsolidierungsrabatt Gesamtbetrag Konsolidierungsrabatt Anmerkung: Alle Postdienstleistungen unterliegen wenn nicht eine Befreiung vorliegt der Steuerpflicht! Die Rechnungen sind nachprüfbar zur Angebotsübersicht zu stellen. (s. auch Antwort zu Frage 11) Zu Absatz 2: Das Porto für die Frankierung wird vom Auftraggeber direkt an die Deutsche Post AG entrichtet. Der Konsolidierungsrabatt kann entweder als Gutschrift erfolgen natürlich nur wenn es auch eine Rechnung gibt, mit der die Gutschrift verrechnet werden kann (z.b. bei Auftrag für Los 1 u. Los 2, im Falle dass bei Los 1 die Frankierung der Auftragnehmer durchführt), ansonsten ist eine monatliche Rabattrückzahlung per Überweisung an den Auftraggeber durchzuführen (s. auch Seite 102 Ziffer 7 Abrechnung und Zahlung).

4 Seite 4 Frage 7: Bitte teilen Sie uns zu Los 1 mit, worauf sich die Frage "Es erfolgt eine Gesamtabrechnung durch den Auftragnehmer" bezieht. Antwort zu Frage 7: Es handelt sich um eine Ergänzung zur Angabe der Abfrage, ob die Frankierung durch den Auftraggeber durchzuführen ist. Wenn hier nein angekreuzt wird und somit die Frankierung durch den Auftragnehmer erfolgt ist auch anzukreuzen, dass die gesamten Kosten auch für Porto/Frankierung in der Gesamtabrechnung erfolgt. Frage 8: In den Einleitungstexten zu den Preistabellen heißt es "Bei Frankierung durch den Auftraggeber... keine Frankierung durch den Auftragnehmer...". Da es sich hierbei um die gleiche Ausgangssituation handelt, bitten wir um Bestätigung, dass nur die Spalten 4 und 6 zu befüllen sind, wenn keine Frankierung durch den AUFTRAGGEBER erfolgt. Antwort zu Frage 8: Ja, bei Frankierung durch den Auftragnehmer sind nur die Spalten 4 und 6 auszufüllen (ist nur bei Los 1 möglich), da in Los 2 der Auftraggeber die Frankierung vornimmt. Bitte Folgendes beachten: Bei Los 1 Seite 117: Unter Angebotspreise Los 1 Bitte beachten! befindet sich ein Schreibfehler der Absatz muss richtig lauten: Bei Frankierung der Briefsendungen durch den Auftraggeber sind die Preiseinträge in den Spalten 2, 3, 4 und 6 vorzunehmen, wenn eine Frankierung durch den Auftragnehmer erfolgt, sind die Preiseinträge in den Spalten 4 und 6 ausreichend. Bitte streichen Sie in der Leistungsbeschreibung das Wort keine und ersetzen Sie dieses Wort durch eine! Bei Los 2 Seite 122 ist dieser Absatz unter Angebotspreise Los 2 Bitte beachten! unzutreffend und zu streichen. Bitte streichen Sie in der Leistungsbeschreibung diesen Absatz vollständig! Frage 9: Bitte teilen Sie uns mit, ob und ggf. wieviel Kostenstellen im Rahmen der Sortierung - oder im Rahmen der Frankierung - durch den Auftragnehmer zu berücksichtigen sind. Antwort zu Frage 9: Eine Aufteilung in verschiedene Kostenstellen ist nicht erforderlich.

5 Seite 5 Frage 10: Davon ausgehend, dass der Auftraggeber nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, bitten wir um Bestätigung, dass ein Konsolidierungsrabatt in NETTO anzugeben ist. Für die Preistabelle ergibt sich dann: Spalte 2 Porto Deutsche Post Spalte 3 - (minus) Rabatt in netto - (minus) 19 % MwSt. (wird nicht angegeben) Spalte 4 = Einzelpreis netto Antwort zu Frage 10: Der Konsolidierungsrabatt in Spalte 3 ist netto anzugeben, da in Spalte 4 der sich aus Spalte 2 und 3 ergebende Einzelpreis netto abgefragt ist. Frage 11: Bitte teilen Sie uns mit, inwieweit die Spalten 4 und 6 zu befüllen sind, wenn die Frankierung der Sendungen mit dem Porto der Deutschen Post AG durch den Auftraggeber erfolgt und die Bieter keinen Konsolidierungsrabatt anbieten (z.b. für Einschreiben). Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass es irreführend wäre, wenn die Bieter auch für diese Sendungen am Ende der Preistabelle 19 % MwSt. erheben sollen. Antwort zu Frage 11: Bei Positionen, zu denen kein Konsolidierungsrabatt angeboten wird, ist ein Eintrag von 0,00 zu tätigen. Es sind alle Felder der Spalten 2, 3, 4 und 6 auszufüllen (oder Spalten 4 und 6, wenn Auftragnehmer Frankierung vornimmt nur bei Los 1 möglich) Alle Postdienstleistungen unterliegen wenn nicht eine Befreiung vorliegt der Steuerpflicht! (s. auch Antwort zu Frage 6) Achtung: Bitte beachten Sie die Folgeseite. Diese muss unterschrieben Ihrem Angebot beiliegen bzw. bis zum Einreichungstermin ( ) dem Vergabeamt der Stadt Regensburg vorliegen. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Theil

6 Seite 6 Bitte faxen Sie diese unterschriebene Bestätigung bis spätestens zum Einreichungstermin an die Stadt Regensburg, Vergabeamt, Fax. Nr. 0941/ ODER legen diese unterschriebene Bestätigung Ihrem Angebot bei. Wir weisen darauf hin, dass ein Angebot, das diese unterschriebene Erklärung nicht enthält, von der Wertung ausgeschlossen werden muss. Postdienstleistungen für die Stadt Regensburg 16 E 033 Vom bis Rahmenvertrag (3 LOSE) Bieterinformation 01 Ich bestätige den Erhalt der Bieterinformation 01 Ich bestätige, von den inhaltlichen Änderungen in der Leistungsbeschreibung Kenntnis genommen zu haben Ich bestätige, dass meine Kalkulation die geänderte Leistungsbeschreibung beinhaltet. Stempel Datum Unterschrift