Rundschreiben Nr. 4/2012

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1 Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Freiburg Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Universitätsverwaltung Rundschreiben Nr. 4/2012 Neufassung der Nr. 7 Versteuerung des geldwerten Vorteils aus Bewirtungskosten der universitätsinternen Richtlinien über die Leistung von Repräsentationsausgaben Sehr geehrte Damen und Herren, mit Rundschreiben Nr. 13/2011 vom wurden die überarbeiteten Repräsentationsrichtlinien der Universität Freiburg bekannt gemacht. Aufgrund von Änderungen in der steuerlichen Behandlung des geldwerten Vorteils war die Neufassung der Nr. 7 der universitätsinternen Richtlinie über die Leistung von Repräsentationsausgaben ( Versteuerung des geldwerten Vorteils aus Bewirtungskosten ) erforderlich. Abteilung 2.1 Haushalt und Finanzen Ulrike Kusche Fahnenbergplatz Freiburg Tel. 0761/ Fax 0761/ kusche@verwaltung.uni-freiburg.de Aktenzeichen: /2.1 Freiburg, Beiliegend wird die Neufassung der Nr. 7 der Repräsentationsrichtlinien der Universität Freiburg mit der Bitte um Kenntnisnahme und Beachtung übersandt. Der Vordruck für Repräsentationsausgaben (UK 01 Anl Anlage zur UK 01 bei Repräsentationsausgaben) wurde entsprechend überarbeitet und ist jeder Auszahlungsanordnung über Repräsentationsausgaben ausgefüllt und unterschrieben beizufügen. Die aktuellen Fassungen der Richtlinien und des Vordrucks stehen im Intranet auf den Verwaltungsseiten unter Wie geht das? Stichwort Repräsentationsausgaben/Bewirtungskosten zur Information und zum Download zur Verfügung.

2 Weiterhin gilt für die Leistung von Repräsentationsausgaben der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Der Einsatz von Haushaltsmitteln für Repräsentationszwecke muss daher die Ausnahme bleiben. 2 Mit freundlichen Grüßen Dr. Matthias Schenek Kanzler Anlagen: - Neufassung Nr. 7 der Richtlinien der Universität Freiburg über die Leistung von Repräsentationsausgaben

3 Neufassung der Nr. 7 der Richtlinie der Universität Freiburg über die Leistung von Repräsentationsausgaben Stand Versteuerung des geldwerten Vorteils aus Bewirtungskosten: Bitte beachten Sie, dass die folgenden Punkte nur die steuerliche Behandlung darstellen. Die grundsätzlichen haushaltsrechtlichen Vorgaben der Nr. 1 bis 6 der Richtlinie gehen diesen vor. Es werden nur die wichtigsten und für die Universität maßgeblichen Regelungen dargestellt. Geldwerte Vorteile (Sachbezugswerte), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gewährt, gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Eine Besteuerung der geldwerten Vorteile fällt an, wenn die Summe aller geldwerten Vorteile (wie z.b. Zuschuss zum Jobticket, Arbeitsessen) die Freigrenze von 44 pro Monat überschreitet. Geschäftsessen: Unter Geschäftsessen versteht man die Bewirtung von Geschäftspartnern im Auftrag des Arbeitgebers (der Universität). Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. In diesen Fällen liegt kein geldwerter Vorteil vor. Die Erstattung von Auslagen für ein Geschäftsessen an Beschäftigte ist ebenfalls steuerfrei möglich. Arbeitsessen: Arbeitsessen sind Bewirtungen von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber außerhalb einer Auswärtstätigkeit und ohne die Teilnahme von Geschäftspartnern. Diese Essen sind in der Regel Arbeitslohn. Solche Essen sind mit 96 % des anteiligen Rechnungsbetrags zu bewerten und in die Berechnung für die monatliche 44 -Freigrenze einzubeziehen. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur dann, wenn die Bewirtung anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfolgt und die Bewirtungskosten pro Arbeitnehmer den Betrag von 40 nicht übersteigen. In diesen Fällen liegt eine so genannte Aufmerksamkeit vor. Die Rechtsprechung geht von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz aus, wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist und die gewährte Bewirtung einfach und nicht aufwendig ist. Arbeitsessen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchgeführt werden, führen daher zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn die monatliche 44 -Freigrenze überschritten wird. Beispiel: Im Rahmen einer Sitzung/einer Besprechung im Haus werden Snacks gereicht und die Sitzung muss damit nicht unterbrochen werden. Unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Vorgaben bleiben Arbeitsessen die Ausnahme. Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit: Hierunter sind nur solche Bewirtungen zu verstehen, die keine Geschäftsessen im obigen Sinne sind. Werden Beschäftigte während einer Tätigkeit außerhalb der Universität (ein Arbeitsessen im obigen Sinne ist keine Tätigkeit außerhalb der Universität) bewirtet, gilt Folgendes: 1. Die Bewirtungen sind gemäß der amtlichen Sachbezugswerte zu bewerten und zu versteuern. Für ein Frühstück sind derzeit 1,57, für ein Mittag- oder Abendessen 2,83 anzusetzen. Die monatliche 44 -Freigrenze ist hier nicht anwendbar. Die Pauschalbeträge

4 für Verpflegungsmehraufwendungen können in diesen Fällen weiterhin steuerfrei erstattet werden. Diese Regelung gilt jedoch nur dann, wenn es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Davon ist auszugehen, wenn der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 nicht übersteigt und die Bewirtung vom Arbeitgeber veranlasst wurde. Davon ist auszugehen, wenn die Rechnung auf die Universität ausgestellt ist und die Aufwendungen ersetzt werden. 2. Soweit der Wert der einzelnen Mahlzeit 40 übersteigen sollte oder die Bewirtung nicht vom Arbeitgeber veranlasst wurde, gelten die allgemeinen Grundsätze. D. h. die Mahlzeiten sind mit 96 % tatsächlichen Preises zu bewerten. Der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Reisekostenerstattung ist weiterhin steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist in die monatliche 44 - Freigrenze einzuberechnen. Betriebsveranstaltung: Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offen steht. Soweit nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr und nicht mehr als 110 je Veranstaltung je Teilnehmer aufgewandt werden, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt für alle herkömmlichen (üblichen) Veranstaltungen die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse der Universität durchgeführt werden und nur für solche Zuwendungen, die bei solchen Veranstaltungen üblicherweise gewährt werden. Unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Vorschriften sind Betriebsveranstaltungen in der Regel nicht möglich. Abwicklung: Bei den bisher abgerechneten Bewirtungsfällen geht die Universität zunächst davon aus, dass es sich hierbei um steuerfreie betrieblich veranlasste Bewirtungskosten handelt. Für künftige Bewirtungen ist ab sofort im Formular Ergänzende Angaben zu Auszahlungsanordnungen von Repräsentationsausgaben unter Punkt 6 Versteuerung als geldwerter Vorteil anzukreuzen, ob sich um ein Geschäftsessen, Arbeitsessen, Arbeitsessen während außergewöhnlichem Arbeitseinsatz, Bewirtung bei einer Auswärtstätigkeit bzw. eine Betriebsveranstaltung handelt. Zur Sicherstellung einer zutreffenden Besteuerung sind geldwerte Vorteile bei Überschreiten der Bagatellgrenze von 44 in jedem einzelnen Fall über die Personalabteilung dem Landesamt für Besoldung und Versorgung zum Zwecke der Lohnversteuerung zu melden. Des Weiteren sind die Fälle, in denen kein geldwerter Vorteil versteuert werden muss, zum Zwecke der Überprüfung im Lohnkonto aufzuzeichnen. Bei Nichteinhalten der entsprechenden Vorschriften (insbesondere die 8 Abs. 2, 41 und 41a EStG) erfüllt die Universität/der jeweilige Beschäftigte straf- und steuerstrafrechtliche Tatbestände und kann zur Nachzahlung verpflichtet werden. Durch die Angaben im Formular Ergänzende Angaben zu Auszahlungsanordnungen von Repräsentationsausgaben helfen Sie mit, dass die Lohnsteuer korrekt abgerechnet, gemeldet und bescheinigt wird.

5 Ergänzende Angaben zu Auszahlungsanordnungen von Repräsentationsausgaben *Hinweise zu diesem Thema finden Sie auf der Verwaltungsseite im Intranet unter Wie geht das? Stichwort Repräsentationsausgaben/Bewirtungskosten Anlage zur Auszahlungsanordnung: Jahr Kapitel Titel Buchungsabschnitt Hül-Nr. Einrichtung Ansprechpartner für Rückfragen: Name: Telefon: Telefax: 1. Bezeichnung und Zweck der Veranstaltung: ggfs. Gesondertes Blatt verwenden Bitte Einladung, Programm etc. beifügen Bezeichnung: Zweck: 2. Ort der Veranstaltung: 3. Zeitpunkt und Dauer der Veranstaltung: Datum: bis Dauer: 4. Nennung des Kreises der Teilnehmer(innen): ggfs. Teilnehmerliste beifügen. Die Personen müssen identifizierbar sein. 5. Begründung zur Notwendigkeit und Angemessenheit der Repräsentationsausgaben sowie zu eventuellen Abweichungen von Bestimmungen ggfs. gesondertes Blatt verwenden 6. Versteuerung als geldwerter Vorteil? Die Nr. 7 Repräsentationsrichtlinie ist zu beachten! 7. Belege Universitätsintern (ggf. auch Ziff. 6 ausfüllen! : (Vor- u. Nachname, Institut) Externe Teilnehmer: (Vor- u. Nachname, Firma, Funktion) Bei Gastvortragenden: Ein Honorar wurde gezahlt ja nein. Betrag Bewirtungskosten pro Person: Bitte unbedingt Zuordnung vornehmen: O Geschäftsessen O Arbeitsessen * O Arbeitsessen während außergewöhnlichem Arbeitseinsatz O Auswärtstätigkeit O Betriebsveranstaltung * * unter Berücksichtigung der haushaltsrechtl. Vorgaben i.d.r. nicht möglich! Anzahl: Anordnungsbetrag: Die universitätsinternen Bestimmungen über die Leistung von Repräsentationsausgaben und die steuerrechtlichen Vorgaben (bei steuerpflichtigen Projekten) wurden beachtet.. Datum [Leiter(in) bzw. Vertreter(in) der Einrichtung] UK01Anl. - Anlage zur UK01 bei Repräsentationsausgaben 07/2012